《公文的制作与处理综合实训》学生学习手册范文.docx
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《公文的制作与处理综合实训》学生学习手册范文
《公文的制作与处理综合实训》
学生指导手册
(2013年版)
南京工业职业技术学院
文理学院
综合实训项目学生指导手册
一、综合实训项目名称
《公文的制作与处理综合实训》
二、综合实训学习目标
通过案例形式密切联系实际,学生能够利用计算机写作平台熟练地完成规定文种的写作任务,切实提高秘书写作技能和计算机操作能力。
三、对学生学习的要求
在实训课程中,学生首先应认真阅读案例文本,听取教师对案例的讲解与情况分析;通过实训写作练习,学生能够根据实际工作的需要,选择使用不同的文种;作业修改环节,学生应结合教师的点评,通过对作业反复修改和完善,真正把握常用文书的外在格式和内在要素模式,从而能够更好的适应未来工作的需要。
四、综合实训工作要求
1.实训组织安排
根据实际人数,班级分为7-8个小组,每个小组选出一名写作功底较好的学生作为组长。
课上学生以小组为单位,对彼此的作业进行修改;对老师提出的问题进行讨论。
2.现场管理规范
(1)设考勤员每天负责考勤,并报告考勤情况,在告知清楚的前提下无故迟到3次实训成绩最高只能给及格,旷课1次,实训无成绩。
(2)学生在班长、小组长的监督下,维持机房环境的整洁卫生,下课时能按照要求退出系统,正确关机。
(3)明确告知学生在实训场所的纪律,包括工作态度、工作程序、作业要求与作业记录要求等。
五、学生成绩评定
本课程考核主要通过案例及场景模拟,考查学生能否将所学的专业知识转化为职业技能,考查学生的写作能力、表达能力、分析能力、应变能力和计算机应用能力等。
具体考核办法如下:
根据所提供的案例,可以个人操作,也可以分组进行。
1、文档分(60%):
根据案例内容,能正确选用文种,格式规范,内容正确、完整,条理清楚,表意精确,语言流畅。
2、创新分(10%):
根据案例内容及模拟场景,所用各种应用文体创意新颖,操作实效。
3、态度分(10%):
积极参与模拟实训,工作主动、投入。
4、团体分(10%):
小组能提出最佳优化方案,体现出较好的团队合作精神,合作能力强。
5、综合分(10%):
实训报告的总体质量符合实训要求。
六、综合实训项目计划安排(共48课时)
实训时间
实训地点
实训内容
实训方式
课时安排
负责老师
待定
教五422机房
公文的制作
1、教师示范
2、分组练习
3、个别指导
5
待定
文秘实训室
1、公文与文书的基本联系与区别;
2、公文的基本类型及公文处理的基本程序和基本要求。
1、教师讲解
2、分组练习
3、个别指导
5
待定
待定
1、请示的撰写;
2、批复的撰写;
3、报告的撰写。
1、教师讲解
2、学生练习
3、教师点评
5
待定
待定
1、通知的撰写;
2、函的撰写;
3、会议纪要的撰写。
1、教师讲解
2、学生练习
3、教师点评
5
待定
教五422机房
按公文写作格式把前两次课的作业制作成符合要求的电子文案。
1、学生练习
2、个别指导
3、教师点评
4
待定
待定
1、计划的撰写;
2、总结的撰写。
1、教师讲解
2、学生练习
3、教师点评
5
待定
待定
1、讲话稿的撰写;
2、会议记录的撰写;
3、简报的撰写。
1、教师讲解
2、学生练习
3、教师点评
5
待定
待定
1、可行性研究报告的撰写;
2、说明书的撰写。
1、教师讲解
2、学生练习
3、教师点评
5
待定
待定
1、请示的撰写;2、批复的撰写。
3、函的撰写;4、报告的撰写。
5、意见的撰写;6、说明书的撰写;
7、计划的撰写;8、新闻的撰写;
9、广告的撰写。
1、教师讲解
2、学生练习
3、教师点评
6
待定
教五422机房
按公文写作格式把周四课的作业制作成符合要求的电子文案。
1、学生练习
2、个别指导
3、教师点评
3
七、综合实训项目实施细节
实训1
公文的制作
一、内容
实训材料:
宁波市外贸局决定于2005年12月5日召开一次市外贸工作会议,传达、贯彻省外贸局对当前外贸工作的指示,布置明年的工作。
通知的发文字号:
浙外字(2005)8号;主送机关:
各区、县外贸局、市直外贸公司;抄送:
省外贸局、市府办公厅。
二、训练目的
教会学生如何运用网络制作公文
三、训练方式
上机操作、案例练习
四、练习作业
教师随机抽取几种公文的电子文本,学生们上机按要求制作标准公文。
五、课时
5课时
实训2
公文办理
一、内容
公文办理。
二、训练目的
通过训练,熟悉公文与文书的基本联系与区别,掌握公文的基本类型及公文处理的基本程序和基本要求。
三、训练方式
1、教师准备8-10种文书(含公文);
2、学生分组,讨论、判断,进行专业分类;
3、以1-2种公文为例进行收发文处理训练。
四、项目能力培养体现
国家公文认识训练→公文处理能力(程序规范训练)→国家标准意识强化→公文撰写能力。
五、训练环节与对应能力训练
(一)公文材料分类(结合公文自动排版系统软件进行认识训练)
1、公文类型
公务文书:
通用公文、专用公文、公务常用文
行文规则分类:
行文规则:
1.行文关系:
上行文、平行文、下行文;2.行文方式:
逐级行文、多级行文、越级行文、直达行文
2、对提供的8-10种公文进行分析、分类。
对应能力训练:
公文基本认识,公文标准,秘书软件应用能力。
(二)公文处理程序操作训练
1、收文处理程序训练:
签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁。
重点操作熟悉前六个环节。
2、发文处理程序训练
拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、印记、分发、传递、归档、销毁。
重点熟悉前七个环节。
对应能力训练:
公文处理基本技能(规范性训练),公文撰写能力。
六、实训材料:
仔细阅读所给材料,回答下面两个问题:
卢主任的信息很及时,试从信息搜集、加工、处理方面设想下下卢主任此前信息工作的流程;
小张对信息工作的深层思索应是什么?
小张是刚从大学毕业分配来的某厂办公室秘书。
虽然他早就听人说过信息是资源、是财富,但究竟它的价值有多大、对领导决策起多大作用,总感到说不清。
在一次领导办公会上,办公室主任让小张做记录,他才对信息工作有深刻的了解。
会上,管设备的副厂长提出技术改造方案,以提高企业的竞争力,要求把刚刚收回的一大笔资金重点投放到购买机械设备上。
管财务、管生产的副厂长都表示支持。
当厂长正要拍板决断时,卢主任说他有点不同看法,领导们的目光一齐转向了他。
“我先说几条信息请领导思考:
一是我国粮食进入市场,粮价上调趋势十分明显;二是国际上几个主要粮食进口国和粮食进口量大的国家今年均遭自然灾害,国际性粮食欠收趋势已定;三是供应我厂工业粮食原料的产粮区今年都遭到严重的水灾;第四,今年又是乡镇企业发展很快的一年,这些乡镇企业不少是利用其资源优势从事投资少、见效快的食品和酿酒业,都将以粮食为原料。
根据以上情况,我预计:
近期粮价必上涨,而且上涨幅度较大,可能每公斤原料用粮上涨0。
2—0。
5元;我厂每年工业原料用粮10万吨,按每公斤原料用粮上涨0。
3元计算,每吨将上涨300元,10吨就是3000元,全年就是3000万元!
因此,我建议:
当务之急是在粮食涨价前购进原料,这样可以降低成本,提高竞争力,获得可观的经济效益。
然后再把获得的盈利投入技术改造。
由于经济实力强,我们的技术改造的起点可以更高,做好能达到国际先进水平。
这样,就为我们的产品参与国际市场竞争打下了坚实的基础……”
卢主任的发言结束后,会场一片寂静。
领导们有的拿出计算器,仔细地算着;有的掏出钢笔,在本子上写着;还有的在深思。
。
。
。
。
。
厂长发话了:
“老卢提出了一个值得我们深思的问题。
我同意他对粮食价格变化所作的分析和预测。
摆在我们面前的问题,是先搞基本建设和技术改造,还是先购进即将涨价的原料,取得经济效益后再以更大的投入进行高起点的技术改造。
请大家对这两个方案议一议。
”
经过反复比较、分析,厂领导最后采纳了卢主任的意见。
后来的事实证明,卢计任的预测是正确的,他的方案使企业获得了巨大的利润。
小张敬佩地对卢主任说:
“看来信息是金钱的说法一点不假!
”卢主任说:
“信息变化极快,信息工作无止境。
这次我们虽然从大量信息中淘出了一些金沙,但不知还有多少金矿等待我们去开掘、去淘洗、去利用。
稍一马虎,它就会从你眼皮底下溜走。
”
卢主任的话,把小张引入了对信息工作的深层思索……
七、结果性材料与成绩考核
1、完成公文材料分类书面报告,50%;
2、运用专业软件撰写1-2种公文各一则,标准编排,书面成文,50%。
八、实训课时
5课时
行政事务文书实训模块
行政事务类公文是指一个单位处理各种公务中表达意图、陈述意见、记载事务而形成的体式完整统一的书面材料。
基本要求:
1、格式比较固定、规范。
2、适用于不同范围,有特定的对象。
3、时间性强,内容切实具体,语言准确、朴实、精练。
实训3
报告·请示·批复(材料一)
一、内容
(一)知识点
1、报告是用于下级向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议、回答问题或报送文件、物件的一种陈述性公文。
报告属于上行文。
2、请示是下级机关向上级机关请求批准或指示时使用的一种呈批性公文。
请示属于上行文。
3、批复是上级机关答复下级机关请示事项时使用的一种回复性公文。
批复属于下行文。
二、实训材料
某商贸集团总公司是省属的集化工、电子、服装、原材料、副食品等进出口贸易于一体的大型国有企业。
目前拥有分公司15家,总资产近150亿元,在职职工近5万人。
在开发国内外两个市场中不断发展壮大。
商贸集团第五分公司主要经销副食品。
几年来,随着城乡人民生活水平的不断提高,第五分公司的市场前景越来越广阔,分公司的规模也不断扩大。
2010年,第五分公司所属的一个副食品冷库,需要扩建。
根据有关人员反映,自2006年以来,由于市场经济的迅速发展,农村许多地方办起了养殖场、鱼塘等,有的实行了联营,鲜肉、鲜蛋、鱼虾等副食品大量增加,极大地丰富了菜篮子。
但原有冷库不能满足需要。
他们想在分公司所在地的东望县再建一个冷库,面积为90×60㎡,这样,可储存鲜肉、鲜蛋、鱼虾等近200吨,还想进口部分冷冻设备。
请求总公司拨款800万元。
若有可能,将于今年(2012年)破土动工,争取明年下半年投入使用。
第五分公司将选派一名有经验有能力的副经理分管此项工作。
商贸集团总公司接到第五分公司的请示后,当即予以回复。
希望分公司接此文后,即同当地有关部门协商,在保障安全的前提下,选好建库地址,按期投入使用。
所拨资金要专款专用,不得超支。
作为扩建冷库的专用资金,进口高级冷库设备不合适,需要的外汇太多,而且懂得外国冷冻设备安装和调试的技术人员也不好找。
要求拨800万元建一个冷库,标准太高。
因为国家资金有限,标准太高,也无太大必要,所以,只拨给建筑款项500万元。
随着市场经济的发展和我国已经加入WTO,扩建冷库很有必要。
款不够,可采用其它办法筹款,你们自行安排,但要符合国家政策。
第五分公司接到总公司批复和建筑款后,当即派王副经理负责此项工作。
第五分公司采取股份办法,自筹资金100万元。
王副经理组织一干人马,经过严格的招标后,确定由本省建筑工程公司第三建筑队负责施工。
工程于2010年3月破土动工,2011年7月10日竣工。
然后,又用了近20天时间布置、安装、调试设备,该冷库于2011年8月1日正式投入使用。
该冷库建在东望县南郊,西邻火车站,东邻108国道,交通运输便利。
该冷库占地面积为80×50㎡,分上下两层,四个区域,分别储存肉类、蛋品、海鲜等,储藏量可达200吨。
分公司又自筹资金,购置了一套国产冷冻设备,冷冻效果很好,扩大了市场销售量。
该冷库投入使用3个月来,营业收入就比去年同期增长了20%,极大地鼓舞了干部和职工。
职工纷纷表示,要以更大的热情投入工作,为了公司的发展,不怕苦和累。
第五分公司的经理非常高兴,于2011年11月,写报告向总公司汇报了这些情况。
实训要求
1、根据案例内容,以第五分公司的名义写一份主送给商贸集团总公司的请示。
2、根据案例内容,以商贸集团总公司的名义写一份给第五分公司的批复。
3、根据案例内容,写一份第五分公司向总公司汇报建冷库情况及投入使用后情况的报告。
三、训练目的
通过集中训练,强化学生对请示、批复、报告三种常用公文文体的掌握。
在实际工作中,可以根据相关需要写出符合规范的公文。
四、训练方法
案例实训、点评法、作业互改法。
五、实训课时
5课时
实训4
通知·函·会议纪要(材料二)
一、内容
知识点
1、通知是机关、团体、企事业单位将某种规定、情况、事项传达给有关单位、人员时使用的一种公文。
2、函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题或向有关主管部门请求批准等所使用的一种公文。
3、会议纪要是记载、传达会议情况、议定事项和精神,要求与会单位共同遵守、执行的一种有纪实性和指导性的公文。
二、实训材料
深圳市中市区宏达百货股份有限公司是1999年注册成立的股份制企业。
公司现有职工1428人,企业总资产2.35亿元,2001年销售收入2.86亿元,预计2002年销售收入可达3.3亿元,实现利润2280万元。
由股份公司集资筹建的宏达商场新楼于2000年元月开业,总建筑面积17000平方米,营业面积8000平方米,经营商品品种2万余种。
为应对中国加入WTO以后所带来的严峻挑战,宏达百货股份有限公司董事会决定于2002年7月20日至21日在深圳中国大酒店商务中心会议室举行第三次董事会议。
会议由董事长蔡先生主持,副董事长唐先生与董事徐先生、张先生、王女士出席了会议。
会议首先听取了公司总经理李先生的述职报告。
李总经理向董事会重点报告了本公司在经营上对外开拓的近况。
他说,随着改革不断深入,对外开放不断扩大,公司在经营上正积极向着国际化方向发展,为此,特地成立了外引内联的专门工作机构,积极探索与国外企业合资、合作的途径。
目前已同日本、俄罗斯、匈牙利等国的贸易团体进行了接触,并取得了显著的成果。
先后与日本日新株式会社成立了博文美食有限公司;与匈牙利合资成立了天德尔儿童制衣有限公司,并在匈牙利占有一定范围的市场,形成了长期供货基地,为进一步发展对外贸易创造了条件。
但是,由于本公司没有小额贸易出口权,无法直接从事贸易出口、签定供货合同,以致我公司的产品不能及时、迅速地进入国际市场,失去了许多出口创汇的机遇。
为改变这一状况,适应形势的需要,增强股份制企业的活力,参与国际市场竞争,公司已向所属中市区人民政府申请小额贸易出口经营权,并得到了区人民政府的批准,但还得经深圳市经贸委准允。
因此,深圳中市区人民政府已于2002年7月12日向深圳市经贸委去函申报。
董事会对李总经理的工作业绩感到满意。
会议着重讨论了中国入世后对国内百货业所带来的冲击,提出了应对挑战的策略。
总经理李先生提出要引进国外新技术,建立现代化的物流中心,可以降低经营成本;副董事长唐先生认为公司应该采取灵活多样的经营方式,除了办商场,零售、批发并举,还要通过举办展销会、技术交流会等适于引进技术与信息的方式开展业务,还应举办不同类型的培训班,造就人才;蔡董事长指出,要重视并运用现代化管理手段,信息+人才+管理(包括决策)=效益。
本公司要通过各种途径聘请中高级管理人才,引进国外先进的管理方法,并要筹建信息部,以便及时掌握国际商贸最新信息。
以上意见均得到与会者的认同,并要求有关职能部门具体实施。
实训要求
1、根据案例内容,写一份宏达百货股份有限公司关于召开第三次董事会的通知。
2、根据案例内容,以深圳市中市区人民政府的名义写一份给深圳市经贸委关于宏达百货股份有限公司申请小额贸易出口权的函。
3、根据案例内容,写一份宏达百货股份有限公司第三次董事会的会议纪要。
三、训练目的
通过集中训练,强化学生对通知、函、会议纪要三种常用公文文体的掌握。
在实际工作中,可以根据相关需要写出符合规范的公文。
四、训练方法
案例实训、点评法、作业互改法。
五、实训课时
5课时
实训5
计划·总结(材料三)
一、内容
知识点
1、计划是国家机关、社会团体和企事业单位对一定时期内的工作预先提出目标、要求、措施及安排而使用的一种实用性文体。
2、总结是国家机关、社会团体和企事业单位等对过去某个时期、某个方面的工作进行回顾和评价,通过分析、研究,从中找出经验教训,引出规律性的认识,以明确今后工作方向的一种实用性文体。
二、实训材料
朝阳钢材有限责任公司是一家老牌大型国有企业,该公司占地面积25000平方米,固定资产雄厚,职工数万人,但多年来,由于没有从根本上改变管理体制,企业背上了沉重的包袱。
近年来虽有改革举措,但效果并不明显,公司仍然连年亏损。
国家对国企改革一直予以极大的关注,1999年出台了“债转股”方案,这是对大型国有企业改革的有力政策支持,也是一个解决企业体制问题,明晰产权的极好措施。
朝阳钢材有限责任公司抓住“债转股”的契机,自上而下进行改革,努力使企业走出困境,办出特色,争取办成世界一流企业,一展中国国有企业的风采。
1999年底,国家主管部门确定了该公司实施“债转股”的方案,并要求该公司“债转股”后,2000年必须扭亏为盈。
省委也多次要求,“债转股”后,该公司要在扭亏为盈的基础上,再上新台阶,创出新水平。
实施“债转股”,对朝阳公司是一次机遇,但要在2000年实现扭亏为盈,却又是个严峻的考验。
1999年公司实际亏损15.4亿元,2000年要实现扭亏为盈,除了国家“债转股”减少的11.6亿元以外,还必须依靠企业自己的努力,增加经济效益3.8亿元。
这能达到吗?
面对重大压力,公司领导认识到,国家为企业实施“债转股”创造了积极的外部条件,企业自身也要争口气,一定要完成领导交给的任务,并为国有企业的深化改革做出尝试。
1999年11月,朝阳公司开始进入“债转股”程序,2000年,正式实施“债转股”方案。
为此,公司多次召开有关会议,讨论、部署实施“债转股”的工作。
公司领导一致认为,“债转股”是公司的头等大事,应该深入发动职工群众,使广大职工明确认识到,“债转股”关系着公司的前途命运,关系着职工的切身利益。
2000年能不能走出困境,不仅仅是经济问题,而是重大的政治问题,关系着国家“债转股”政策的成败,关系着国有企业深化改革的进程。
要使职工有重大的政治使命感,有高涨的工作积极性。
公司还应该积极开拓市场,努力提高市场份额。
公司必须牢固树立国内外市场一体化的观念,眼光不能只盯着国内市场,要敢于到国际市场与世界强手去竞争,所以,今后要加大对国际市场的开发力度;对国内市场,要强化服务观念,制订新的营销策略和措施,在全国各地建立销售服务网络,派销售人员和技术人员跟踪服务。
要求销售公司迅速出台新的营销方案。
讨论会上,公司领导还认识到,企业要想占领市场,必须以科技进步为动力,努力实现产品结构优化升级。
因此,公司要强化国家级技术中心的建设,建立并完善科技激励机制,以充分调动科技人员的积极性。
所以,科研开发部门也要制订出一套新的工作方案。
另外,公司的机制改革也势在必行,落后的企业制度已不适应新的形势。
要想提高管理水平,必须进行机构改革。
在改制的同时,企业必须实现内部机制的转换。
一方面,要分流裁员,实行干部人事制度改革。
人事部门要尽快拿出人事改革方案。
选拔干部可实行民主推荐、竞聘上岗、任前公示、目标考核等办法。
另一方面,要实行财务制度改革,财务部门也要制订出新的财务管理制度。
根据以上意见,各有关部门制订的新方案汇总到公司办公室,由公司制定出严密、具体的工作计划严格执行。
2000年,公司召开三次职代会,各分公司分别召开全体职工大会,反复讲形势,使广大职工充分认识到“债转股”的重要意义,职工群众的积极性空前高涨,全年主要工序产量全面超过设计能力。
2000年一举扭亏为盈,2001年第一季度,在上年指标已经大幅度提高的基础上,生产经营再创新水平。
三个主体厂的产量分别比上年同期提高15%、24.7%和32%。
在开拓市场方面,公司加大了对国际市场的开发力度。
2000年以来,先后取得了包括世界最大的汽车公司在内的8个国家大汽车公司的认证。
2000年出口钢材达10万吨,占全年销售总量的20%以上,其中出口美国的石油管材接近5万吨,约占美国进口量的三分之一。
目前,出口的国家和地区达到38个,2001年,将达到50个。
在国内市场,2000年,该公司的市场占有率由上年的36%上升到51%。
目前,该公司生产的产品稳定地占领了国内主要市场,用户对该公司的满意度不断上升。
这是由于该公司制订了科学的营销策略,实行了积极、主动的销售方案,所有销售人员都交纳风险金,实行风险抵押销售,然后,按销售业绩拉开分配差距。
这样,充分调动了营销人员的积极性。
同时,公司强化售后服务,派技术人员长住市场,不但及时解决用户的技术问题,而且能及时了解市场动向,反馈市场信息。
在开拓市场的同时,公司重视科技进步,迅速抢占科技制高点,用自己的高新产品去占领别人难以占领的新市场。
公司建立并完善了科技奖励机制,极大地调动了科技人员地积极性,新产品不断研制开发出来。
2000年,公司新产品产值占总产值的比例由1999年的27.4%上升到57%,一批新品种填补了市场空白。
根据用户急需,开发了高性能抗挤毁产品,申请了6项专利,年销售量预计万吨以上。
目前,公司的新产品已形成了五大系列,并形成了具有自主知识产权的产品体系,产品规格达140余种。
公司借鉴海尔经验,从2000年起,每年推出10万吨高技术含量、高附加值新品种投放市场,形成生产一代、研制一代、储备一代的格局。
同时,在全公司内深入开展了“生命工程”,瞄准日本、英国等世界一流水平,使产品质量全面接近和达到世界先进水平,并得到了权威检测部门和用户的认可。
在改制的同时,公司加大、加快内部机制的转换。
2000年,公司把辅助单位分流出去,实行独立核算,开拓公司以外的市场,形成新的经济增长点,在机关改革中,将原来的25个处室削减为13个,机关干部由原来的700人锐减为320人,初步形成了精简、高效、扁平化的管理模式。
选拔干部实施了民主推荐、竞聘上岗、任前公示、目标考核等办法,收到了较好的效果。
另外,加强了财务管理,实行了严格的财务预算及财务分析制度,每月上旬对上旬的成本、费用、资金、效益等情况进行全面分析,分解到每个二级单位,并排出名次;每月下旬,全面部署下个月的计划值。
这样,使全公司的资金流、物流、商品流都纳入了财务部门的监控之中。
而且,逐步推广到了各二级单位及作业区、班组。
公司还投资近3000万元,建设了CIMS计划机信息集成化管理系统,使公司的管理水平有了一个质的提高。
通过以上努力,公司全年实现了两个目标:
第一,实现了扭亏为盈目标,企业开始步入良性循环。
在经济效益大幅度增长的情况下,全年偿还本金4.5亿元,交纳养老保险金3000万元。
2000年不但扭亏为盈,还应股东要求,交付股权回购资金1500万元。
第二,公司实施“债转股”后,极大地鼓舞了士气,职工精神振奋,形成了一种“不言败”的气势。
职工认识到,国家实行“债转股”的重大意义,一定要把朝阳公司办成世界一流企业。
尽管2001年困难很大,既要超水平完成生产经营指标,又要完成重大技改工程,但各单位没有一个知难而退,任务很快分解下去。
不仅如此,公司从2001年2月份开始,就超前进行2002年生产经营准备,并提出用2002年的标准来完成2001年的工作,每月检查一次。
公司2001年实现工业总产值36亿元,同比增长26%;销售收入28亿元,同比增长10%;实现利润1亿元,同比增长128%。
一年多债转股的实践,不仅
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