库存管理信息系统的规划.docx
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库存管理信息系统的规划.docx
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库存管理信息系统的规划
案例3库存管理信息系统的规划
规划基本问题的确定
对于该企业的库存管理系统的战略规划,我们采用的方法是一般规划法。
收集相关信息
我们通过实地调研等方式,收集到有关该企业的以下主要信息。
(一)产品库存管理系统基本情况
某厂是我国东北地区一家生产照明灯的老企业,每年工业产值在四千万元左右。
该厂目前生产的产品如表1所示。
产品名称
位
规格
不Φ1⅛
(7C)
现行价
(JU)
遥高储备
颔
嚴低储备
额
⅛
注
灯泡
只
220V-15W
0.80
1.00
60000
600
灯泡
只
220V—45W
1.00
1.20
60000
600
灯泡
只
220V—60W
1.20
1.40
60000
600
灯泡
□
220V~IOOV
1.50
1.80
40000
500
灯泡
只
220V-150U
L80
2.00
40000
400
灯泡
只
220V—200V
2.00
2.20
30000
300
灯泡
只
220V—300V
2.80
3.00
20000
200
节能灯
只
22OV—4¥
6.00
8.00
IOOoO
Iooo
节砲σ
只
220V—81
8.00
10.00
IOOOo
IOoO
节能灯
只
220V—16W
12.00
15.00
IOooO
IOOo
Bτ¾σ
只
220V—8¥
6・00
7.00
IOOOO
IoOO
s½σ
□
220V—20W
7.∞
8.00
IOOoO
IOOO
BMT
只
220V—30W
&00
9.00
IOooO
IoOo
日烦
只
220V—40W
10.00
11.00
IooOO
IOoO
该企业接受各地批发和零售商的订单,按要求将货物运到指定地点。
一般说来零售商总喜欢首先到这个企业订货由于它的价格较为低廉。
但是,如果某个批发或零售商的订货要求得不到满足,它就会转向其它企业订货,从而使这个企业失去顾客。
(二)企业在库存管理方面的战略目标
快速有效地兑现客户的订单,在为客户提供及吋优质的服务的同吋,有效降低自身的库存成本,完善库存业务流程,使企业库存管理效率最大化。
(三)现存系统业务流程调研和初步分析
系统开发队伍由用户、计算机工作人员和上层领导。
它们用几周时间
调查了现系统的工作流程,并绘制出了该库存管理系统的业务流程图
(如图1)。
库存管理工作主耍包括产品入库管理和产品出库管理两个部分内容:
1、产品入库管理的过程是:
各生产车间随时将制造出来的产品连同填写好的入库单(入库小票)一起送至仓库。
仓库人员首先进行检验,一是抽检产品的质量是否合格,二是核对产品的实物数量和规格等是否与入库单上的数据相符,当然还要校核入库单上的产品代码。
检验合格的产品立即进行产品入库处理,同时登记产品入库流水帐。
检验不合格的产品要及时退冋车间。
2、产品出库管理的过程是:
仓库保管员根据销售科开出的有效产品出库单(出库小票)及吋付货,并判明是零售出库还是成批销售出库,以便及时登记相应的产品出库流水帐。
平均看来,仓库每天要核收三十笔入库处理,而各种出库处理约五十笔。
每天出入库处理结束后,记帐员就根据入库流水帐和出库流水帐按产品及规格分别进行累计,以便将本日内发生的累计数填入库存台帐。
产品入库单如表2所示,出库单如表3所示,入库流水帐如表4所示,出库流水帐如表5和表6所示,而库存台帐帐页如表7所示。
产品库存的收发存月报表是根据库存台帐制作出来的。
产品库存查询是通过翻阅几本帐之后实现的。
目前库存报警功能尚未实现。
表2产品入库单第册号
H期
产品代码
产品名称
单位
规格
入库数量
备注
生产车间
填制人
表3产品出库单第册号
丨【期
产品名称
规格
入库数量
备注
批发[]
零售[]
填制人
注:
批发出库吋在备注栏的批发[]处划“√”,否则在零售[]处划“√”
表4产品入库流水帐页
H期
产品代码
产品名称
甲位
规格
入库数量
备注
图1库存管理系统业务流程图
表5产品零售出库流水帐页
日期
产品代码
产品名称
单位
规格
零售出库数量
备注
表6产品批发出库流水帐页
日期
产品代
码
产品名称
单位
规格
批发出库数量
备注
表7某厂产品库存台帐(当Fl合计数)No.
产品代码:
规格:
不变价(元):
产品名称:
单位:
现行价(元):
口期
入库数量
零售出库量
批发出库量
结余
三、现存状态的评价分析现存系统的全部处理工作都是由手工来进行的。
有的商品由于担心订货无法满足而造成严重积压;有的商品由于错过了合适的实际而使顾客转移到其它公司。
目前的订货时间基本上是由仓库保管人员决定的。
它们凭经验给出一个最佳订货点,当发现库存货物低于此点时,便向采购部门发岀订货要求。
同时仓库保管人员无法参考销售预报结果。
工厂的产品仓库管理组隶属于销售科领导,由七名职工组成,主要负责产品的出入库管理、库存帐务管理和统计报表,并且应当随时向上级部门和领导提供库存查询信息。
为了防止超储造成产品库存积压,同时也为了避免产品库存数量不足而影响市场需求,库存管理组还应该经常提供库存报警数据(与储备定额相比较的超储数量或不足数量)。
四、定义系统约束条件
根据了解到的企业现状,评估企业资源现有水平,对系统开发中的约束条件进行了分析:
1、在资金方而,该企业有一定的物质基础,具备一定的资金能力。
基本能够支持企业在MlS开发过程中,需耍购买机器设备,购买软件,消耗各种材料,发生人工费用、培训费用以及在开发过程发生的其他各种费用。
结合我们所作岀的系统开发的初步预算,我们认为在资金支持方面没有太大问题。
2、在企业软硬件、人员等现有资源能对库存管理系统开发的支持程度方面:
由于原有系统是手工系统,该企业的信息化建设还处于起步阶段,因此,企业的硬件资源和软件资源相对不足。
在系统开发过程中还需要随时补充。
对于企业的工作人员,由于他们原先没有使用过任何计算机信息系统,因此显得经验不足,等到新系统开发完成之后还需要进行使用人员的培训。
由以上分析可见。
该企业的软硬件资源和人力资源方面存在着新系统开发的约束。
3、另外,在管理规范化程度方面,该企业的有较为合理的管理体制、较为完善的规章制度、有可靠的完整的数据资料,只是报表体系的规范化程度不高、管理方法的科学性不是很强,但是该企业的可塑性较强,改善这些不足的难度不大。
随着系统开发的业务流程再造,可以同时完善管理的基础工作,实现基础管理的规范化,管理业务程序化,指标和定额的科学化,报表文件统一化,代码名称标准化。
5.明确新系统战略目标根据原有系统的特点,以及企业的战略目标,制定出了新系统的口标
・在不降低顾客服务水平的前提下,减少库存水平
・避免产品库存数量不足而影响市场需求
•改善订货策略
・搜集销售数据,从中分析销售趋势以保证适当的购买策略和库存水平。
・经常向有关负责人员提供库存报警数据(在某种存货数量与储备定额相比较的超储或不足时发出提示警报)。
六、提出系统开发方案
(-)实现新系统的几种不同方案的比较如表
选取方案
方案1对现
系统稍加改
善
方案2用简单的经济订单批量模型进行计算机批处理
方案3购买现
成的库存控制
软件包
方案4开发在
线的库存控制
系统
可满足多少指
定的目标
5%
75%
60%
95%
可节约的金额
5OOO美元/
年
20000美元/年
15Ooo美元/
年
15OOO美元/
年
无形的利益
10%
30%
25%
50%
开发所需时间
3个月
18个月
6个月
2年以上
总开发费用
10000美元
50000美元
55000美元
80000美元
(二)几种不同方案的详细分析
(I)方案一
工作方式——所需费用最低,对组织的影响最小,但可以达到部分改善效果。
决策和信息流——最佳订货点和订货批量的决定变的较为科学,其它不受影响,信息处理方式不变。
对组织的影响——几乎没有影响。
对人员的影响采购人员工作稍多一些,仓库人员工作相对减少。
费用和利益——计算最佳订货点的机时费和打印费。
利益是可以减少库存积压和选取单位成本最低的订货量。
工作方式——库房人员每周向计算机输入货物进出数量2次。
计算机口动完成订货检查和通知。
采购部门按照通知订货,并通知计算机订货情况。
该系统能够随时查询。
决策和信息流——对四种决策都起到较好的作用。
仓库和采购部门输入信息,采购部门述要从计算机得到信息。
所用设备——可用穿孔卡片于输入,打印订货通知作为输出。
在磁带上建立一个文件以存储各类商品的最佳订货点点和最佳批量。
计算机可放在公司本部,而在批处理终端上运行本系统。
开发步骤——大约需用一年时间。
但为了谨慎起见,估计为18个月.它包括最佳订货点和订货批量的计算以及相应文件的建立;批处理软件的设计、编程和调试;输人输出格式的设计;培训库房和采购部门如何填写输人表格,培训从事卡片穿孔和数据输入等工作的专门操作员。
对组织的影响——有必要在库房中专门安排几个人从事数据的准备和控制工作,也耍有人负责把仓库填写的报表传送给批处理终端上的操作人员。
据调查、仓库管理人员很欢迎不再每天核对实际库存与最佳订货点,他们反映,这项核对工作十分麻烦又易岀错。
如果由计算机来自动核对,会减轻负担。
采购部门人员也表示欢迎由计算机自动开订货单和催货单.因为他们目前每天都要从库房接到许多订货通知,而且都要查对是否已经在订。
对人员的影响从表面上看,人员工作方式变化不大,但影响的范围较广泛,各类人员的工作方式都会有些变化。
仓库人员和采购人员都要为向计算机输入准备数据,上层管理人员可以随时向计算机查询并得到各种报告.不过,具体到每个人来说,都没有增添什么额外的工作。
费用和利益一一由于计算机对最佳订货点不会发生错误,所以更好地保证了对顾客服务的水平,更大地减少了库存积压,可以更准确地利用最佳批量的折扣,从而降低采购成本。
所发生的费用主耍是系统开发的人工费用,50000美元是根据本公司的计算机人员开发其它系统所用的费用估算出来的。
(2)方案三:
购买现成的库存控制软件包
工作方式——开发小组分析了几种可以买到的库存控制软件包并选定了其中最理想的一种。
这个软件包的工作方式与批处理系统大致一样。
但该软件包具备一些对我们毫无用处的功能,同时有些我们所需耍的功能它又没有,需要加以改造。
决策和信息流——同批处理系统。
所用的设备一一同批处理系统。
开发步骤——购买和装置软件包,进行必要的改造以适合本公司需要,人员培训等.估计要用半年左右吋间。
对组织的影响——同批处理系统。
对人员的影响——同批处理系统。
费用和利益——利益与批处理系统差不多,但费用会略高一些,因为软件包本身费用就是40Ooo美元,还要加以改造和实施。
(3)方案四:
在线系统
工作方式——这种系统最为理想。
它不需要有人专门从事键盘输入工作,而是在仓库、销售部门和采购部门均设有终端。
数据由用户随吋在终端上键入。
决策和信息流——对决策的影响与批处理相同,但更为及时。
信息流会发生变化,书面上的内容会大大减少,用户直接与计算机“会话”。
所用的设备——文件将不再存于磁带上。
而必须存于磁盘上以备各种用户随时存取,文件结构也将变得复杂,输岀方式也多种多样,有些是打印报表,有些是屏幕显示。
开发步骤——虽然该公司已经有了几个在线计算机系统在运行,但要开发这种在线库存控制系统,仍需要较大的努力。
因此所用人工和时间都会较长。
对组织的影响——会对组织有较大影响。
因为各种人的工作方式都发生了较大变化,不再以书面文字为主要媒介,而代之以直接同计算机打交道。
也可能会出现计算机出故障从而影响正常工作的问题。
各种备份文件也必须随时准备。
对人员的影响一一系统用起来会十分顺,减少了大量的文牍工作。
但有个问题,就是各类人员必须尽快熟悉这种终端上的工作方式。
由于多年来人们已习惯于利用书面材料,所以这种工作方式的转换有个接受过程。
费用和利益——利益很大,主要是由于数据来源于现场,十分及时,十分可靠。
但运行费用将会高于批处理系统。
七、制定项目实施计划系统调查的分析结果上报给公司上层的委员会。
委员们讨论后同意开发小组对现存系统的分析,认为应该开发一个新的系统。
对于具体开发的四种方案,委员们否决了小改小革和购置软件包两个方案(注:
事实上,从上面的分析屮可以看出购置现成软件包是最为可取的方案。
拒绝此方案只是为了教学的需要,以便引入系统设计阶段)。
对于二、四两个方案,委员们观点不一致,因此要求开发小组作进一步的可行性研究。
开发小组又用了两周时间,详细比较了两种方案的优劣,经过细致的估算,得知第一次报告的估算过于保守。
事实上,批处理系统只要12个刀和8万美元,而在线系统只需18个刀和11万美元。
鉴于各类用户对终端工作很不熟悉,所以同意开发批处理系统,但是耍求开发小组在设计时留有充分的余地,以便在条件成熟时,可以较顺利的转入在线系统。
根据上述指示,开发小组进入了系统分析设计阶段的工作。
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