行政管理制度.docx
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行政管理制度
目录
第1章办公区域管理制度.............................................1
第2章工作服管理制度...............................................4
第3章会议管理制度.................................................5
第4章公文管理.....................................................7
第5章请示报告管理.................................................9
第6章资料管理.....................................................9
第7章办公用品管理................................................10
第8章证照管理....................................................11
第9章印章管理....................................................11
第10章保密制度.....................................................12
2012制
第1章办公区域管理制度
一、办公管理条例
1.遵守规章制度,按时上下班打卡,不得迟到早退。
如有事不能及时打卡,需提前告知人事部,否则按旷工处理。
2.保持仪容仪表整洁,男职员不得留胡须,发不过颈,不遮眼,不过耳。
女职员提倡淡妆上岗,头发梳理整齐,不遮眼。
3.文明礼貌待人,说话语气适当平和。
4.保持办公台面整洁有序。
5.办公室人员应保持手机24小时开机,及时接听电话,不得以任何理由不接听电话或停机关机。
6.禁止随地吐痰,垃圾、纸屑入纸篓。
7.工作时间不准吃零食,严禁在办公室吸烟,如需要请到阳台。
8.非客户接洽、会议召开、集体讨论,不得占用会议室。
9.使用公共场所(如会议室、厨房,卫生间等)当恢复原状。
及时关闭水流、电源,养成节约的良好习惯。
10.工作时间,不得玩游戏、看视频,闲聊等。
11.接打电话应言简意赅、长话短说,严禁闲聊。
12.严禁大声喧哗。
不得影响、妨碍他人工作。
13.公司会议,须准时参加。
14.前台负责前台及大厅的管理,禁止无关人员闲坐。
15.下班前,须整理好工作台面、关闭电脑(包括显示器)。
最后离开人员要关闭水、灯、空调、电脑、传真机、复印机、门窗等。
16.空调:
夏季室外最高气温在30℃以上,冬季室外最低气温在5℃以下可以开启,温度调节25℃(含)。
17.上班时间使用普通话,禁止方言。
18.各部门人员应相互配合,自觉遵守并执行!
19.办公室人员外出作登记需字迹清楚,时间明确。
20.下班后最后离开公司人员需检查门窗、水电等,做仔细检查后方可下班。
21.办公室各部门文件审批应在24小时内完成,如有特殊情况可延时。
2、复印管理
1.人事助理负责复印机的使用与维护,任何人不得有故意损坏机器的行为。
2.复印机发生故障应立即关机,人事部须做好标识注明,并第一时间通知维修公司前来维修,待复印机完全修好后方可作业。
3.人事部应担保复印纸张供应及碳粉补充以使复印工作得以顺利进行。
4.节约用纸,复印完后,注意保持复印区域整洁。
5.各部门复印用纸由人事部统一申购,复印时人事部要监督复印人员节约。
6.非公司人员严禁私自使用本公司复印机,禁止帮非公司人员复印文件资料。
7.人事部人员上下班时应检查复印机的开关情况。
三、电话管理
1.公司电话原则上不得打私人电话,特殊情况需用电话要经部门负责人同意后方可使用。
2.正常工作联络应长话短说,提高效率。
通话时间应控制在3分钟以内,特殊情况不超过5分钟。
3.公司对长途电话进行严格控管,一般分机电话只可拔打市话。
4.电话铃响3声内就要接听电话,且使用文明礼貌语言。
5.接听电话须认真仔细听取对方讲述的内容,必要时可礼貌要求对方重复,重要事项要做出书面记录,并及时知会相关人员。
4、管理人员手机使用管理
1.对于公司的管理人员,其手机必须24小时开机,休假时,其手机也必须正常开机。
2.管理人员不应频繁更换手机号码,如因特殊原因需更换号码的,须将新号码及时通知人事部更新后公布。
3.管理人员手机必须保持有话费,不足时应及时缴费或充值。
4.人事部须不定时抽查开机情况,严禁出现停机或关机情况,如违反公司制度,处罚50元/次。
5.参加会议或培训时,手机一律关机或调为静音。
5、接待人员技能及礼仪
1.前台(人事助理)负责回答访客的询问,了解来访目的,然后通知到相关部门人员。
2.访客接待基本技能:
既要机敏,又要有礼貌。
要殷勤恳切,只要访客一走进办公室或办公桌前,就该面带笑容地打招呼。
要替事先不曾约定的访客着想,仔细倾听这种没预约的访客解释他的来意与理由。
如果不能安排当时会见,就表示遗撼,并为他安排以后会见,同时做好访客登记,记上时间、名字、职务、来访目的和业务关系以及通讯地址等,以便及时通知到相关人员。
3.客人来访时,应立刻从椅子上站起来,并礼貌性招呼一声“您好”,当对方递过名片来时,应用双手接过来,并念出对方的姓名和公司名称。
4.引导访客到上司办公室或会议室时,在离位前应先把桌上的文件资料合起并放好,避免让人看到或遗失。
5.在走廊、楼梯陪同访客行走时,要配合访客步调,在访客右侧前一公尺处引导。
在转弯或上楼梯前应先有所指示动作,让访客明白所往去处。
6.在到达目的地前,要指明“就在这里”,在打开门之前要先敲门。
如果门向外开,应用手按住门,让访客先行进入并指引落座;如果门向内开,应先进入,按住门后再请访客入内。
7.进入室内后,应请客人坐上位(离入口较远处),并说“请坐,稍候”。
退出会议室时,应以正面倒走方式退出,并关上门,挂上“访客中”字样的牌。
8.面谈时,应当在适当的时候端茶水,茶水应放在访客正面的桌面上,并做出请用的手式。
面谈时间过长,应当在适当时间入内添加茶水;面谈结束后,应将访客的物品交给对方,若发现访客离开后有遗忘之物,应马上上报处理。
9.办公室人员在访客走后,要对会议室进行整理,处理善后事务。
为了避免新访客到来久等,整理工作要利落、敏捷。
如距下一位访客来临有一段时间,应先开窗通风。
烟缸里如有前一位访客的烟蒂,应马上清除。
总之,无论在何时,或处于何种状态,办公室人员都应以最快捷的速度迎接访客。
6、前台人员要求
1.前台总机接听电话时应使用甜美标准的普通话讲:
“您好!
和善园”。
2.前台人员未经允许严禁离岗。
有资料、物品、信件转递,须提前打电话与相关人员通知,并来前台领取。
3.前台对公司员工或外访客要礼貌大方、热情周到。
对找高层管理的客人,问清事先有无预约并电话通知到高层管理者,必要时可以引领至部门。
4.部门访客必须至前台接待,严禁未经前台私闯办公室现象。
5.应聘人员由前台人员专职接待,安排在会议室等待。
七、办公设备的管理
1.办公室设施/设备(单价在300元以上的物品)的日常管理由人事部负责。
2.人事部与财务部对公司所有办公设施/设备建立清册,每半年做一次盘点。
3.所有办公设施设备的购置、调配、更新、报损必须有人事部审核后方可执行。
4.办公设施/设备一旦建立清册,部门负责人负监管责任,未经批准严禁擅自调动。
5.办公室布置一经确定,未经人事部负责人以上职位人员批准,严禁私自调动。
八、办公室卫生管理条例
目的:
为创造一个舒适、优美、整洁的工作环境,树立公司的良好形象,特制定此办公室卫生制度。
办公室区域:
1.保持地面干净清洁,无杂物、烟头、脚印等。
2.保持门窗干净,无灰尘;窗户玻璃明亮,无污渍。
3.保证热水的及时供应(每天早晨、中午各供应一次热水)
4.保持桌椅整洁,文件摆放有序,无杂乱现象。
公共区域(厨房、卫生间、走道、会议室、阳台):
1.公共区域及个人区域地面干净清洁、无脏物。
2.保持门窗干净,无灰尘;窗户玻璃明亮,无污渍。
3.保持挂件、画框及其他装饰品表面干净整洁。
4.保持卫生间、洗手池内无污垢,保持卫生间清洁、通风。
5.垃圾桶摆放整齐,垃圾与纸篓口平齐当天值日生必须倒掉,不可有溢满的现象。
6.保持厨房整洁,无茶叶渣垃圾等。
开水的及时供应。
7.绿色盆栽的养护、清洁,叶面无灰尘,无枯叶。
8.办公区域严禁随地吐痰。
9.办公室内严禁抽烟。
办公物品管理制度:
1.桌面只能摆放个人办公物品,其他物品应放在个人抽屉里面。
2.办公室公用物品如剪子、胶带、尺子等应摆放整齐并放在固定工作区域;使用后,及时归还。
个人卫生:
1.工作服保持干净,上班时工作服必须穿戴整齐。
2.个人办公区域无纸屑、烟头等。
3.个人办公物品需摆放整齐;离开公司前电脑和显示屏要关闭。
4.个人电脑无灰尘、污垢。
公司人员遵守本条例并严格执行。
第二章工作服管理制度
一、工作服管理目的
为树立和保持公司良好的公众形象,塑造企业文化,进一步规范管理,特制定本规定。
二、作时间着装及仪表要求
1.所有员工必须按照公司规定着装,保持良好的精神风貌,树立良好的公司形象。
2.工作时间须注意仪表,穿着整洁、得体大方。
3.工作装应经常换洗,不得出现掉扣、错扣、脱线现象。
三、工作服的使用及发放
1.办理正式入职手续的员工,在入职一个星期后由人事部统一发放工作服。
2.每件工作服公司将于领取之月工资中扣除工服成本押金,由人事部发放时开具收据,成本押金可于领取之日起12个月后凭收据退还(每人每年有4套工作服可享退还押金的福利)。
3.工作服领取之日起12个月内离职者一律不享受退还成本押金的福利。
4.如工作服使用期间,因个人原因造成丢失或破损,须重新领取者,超过原规定2件者一律收取成本费,不再退还。
5.工作服领取之日起12个月后可重新领取,各项规定如上。
四、遵守事项
1.上班时间必须统一着公司配发的工作服。
2.应尽量减少工作服在非工作时间的损耗。
3.员工不得擅自改变工作服的式样。
4.人事部负责对以上行为进行不定期抽查,对不按规定着装者,按公司规定进行处罚。
5.部门经理级及各店长有指导与监督员工穿着工作服的责任。
第3章会议管理制度
一、会议分类及召开周期
1.公司会议分为主管会议、公司总部例会、专题会议、部门工作会议(生产部会议、门店营运会议)、
公司员工大会。
2.其他临时性会议。
二、召开周期
1.主管会议指每月对上月公司财务总体营运情况进行总结、沟通、安排的会议。
每月召开一次,定
期于每月6日(遇法定假日顺延)举行。
2.公司总部例会为公司级行政例会,每周举行一次,时间为每周周五下午14:
00开始。
3.专题会议指针对重大项目、临时协议、突发事件召开的会议,召开时间为适时召开。
4.部门工作会议分为周会和月会。
生产部会议为每周一下午13:
00举行,门店营运店长会议每月
至少一次,具体时间根据工作安排提前确定。
5.公司员工大会每半年召开一次,可根据实际情况调整。
三、各种会议参会人员要求
1.公司主管会议由公司各部门主管参加,由培训部主管主持。
2.公司总部例会由公司所有管理人员(包括工厂管理人员)参加,由培训部主管主持,人事助理记
录。
3.专题会议由会议发起人主持并确定参会人员,指定人员记录。
4.部门工作会议由各部门负责人主持并确定参会人员,指定人员记录。
5.公司员工大会由培训部和营运部组织,人事助理记录,公司全体人员参加。
4、会议出勤和会场纪律管理
1)会议室是专门用于召开会议、研讨工作、客户接待的地方,未经允许,不得挪作他用。
2)会议室的管理由总经办统一负责,各部门如需使用会议室,需提前通知总经办,由总经办统一安
排。
3)各部门申请使用会议室时,需明确使用时间、会议内容、参会人数、招待要求等,并报告总经办,
总经办根据实际情况做好相关服务工作。
4)会议结束后,总经办要及时整理会议场地,关闭各种电器,如发现设备故障和公物损坏,应及时
修理,保证其他会议的准时进行。
5)各部门使用会议室,要保持室内清洁,使用完毕后及时清理打扫,将移动的桌椅及时放回原位,
并通知总经办检查验收,以方便其他部门使用。
会议纪律要求:
1)会议召集人员提前10分钟入场,与会人员提前5分钟入场,不得无故迟到、早退。
2)因特殊情况确实无法参会的人员,应提前向总经办报批。
3)进入会场前,与会人员应修整自己的仪表,做到衣冠整齐,精神饱满;会议期间要求集中精力、
认真听取发言,不得交头接耳。
4)会议期间严禁吸烟。
5)坐姿端正,不随意走动。
6)手机关机或设置静音状态,不接打电话,不玩手机或上网。
7)与会人员不得泄露会议机密,并妥善保管会议材料。
8)会议内容要“精”、“短”、“实”,与会人员要严格控制发言时间。
五、会议记录和资料管理
1.公司各种会议都必须整理会议记录并进行拍摄和录音。
2.
会议记录人员最晚于会议结束次日整理好会议精髓发布到之家进行共享。
3.专题类会议(如百家讲坛或管理培训)主持者最晚于会议结束次日整理好精髓内容发布到
之家进行共享。
六、会议保密制度
1.公司主管会议、公司总部例会、专题会议、部门会议等的参会人员必须严格保守会议秘密。
未经
许可,严禁扩大知晓范围。
2.若因泄漏公司机密导致重大损失者,视情节给与50-----1000元罚款,严重者给与开除处理。
第四章公文管理
一、公文的类型
●决定:
适用于对重要事项或者重大行动做出安排。
●通告:
适用于一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
●通知:
适用于发布规章、传达要求、员工的职务任免聘用、会议。
●通报:
适用于表彰先进、批评错误、员工违纪处罚。
●报告:
适用于向上级部门汇报工作、反映情况,不需要上级回复及批示。
●请示:
适用于向上级部门请求指示、批准,需要上级批示。
●会议纪要:
适用于记载和传达会议情况和决定事项。
●函:
适用于不相隶属单位之间相互商洽业务、询问和答复问题等。
2、发文
1.凡以公司名义制发的文件,由有关部门负责拟稿,由总经理签发。
2.总经理签发的文件底稿,由总经理助理进行登记,统一编号后打印、校对,盖章后发出。
3.以部门名义发文,由文件起草部门打印、校对,盖章后发出。
三、办公文件格式要求
一、文件标题:
1.三号、黑体、加粗、居中。
2.副标题小三号、黑体、不加粗、居中。
二、正文字体:
1.一级标题:
小四号、黑体、加粗,编号一、二、三。
2.二级标题:
五号、黑体、不加粗,编号1.2.3.。
3.三级标题:
五号、黑体、不加粗,编号1)2)3)。
4.正文内容:
五号、宋体、不加粗。
三、行距、段落间距:
全文设为单倍行距,一级标题与内容之间段前格式设为1行间距。
四、页面设置:
页边距原则上上下均为1.8cm,左右均为2cm;页眉/页脚距边界为1.5cm。
五、
页眉页脚:
1.
所有文件页眉均设为“南京餐饮管理有限公司”,字号小五,黑体,带格式线,三个特殊字符高0.6cm,宽1cm。
2.正文标题如有“南京餐饮管理有限公司”,三个特殊字符高度为1.15cm,宽度为1.9cm。
3.正规审批文件需在文件正标题左侧上方加标“”,高度1.50cm,宽度2.49cm,左
上层高度以不遮挡页眉格式线为基准。
4.结尾落款“南京餐饮管理有限公司”,其中三个特殊字符高0.75cm,宽1.24cm;日期格
式均为xxxx年xx月xx日,以阿拉伯数字为基准,落款位置一律在右下角,日期在公司署名的
正下方,与下方间距为1行。
六、图表:
1.大小可根据需要设定,图表标题使用黑体、小四号、不加粗。
2.图标内容标题黑体、五号、不加粗,加入标准灰色-10%的底纹。
3.其他文字用宋体、五号、不加粗。
4.注解内容用宋体、小五、不加粗。
范本正标题(三号、黑体、加粗、居中)
副标题(小三号、黑体、不加粗、居中)
一、一级标题(段前间距设为1行,字体小四号、黑体、加粗,编号一、二、三)
1.二级标题(五号、黑体、不加粗,编号1.2.3.)
1)三级标题(五号、黑体、不加粗,编号1)2)3))
正文内容(五号、宋体、不加粗)
2)三级标题(五号、黑体、不加粗,编号1)2)3))
正文内容(五号、宋体、不加粗)
2.二级标题(五号、黑体、不加粗,编号1.2.3.)
正文内容(五号、宋体、不加粗)
二、主体部分(段前间距设为1行,字体小四号、黑体、加粗,编号一、二、三)
1.二级标题(五号、黑体、不加粗,编号1.2.3.)
正文内容(五号、宋体、不加粗)
2.二级标题(五号、黑体、不加粗,编号1.2.3.)
正文内容(五号、宋体、不加粗)
表格名称(黑体、小四号、不加粗)
标题一(五号、黑体、不加粗,底纹:
-10%灰色)
标题一(五号、黑体、不加粗,底纹:
-10%灰色)
标题一(五号、黑体、不加粗,底纹:
-10%灰色)
标题一(五号、黑体、不加粗,底纹:
-10%灰色)
标题一(五号、黑体、不加粗,底纹:
-10%灰色)
1
内容(五号、宋体)
内容(五号、宋体)
内容(五号、宋体)
内容(五号、宋体)
2
内容(五号、宋体)
内容(五号、宋体)
内容(五号、宋体)
内容(五号、宋体)
注解:
xxxx(宋体、小五、不加粗)
以上办公格式不适用于各类通知、通告、决议、函等。
第5章请示报告制度
1.请示或报告工作应坚持逐级请示报告的原则,非特殊情况,不得越级请示或报告工作。
2.请示工作可采取《请示单》及口头请示两种形式进行,重大、重要工作的请示,必须报送《请示单》。
3.《请示单》的报送,需经本部门及有关职能部门审核后,再报总经理审批。
审批时间一般不超过3个工作日,紧急工作事宜,需及时签署审核、审批意见。
4.请示的工作事项办毕后,承办部门负责人(承办人)应及时向有关领导汇报办理情况,便于领导统筹安排下一步工作。
5.涉及费用支出的事项,未经请示不得擅自决定,否则,其费用由有关责任人自理。
第六章资料管理
一、目的
明确公司资料管理原则,建立完善准确的资料系列,积累和储存宝贵的工作资料,为公司业务的有
效运作和决策提供必要的资料服务。
二、定义
资料是指公司在经营活动中形成的,具有价值并按有关制度规定归档保存的文件、书信、会议记录、
单据、契约、合同等。
3、原则
1.部门重要资料在项目完成前应由部门自已管理,项目完成后所有资料原件应移交给人事行政部统
一保管。
2.各部门上交资料,需填写移交表。
3.人事部按规定格式填写案卷目录。
4.公司对外签订的所有合同统一由财务部管理。
5.公司所有资料实行统一管理、分级查阅(即根据行政级别的不同对查阅资料的内容加以限制)。
4、资料分类
1.文书类:
营业执照、食品流通许可证、注册文件、政府批文、法人代码证件由财务部统一保管;
工作计划、总结、会议记要、重要文件,公司领导的重要讲话、批示,加盟商加盟的所有资料,
人事档案、考勤表等由人事部负责保管。
2.财务类:
各种会计凭证(单证、记账、汇总)、会计帐簿(明细帐、总帐、固定资产帐等)、会计
报表等由财务部负责保管。
3.工程类:
装修记录、验收记录、完工记录、结算清单、后期维修记录等在项目完工前由工程部保
管,项目完工后移交给人事部。
4.策划类:
市场调研报告、可行性研究报告、发展策划报告、营销策划报告等在项目完成前由企划
部负责保管,项目完成后统一移交给人事部。
5.图书资料:
公司各部门所购买的图书资料统一交由人事部,员工需要用时需办理借阅手续。
5、注意事项
1.各部门须指定专人进行文件资料管理,并做好整理、分类、立卷、归档工作。
2.各部门必须健全完善档案的存入、借出和移交的签收、登记制度。
对借出资料必须妥善保管,不
得私自复制、调换、涂改、污损、划线等;更不能随便乱放,以免遗失。
6、处理条例
有下列行为之一,据情节轻重,给予50~500元扣薪处理,若构成犯罪依法追究刑事责任:
1)毁损、丢失或擅自销毁公司资料。
2)擅自向外界提供、抄摘公司资料。
3)涂改、伪造资料。
4)未及时归还。
5)未按手续就借阅、外带者或越级查阅者(资料管理者同罚)。
第七章办公用品管理
一、办公用品分类
●消耗品:
铅笔、胶水、透明胶、大头针、图钉、回形针、笔记本、复写纸、卷宗、标签、告示贴、便条纸、信纸、橡皮、夹子、圆珠笔、钉书钉等。
●管理消耗品:
钢笔、签字笔、白板笔、修正液、打(复)印纸等。
●管理品:
剪刀、美工刀、钉书机、打孔机、计算器、印泥、笔筒等。
2、办公用品的领用
●所有人员领用办公用品时,需填写办公用品领用单,不得私自领取。
●人事行政助理负责办公用品的领出。
3、办公物品申购
●公司各部门需购买任何办公用品,需先填写物品申购单,经相关部门审批后方可购买。
4、办公用品管理
●人事部设立办公用品领用明细,由人事部统一保管,并控制办公用品的领用状况。
●新进人员在人事部领用,离职时,应将剩余办公用品一并退还人事部。
●办公用品丢失或被盗、损坏,公司将根据具体原因追究当事人相关物品净残值予以赔偿。
第8章证照管理
1、定义
证照是指由上级主管部门颁发的各类证书、批文等如:
营业执照、法人代码证、法定代表人证书、税务登记证、经营许可证等等。
2、证照使用
1.证照的使用包括借用、复印等。
2.证照借用程序:
借用人申请→总经理助理复核→总经理核准(根据重要性决定是否请示)→办理借用手续→归还
借用完毕后,应在时限内归还证照管理人。
3.证照复印程序:
借用人申请→人事助理复核→办理借用手续→归还。
●如证照复印件未使用,应立即退还证照保管人;
●如需使用原件,则须总经理核准;
●证照保管人必须做出登记,认真填写《证照使用登记表》。
第9章印章管理
1、印章的类别
圆章:
多半用于公章、合同章、部门章
方章:
多半用于账号章
椭圆章:
多半用于发票章
2、印章刻制和保管
●印章刻制按公司业务需要由部门提出申请,公司领导批准后,由人事部统一办理。
●总经理通过授权赋予一些部门对其部门(专业)印章的保管权和使用权。
由被授权人在人事部签字领取印章,指定专人保管。
各部门在使用印章时应严格遵守印章授权使用范围、期限等规定;
●印章由指定保管人专人妥善保管。
保管人对所负责的印章丢失或盗用,所引起的经济损失和法律责任等负全部责任;、
●当印章管理人变动或印章在经公司领导审批同意调走时,应及时办理交接手续;
三、印章的使用
●每枚印章使用前要由经办人填写《印章借用/使用申请
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