邮件的格式范文.docx
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邮件的格式范文.docx
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邮件的格式范文
邮件的格式范文
邮件的格式范文
却在发出前
忘记检查主题。
二、关于称呼与问候
1.恰当地称呼收件者,拿捏尺度。
邮件的开头要称呼收件人。
在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。
关于格式,称呼是第一行顶格写。
3.Email开头结尾最好要有问候语
最简单的开头写一个HI,中文的写个你好或者您好,开头问候语是称呼换行空两个写。
结尾常见的写个BestRegards,中文的写个祝您顺利之类的。
若是尊长应使用
此致敬礼~。
注意,在非常正式的场合应完全使用信件标准格式,祝和
此致为紧接上一行结尾或者换行开头空两格,而顺利和敬礼~为再换行顶格写。
三、正文
1.Email正文要简明扼要,行文通顺。
若对方不认识你,第一件应当说明的就是自己的身份,姓名或你代表的企业名称是必须
通报的以示对对方的尊重,点名身份应当简明扼要,最好是和本邮件以及对方有关,主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。
Email正文应简明扼要的说清楚事情,如果具体内容确实很多,正文应只作摘要介绍,然后单独写个文件作为附件进行详细描述。
正文行文应通顺,多用简单词汇和短句,准确清晰的表达,不要出现让人晦涩难懂的语句。
最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件。
注意Email的论述语气
根据收件人与自己的熟络程度、等级关系;邮件是对内还是对外性质的不同,选择恰当的语气进行论述,以免引起对方不适。
201X年执业医师资格考试医学综合笔试临床执业医师口腔执业医师中医执业医师
尊重对方,请、谢谢之类的语气要经常出现。
3.Email正文多用1234之类的列表,以清晰明确。
如果事情复杂,最好
1、
2、
3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。
保持你的每个段落简短干练。
4.一次邮件交待完整信息
最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚,说准确。
5.尽可能避免拼写错误和错别字,注意使用拼写检查
这是对别人的尊重,也是自己态度的体现。
在邮件发送之前,务必自己仔细阅读一遍,检查行文是否通顺,拼写是否有错误。
合理提示重要信息
7.合理利用图片,表格等形式来辅助阐述。
对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件,单纯以文字形式很难描述清楚。
可以配合图表加以阐述。
四、附件
1.如果邮件带有附件,应在正文里面提示收件人查看附件。
附件文件应按有意义的名字命名,最好能够概括附件的内容,方便收件人下载后管理。
3.正文中应对附件内容做简要说明,特别是带有多个附件时。
4.附件数目不宜超过4个,数目较多时应打包压缩成一个文件。
5.如果附件是特殊格式文件,因在正文中说明打开方式,以免影响使用。
如果附件过大,应分割成几个小文件分别发送。
五、语言的选择和汉字编码
1.只要必要的时候才使用英文邮件。
尊重对方的习惯,不主动发起英文邮件。
3.对于一些信息量丰富或重要的邮件,建议使用中文,准确表达邮件中涉及的问题。
4.选择便于阅读的字号和字体。
中文用宋体或者新宋体,英文就用Verdana或者Arial字型,字号用五号或10号字即可。
不要用稀奇古怪的字体或斜体,最好不要用
背景信纸,特别对公务邮件。
六、结尾签名
1.签名信息不宜过多。
电子邮件消息末尾加上签名是必要的。
签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息,但不宜行数过多,一般不超过4行。
不要只用一个签名档
对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来,签名档应该进行简化。
过于正式的签名档会让对方显得疏远。
你可以在OUTLOOK中设置多个签名档,灵活调用。
3.签名档文字应选择与正文文字匹配,字号一般应选择比正文字体小一些。
七、回复技巧
1.及时回复Email
收到他人的重要电子邮件后,即刻回复对方一下,往往还是必不可少的,这是对他人的尊重,理想的回复时间是2小时内,特别是对一些紧急重要的邮件。
对每一封邮件都立即处理是很占用时间的,对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理,但一般不要超过24小时。
如果事情复杂,你无法及时确切回复,那至少应
该及时的回复收到,说明正在处理。
如果你正在出差或休假,应该设定自动回复功能,提示发件人,以免影响工作。
进行针对性回复
当答复问题的时候,最好把相关的问题抄到回件中,然后附上答案。
3.回复不得少于10个字
4.不要就同一问题多次回复讨论
如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次,这只能说明交流不畅,说不清楚。
此时
应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。
电子邮件有时并不是最好的交流方式。
对于较为复杂的问题,多个收件人频繁回复,发表看法,把邮件越RE越高,这将导致邮件过长不可阅读。
此时应立即对之前的讨论的结果进行小结,删减不必要的内容,突出有用信息。
5.要区分Repl和ReplAll
如果只需要一个人知道的事情只需单独回复。
如果你对发件人提出的要求做出结论响应,应该replall,让大家都知道,不要让对方帮你完成这件事情。
如果你对发件人提出的问题不清楚,或者有不同的意见,应该与发件人单独沟通,讨论好了再告诉大家。
不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。
点击回复全部之前,要再三确定。
主动控制邮件的来往
为避免无谓的回复,浪费资源,可在文中制定部分收件人给出回复,或在文末添上以下语句:
全部办妥、无须行动、仅供参考,无需回复。
八、正确使用发送、抄送、密送。
要区分TO和CC还有BCC
1.TO的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的,理应对邮件予以回复响应。
而CC的人则只是需要知道这件事情,CC的人没有义务对邮件予以响应,当然如果CC的人有建议,当然可以回复。
3.而BCC是密送,即收件人不知道BCC为何人。
用在特殊情况。
4.TO,CC中的各个收件人的排列应遵循一定的规则。
比如按部门、按等级从高到低或从低到高都可以。
5.只给需要信息的人发送邮件,不要占用他人的资源
转发邮件要突出信息
感谢能与领导有会面之缘,但愿您能抽暇审阅我的求职信;并期盼能加入到贵公司的行列之中,和同事们风雨同舟,与时俱进!
近日获悉贵公司征聘设计师职位,我对设计这个行业有着十分的兴趣和爱好,也相信自己凭着对此行业的浓厚兴趣和热爱,通过进一步的学习和锻炼,能胜任设计师这个职位。
我的相关情况如下:
201X至201X年毕业于安徽广播电视大学芜湖分校,电子商务专业,在校期间就对设计行业非常的渴望,曾自学3Dsmax、AutoCAD、Photoshop、Dreameaver,还了解CorelDRAW、Illustrator,并且对这些设计软件非常的爱好,对自学的那些已掌握了一些基本的操作,能绘制一些基本的实物图,然而我并没有满足,更没有放弃,还一直在自学。
只可惜自学总归自学,并不能完全掌握,所以一直都在寻找一个能实践的平台,希望自己能如愿以偿!
另外,我虽不是计算机专业,但自信对计算机的了解和操作不比计算机专业的学生差!
在校学习的课余时间里,只要是谈论或者实践有关计算机方面的知识,我都会与学友一起讨论和学习!
那时就已熟练掌握Offie办公软件,曾在社区做过兼职文员。
学习之余还通过在网上了解电脑知识,代朋友组装了一台在当时配置很好的电脑,从而也就使自己在电脑硬件知识方面有了很大提高!
现在已毕业一年多的我,也有过一些工作经历,做过销售员、商场管理、售后服务、电脑技术员。
其中最喜欢的就是电脑技术员了,主要是电脑系统及软件和企业网络的的维护,虽然也学了些东西,但感觉学的还是太少了,简直就是九牛一毛,所以就还一直在寻找一份与电脑和设计相关的工作,朝着自己最感兴趣最有潜力的方向去发展!
今日得知贵公司有与此相关的工作岗位需要招人,就以最大的诚心和信心来送交自己的简历和求职信,我相信以自己对工作认真负责的态度,以自己比较深厚的基础和专业爱好跟兴趣,凭着对自己负责的心理和有着十足的信心把工作做好的决心,再加上您公司能录用我,给我提供平台的上好条件,我肯定能胜任此工作职位,并且相信贵公司能让我拥有施展才能的另一片天空,我也会通过自己的努力让贵公司的事业更上一层楼。
随信附有我的个人简历。
如有机会与您面谈,我将十分感谢。
即使贵公司认为我还不符合你们的条件,我也将一如既往地关注贵公司的发展,并致以最诚挚的祝愿。
期盼您的回音!
此致
敬礼~!
邮件的格式范文2
尊敬的领导:
您好!
。
请示报告的格式及范文
请示报告的格式
一、标题:
制发机关名称+事由+请示。
二、正文:
1、请示的原因:
陈述情况,阐述理由,讲情必要性和可能性,最后用“为此,请示如下”。
2、请示的事项:
写明请示要求,如请求物资要写明品名、规格、数量,请求资金要写明金额。
三、结尾语:
多用“上述意见,是否妥当,请指示”。
“特此请示,请予批准”,“以上请求,请予审批”,“以上请示,请予批复”,“以上请示,如无不妥,请批转各部门执行”等语。
购买办公设备的请示报告
尊敬的领导:
按照市委工作部署,今年4月底前我县要需要完成20个村的实地测绘,工作量非常巨大,但我局目前所用设备均为97年前购进,非常落后,已远无法适应工作需要,根据工作要求,现需购买BR-8新型测绘仪器6台,GF9型绘图仪1台,大型打印、复印机1台,特此报告,请领导批示拨付所需资金12万元。
此致
敬礼!
申请人:
XXX
申请日期:
XX年XX月XX日
工作调动请示报告范文
xxx教育局:
我于20XX年从xx学校毕业后分配在xx区从事教育工作,在xx小学工作四年后,于20XX年7月调至xx小学工作至今。
因本人工作的xx小学与家较远、丈夫不在市区工作等原因,导致小孩年幼无法照顾等实际困难,特向领导提出申请,将本人调到离家较近的xx路第一小学工作。
20XX年12月,我与在xx县上班的爱人结婚。
20XX年我们按揭在xx县购置了房屋。
我的父母在xx市居住,爱人的父母在xx县居住,均因年事已高,不能来xx区与我们一起居住,不能给我们提供任何帮助。
我们的儿子今年4岁,现在市保幼院读书,我们工作繁忙,根本无法亲自接送。
因为丈夫从事公安工作,无暇顾及家庭,教养儿子,以及家务劳动,都由我独自承担。
因我们家至xx小学较远,长期以来,我一直在学校与家庭间奔波,疲倦之极,实在难以支撑。
为解决家庭实际困难,免除后顾之忧,更好的投身工作,我希望就近调入大公路第一小学工作。
请领导批准。
此致
敬礼!
申请人:
XXX
申请日期:
XX年XX月XX日
报告定义及格式
报告使用范围很广,日常生活中一般用于商务和政府工作,特指下级向上级汇报工作。
下级按照上级部署或工作计划,每完成一项任务,一般都要向上级写报告,反映工作中的基本情况、工作中取得的经验教训、存在的问题以及今后工作设想等,以取得上级领导部门的指导;报告一般具有汇报性、陈述性、单向性、事后性和沟通性五个属性;它主要包括例行报告、调查报告和专题报告等。
1基本格式
(1)标题:
包括事由和公文名称。
(2)上款:
收文机关或主管领导人。
(3)正文:
结构与一般公文相同。
从内容方面看,报情况的,应有情况、说明、结论三部分,其中情况不能省略;报意见的,应有依据、说明、设想三部分,其中以建设想不能省去。
从形式上看,复杂一点的要分开头、主体、结尾。
开头使用多的是导语式、提问式给个总概念或引起注意。
主体可分部分家二级标题或分条加序码。
(4)结尾:
可展望、预测,亦可省略,但结语不能省。
(5)打报告要注意做到:
情况确凿,观点鲜明,想法明确,口吻得体,不要夹带请示事项。
(6)注意结语:
呈转报告的要写上“以上报告如无不妥,请批转各地参照执行。
”最后写明发文机关,日期。
2写作特点
(1)内容的汇报性:
一切报告都是下级向上级机关或业务主管部门汇报工作,让上级机关掌握基本情况并及时对自己的工作进行指导,所以,汇报性是“报告”的一个大特点。
(2)语言的陈述性:
因为报告具有汇报性,是向上级讲述做了什么工作,或工作是怎样做的,有什么情况、经验、体会,存在什么问题,今后有什么打算,对领导有什么意见、建议,所以行文上一般都使用叙述方法,即陈述其事,而不是像请示那样采用祈使、请求等法。
(3)行文的单向性:
报告是下级机关向上级机关行文,是为上级机关进行宏观领导提供依据,一般不需要受文机关的批复,属于单项行文。
(4)成文的事后性:
多数报告都是在事情做完或发生后,向上级机关作出汇报,是事后或事中行文。
(5)双向的沟通性:
报告虽不需批复,却是下级机关以此取得上级机关的支持指导的桥梁;同时上级机关也能通过报告获得信息,了解下情,报告成为上级机关决策指导和协调工作的依据。
3专题报告
专题报告是指向上级反映本机关的某项工作、某个问题或某一方面的情况,要求上级对此有所了解的报告。
所写的报告要迅速、及时,一事一报。
呈报、呈转要分清写明。
专题报告与调查报告有一些类似,都是主要针对某个事实或论点而展开论述,不过专题报告没有调查报告要求的扩展面更加广泛,论述的深度和广度要求较低。
4调查报告
调查报告是对某项工作、某个事件、某个问题,经过深入细致的调查后,将调查中收集到的材料加以系统整理,分析研究,以书面形式向组织和领导汇报调查情况的一种文书;主要分为介绍典型经验类、
揭露问题类、反映新生事物类和社会情况类的调查报告。
5例行报告
主要指日报、周报、月报、季报和年报等,常见于工作生活中,用于工作直属下级对上级汇报制定时间段的工作安排,报告内容除了要反应这段时间的工作完成进度和结果之外,还要说明工作中所发生的情况、经验、体会、存在的问题和问题解决的办法,写作的方法一般采用记叙的方式,要求要全面而言简意赅。
请示报告格式范文
请示报告是机关、事业和企业单位在公文往来中经常用到的重要评议体之一。
主要用于向上级机关请求指示、请示批准某一事项。
一是时间性较强。
请示的事项一般都是急需明确和解决的,否则会影响正常工作,因此时间性强。
二是要一事一请示。
三是通常主送一个机关,不多头主送,如需同时送其他机关,应当用抄送形式,但不得在请示的同时又抄送下级机关。
四是应按隶属关系逐级请示,一般情况不得越级请示,如确需越级请示,应同时抄报直接主管部门。
请示报告格式:
一、标题:
制发机关名称+事由+请示。
二、正文:
一请示的原因:
陈述情况,阐述理由,讲情必要性和可能性,最后用“为此,请示如下”。
二请示的事项:
写明请示要求,如请求物资要写明品名、规格、数量,请求资金要写明金额。
三、结尾语:
多用“上述意见,是否妥当,请指示”。
“特此请示,请予批准”,“以上请求,请予审批”,“以上请示,请予批复”,“以上请示,如无不妥,请批转各部门执行”等语。
购买办公设备的请示报告范文
尊敬的领导:
按照市委工作部署,今年4月底前我县要需要完成20个村的实地测绘,工作量非常巨大,但我局目前所用设备均为97年前购进,非常落后,已远无法适应工作需要,根据工作要求,现需购买BR-8新型测绘仪器6台,GF9型绘图仪1台,大型打印、复印机1台,特此报告,请领导批示拨付所需资金12万元。
申请部门:
申请日期:
工作调动请示报告范文
xxx教育局:
我于20XX年从xx学校毕业后分配在xx区从事教育工作,在xx小学工作四年后,于20XX年7月调至xx小学工作至今。
因本人工作的xx小学与家较远、丈夫不在市区工作等原因,导致小孩年幼无法照顾等实际困难,特向领导提出申请,将本人调到离家较近的xx路第一小学工作。
20XX年12月,我与在x县上班的爱人结婚。
2012年我们按揭在xx巷购置了房屋。
我的父母在xx市居住,爱人的父母在x县居住,均因年事已高,不能来xx区与我们一起居住,不能给我们提供任何帮助。
我们的儿子今年4岁,现在市保幼院读书,我们工作繁忙,根本无法亲自接送。
因为丈夫从事公安工作,无暇顾及家庭,教养儿子,以及家务劳动,都由我独自承担。
因我们家至xx小学较远,长期以来,我一直在学校与家庭间奔波,疲倦之极,实在难以支撑。
为解决家庭实际困难,免除后顾之忧,更好的投身工作,我希望就近调入大公路第一小学工作。
请领导批准。
此致
敬礼!
申请人:
xxx
申请日期:
请示报告分类
第一类
请求指示的请示。
此类请示一般是政策性请示,是下级机关需要上级机关对原有政策规定作出明确解释,对变通处理的问题作出审查认定,对如何处理突发事件或新情况、新问题作出明确指示等请示。
第二类
请求批准的请示。
此类请示是下级机关针对某些具体事宜向上级机关请求批准的请示,主要目的是为了解决某些实际困难和具体问题。
第三类
请求批转的请示。
下级机关就某一涉及面广的事项提出处理意见和办法,需各有关方面协同办理,但按规定又不能指令平级机关或不相隶属部门办理,需上级机关审定后批转执行,这样的请示就属此类。
由标题、主送机关、正文、发文机关、日期五部分组成。
请示的正文,主要由请示的原因、内容、要求三部分组成,请示时应将理由陈述充分,提出的解决方案应具体,切实可行。
自查报告格式
自查报告是单位或部门以及个人在一定的时间段内对执行某项工作中存在的问题的一种自我检查方式的报告文体。
不同项目的自查报告所涉及的内容不同,所以自查报告的内容很广,自查报告有点类似于审核报告但更广泛,如产品的自查报告所包含内容应该是:
出口情况、内审核情况、发生那些不足怎么去纠正、产品质量情况;组织创建的自查报告所包含的内容应该是:
执行情况、实施效果、宣传途
径、阵地平台、不足与展望等。
一、写作格式
1、企业/部门/个人的基本情况介绍
2、本次自查的依据,自查范围和内容
3、自查中发现的问题
4、整改措施及整改计划
5、结尾,一般用语:
特此报告
二、写作要求
(一)明确报告出自何种角度,必须站在一定的高度来写。
(二)报告中的文字表述要实事求是,既要肯定成绩,又不能虚报浮夸,凡是用数据来说明的事项,数据必须真实准确。
(三)报告撰写过程中,以上行公文体裁(报告),把握客观性、陈述性叙述。
文字要简练,避免重复,用语要准确,切忌词不达意,文字冗长。
(四)作为汇报材料,在会议中领导使用的文稿,可不写称谓和落款,正式上报的方向可根据相关要求决定是否添加称谓和落款以及正、副标题、报告人单位及职务等。
调研报告格式
标题:
调研报告要用能揭示内容中心的标题,具体写法有以下几种:
(1)调研报告标题——公文式标题。
这类调研报告标题多数由事由和文种构成,平实沉稳,如《关于知识分子经济生活状况的调研报告》;也有一些由调研对象和“调查”二字组成,如《知识分子情况的调查》。
(2)调研报告标题——一般文章式标题。
这类调研报告标题直接揭示调研报告的中心,十分简洁,如《本市老年人各有所好》。
(3)调研报告标题——提问式标题,如《“人情债”何时了》。
这是典型调研报告常用的标题写法,特点是具有吸引力。
(4)调研报告标题——正副题结合式标题,这是用得比较普遍的一种调研报告标题。
特别是典型经验的调研报告和新事物的调研报告的写法。
正题揭示调研报告的思想意义,副题表明调研报告的事项和
范围,如《深化厂务公开机制创新思想政治工作方法———关于武汉分局江岸车辆段深化厂务公开制度的调查》。
正文:
调研报告的正文包括前言、主体和结尾三部分。
(1)前言
调研报告的前言简要地叙述为什么对这个问题(工作、事件、人物)进行调查;调查的时间、地点、对象、范围、经过及采用的方法;调查对象的基本情况、历史背景以及调查后的结论等。
这些方面的侧重点由写作者根据调研目的来确定,不必面面俱到。
调研报告开头的方法很多,有的引起读者注意,有的采用设问手法,有的开门见山,有的承上启下,有的画龙点睛,没有固定形式。
但一般要求紧扣主旨,为主体部分做展开准备。
文字要简练,概括性要强。
(2)主体
这是调研报告的主干和核心,是引语的引申,是结论的依据。
这部分主要写明事实的真相、收获、经验和教训,即介绍调查的主要内容是什么,为什么会是这样的。
主体部分要包括大量的材料———人物、事件、问题、具体做法、困难障碍等,内容较多。
所以要精心安排调研报告的层次,安排好结构,有步骤、有次序地表现主题。
调研报告中关于事实的叙述和议论主要都写在这部分里,是充分表现主题的重要部分。
一般来说,调研报告主体的结构大约有三种形式:
横式结构。
即把调查的内容,加以综合分析,紧紧围绕主旨,按照不同的类别分别归纳成几个问题来写,每个问题可加上小标题。
而且每个问题里往往还有着若干个小问题。
典型经验性质调研报告的格式,一般多采用这样的结构。
这种调研报告形式观点鲜明,中心突出,使人一目了然;
纵式结构。
有两种形式,一是按调查事件的起因,发展和先后次序进行叙述和议论。
一般情况调研报告和揭露问题的调研报告的写法多使用这种结构方式,有助于读者对事物发展有深入的全面的了解。
一是按成绩、原因、结论层层递进的方式安排结构。
一般综合性质的
调研报告多采用这种形式;
综合式结构。
这种调研报告形式兼有纵式和横式两种特点,互相穿插配合,组织安排材料。
采用这种调研报告写法,一般是在叙述和议论发展过程时用纵式结构,而写收获、认识和经验教训时采用横式结构。
调研报告的主体部分不论采取什么结构方式,都应该做到先后有序,主次分明,详略得当,联系紧密,层层深入,为更好地表达主题服务。
(3)结尾
结尾是调研报告分析问题、得出结论、解决问题的必然结果。
不同的调研报告,结尾写法各不相同,一般来说,调研报告的结尾有以下五种:
对调研报告归纳说明,总结主要观点,深化主题,以提高人们的认识;对事物发展做出展望,提出努力的方向,启发人们进一步去探索;提出建议,供领导参考;写出尚存在的问题或不足,说明有待今后研究解决;补充交代正文没有涉及而又值得重视的情况或问题。
总之,调研报告结尾要简洁有力,有话则长,无话则短,没有必要也可以不写。
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