万科集团总部费用管理核心制度.docx
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万科集团总部费用管理核心制度.docx
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万科集团总部费用管理核心制度
1.目
为深入规范和完善企业费用管理制度,加强费用控制,简化审批程序,适应管理需要。
2.职责
2.1费用经办人:
应在费用发生过程中自觉控制、压缩费用,提供记载费用真实发生正当、有效单据,按本要求推行审批程序并提供审批统计,对单据真实性、审批程序统计真实性负责;
2.2各部门总经理:
在部门工作安排中主动控制、压缩费用,对本部门各项费用必需性、合理性负责,对本部门总体费用水平合理性负责;
2.3财务管理部费用会计:
负责审查对全部报销凭证正当性、金额数字正确性、费用标准是否符合企业相关要求、审批程序是否齐全;
2.4财务管理部出纳会计:
负责审查付款手续完备,负责正确付款,对审批手续不全、对金额和收款人不明确单据不予付款;
2.5财务部总经理:
维护本要求正常实施,对重大开支发表意见,审批付款,组织好费用报销工作和信息通报工作;
2.6分管部门副总:
审批分管部门非例常性费用和重大开支,确定这些费用必需性、合理性;
2.7总经理授权分管费用副总:
审批各项非例常性费用和重大开支,维护总部总体费用合理水平;
2.8集团总经理:
审定高额非例常性费用和资产购置开支,含有立项权是否决权。
2.9总部财务管理部负责对此文解释。
3.范围
本制度适适用于总部(结算中心可参考实施)。
各分企业可依据本单位实际情况,参考本制度费用报销标准,确定本单位费用报销制度,并报总部财务管理部存查。
4.方法和过程控制
4.1总则
4.1.1总部费用本着以下标准进行管理:
从严控制标准。
从工作需要出发,厉行节省,从严控制,在合理前提下争取费用最低;
责任明确标准。
总部各职能部门第一责任人是部门费用决议者和责任人,对本部门发生费用真实性、必需性和总体费用水平负责,部门第一责任人在年度述职汇报时应将本部门年度费用水平作为关键事项给予说明;
受益者负担费用标准。
假如费用申请人同时是费用受益者,但经办人并非受益人,则此项费用归属于受益人名下。
此项标准适适用于总部与下属企业之间、总部职能部门之间。
4.2总部费用管理方法
2-2
4.2.1分项核实、总体考评。
4.2.1.1总部按年度考评每个部门职能运行总费用。
职能运行总费用包含:
直接行政费用、职能分管费用两部分。
4.2.1.2各部门直接行政费用包含:
工资及补助、社会保险金、交际费、差旅费、市内交通费、通讯费、车辆费、折旧费、办公费、培训费、报刊资料费、其她。
总部财务部在该等费用发生时,即直接归属在受益部门名下。
4.2.1.3总部每项费用都有一个职能部门负责统筹管理,各部门职能分管费用项目详见附表,当某项费用发生时,如不能直接确定到受益单位,则归属在该分管部门职能分管费用内。
4.2.2年度预算计划
年初各职能部门编制本部门直接行政费用、职能分管费用支出计划,经财务管理部审核,总经理办公会讨论经过。
部门职能总费用应控制在预算费用之内,假如突破年度预算,部门应报专题费用汇报经总经理办公会审批确定。
部门预算总费用中非例常项目,于预算报批时应附专题说明,于实际发生时仍应事前具专题汇报,按程序报批。
4.2.3费用控制方:
限额控制:
确定明确单项费用报销标准,如差旅费、通讯费,单项费用发生不得超出要求标准;
程序控制:
依据费用项目和费用发生额,确定对应审批程序;
非例常控制:
非例常费用应具专题汇报,按审批程序审批完成后,方可实施。
4.
2.4立刻通报制度。
财务管理部每个月将各部门“职能运行总费用明细表”(详见附表)通报至该部门职员全体,并将总部“各部门职能费用支出汇总表”通报各部门总经理及集团副总以上。
4.3费用报销标准和程序
4.
3.1交际应酬费
4.3.1.1
一次报销元以下由部门总经理审批;
一次报销元以上(含)由部门总经理签字、报集团分管费用领导审批
4.3.1.2部门总经理本人发生交际费经部门第二责任人签字,报集团分管副总审批;
集团副总级以上人员交际费用由总办主任签字确定;
4.3.1.3分别设置各部门、集团副总级以上人员交际应酬费台帐,各项交际应酬费报销之前,须按真实标准逐笔统计交际时间、地点和具体内容,报销单据时一并送交财务部费用会计审核无误后签字。
各部门交际费台帐将每个月提交部门分管副总、总经理审阅。
4.3.2差旅费
4.3.2.1部门职员差旅费由部门总经理同意,财务管理部审核会计复核无误后据实报销。
但一次报销一万元以上(含)差旅费用另须报集团分管总部费用领导审批,财务管理部审核会计复核后报销。
部门总经理本人发生差旅费经部门第二责任人签字,报集团分管副总审批;集团副总级以上人员交际费用由总办主任签字确定;
4.3.2.2能明确服务于下属企业差旅费,应由受益对象负担交通费、住宿费等费用,但出差补助由总部负担。
4.3.2.3外埠差旅费
A.往返交通费:
企业职员公务出差可乘坐除飞机头等舱、公务舱以外任何交通工具,凭票实报实销。
集团总监级以上(含)人员可按实报销。
B.住宿费在下列要求标准内或要求星级酒店标准房内实报实销
职别
最高住宿标准
集团总监级以上(含)
按实报销
部门总经理助理级以上
500元/晚/人或四星级宾馆
业务经理级以上(含)
400元/晚/人或三星级宾馆
其她职员
300元/晚/人或三星级宾馆
两人以上同行出差,可与职级最高者住同一酒店。
对于出差地统一安排住宿或为了工作便利就近住宿,按实报销。
入住酒店最好为集团办公室公共事务部指定酒店,超出要求金额,应提供酒店星级证实。
C.对于自行安排住宿而不报销住宿费者,每晚补助150元;由对方单位提供住宿或住在集团所属企业招待所,不计发补助。
D.出差补助费不分职级,在同一地逗留十日内,按200元/天标准计付,自十一天起减半计付。
E.不带明确工作任务中国外研讨会议或外部培训等出差,出差补助按100元/天计付。
F.出差地市内交通车费包干到出差补助费中,不另再报销;机场、车站、码头至住宿地或工作地往返交通费实报实销。
如特殊情况确需报销出差地市内交通费,请列专题说明,并经部门总经理签批、财务管理部总经理审核后方可报销。
G、因公长途电话费、行李费、票务费等实报实销。
H、事前经人力资源部同意,出差期间就近返家探亲,个人负担其绕道交通费,不发绕道及在家期间出差补助费。
4.3.2.4市内交通费
A.职员需要自行乘车上下班,在月定额300元内凭交通费票据,
有效交通费票据为:
大巴、小巴、士票、IC卡发票;
部门经理助理、业务经理级职员自行购车作为上下班交通工具并兼用于个人市内公务,可在月定额1000元以内凭据报销,有效车辆费用票据为:
保险费、养路费、停车费、汽油费及修理费等;
B.职员首次报销上下班交通费程序以下:
本人申请...部门经理签字...由车队队长确定...报财务存档,以后凭据在定额内经部门经理签字后报销。
C.乘坐企业班车职员通常不予报销上下班交通费,但下列情况除外:
因公耽搁下班时间,在5.40分以后至8.30分之前离开企业返家;星期六、日及其它休息时间来企业听课、培训等其它未及事项;可报销大小巴车票。
D.参与企业车辆使用改革高层经理级职员按集团人力资源部相关同意文件,按以下标准、凭正当有效车辆费用票据、出租车票据报销车改费用。
E.高层经理个人自行购车:
◆集团总监级以上(含):
所购车发动机排气量2.0以上(含)6000元/月;2.0以下4000元/月;
◆所购车发动机排气量1.6以上,部门总经理4000元/月;部门副总经理3000元/月;
F.高层经理租车或乘坐士:
部门总经理3500元/月;部门副总经理2500元/月;
G、车改费用标准由高层经理包干使用,超支自负,节余部分能够现金方法领取,但须按20%百分比代扣个人所得税。
H.周休日加班或晚加班(9时后)、企业职员到市内公干而没有使用企业车辆,如乘坐出租车,须于次日填妥“出租车费用汇总表”,经部门总经理同意,过期报审无效;
由各部门专员负责于每个月周五报销时间内,统一办理汇总报销及付款手续。
I.市内上下班交通费用每个月报销一次,通常在下旬时间。
4.3.2.5职员休假
A.依据人事管理要求享受探亲假期或公休假期职员,企业一次性发放300元交通费补助,不再报销任何费用。
B.职员直系亲属(指父母、配偶之父母、配偶、儿女)死亡,企业致以1000元慰问金,其她费用自理。
4.3.2.6职员调动、搬迁
职员办理由外地外单位调入本企业调动手续,凭调令一次性发放路费、行李托运费等500元。
4.3.2.7临时赴港澳和出国人员差旅费
A、出差港、澳地域
住宿费不分职级,二人共同出差在HKD500元/人/晚标准内实报实销;一人出差在HKD800元/晚标准内实报实销。
对自行安排住宿而不报销住宿费者,每晚补助HKD300元。
其她费用不分职级,实施包干,具体标准以下:
项目标准
往返交通费HKD100元
市内交通费HKD50元/天
伙食费、公杂费HKD180元/天
乘坐企业两地车公出香港,不再报销往返交通费。
B.出差其她国家
企业派出临时出国人员(不含派出培训或留学人员)实施费用包干,按财政部财外字(1995)第250号文要求预算标准借支外币,完成任务后,填单报销。
4.3.2.8外派人员补助费:
按《异地调动薪酬福利管理措施》要求办理。
4.3.2.9双向交流人员补助费
A.异地双向交流人员按50元/天标淮计发补助费;同地双向交流
不计发补助费,可报销上下班大中小巴交通费。
B.补助费由派出单位计发。
4.3.2.10高校毕业生实习补助费
A.报销学校到企业往返火车硬座车票费;
B.按实际工作日支付临时就餐卡;
C.以30元/日标准发放实习补助费;
D.无偿为实习生安排住宿。
4.3.3机动车费
4.3.3.1油料费、停车费、修理费、过途经桥费等日常费用,由经手人填制“付款申请书”,经车队长确定、物业管理部总经理审批,报财务管理部审核后实报实销。
4.3.3.2司机违犯交通规则或工作渎职而发生修理费扣除应由保险企业赔偿部分后由司机本人负担;因司机个人工作渎职造成违章停车、违章驾驶、未立刻年审等罚款费用由司机个人负担。
。
4.3.3.3司机长途行车,视同出差,住宿费在要求标准内实报实销,行车补助按出差补助费标准计付。
4.3.3.4司机加班可领取加班补助,加班补助为6.00元/小时;专车司机按600~800元/月标准按月计付补助,不再领取加班补助。
4.3.3.5司机市内行车,出全勤并能完成份配任务,每个月补助150元,缺勤一天扣6.5元。
4.3.3.6以上各项行车补助,由车队长汇总后按月制表,经物业管理部总经理同意,报人力资源部、财务管理部审核后支付。
4.3.3.7集团各部门和集团所属企业使用企业车辆,费用归属于用车单位,非集团内单位使用企业车辆,应即时进行款项结算,具体措施参见《相关深入明确车辆使用费用通知》。
4.3.4职员培训费用
4.3.4.1职员脱产培训和业余进修、出国考察所发生相关费用根据人力资源部相关要求实施,其中交纳培训费用统计在培训项下,补助费、住宿费、交通费按职员所在部门核实在差旅费项目;
4.3.4.2职员到专门机构作短期培训,需经本部门总经理签署,超出5000元以上培训费用应经部门分管副总签署,再报人力资源部审批同意;
4.3.4.3培训费用按“受益者负担费用”标准进行管理,费用归属在申请部门、申请企业项下;
4.3.5书报资料及周刊费用
4.3.5.1书报资料费按部门发生额进行核实。
因为工作需要购置专业用书,经本部门总经理同意后购置、凭发票到周刊图书保管员处办理验收登记、借阅手续后,凭发票报销。
但一次购置在1000元以上另报分管总部费用集团副总审批。
4.3.5.2年度报刊杂志由周刊统一办理订阅,费用按部门核实。
4.3.5.3职员生日用书购置由总办主任审批,凭据经财务审核后报销。
4.3.5.4周刊费用按“受益者负担费用”标准进行管理,总部各部门、集团各所属企业应负担供职员阅读周刊、申请赠阅周刊工本费用、邮寄费用;周刊汇编之《白领》费用也相同办理;
4.3.6通讯费用
4.3.6.1总部各项通讯费用归口物业管理部管理。
总级通迅费用归入物业部核实,其它按职员所在部门进行核实。
享受通讯费用报销为业务经理级以上(含)人员及经同意外勤职员,通讯费用报销标准及报销范围见下表:
职级
报销标准(月)
范围
集团总监级以上(含)
按实报销
手机、住宅电话、上网费
部门总经理助理级以上(含)
500元
手机、住宅电话、上网费
部门业务经理级以上(含)
300元
手机、BB机台费、上网费
在岗外勤人员
200元
手机、BB机台费
4.3.6.2通讯费用每个月或季度凭发票报销一次,超出标准部分由个人负担,低于标准按实际发生额报销;通讯费用标准额度当月有效,不能累积。
传呼机台费报销每次不超出三个月,长话卡及其她单据均无效。
4.3.6.3享受通讯费用报销人员,因其出差期间手机长途漫游费用超出通讯费用定额标准,应作专题说明,经部门总经理确定。
总部相关人员通讯费用报销标准,由所在部门总经理签署意见后,报人力资源部审批确定。
各项通讯费用具体报销时,应报物业管理部审批、财务管理部审核后支付。
4.3.7加班餐费
经部门总经理同意需要加班职员,加班餐费要求以下:
4.3.7.1周一至周五晚上加班职员,可使用部门加班就餐卡,在企业食堂用餐;
4.3.7.2周六及周日及其它假日加班职员,按30元/餐标准凭据经部门总经理审批后办理报销。
加班餐费并入“交际应酬费”作为部门直接费用考评。
4.3.8医药费
4.3.8.1企业已为深圳市户籍职员购置综合医疗保险,可凭医疗卡到医院就医,不再报销医药费用。
4.3.8.2企业已为暂住户籍职员购置住院医疗保险,其门诊就医费用凭区一级以上医院发票每个月限额报销100元,限额不得跨年度使用。
4.3.8.3独生儿女医疗费用按企业相关要求实施。
4.3.9其她福利补助
4.3.9.1职员儿女入学、升学,企业一次性发放贺礼。
小学、初中、高中、中专为300元;高等院校为1000元。
4.3.9.2职员晚婚,企业赠新婚贺礼300元。
4.3.9.3领取《独生儿女证》职员,企业致贺礼300元。
4.3.9.4多种贺礼均凭人事部门证实领取。
4.3.10行政后勤费用
4.3.10.1行政后勤费用归口物业管理部管理。
两千元以下小额维修、环境美化与保护,水电、通讯、以及文具、物料等低值易耗品购置等,由物业管理部总经理审批后,经财务管理部审核后凭据报销。
4.3.10.2两千元以上维修、改造、环境保护性质费用均需提交专题汇报,报分管费用副总同意后实施;超出5万元(含)另报集团总经理审批。
4.3.11党、团组织活动费:
党、团组织活动费用在党、团员缴纳会费中列支,不够支出时,报党委书记及总经理授权分管费用副总同意后列支。
4.3.12其她费用
其她费用如上市企业费、企业活动费等,分别由归口部门管理。
由企业负担费用每次企业活动,承接者均应事先列示预算,报部门分管副总和授权分管费用副总同意后实施。
每次能明确服务对象企业活动费用等应由受益对象负担。
4.4.资产及物料用具购置:
4.4.1各部门需购置固定资产(指单价在元以上物品),应按物业管理部下发文件实施。
4.4.3各部门需购置通常办公用具、办公家俱、其它用具等,单位价值在元以下时,由使用部门填写“物料用具采购申请单”,报本部门总经理同意,送物业管理部审批、经办;如同意购置,物业管理部经办人填写“付款申请单”,随“物料用具采购申请单”一同交由财务部审核后付款或凭据办理报销手续,费用归属在申请部门项下;
4.4.2各部门需购置单位价值在元以上电脑、相关设备等资产,应填妥“物料用具采购申请单”,报本部门总经理同意后,送信息中心审批和经办;信息中心审定同意购置时,应填写“付款申请单”,随“物料用具采购申请单”分别报集团分管信息中心副总和总经理授权分管总部费用副总审批,财务部总经理审核签字后办理付款或报销手续;如需购置资产单位价值超出10,000元时,应具专题汇报,经上述相关人员审批后,报集团总经理审批;
4、4.3各部门使用固定资产所产生折旧费用归属在各部门名下;
4.5非例常费用
4.6
各部门对于在正常费用项目之外、非常常性发生、或虽常常发生但个性差异很大非例常费用,不管该项费用是否已经列入年度预算,均应事先具专题汇报报批,单项费用总额10,000元以下,经部门总经理签字、分管部门副总同意,报财务部存查立案后实施;单项费用总额10,000元以上,应事先具专题汇报、经分管副总同意后,经财务管理部签署意见后,报总经理授权分管费用副总审批;超出50,000元非例常费用,尚应报总经理同意后实施。
4.6借款
4.6.1备用金借支:
借支金额在10,000万元以内,部门总经理同意后,经财务部总经理审批后办理付款手续;10,000万元以上至50,000以内需报总经理授权分管费用副总审批;如超出50,000万元时,报集团总经理审批。
学习及培训借款先经人力资源部责任人签批。
4.6.2差旅费借款:
填写“差旅费借款单”,金额可包含往返交通费、住宿费和伙食补助费,如办理其它事项需要借支应说明事由。
审批程序和备用金借支相同;
4.6.3上述差旅费和备用金借支单据在当月归还结清,原借据退还借款人;当月不能归还或不能结清,财务据此借条入帐,不再退还个人;如个人在入帐后归还,财务部开出收据,注明还款事项。
4.6.4任务完成后应在一周内到财务部办理报销还款手续。
对借款未还清者,不得再借支备用金;对报销后超出一个月不归还借款,通知人力资源部从该职员下月工资中扣还。
4.7外驻机构费用报销
总部在深圳以外地域办公职能部门其费用报销在当地分支机构财务部办理,具体操作程序以下:
4.7.1总部在深圳以外地域办公职能部门实施总部费用报销标准,如有特殊地域原因,可专题汇报要求作单项调整;
4.7.2分支机构财务部负责接单,按总部费用报销标准审核报销金额并签批,并于付款前填制“报销凭证汇总审批表”传真至总部财务管理部审核会计签字确定;
4.7.3分支机构财务部按总部财务管理部审核签字后金额付款;
4.7.4分支机构财务部月初将上月外驻机构已报销全部原始单据邮寄总部财务管理部进行事后审核;如有不符合总部费用报销标准或超标准报销事项,总部将要求当地分支机构财务部向报销人收回。
5.表格
vkcw03-02-f1总部费用运行明细表
vkcw03-02-f2职能分管费用项目一览表
1、
2、
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