人事行政专员度工作总结及计划.docx
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人事行政专员度工作总结及计划
2014年度工作总结及2015年工作计划
汇报人:
前言
门前老树长新芽,院里枯木又开花……,时间都去哪儿了。
转眼间,2014年已成回忆,2015年1月也即将结束。
回想2014一年的工作,有取得成绩和进步的喜悦,有加班备战努力工作的艰辛,有遇到困难和挫折的惆怅……
2014年,是我刻骨铭心的一年,每天忙碌的生活促使我更快的成长,我积极努力地工作,出色地完成了上级领导交代的各项工作。
辅助过上级安全度过试用期,帮上级领导做过无数擦屁股的事情,最后换来了恩将仇报。
或许是我们这些老员工的存在妨碍了他的升职加薪,必须换一批能够坚定的坚持着——无论领导是否爱下属,下属都无怨无悔爱着上司的好下属。
或许是我不懂得收敛,我能勇敢承担起部门的工作责任,我对业务的熟悉,与各部门保存着良好的合作关系,对工作有着一定得专业度,能一人支撑完成部门90%的工作……。
这一切,无疑凸显了他的无知与无能,以及无作为、无担当。
尽管我从来不去计较他是否抢我的功劳,也很少计较他的不担当,但我最终无法忍受他的恩将仇报,他自私自利又对待下属毫无公平性可言,受到老板责难时,总想着将黑锅往下推,并固执的认为是因为下属的工作做得不完美,连累了他……。
遇到任何事情都往部门揽,然后退给我来完成,我默默的承受着,把他当做是对自己的磨练。
但,我终于无法忍受这些事情中的恶意与伤害。
最终,我选择了离开。
他见我要走,一直说会跟老板申请给我加工资,公司需要你这样的员工。
我说,这一切与钱无关,我最需要的是换个环境。
尽管许多部门的领导,甚至老板的亲戚都出言挽留,说,再等一段时间就好了,新的经理来了之后,你就好过了。
但,我自己都快没有信心了!
我一直将老板从4月底就找猎头公司开始招聘人事经理这个秘密藏在心底,为了配合老板做好保密工作,也同样为让人事主管有个机会。
我希望人事主管能够努力工作,争取改观在老板中的形象,争取能让老板给他升职、加薪,毕竟在他身上,我付出了那么多心血。
新的经理迟迟没有来,我的心态也因为人事主管的作为从期待新的经理不能来,到期待新经理快点出现,到最终我无法再忍耐这漫长的等待,开始失望。
我本可以选择将人事主管挤走,有无数次机会,我只要老实做好自己的分内之事不去给他擦屁股即可。
也有好几个部门经理,包括公司副总经理在内的人一直说要我别去管那些事情,让老板把他干掉。
可我总是不能狠下心来,我怕事情没有做,导致员工的诸多利益受损,导致部门、公司的良好形象在员工心中坍塌……,最后我只能在完成所有重要工作之后,选择离去。
2014年10月27日,入职XX科技行政部,任职人事专员岗位,入职后每天的工作都很饱和,在这期间我也学到了很多新的知识,能力得到了提升,感谢领导对我的悉心指导与栽培。
最最深刻的体会就是——凡事要留足证据,事事必须防备、留心,人与人之间不可以有太多信任。
因为没有人愿意去主动承担责任,所以必须避免成替死鬼。
让我心态成熟与转变的是——许多事情,心中有数即可,不必去争辩,因为他们不会将你平等看待。
有些事情,可以一笑而过,不必去计较太多,否则会拉低自己的智商跟情商。
值得就做,不值得就不做。
人总是在现实的利益争斗中慢慢变得现实,但不能放弃自己的坚持与底线,不能因外物而迷失自我。
不断总结、反思,我走过的路途中的一切记忆,我对未来的眺望,不能让习惯、让环境慢慢腐蚀自己!
一、2014年入职XX之后的工作总结
(一)人力资源管理方面
1、公司相关管理制度及工作流程方面
1.1尽管入职XX科技时间不长,但经过这2个月的工作与学习,熟悉了《员工手册》、《薪酬福利制度》等相关制度;
1.2严格执行公司劳动合同签订、保密协议及担保协议签订制度,及时监督与跟进劳动合同等相关合同、协议的签订、签收工作,确保合同的签订及时无误、无遗漏;
1.3对部门部分流程及表单进行了梳理,目前完成了前台及行政文员的工作梳理,并形成了书面的岗位工作细则。
2、培训与开发
我参加及组织的新员工入职培训共计9次,其中集中开课的培训共计6次,零星的培训共计组织3次。
及时组织培训考核,并撰写培训考核评估报告。
培训结束后,为新员工安排导师,与导师沟通好新员工试用期的实习安排及指导事宜。
3、招聘与配置
公司的招聘量一直较大,没有停止招聘工作。
10月底结束入职培训,11月开始接触公司招聘工作,预约及参加现场招聘一次,其余时间进行网络招聘,开通了免费招聘网站猎聘网和若邻网。
及时与宋总及用人部门确定招聘标准和要求,每天加班搜索、筛选简历,将筛选后的简历发廖主管、宋总。
负责应聘人员的面试接待、初始,跟进面试参加及结果。
12月因接手算工资,公司搬迁,其后的招聘工作很少再接触。
招聘工作主要由宋总、廖主管负责,行政文员王芳协助筛选简历。
4、试用期员工管理
严格执行公司规定,每半个月对试用期员工考核一次。
及时与员工本人、员工的指导老师或上级领导进行沟通,了解试用期员工工作状况,确认是否继续试用。
转正前半个月与用人部门领导进行沟通,确认转正意见,并操办和跟进试用期员工转正审批事宜。
5、人事档案管理
5.1严格执行入职管理规定,对入职员工进行背景调查及资料审查,入职当日,将新员工的身份证、毕业证、学历证明及职称证件扫描存档或发投标小组;
5.2及时员工入职、离职、转正及职位调整生效当日进行相关信息的录入及变更,及时更新《花名册》;
5.3每月月初根据上月员工入职、离职、转正、晋升、调动及工龄变化、社保公积金购买移动情况等制作《人事报表》,交财务部用于审核工资表;
5.4每周六及时与各部门负责人沟通,确认市场划分变动及联系方式的变动情况,更新《市场划分表》与《通讯录》制作《人事周报表》;
5.5每月月底整理当月员工《入职登记表》、简历、《劳动合同》等相关资料,并及时存入档案柜管理,离职员工资料及时归入离职档案管理。
6、薪酬福利管理
从2014年12月起,工资计算工作从财务部转交到行政部。
由我负责薪资的计算,转正、晋升员工的薪资调整及协助公司进行年度调薪。
取消发工资条的模式,改为发工资说明条,并负责解答员工关于薪资方面的疑问。
12月上旬完成薪资计算的工作交接,弄懂公司的《薪酬福利制度》和公司工资计算方法,对工资表进行了结构调整,并及完成工资表及工资说明条的制作。
工资发放后及时将工资说明条发出,并解答员工的疑问。
目前基本无员工投诉,少数员工询问绩效工资评定标准及依据。
7、其他日常工作
1、协助部门领导负责员工关系管理,及时收集、反馈员工的意见及动向,并预约员工进行谈话;
2、指导行政文员相关人事工作办理流程及注意事项;
3、人事异动工作办理,包括员工的转正、晋升、离职手续办理及跟进等工作;
4、协助部门领导进行企业文化建设,动员员工组织成立XX俱乐部并开展俱乐部活动,不定期撰写软文及相关信息发员工邮箱。
(二)行政方面
1、协助行政专员进行宿舍管理
1.1收集员工入住公司需求信息,发放《住宿申请单》并协助完成相关签核,及时以短信的形式将申请发李总,并安排老员工带领新员工到宿舍,安排前台跟进宿舍管理相关工作;
1.2在11月上旬与行政专员进行宿舍检查,统计宿舍固定资产使用状况,登记了各宿舍床铺、柜子、水电的使用情况。
完成了购置、更换新铁架床、杂物架及二手铁皮衣柜、桌椅,将宿舍水电进行了维修。
2、协助行政专员筹办员工生日会及公司会议
2.1每月为行政专员黄秀凤提供《花名册》供查询当月过生日的人员,协助行政专员购买糖果,布置会场,通知及动员员工参加生日会,会后完成扫尾工作;
2.2公司召开会议时,协助行政专员黄秀凤通知各部门员工参与,布置好会场,会后完成扫尾工作。
3、协助公司领导完成公司搬迁工作
3.1同行政专员一起清点需搬迁物品,并列好清单,找相关领导进行多次确认与修改。
协助寻找搬家公司及网络、电线布线公司,进行价格谈判,将相关清单及价格报领导审核;
3.2协助利先生到研祥进行实地勘察,测绘新办公室的区域平面图,估计各房间可摆放的物品;
3.3做好相关联络工作,及时联系李总、邓司机等人确认物品搬迁事宜。
联系研祥管理处,办理入驻手续。
联系研祥工程部,办理电梯开放及推车借用手续;
3.4搬迁当天动员员工帮忙,完成搬迁后帮忙进行线路布置及相关扫尾工作。
以上是这一年工作的简要总结,在这2014年2个月工作中,虽然快速熟悉了行政部工作,并对公司有了一定得了解,接触的事情比较全面,但是仍然存在诸多不足。
以下是我对2014年工作存在的问题及取得的成绩的分析:
二、2014年工作分析
(一)取得的成绩分析
在这么短的时间内能够接触到这么多,并取得一定得成绩。
首先,要感谢公司领导对我的信任与支持。
没有领导的信任,我不可能接触到这么多工作,也就没有机会取得这些成绩。
其次,要感谢部门领导及同事对我的帮助,让我尽快接手行政部的各项工作。
最后,要感谢各部门的领导及同事对行政部工作的配合,没有他们的配合,我们的工作也不会进行的如此顺利。
(二)工作中存在的问题总结及分析
1、工作流程及工作职责不明确
部门内部工作流程及分工不太明确,未形成较为完善的工作制度及流程。
部门内的制度、流程及表单需进行梳理,各岗位的工作分工与岗位职责需要进行明确,并形成岗位工作细则。
2、人员流动较为频繁,招聘压力大
人员流动频繁,招聘压力大,招聘成本高。
人员流动频繁,会导致部分员工不稳定,工作交接中出现纰漏。
试用期离职人员太多,增加了公司的人工成本。
招聘工作量过大,导致较多人事工作无法做到精细化,相关报表及信息缺失较为严重。
3、招聘及试用期管理方面需多花精力
从上面的图表可以看出,试用期主动、被动离职人员比例达到离职人数的66%。
可见,留人及试用期的管理是公司的薄弱之处,在今后的工作中,人事部及各部门管理人员都需要加强员工的试用期管理。
在招聘时也需要严格把关,秉持“适用”原则,尽量避招聘可能不稳定的人员入职。
4、培训体系及管理制度不健全
公司培训基本上仅限于入职培训,没有完善的制度与体系。
因为急缺人用,较多员工的培训较为简短,仅培训完部分管理制度及业务知识、产品知识就进行外派出差等。
在上岗后的岗位实习及师傅带徒弟的“传、帮、带”落实上不到位,人事部门对试用期员工的管理及培训也鞭长莫及。
在职员工的培训及管理层的培训太少,需要增加在职培训的投入。
公司需要花精力建立起内部培训讲师队伍,适当对讲师进行激励,鼓励讲师开发有针对性的培训课件,并将课件及每次授课刻录,形成培训资料库,积累知识财富。
5、公司管理制度有待完善
公司现行的员工手册过于简陋,且部分制度存在漏洞与不足。
员工对公司大部分管理制度不了解,导致许多制度不能正确落实。
需要针对出现的问题及可能会出现的问题对公司制度进行检讨,完善公司的管理制度,并对员工加强制度培训,加强员工对公司管理制度的认知。
三、2015年的工作计划
对工作的总结和分析必不可少,对未来的工作计划更加重要。
针对2014年工作的总结及分析,结合部门工作计划,我在2015年将不遗余力协助新的经理完成部门工作。
2015年的工作计划如下:
招聘旺季做好招聘工作,其余时间除处理日常工作以外,还需做好试用期员工培训及考核,做好相关制度、流程的建立及完善。
1、做好招聘计划及相关准备工作
1.1招聘需求及招聘时间段变化分析
根据公司运营发展规划、人力资源配置计划及对2014年年度各月入离职统计表分析,春节过后离职率较高,招聘工作量极大。
根据往年人才市场供需变化情况分析,招聘旺季主要集中在春节后的3至5月份及秋季的9至11月,招聘淡季为6至8月及临近的12至2月;
1.2招聘计划及安排
春节前做好招聘计划及相关工作安排,预定3-4月份人才市场现场招聘,购买人才网站职位及简历量。
成立招聘小组,进行明确分工,3-4月份重点工作放在招聘上,其次为试用期员工管理及新员工入职培训上,其余不太重要的工作推迟实施。
5月份开始根据实际情况适度减少招聘工作量,加强其他工作;
1.3请领导及各部门积极配合行政部完招聘工作
年后行政部人单力薄(人事行政经理暂空缺,人事主管休产假,行政专员休婚假,前台文员休年假),需要请求公司领导大力支持,请求相关领导配合完成招聘面试工作,行政部适当精简招聘面试流程;
1.4在花名册中增加一栏,备注好入职员工的招聘渠道及来源,为统计、分析各招聘渠道的使用效果提供信息支持。
2、加强试用期员工的管理
为避免试用期员工流失给公司带来大量招聘成本及人工成本,需请求公司领导及各部门管理人员配合行政部做好试用期员工的管理及培训。
定期对试用期员工进行谈话,激励及帮助新员工尽快融入公司,适应工作。
加强各部门与行政部的沟通,及时了解新员工的工作状况及动态,共同做好试用期员工的管理。
在招聘工作量较少时,主动不定期找试用期员工的指导老师或直接上级了解新员工的工作状况及表现,找试用期员工谈话,加强对试用期员工的了解及管理,并形成书面记录,及时向领导汇报试用期管理动态。
3、加强企业文化建设,增强员工凝聚力。
良好的企业文化及工作氛围是一个企业发展必不可少的,良好的企业文化不仅可以不断推进企业发展,更能优化企业氛围,形成良好的企业精神;
3.1在2014年开展的员工活动基础上,2015年将根据具体实际需要定期开展员工活动,并不定期开展员工各项比赛及户外活动,适当对员工进行企业文化宣讲,丰富企业文化宣传栏,加大力度组织员工投稿,加强企业文化建设,加大宣传力度;
3.2加强与大地俱乐部成员的沟通与交流,积极动员及配合XX俱乐部组织各类员工活动;
3.3注意搜集员工动态信息,关注员工的想法及建议。
整理好并提出有针对性的解决方案,向领导汇报;
3.4做好离职员工的面谈工作,了解员工离职的真实原因,并做好相关记录,对离职原因做好分类。
在花名册中增加一览,除注明离职类型外,还需注明具体离职原因。
做好离职原因统计分析,有利于我们及时寻找到对应的解决方案,减少人才流失,为以后的招聘提供更多信息支持,增加招聘的准确性。
3、建立培训体系框架及年度培训计划雏形
3.1根据公司现状,需完善公司培训体系建设,形成培训管理制度,建立内部培训讲师队伍。
完善新员工试用期“传、帮、带”制度,逐步完善起储备人才培训体系;
3.2制定2015年全年培训计划,入职及通用、管理、销售、客服专业识等的多方面培训。
要求各部门内部制定部门内部培训计划,培养培训讲师,并严格按照培训计划执行;
3.3监督各个部门培训开展情况,定时根据培训计划跟进培训执行情况,并收回培训记录及培训考核相关资料;
3.4加强对中层管理人员的培养,定期对中层人员进行管理方面的培训,使其更好的完成部门管理工作,培养下属能力,打造优秀团队;
3.5按照内训师相关制度执行内部培训,培训师要提前上交培训课件并制定相应的培训试题,使员工在培训以后能进行正常的培训效果检验,同时行政部还会定期对培训需求及培训效果进行调查,尽量保证培训效果,定期查找不足;
3.6增加培训的投入,将培训课程进行录制,将优秀的培训课程及教材进行归档管理,形成培训资源库;
3.7着手建立及完善网上培训教育。
目前已经申请好免费的云课堂,需花时间为员工开通账号和设置权限,完善培训教材。
若需要更多、更完善的服务,则需要付费购买。
云课堂网址:
管理员账号:
admin密码:
123456
4、健全劳动合同管理
为防止因劳动合同签订不规范带来的劳动纠纷,在2015年中健全劳动合同管理,在劳动合同签订时,告知员工劳动合同中的重要条款,并根据实际情况填写相关内容。
4.1在人事专员及行政文员岗位工作细则中写明相关规定,每月5日检查《花名册》中下月合同到期人员名单,并在合同到期前50天与相关领导确认《劳动合同》续签事宜,并根据相关意见提前35天通知员工进行续签或不续签办理离职手续;
4.2在工作细则中规定,员工入职第2周制作《劳动合同》,员工入职满2周通知员工进行《劳动合同》签订。
外派及出差员工则提前办理《劳动合同》签订,各分公司则由分公司相关人员协助办理,要求员工签订《劳动合同》当时必须亲自按要求签字及按压手印,并严格执行《劳动合同》签收制度;
4.3新员工进行《劳动合同》制作及签订前,先跟相关领导人确认意见,是否签订《劳动合同》,特殊的岗位及人员按要求签订雇佣协议、顾问协议等协议。
5、做好薪资计算,完善薪酬管理制度
5.1每月及时完成薪资资料的收集,将工资及时、准确无误计算出来;
5.2根据现有《薪酬福利制度》,在新的行政部经理及相关领导的指导下,完成《薪酬福利制度》的修改与完善,促使《薪酬福利制度》不断满足公司发展及激励员工的需要;
5.3完善各员工调薪记录登记,为领导调整员工薪酬提供相关依据。
并制作出工资计算细则,确定各相关资料收集及提交的时间节点。
使工资计算及相关注意事项更加清晰明了,确保工资准时、无误发放。
6、继续完善制度体系,监管落实情况
规章制度是企业管理的重要基础和保障,针对现在制度不健全等情况,进行
企业制度完善,对已有制度存在的问题进行改进,欠缺的制度进行制定,并按照相关要求下发各部门培训,培训后进行笔试,确保每个员工知晓公司基本制度,对于制度执行不到位的部门视情况进行警告或处罚。
对于新入职员工要做到制度培训及时,培训相关资料务必存档,严格监管各部门制度落实情况。
7、建设及完善绩效管理实施的环境
根据目前员工反馈的情况,不明确公司绩效考评标准及考核方法,需要对公司的绩效管理制度进行梳理及完善。
绩效管理是把双刃剑,做不好就会引发诸多负面效果。
绩效管理的建设与完善是一个长期的过期,不能操之过急,需要公司全体成员一起参与,共同商讨考核目标、标准的制定。
2015年应该以营造适合绩效管理实施的环境为主,我随时准备协助新经理、新同事做好公司绩效管理。
以下是我一些不成熟的想法和建议:
7.1组织及培训员工写工作日志,根据公司发展战略、经营目标及员工的工作日志、工作周报与各部门主管领导共同探讨员工岗位说明书的修订,明确岗位工作要求及职责并制定相应的绩效考核指标及标准,从而制定相应的绩效考核办法;
7.2在招聘淡季由行政部配合着手对各部门员工的岗位说明书进行修订及完善,行政部负责培训各部门管理人员进行岗位分析及岗位说明书撰写,各部门修订出新的岗位说明书之后,行政部负责整理,提取关键信息,将岗位说明说进行规范化;
7.3招聘绩效管理丰富的管理人员参与公司的绩效管理建设及完善,在新的岗位说明书及绩效管理出台后,由行政部组织员工进行学习,并做好培训签名及考核。
绩效管理制度及考核办法先进行局部试运行,试运行过程中严格执行绩效管理的“PDCA循环”,试运行成功后再考虑全面实施;
7.4行政部负责监督各部门落实新的管理制度及考核办法,及时组织员工进行绩效沟通与辅导,收集绩效反馈意见,对绩效管理制度进行修改与完善。
从而实施相应的、公平合理的奖惩措施,奖优罚劣,营造全长员工积极向上、努力工作的工作氛围。
8、完善员工晋升体系,制定内部晋升制度
一个公司为满足企业发展的需要,单单依靠外部招聘人员是远远不够的,必须同时建立健全内部晋升体系,才能有效的满足公司需求,同时可以更好的稳定员工,给员工成长和发展的机会。
公司目前对员工的晋升与培养的意识较强,但尚未制定一套健全的员工晋升制度,形成完善的员工晋升体系。
建立内部员工推荐体制,规范人才聘用标准,定期根据岗位需求开展内部竞聘非常有必要。
个人建议,符合条件的人员可根据个人意愿自行报名也可由部门相关领导推荐,为有能力的员工提供一个自我展示的机会和平台。
员工晋升后及时进行考核和培训,促使员工尽快适应新岗位的工作。
行政部
XXX
2015年2月4日
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