会议管理办法.docx
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会议管理办法.docx
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会议管理办法
关于下发《某公司会议管理办法》的通知
各中心支公司、分公司各部门:
为规范分公司的会议召开程序,确保会议的高质量、高效率,帮助相关部门集思广益、促进沟通、统一思想、协调步调,实现科学决策,现印发《某公司会议管理办法》。
请认真学习,遵照执行。
特此通知。
附件:
《某公司会议管理办法》
二○一二年月日
制度编号
某公司
会议管理办法
制定部门
制定日期
2012年月日
联系人
签发人
修订记录
日期
修订状态
修改主要内容
联系人
签发人
附件
某公司
会议管理办法
第一章总则
第一条为规范分公司的会议召开程序,确保会议的高质量、高效率,帮助相关部门集思广益、促进沟通、统一思想、协调步调,实现科学决策,根据总公司相关规章制度,结合分公司实际,特制定本办法。
第二条办公室系会议管理的归口部门,负责公司会议的规划、审核立项、公司主要会议的筹备、会议室安排及其他会议的服务支持和协调。
会议的具体会务工作由主承办部门负责安排。
第三条本办法适用于分公司各级、各类会议的组织与管理。
第二章会议分类、内容及参加人员
第四条本办法所指的会议,包括现场会、视频会和部门定期与不定期的例会。
包括:
分公司年度/半年度工作会议、总经理办公会等公司内外部需要协办的综合性会议,及分公司各条线会议。
会议的主题和内容由各部门根据实际需要拟定。
第五条总经理办公会
(一)总经理办公会由分公司负责人主持,总经理办公会的参加人员为总经理室成员、分公司各委派干部。
根据会议议题可通知相关人员列席。
(二)总经理办公会原则上每月最少召开二次,有下列情形随时召开:
重要经营事项需立即决定时;突发事件发生需处理时;分公司负责人认为必要时。
一般由分公司负责人提议召开,或由副总、总经理助理提议,由分公司负责人决定召开。
(三)会议事项:
1、分公司贯彻落实总公司重要决策、重要工作部署、重要指示的意见和措施;
2、分公司发展方向、发展战略、经营方针、中长期发展规划等重大战略管理事项;
3、分公司年度经营计划、工作报告、财务计划、预算、决算等重大生产经营管理事项;
4、分公司增设机构或下辖机构的关、停;
5、分公司部门经理、中支公司班子成员、营销服务部经理及以上管理人员(包括重大项目负责人)的任免、聘用(解聘)、奖惩等;
6、分公司重大费用的开支;
7、分公司资产损失核销、资产处置(资产出售、出借、出租等)等重大资产(产权)管理事项;
8、分公司及下辖机构的年度考核及奖惩、薪酬分配、福利待遇、招工减员等涉及职工切身利益的重要事项;
9、重大投诉事件、重大突发性事件的调查处理;
10、分公司内部机构设置、部门职能调整方案及重要管理制度、工作流程的制定、修改;
11、对分公司违纪人员的处理;
12、分公司向总公司请示、报告的重大事项;
13、决议确定年度/半年度工作会议召开的会期、地点;
14、公司领导班子认为应该讨论的其他重要事项。
(四)总经理办公会由办公室进行会议记录并及时整理出会议纪要,报分公司负责人审核后按规定发送和存档。
第六条年度工作会议
(一)年度工作会议主持人由总经理室指派,由分公司负责人作全年工作报告。
(二)参加人员为分公司总经理室,各部门、分支机构负责人、管理人员(D类干部以上)及其他相关人员。
根据需要并由总经理办公会决定也可以指定与会人员或邀请外部嘉宾出席。
(三)年度会议内容:
1、对上年度工作进行全面总结;
2、落实总公司会议决议;
3、研究决定和部署下一年度的发展计划,表彰先进,宣布调整和任免人事事项;
4、研究和颁布出台重要决定、政策和举措等。
(四)半年度会议内容:
1、总结上半年分公司经营管理的基本情况;
2、总经理室决议与年度计划的落实情况;
3、调整年度计划,研究和部署下半年的工作。
(五)年度/半年度会议设立会务组,由办公室主任担任组长,根据需要从各部门抽调相关人员,具体负责会议的议事议程安排及各项会务的组织和服务。
(六)办公室应根据年度/半年度会议确定的时间、期限、地点、出席人数详细编列会议预算,报总经理办公会审定,并严格按照批准的预算和准备等安排各项会议支出。
(七)年度/半年度会议由会务组成员记录,会后形成会议纪要,印发与会部门及人员。
第七条季度经营分析会
(一)回顾总结季度经营得失,安排部署下季度工作重点。
(二)参加人员为分公司总经理室,各部门、分支机构负责人、管理人员(D类干部以上)及其他相关人员。
根据需要并由总经理办公会决定也可以指定与会人员或邀请外部嘉宾出席。
(三)由分公司负责人提议,由办公室组织和发起。
根据会议内容决定会议的召开形式(视频或现场)
第八条月度经营例会
(一)月度经营例会参加人员为各部门负责人以上人员,根据需要会议主持人可以指定相关人员参加会议。
每月度召开一次,具体时间为次月的第三个工作日。
(二)会议内容:
1、听取各部门负责人汇报工作;
2、总结上月工作的主要成绩和存在的问题,进一步提出改进措施;
3、部署下一阶段工作等。
(三)月度经营例会由办公室负责记录并形成会议纪要,报分公司负责人审核签字后印发。
第九条各部门例会
(一)各部门例会由各部门负责人主持,原则上一周召开一次,具体时间根据实际情况定。
并由专人负责记录,形成会议纪要存档。
(二)会议内容:
1、传达落实分公司有关决议和决定,研究讨论本部门的工作;
2、检查近期工作落实情况,研究工作中产生的问题;
3、制定有关工作计划等。
第一十条培训会议
(一)培训会议针对全体或某一部分员工进行业务方面或其他方面的专题培训。
(二)培训会议应坚持统筹规划、按计划进行的原则,由人力资源部统一组织。
人力资源部年初应制订全年员工培训计划,并报总经理办公会议批准实施。
除少数临时增加的议题外,所有培训议题均应是列入培训计划中的议题。
(三)在某些情况下需要临时列入培训的议题,应由相关部门向人力资源部提出申请,并附上主讲人、主讲材料、培训时间等资料,经人力资源部审核后报总经理办公会议批准后方可进行。
(四)培训会议的主讲人、主讲材料、时间等均应事先经过审核,按照专业化、精品化、注重实效性的原则选择主讲人,宣讲材料应通俗易懂符合培训规范。
没有通过审核的,不得实施培训。
(五)培训会议后,人力资源中心应向与会人员进行满意度调查,具体可以采取问卷或口头调查的形式,对培训效果进行测评,作为未来改进培训工作的依据。
第三章会议召开的原则
第一十一条分公司及各部门召开会议应遵循如下原则:
(一)务实:
把工作重点放在业务突破、服务创新、合规经营等,加强沟通与交流,集中精力解决实际问题。
(二)高效:
召开会议应具备必要性,注重实效,主题鲜明,准备充分。
(三)节约:
会议要厉行节约,尽量采用视频会,能合并召开的会议尽可能合并召开,会议费用标准应严格按照有关财务制度执行,严禁铺张浪费。
第四章会议申请
第一十二条凡需要使用会议室的会议,主办部门应填写会议申请表(见附件一),并提前5天报送办公室会议管理员列入会议计划。
由办公室会议管理员统筹编排会议安排表,发往各部门负责人。
若出现紧急会议的,会议管理员应上报办公室主任由其协商、调度会议室。
第一十三条凡涉及费用报销的会议,分公司及各部门应以请示公文的形式提交会议召开申请,申请内容须包括会议主题、会议类型、主要内容、会议流程、参加人员、费用预算等。
第一十四条定期的分公司及各部门例会,要求按照例会规定的时间、地点、内容组织召开。
第一十五条分公司不定期会议,涉及有关部门的,相关部门应给予积极配合,保证会议所需材料、设备、器材、场地及时安排到位。
第一十六条会议召集部门应做好会议准备工作,将会议主持者、议题、议程、时间、地点安排报送办公室,由办公室统筹安排。
第一十七条列入会议计划的会议,如遇特殊情况需要更改日期、地点或会议内容时,会议召集部门应提前3天报办公室调整会议计划。
未经办公室同意,任何部门或个人不得随意打乱或更改正常会议计划。
第一十八条凡需要分公司总经理室领导参加的会议,召集部门应提前请示总经理室领导,按领导的指示办理。
第一十九条对于参加人员相同、内容接近时间相近的几个会议,办公室报总经理室同意,有权要求合并召开。
对于准备不充分,或有重复性,或无多大作用的会议,办公室有权拒绝安排。
第二十条不定期会议必须服从统一安排,各部门临时会议不应安排在部门例会同期召开,应坚持部门会议服从公司会议,局部服从整体的原则。
第五章会议费用
第二十一条分公司召开大型综合性会议的相关费用,由分公司承担。
其中交通费在各机构报销,分公司下拨费用预算。
第二十二条会议所包含的各项费用,须严格遵循分公司财务部制定的发生标准,不得超标。
第二十三条应在会议结束后的两个工作周内提交相关费用报销申请,申请时必须附有批准召开会议的相关请示,具体报销流程须严格遵循分公司财务部的相关规定。
第二十四条应一次性申请单次会议所发生的全部费用,不得无故补报、加报。
第六章会议管理
第二十五条会议应本着计划、精简、高效的原则进行组织,应有明确的主题、议程,会议结束后一般应形成会议决议或会议纪要。
第二十六条会前准备
(一)参加人员:
需要通知参加会议的人员,主要包括四类。
1、对会议目标负有主要或直接责任者;
2、对会议议题有绝对决定权力者;
3、会后行动的直接执行者;
4、对会议议题有专门知识或经验者;
5、应参加会议人员因特殊原因不能到会,须经会议负责人批准,并由负责人决定是否由相关人员代为参加,严禁无故旷会、代会。
严禁无故早退,会议期间如有特殊情况确需早退者,须经负责人批准。
(二)会议议程安排:
议程由主办单位拟定,主要包括会议内容、讨论事项、达到目的、其他要求等。
1、重要议题安排在会议前布置,保证与会者有备而来;
2、明确或控制会议中各议题的时长,防止时间失控;
3、控制议题数量,保证议而有决;注意引导、归纳、提升会议议题;
4、需发放的资料应提早分发,让与会者在会议正式开始前可以明确会议内容、准备自己的看法,减少会中宣读、阅读、演讲的时间耽搁。
(三)会场布置:
会场布置工作主要包括会场空间、座位、条幅标语、音响、投影、照明、通风等的安排和布置,具体要求如下:
1、会场空间应便于与会人员进出;
2、座位应有利于主要与会人员的视野通畅、便于相互交流、便于记录和阅读;
3、会议必须的设备应有质量保证,并应进行会前检查;
4、会场一般应设“禁止抽烟”、“请勿喧哗”等警示牌,保证会议环境。
(四)会议通知
1、通知的拟定和要素:
参加人员名单、会期、开始时间、地点、需要准备的事项及要求,并应注明经办联系人、电话号码、职务以及所在单位和盖章等;
2、通知书上文字应简洁明了、全面周到,用电话等形式的会议通知应准备底稿;
3、无记名参加的人员,对范围、对象、职务要通知清楚;
4、为保证与会人员按时到会,可采用预先通知和正式通知两步进行;对参会的关键人员应当面通知或再次核实能否按时到会;
5、对于重要会议进行预先通知后,应监督准备情况,保证开会时各方面均准备到位。
第二十七条会议纪律
(一)与会人员进入会场后,按顺序就座,遵守会场纪律,不得喧哗,不得交头接耳,严禁吸烟;
(二)会议期间,与会人员佩带的手机应关闭或调至静音位置;
(三)会议须限时召开,无特殊情况应按时结束。
发言应确定时间,紧扣主题,简明扼要,严禁偏离主题,延误会议进程;
(四)注意保守机密,严禁随意宣扬会议内容、决议内容。
第二十八条会中管理
(一)人员签到
会议主办部门或办公室应提前在会场入口处准备好《会议签到登记簿》,与会人员进入会场,应签到。
(二)会场服务
1、引导座位:
工作人员按事前安排的座位,引导与会人员尽快就坐,特别要注意主要领导人员和主席台就座人员的座次位置;
2、分发会议文件、材料:
重要文件可发到个人或主要负责人手里,可事先认领签收,也可会场提前认领签收;
3、处理会中临时事项:
承办主要领导或重要与会人员交办的急事;
4、其他服务:
对会中一般需用物品应有余量准备,以应付个别需求。
保持会场通风、采光和卫生。
第二十九条会后工作
会议室使用完毕后,使用部门应及时清理会议室卫生、关好门窗,关闭电脑、投影仪、空调、电灯等,桌、椅及时归位,确保各种电器断电、门窗关闭、室内卫生干净整洁。
会议室的卫生、照明、空调、设备的使用及保管由办公室负责。
会议室配置的设备、桌椅未经许可,不得随意搬动挪作他用。
第三十条档案管理
(一)会议主办部门应制定专人负责文件材料的管理;
(二)应搜集、整理会议相关的重要材料,包括总结、决议、报告、典型发言、录音、相片等,做好归档工作。
第三十一条保密事项
(一)会议主办部门应对会议内容的秘密事项的保密工作负总责。
(二)与会人员对会议内容的秘密事项负有保密的义务。
(三)会议纪要和会议决议未正式公布之前,不得私自泄露,如有违反的,按照公司的相关规定予以相应的处罚。
第七章附则
第三十二条本办法自下发之日起执行。
附件:
会议申请表
主题词:
会议管理办法通知
抄送:
联系人:
联系电话:
某公司2012年月日印发
附件一
会议申请表
申请部门
会议的重要程度
会议类型
会议的紧急程度
会议的议题
会议的内容
会议流程
参会人员
是否申请费用
费用预算
是否需要视频
连线机构
填表人
审批人
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