方象3000方案建议书.docx
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方象3000方案建议书.docx
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方象3000方案建议书
方象商业ERP系统
建议方案
青岛方象软件科技有限公司
2005年9月
1.1方象3000主要特点
“方象3000”系列产品是严格按照软件工程思想进行开发、测试,是商品化与专业化完整结合的产品。
系统全面覆盖商业企业进销调存、财务、人事、仓储等各方面。
具有技术先进、功能强大完善、稳定安全可靠、易学易用、通用性强、升级方便、全开放等特点,是最优秀的商业ERP产品之一。
⏹方象3000支持各种业务方式
进价核算、售价核算
数量核算、金额核算
一级核算、三级核算
统一采购、独立采购
经销、代销、联营、租赁
生鲜食品、散货销售
⏹方象3000精确的成本核算
单品、批次、加权平均、进价核算
⏹方象3000监控商业流通各个环节
进货:
短缺商品的报告
结算:
按供应商及合同计算的结算单
促销:
多种促销方式:
定时、定量、限量、会员等
库存:
库存数量的实时控制,库存上下限报警,保质期控制
⏹方象3000从各个角度对企业经营考核分析
结构分析、时序分析、排序分析
各种图形显示
按采购员、营业员、操作员、收款员等进行考核分析
按部门、单品、品牌、供应商、毛利等分析
⏹开放式体系结构
支持任何硬件平台
支持多种操作系统
支持多种数据库
最佳系统集成方案
安全可靠,易于升级维护
1.1.1基本需求
1、通过参数设置,可以灵活定制系统,如编码的方式、批次处理的顺序、小数、位数等。
2、对用户的权限从部分、操作等多角度交叉控制。
3、界面统一、易学易用,充分体现人性化设计理念。
4、对数据库有优化和瘦身功能,有完善的备份和恢复方案。
5、完善的合同管理。
6、支持多种经营方式:
经销、代销、联营、租赁等。
7、支持多种结算方式:
预付、现款进货、延期、以销定付。
8、用户可以对各种单据、报表的显示、打印格式进行自定义。
1.1.2采购管理
1、参考销售、库存、订货周期、最佳库存等数据,根据模型,自动生成最佳采购量。
2、结合销售、库存、毛利等指标,加大对采购员的考核力度。
3、可对采购供应商和采购价进行严格控制。
1.1.3收货管理
1、严格按单收货。
2、联营商品也可管理库存。
3、收货部、营运部、供应商、保安部在收、退货环节上应相互制约。
1.1.4促销管理
1、促销任务的设置要灵活。
2、支持定时、定量、批量、限量、会员等多种促销方式。
3、优惠损失和费用的分摊,直接同结算系统相关联。
1.1.5库存管理
1、对零库存销售的灵活控制。
2、考虑进货时间的畅滞销分析,为库存优化提供参考。
3、能分析不同经营方式的商品库存结构。
4、高效、多样的盘点方式,支持前台、后台、盘点机多种方式。
1.1.6对帐管理
1、能以供应商为单位列印应付款明细账。
2、应付款可以分批处理。
3、可以处理供应商负担的各种费用。
1.1.7业绩考核
1、可以对收款员、营业员、操作员、采购员进行各种口径的对比分析。
1.1.8会员管理
1、支持会员分级。
2、支持一会员持有多张会员卡。
3、支持储值卡功能。
4、能对会员进行各种分析。
1.1.9预测、决策
1、根据管理需要,可以自定义各种报表。
2、可以按部门、类别、供应商、日期等口径统计、对比、分析销售、库存、毛利等信息。
3、能实时动态查询当天的销售、库存等信息。
1.1.10财务管理
1、通过财务接口,可实现与财务系统无缝连接,自动生成财务记账凭证。
1.1.11数据备份、清理
1、采取不少于两种方式的安全备份机制,主要有磁带机、硬盘、光盘、局域网等方式。
2、可以清理过期的流水数据。
3、可以将历史数据导出,进行保存。
1.2系统的主要功能实现
综上所述,针对贵公司的管理需求,我们所提供的商业管理系统的功能配置如下:
1.2.1前台部分
1.2.2后台部分
管理需求
方象3000商业管理系统的功能
按各自的工作岗位,享有不同的操作权限,管理不同的商品类别,不允许进行权限之外的工作。
●系统维护员
系统维护模块
供应商信息、客户信息、商品信息统一管理,其他各部门共享这些信息
●基础资料部门
基本资料模块
商品业务的开展必须有规范的合同:
经销、代销、联营、租赁等
●采购部门、业务部门
合同管理模块
商品采购、收货、验收入库、退货
●采购部门、收货部
采购进货模块
供应商经销、代销、联销结算
●财务部门
供应商结算模块
商品促销方案、优惠折扣;商品调价
●商管部门、财务部门
销售管理模块
商品的调拨、盘点,库存预警、效期预警
●仓管部门
库存管理模块
会员卡管理、储值卡管理
●业务部门
会员管理模块
标价签打印、条码签打印
●商管部门
标签打印模块
部门核算、原料商品购进
●商管部门、仓管部门
生鲜加工模块
商品批发、商品应收款管理
●仓管部门、财务部门
批发管理模块
各种单据报表的查询,自定义打印,商品分析决策、销售分析、库存分析、供应商客户分析、同比环比分析、自定义查询
●业务经理、总经理
报表模块
将业务数据直接转给财务系统,做到无缝连接。
●财务部门
财务接口
1.3开发环境与技术平台
A.系统体系结构:
C/S结构
B.数据库平台:
SQLServer2000
C.操作系统:
WIN2000Server
D.后台开发工具:
Delphi5.0
E.收款机:
三代POS机
1.4系统优势特点
Ø流程清晰,易学易用。
方象商业管理系统设计完整、流程清晰,涵盖了商场各个业务环节;丰富的在线帮助使系统非常容易使用。
Ø严密细致的权限控制。
系统设立“系统管理员组”、“收款员组”、“营业员组”等固定组和自定义组,商场人员分属于不同的组,组内人员继承组权限,并且可对个人权限进行调整,极大地简化了商场复杂的操作员权限管理。
操作权限可控制到子系统、具体业务单项操作、单项操作中的不同权限、部门权限、是否可进行授权。
举例说明,操作员001属于采购员组,赋予权限只能操作进货子系统中的制作采购单功能,且只能进行采购单的增加、修改、查询、打印、格式转化,不能进行删除,并且所管理商品限于食品商场中的白酒类。
前台收款员的权限可以进行详细的自定义,比如交易取消权限,可以仅赋给特定的人员,并且对交易的取消在后台进行了记录;对前台当前商品的录入清除,也可以进行权限控制;同时对赠送、优惠、退货等也进行控制。
这样就增强了对前台收款的有效监控、控制。
Ø独具特色的特殊权限管理。
针对“采购价、进价”等敏感信息,系统可单独控制,只有具有此权限的人员才能查看、打印这些敏感信息,这样最大限度保护企业商业秘密。
Ø完善的合同管理和应收应付款管理。
与客户签定合同时,即确定经销、代销、联销结算方式,包括先款后货、货到付款、延期付款、以销定付、铺底付款、销售提成、保底提成,并且对入场费、广告费等多种费用扣项进行管理;在应收应付时严格按合同执行,杜绝人情关系。
Ø性能可靠,安全性好。
前台的销售数据实时在网络中进行备份,从而使数据从体系上的安全性就很高;前台收款系统具有独立运行的能力,当网络出现异常时可以照常运行,网通后所有数据自动备份于后台;后台结帐的同时可以选择进行数据库备份,从而省去了经常备份的繁琐,确保数据的安全。
Ø前台收款,稳定可靠。
用户可以自定义销货票据;具有前台单品、收款机时段、部门、营业员等报表;断网状态下,依然可以使用会员卡进行销售;多种促销方式:
批量优惠、定量优惠、限时优惠、捆绑销售、会员限量购买以及有权限控制的前台折扣和优惠,更好的满足用户的促销需要。
Ø自动采购。
系统根据商品设定的库存低限和最佳库存自动产生采购订货单。
Ø独有的报表打印控制。
对某些特殊项目(如进价)可以只显示,不打印;真正的自定义报表打印格式。
Ø会员管理,一卡通用。
会员卡可作为储值卡使用,一卡多用。
支持IC卡,方便各连锁店之间通用。
具有会员优惠、积分、返利政策,用以鼓励会员消费。
Ø前台监控,尽在掌握。
可在后台对前台收款机进行状态监控、键盘定义、结账控制,保证了管理统一,使数据更加安全。
可以对商品进行销售控制,控制其是否可以销售、优惠以及退货等,使管理更加便利。
Ø自由定制,自由转化。
用户可以自由定制报表和单据的格式,并可以把自己关心的报表数据转化成Excel、DB文件进行再处理。
Ø数据分析,图文并茂。
销售预测、客单价、销售占比、畅滞销、排行榜、ABC等分析,为客户提供了更全面的客流、商品销售和库存等数据信息;灵活的自定义查询,方便了用户查找、筛选和分析数据。
各报表同时提供了直观而丰富的图形化显示。
Ø多次结账,方便实用。
支持前后台多次结账,避免了因不慎结账造成的诸多麻烦。
Ø店标打印。
各报表、条码签、标价签等均可以选择打印图形店标。
并且在标价签中可以定义其大小。
店标的打印增加了各打印内容的美观,同时也提高了标价签等形象。
Ø图形报表。
系统对各报表提供了明了直观的图形显示,方便了对数据的分析,同时提供28分析。
Ø万能查询。
灵活的查询条件自定义,为数据分析提供了方便的工具。
Ø部门隐藏。
可以设定某些部门的数据处于隐藏状态,同时可以设定操作员是否可以处理隐藏部门的数据;如果操作员不能操作隐藏部门,那么此操作员将无法看到该部门以及其相关数据。
Ø平滑升级,保护投资。
系统留有与方象送中心接口,用户构建连锁网络时店无需再对分店进行投资,从而大大节省了用户的投资和实施成本。
2.方象商业管理系统的主要功能
方象3000商业管理系统主要由前台POS收银系统和后台业务管理系统组成。
后台管理部分包括系统维护、基本资料、合同管理、采购进货、供应商结算、销售管理、库存管理、会员管理、标签打印、生鲜加工、批发管理、查询分析、POS机管理、财务接口等多个模块。
系统功能流程图如下:
2.1前台POS收银系统
主要功能
⏹正常销售;
⏹折扣销售;
⏹退货处理;
⏹取消交易;
⏹单项优惠、单项折扣、单品折扣;
⏹交易优惠、交易折扣;
⏹挂帐/提帐;
⏹多种支付方式:
现金、支票、信用卡、贵宾卡等;
⏹报表查询:
收款员、营业员、柜祖、商品报表;
⏹键盘自定义;
⏹交班、口令修改等;
特点
⏹全汉字显示,人机界面友好,操作简单;
⏹收款员权限可授权;
⏹取消操作可记录,防止收款员作弊;
⏹交易金额零头可进行以下处理:
抹零、四舍五入、全舍、四舍,抹零精度可选:
分、角、元;
⏹默认支付方式可选;
⏹会员号输入方式可选:
刷卡、手工录入;
2.2系统维护
主要功能
⏹系统参数设置,可灵活设置系统运行参数;
⏹用户管理,可分用户组管理;
⏹权限控制,可分子系统权限、功能权限、操作权限、部门权限和特殊权限五种;
⏹打印方案设置
⏹数据库管理
⏹历史数据管理
⏹日志管理
特点
⏹根据用户的不同可以设置不同的用户组,可以快速设置每个人的权限;
⏹独具特色的特殊权限:
可以针对进价、报表设置等关键信息和功能进行控制;
⏹真正的自定义打印;
2.3基本资料
主要功能
⏹部门编码,可自定义,最多四级;
⏹品类编码,可自定义,最多四级;
⏹品牌编码;
⏹仓库编码;
⏹供应商档案,包括:
供应商注册、供应商信息修改、供应商注销;
⏹商品资料,商品信息包括:
商品编码、商品名称、规格、货号、产地、供应商、部门、品类、品牌、最低库存、最高库存、最佳库存、保质期、含税进价、无税进价、零售价、会员价、批发价、进项税率、销项税率、进销差价、进销差率、采购人、采购参数、季节标志等。
维护包括:
商品信息录入、修改、查询打印。
⏹批发客户档案;
⏹商品组合设置,商品打包;
⏹一品多码设置;
⏹一码多品设置;
⏹商品状态变更;
⏹商品信息查询;
⏹POS机档案,包括收款台设置,POS机配置,支付类型,收款员设置,营业员设置;
特点
⏹商品经营方式区分经销、代销、联营、租赁,不同的经营方式采用不同的管理方式;
⏹商品录入项目可进行自定义,并且提供标准商品库,加快录入速度;
⏹商品增加“春、夏、秋、冬”季节属性,方便管理;
⏹称重商品单独标示;
⏹联营商品可管理库存;
⏹商品编码可根据定义好的规则自动产生;
2.4合同管理
合同是商场各种业务的依据和起点,本系统以合同为主线,合同贯穿于各项业务中。
主要功能
⏹合同建档;
⏹合同维护:
执行、变更、暂停、终止;
⏹合同经营商品设置;
⏹合同临时报价;
⏹指定商品提成率;
⏹不同时段合同提成率;
⏹不同时段商品提成率;
特点
⏹支持经销、代销、联营、租赁四种类型合同;
⏹经销合同结算方式为预付、帐期两种;
⏹联营合同
☐支持只保底、提成、保底+提成、鼓励政策等多种结算方式;
☐优惠分摊区分会员优惠和普通优惠;
☐进行促销活动时,扣点变更方便灵活,可按合同和单品变更,并可事后录入;
⏹合同临时报价,满足日益频繁的商场促销活动;
2.5采购进货
主要功能
⏹智能采购:
可以根据商品的日均销售数量以及权值决定采购数量,并且智能采购模块通过参数修改就可以重新定义采购公式,不需要更改程序就可以根据用户的不同需求更改智能采购方案。
⏹采购审批:
系统自动生成的建议采购单和手工制作的采购单都要经过采购经理的审批,控制了可能在采购中出现的漏洞。
⏹商品验收,仓库管理员在系统中可直接调出采购单或录入手工进货验收单,进行验收。
⏹商品退货,商品退货时,按单头上设置的供应商、合同号、经营方式进行退货。
已经付款的数据系统自动进行冲减,并产生付款清单。
⏹进价调整;
⏹商品采购单查询;
⏹商品验收单查询;
⏹商品退货单查询;
⏹商品进价调整单查询;
特点
⏹根据系统定义,可严格控制只允许采购合同允许经营商品;
⏹引入在途商品概念,订单生效后,系统记录在途数量,在进货、失效后去除,可有效减少重复订货;
2.6结算管理
主要功能
⏹供应商经销付款;
⏹供应商代销付款;
⏹供应商联销付款;
⏹结算单查询;
⏹折扣折让单录入;
特点
⏹代/联销结算单按照合同产生;
⏹经销结算严格按照合同规定的帐期天数抽单结算;
⏹费用扣款录入(按合同、结算月);
2.7销售管理
主要功能
⏹商品销售控制:
对商品的销售状态进行控制,控制状态包括:
禁止销售、禁止优惠、禁止退货、禁止赠送;商场中不可避免的会存在一些不允许退货或者不允许优惠的商品,通过“商品销售控制”可以设定这些商品的状态,简化了操作,杜绝了管理的漏洞。
⏹售价调整;
⏹商品促销单:
可以指定促销类型(如周日、周六等)、促销日期(开始日期、结束日期、开始时间、结束时间)、促销对象(全体顾客、普通会员、银卡会员等);并且可以设定商品的促销类型(促销商品不受数量限制、限制数量内特价、限制数量外特价、如超过限量就全部特价等)。
⏹促销任务管理;
⏹商品售价调整单查询;
⏹商品促销单查询;
⏹促销分析;
特点
⏹所有促销任务在一张单据中实现,简单、方便、实用;
⏹促销类型可选每日或一个礼拜中的某一天;
2.8库存管理
主要功能
⏹商品调拨,实现部门之间商品调货;
⏹商品损益;
⏹内部领用;
⏹库存商品保质期管理:
对库存商品进行保质期预警;
⏹库存查询,查询仓库库存、货架商品库存、商品总库存;
⏹商品盘点,支持人工盘点、前台POS盘点、盘点机盘点等多种方式。
通过漏盘商品查询,可以查询应该盘存但却没有盘存到的商品。
盘存结果查询,查询商品的盘存差异,比如差异数量,盘盈盘亏数据。
⏹库存商品分析:
滞销商品报警,库存上下限报警;
特点
⏹商品实时库存查询;
⏹盘点表可预处理,检查非正常损益,产生金额数据;
⏹可以分部门、仓库盘点;
⏹管理商品有效期和保质期;
⏹分析商品库存结构和商品贡献度;
2.9会员管理
会员管理中包括新会员注册、会员日常处理、会员辅助处理、磁卡制作、IC卡制作、会员积分设置、会员返利、业务统计报表、支付记录查询、会员购物明细。
主要功能
⏹新会员注册,会员类型包括3种:
普通会员、储值卡会员、IC卡会员;
⏹会员辅助处理,功能包括:
挂失、对帐(对普通会员无效)。
对帐,调整储值卡中的结余金额,为了保证储值卡的准确性,我们在系统中除了提供了实时的卡中结余金额外,还提供了卡的账面结余金额,从而保证卡金额的准确;
⏹会员卡制卡,系统支持磁卡、IC卡会员,同时系统中已经内置了IC卡SLE4442、IC卡读写器TSW-F403的驱动程序,同时内置了磁卡读写器LK607的驱动程序;
⏹会员返利,针对会员的返利进行会员消费返利,以鼓励会员进行消费。
会员返利设置。
设置会员的返利标准,以及返利的等级差别,比如鼓励多消费;
⏹会员购物明细,显示会员在指定时间内的购物明细,并可以以当时票据的形式显示指定的明细;
特点
⏹会员与会员卡分离,一名会员可以有多张会员卡;
⏹会员可以设定3个级别,会员卡也可一设定3个级别;
⏹可按商品分类来设积分规则,可以设置商品的积分比重,设置可以设定商品不参加积分;
⏹一张卡可以既是积分卡,又是储值卡;
2.10码签打印
支持条码和标价签打印,打印格式可灵活定义。
主要功能
⏹条码签打印,对没有条码或者是条码不清晰的商品进行条码打印。
条码签上的项目:
商场名称、商品名称、商品条码、零售价等项目的位置可以随意调整。
对于条码签打印机,不需要安装驱动程序,只要连接正确,并在该模块下配置一下就可以使用。
系统支持已经支持的条码打印机包括:
Zebra400、Zebra600、IntermecE4、Intermec301、Monarch9640、ArgoxX-1000、ArgoxOS214等。
⏹标价签打印,打印商品标价签,系统已经预定义了几种标价签版面模板,你可以根据这些模板新定义自己的模板,也可以直接修改原模板,系统可以定义“打印数量”(即定义每一个商品标价签的打印份数)。
可以通过“批量加”,一次打印对个商品的标价签。
⏹通过“页面”(标价签版面设计向导),可以对标价签的版面进行设计、排版。
可以对左下角图形种的各项目通过鼠标进行托动,直到放到合适的位置。
并且可以通过设置纸的长宽、标签的长宽以及列数,来设定每一张纸上可以打印的标签的个数。
可以通过“项目”来增加、删除打印的项目,同时可以修改“打印内容”,来修改其在标签上的表现。
2.11生鲜加工
针对生鲜特点,实行按部门或小组管理。
主要功能
⏹核算部门设置;
⏹核算部门商品设置;
⏹原料领用;
⏹原料退回;
⏹原料盘点;
⏹成品库存登记;
⏹核算生鲜部门销售额、毛利分析;
特点
⏹针对生鲜加工管理的难点,采用实用的核算部门概念;
⏹对生鲜加工的管理,简单、实用。
2.12批发管理
包括批发报价、批发销货、批发退货、批发结算以及指定客户批发价等功能。
在“系统参数设置”中可以设置是否“严格控制商品的批发价”。
主要功能
⏹批发销货单,针对客户进行商品的批发,可以指定商品的存放地点、付款方式,如果付款方式指定为“延期付款”,那么此批发销货单将需要“客户结算”来进行结算管理;
⏹客户批发价设置,针对“客户”进行商品批发价的设置,当针对该客户批发这些设定的商品时,将会执行这里的设定的商品批发价,并且这个批发价仅对该客户有效。
特点
⏹使用价格方案,可以指定客户的价格方案,方便客户管理;
⏹对业务员进行考核;
2.13POS机管理
主要功能
⏹POS机设置;
⏹POS机配置;
⏹POS机消息广播
⏹POS机结账控制
⏹实时流水查询;
⏹收款员对帐报表;
⏹支付类型对帐报表;
⏹POS机操作日志报表;
2.14查询分析
系统提供大量已定义好报表,并且系统可提供报表自定义。
主要功能
⏹基础信息
☐部门编码查询;
☐品类编码查询;
☐供应商信息查询;
☐商品信息查询;
☐商品包查询;
☐多条码信息查询;
⏹部门销售报表
☐部门销售汇总;
☐部门销售日趋表;
☐部门销售月趋表;
☐部门销售同比分析报表;
⏹品类销售报表
☐品类销售汇总;
☐品类销售日趋表;
☐品类销售月趋表;
☐品类销售同比分析报表;
⏹商品销售报表
☐单品销售汇总;
☐单品销售日趋表;
☐单品销售月趋表;
☐单品销售同比分析报表;
☐不动销商品销售汇总表;
☐商品包销售汇总报表;
⏹供应商销售报表
☐供应商销售汇总;
☐供应商销售日趋表;
☐供应商销售月趋表;
☐供应商销售同比分析报表;
⏹其他销售报表
☐营业员销售汇总查询;
☐收款员销售汇总查询;
☐品牌销售汇总;
☐货位销售汇总;
⏹业务报表
☐商品台帐;
☐供应商台帐;
☐在途商品查询;
⏹进销存报表
☐部门进销存报表;
☐仓库进销存报表;
☐单品进销存报表;
☐供应商进销存报表;
☐多条码商品进销存报表;
⏹会员业务
☐会员历史报表;
☐会员销售汇总;
☐无消费会员报表
2.15财务接口
科目管理、财务数据整理、凭证生成、凭证转入。
主要功能
⏹科目管理,根据财务系统设置与业务系统对应的科目;
⏹凭证生成,将从进销存系统、批发系统、供货商系统中转入的基本数据根据系统对应参数设置、转帐控制参数设置中的参数编制生成对应的财务系统中需要的凭证;
⏹凭证转入;
3.“方象3000”ERP系统业务流程设计
3.1供应商和采购管理
业务点
1)新品种引进和补货分离
系统对新商品引进和老商品补货采取不同方式。
新品引进是指第一次购进的商品,采购人员填写“新商品引进审批表”并出示签订的合同,经审核批准后,录入人员完成商品资料的整理和录入工作。
以后该商品补货时,直接录入补货数量即可,编码和价格信息不需要再维护。
通过这种方式,使新品引进及定价的权限集中在少数高级买手的手中,从采购的源头便开始控制了适销补对路商品不能进入企业,并且进价能严格控制,避免了盲目进货、盲目定价,占用库存,增加资金占用的不合理现象。
2)自动生成补货订单
对库存商品应保留一个合理的结构,库存商品过多造成积压,过少造成缺货,不利于销售。
系统对库存商品制订了科学合理的最低和最高库存限量,对于低于最低库存量的商品,系统根据销售周期、采购周期、采购参数自动产生补货订单,提示采购人员进货。
3)允许一货多厂商和多种经营方式
系统内同一种商品可以从不同的供应商采购,也可以不同进价进入企业;对于同一种商品,企业既可以采用经、代销引入,也可以通过联营实现销售。
4)支持4级商品分类
根据统计的要求必须对商品的属性进行必要的分类,“方象3000”可以实现4级分类,并可自定义。
通过详细的分类管理可以及时了解各类商品的构成、占用、变化等情况,为商品补货和引进新商品工作提供资料和指导,可随时掌握商品的类别销售情况,最准
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