秘书学概论期末复习.docx
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秘书学概论期末复习
一、什么是秘书?
现代秘书的确切涵义是怎样的?
(1)①宫中的秘藏之书。
一开始指书而不是指人。
东汉后期,出现管理秘藏图书的官府“秘书监”,主管官员称“秘书令”或“秘书监”。
秘书不仅指物,也指机构、人。
在清代末年,或者说是在辛亥革命前后,秘书概念的名实相符。
②辅臣。
③行政职位。
现代中国,秘书一直被当作一种行政职位,秘书人员被看做行政人员的一部分,而且是核心的一部分。
秘书已成为管理和处理日常行政事务的重要人员,成为行政首长的得力助手。
④秘书是广泛的社会职业之一。
社会职业秘书以其处理文书,它包括各种智力服务。
秘书不仅服务于政府机关、社会团体和企事业单位,也服务于私人。
科学家、作家、教授等多有雇佣私人秘书作为自己工作或生活助手的。
(2)广义,指领导人的事务与信息助手(包括公务/私人秘书)。
狭义(不包括私人秘书),指一种职务名称,社会职业,处于领导身边,直接为领导从事事务性、信息性等辅助服务工作的助手。
1.秘书的要求。
答:
⑴秘书工作的“四个转变”1985年提出“四个转变”:
①由单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋划策;
②由单纯地传递信息转变为综合处理信息;
③由被动服务转变为主动服务;
④由凭老经验办事转变为科学化管理。
⑵秘书工作的“六个强调”
①强调调查研究工作;
②强调信息工作;
③强调信访工作;
④强调协调工作;
⑤强调督查工作;
⑥强调党务、政务服务工作。
2.秘书工作性质与特点、作用。
P9
答:
⑴性质与特点:
①辅助性:
辅助,是指在主导的领导、指挥、控制之下,又是从旁帮助主导完成共同的目标。
秘书人员就是出于助手的地位,它的工作就是帮助上司或雇主完成其规定的任务,实现其预定的目标。
②综合性:
秘书工作门类众多、内容复杂,既要使用脑子,又要花费体力,需要广泛的知识和多种技能。
③机密性:
不管是机关、企业、私人的秘书,其工作内容都或多或少的涉及机要和秘密,或者个人隐私。
④服务性:
秘书服务具有直接性、稳定性、广泛性。
秘书工作要做到“三个服务”:
⒈为本机关的领导和上级机关服务
⒉为本机关其他平级的职能部门服务
⒊为下级机关和人民群众服务
⑵作用:
①助手作用②参谋作用③协调作用④信息枢纽作用⑤公共关系作用
P131、秘书学:
是研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的科学,是一门综合性、应用性的学科。
通俗地说,秘书学就是研究人员如何做好秘书工作的学科。
P14
三、秘书人员怎样进行自我管理?
P62
一、工作管理:
首先要有明确的工作计划。
其次是要区分轻重缓急,决定工作次序,有条理地去进行。
但无论做什么都要高标准、严要求。
二、行为管理:
秘书人员应根据不同的工作任务、不同的工会对象、不同的工作环境来采取适当的行为方式。
秘书要做事干净利落,动作准确到位。
秘书还应做到任何场合都不能背后议论上司的长短,不谈论或泄露别人的隐私。
三、时间管理:
秘书应科学地支配时间和充分地利用时间。
四、办公环境管理;秘书应注意对办公室、办公桌及用品、办公室内外环境的管理。
这些管理对提高秘书工作效率,树立良好组织形象大有好处。
二、秘书应具有哪些能力?
P66
一、写作能力:
具体是指公文和事务应用文的写作能力。
二、口头表达能力:
秘书不仅要会写文章,还要能说会道。
秘书应会说一口标准而且流利的普通话,要口吃清晰、不紧不慢。
三、听知能力:
秘书要善于耐心倾听和正确理解别人的发言,要听从别人的冗长、反复的发言中概括出要领,或是从众口交加、激烈争论中抓住重点,并且能转化为自己清晰简明的语言加以复述。
四、阅读概括能力:
秘书要善于阅读,既善于精度又要善于快读和泛读。
五、社交活动能力:
秘书人员必须具有一定的社会活动能力,懂得各种场合的礼仪、礼节,善于待人接物,善于处理复杂的人际关系。
六、协调能力:
秘书要善于发现机关与机关之间、部门与部门之间、机关与基层之间工作上的矛盾或不平衡;要善于发现文件与文件之间政策、提法上的抵触或不一致;要善于发现领导与领导哦啊、干部与干部之间的误解或不和,并及时加以沟通协调。
七、观察分析能力:
秘书在工作中要时时、事事、处处做有心人,善于观察“死角”,及时提请领导注意,要善于做拾遗补缺工作。
八、应变能力:
秘书人员要有遇急不慌、临危不惧、处事冷静的应变能力,处理问题既要符合原则,又要有一定的机动性和灵活性。
九、使用先进办公器械的能力:
凡是办公室拥有的器械、设备,秘书人员都应学会使用。
十、预测能力:
有经验并富有创造精神的秘书人员应培养和锻炼自己的预测能力,这有助于进行主动服务和预防工作差错,也有助于秘书人员获得晋升为管理者、决策者的机会。
三、秘书应具有那些职业道德?
P70(看书上的笔记案例分析)
一、忠于职守:
这是秘书职业道德的核心。
秘书应忠于职守,大而言之是忠于国家的利益,人民的利益;小而言之,要忠于本机关、本单位的政治利益和经济利益。
忠于职守的另一个含义是对工作负责、一丝不苟。
二、严守秘密:
秘书人员要严守党和国家机密,也不得泄露或出卖本单位的政治、军事、经济、科技情报。
三、恪守信用:
秘书工作严谨缜密,而又责任重大。
秘书人员为忠于职守必须在工作中、人际交往中恪守信用。
四、文明礼貌:
秘书在工作中待人接物一定要文明礼貌,举止大方、谈吐文雅、常带微笑。
五、廉洁奉公:
秘书应该做到奉公守法、廉洁清白,不以私谋权,不接受贿赂。
秘书应怎样处理好与上司的关系?
99
1、秘书与上司关系的特征
(1)工作上的主从性。
秘书是上司尤其是主管上司直接的、全面的工作助手。
在工作上,上司为主,秘书为辅、为从。
(2)知识、能力、体力、思维的补充性。
秘书与上司工作的配合既是一种助力,也应该是一种合力,应该是相加,而不是相减或抵消。
(3)人际关系的首属性。
秘书与上司尤其是主管上司的关系是首属关系,建立并巩固这种首属关系,对秘书的工作成果和事业前景是完全必要的。
(4)人格上的平等性。
秘书与上司在工作上是“主从”关系,而决不是“主奴”关系。
秘书应保持人格上的独立性,不应该成为上司的附庸或其他。
2、秘书与上司关系的处理原则
(1)主动配合、适应。
秘书应善于理解上司的工作意图,主动配合上司做好各项工作,而不能拨一拨,动一动。
(2)服从,但不盲从。
秘书对上司的基本态度是服从,这也是秘书职业特征的要求。
尤其是初级秘书对资深上司,服从就更多一些。
上司对秘书尤其是中高级秘书常有咨询的可能,秘书也有提出建议甚至不同意见的必要。
再者,秘书接触文件较多,对各种法规、制度更为熟悉,自然负有对上司某种程度监督的责任。
因此,秘书对上司不能盲从。
(3)委婉提醒,适时规劝。
秘书应该采用委婉、含蓄地提示、提醒的方式,让上司自己发现错误,或是等待一定的时间再做请示,让上司自己冷静下来,重新作出决定。
(4)维护上司间的团结。
秘书主要为主管上司之外还有其他职位不等或分工不同的上司。
秘书主要为主管上司服务,还应该力所能及地执行其他上司的指令,而不可只顾自己的直接上司,得罪其他的上司,也不可遇事越过直接上司向更高一级上司请示。
秘书既应维护直接上司的威信和利益,也应维护上司间的团结。
1、办公环境布置的基本要求108
基本原则:
舒适:
和谐:
实用:
安全
具体要求:
整洁①整齐清洁,有条有紊。
设备与用品②重要设备应据所需方便各归其位。
光线与美化③注意光线、颜色、音乐、空气、声音等的搭配得当。
安静④注意工作空间的互不干扰。
光线,空气,与温度⑤加强通风,慎用空调,减少污染源。
3.电话接打的礼仪。
110
答:
①正确、有效、礼貌
②接听电话的程序和要求
③打出电话的程序和要求
正确使用电话
(一)接电话
1、铃响即接,自报门户,礼貌问好。
a表示礼貌
b以免干扰领导和同事工作
c体现工作效率
(一)接电话
2、对方拔错,忌讳粗暴,给予谅解。
a谁都会有失误的时候,给予谅解。
b对方可能是顾客,注意形象。
正确:
不要说“打错了“就马上挂掉,而应礼貌地说“很遗憾,我想你拨错号码了”。
(一)接电话
3、较强听辩能力。
善于辩听对方声音,如开始就能叫出对方,会给对方留下特别热情和良好的印象。
4、忌接电话时口咬东西,声音不宣太大太快。
a表示礼貌(如“周公吐哺”故事)b确保清晰准确c如不清楚,可客气请对方再讲一遍。
(一)接电话
5、作好电话记录
电话机旁应备有纸、笔、本等,可随时记下来电者的姓名、单位、电话号码、来电时间及内容要点,并签署自己的姓名、以示负责。
要养成一听电话就拿起笔,找一块垫板作记录的习惯。
重要或复杂内容可要求对方复述一遍。
如有外人不便,自己最好不要复述核对,以免泄密。
(一)接电话
6接转呼电话忌让对方久等。
告知对方是否愿等和大约要等的时间,是否愿留话转达。
语言不卑不亢。
7、电话结束时礼仪。
应说再见,待对方挂后才轻轻放筒。
如对方也在等你先挂或挂得很慢时,你可轻轻挂掉。
(三)打出的电话
①要事先有准备(号码,谈资)。
②为领导拨要保证他在可寻范围,忌让对方久等。
③接通后应先报自己姓名、单位,征求对方有空否的意见。
④如寻人不在,视情留言或再作联络,并记下接听人的姓名单位部门,以便事后确认
接待的方式116(看书)
1迎送式2引见式3参与式4陪同式5完全式
三、接待工作应遵循哪些原则?
P117(看看吧)
1、文明礼貌:
秘书对待任何来客都应以礼相待,而不计其职务高低、衣着服饰、是否熟悉等情况。
对经常联系或上司约请的来客,秘书主动称呼,问候对方,及时通报或引见给上司,并视需要送上茶水或咖啡。
2、负责:
秘书在接待来客时要对本单位负责,也要对来客负责。
对于初次来访者应该确定其身份再交谈,在交谈的过程中应注意必要的内容和范围。
在明确了客人的来意之后秘书应负责地办理,不能故意推诿、拖延或敷衍了事。
3、与人方便:
秘书应尽可能给来客提供方便。
引见、提供资料、转告转办、介绍情况、提供资料等,对外地来客,秘书还应该帮助办理膳宿以及指点交通路线,代办车、船、机票等。
4、讲求实效:
秘书接待时应注意不浪费客人的时间,也不浪费自己的时间,更要节省上司的时间。
善于在上司会见客人出现尴尬局面或受到无理纠缠时替上司解围。
5、按制度办事:
秘书在接待工作尤其是规模较大、时间较长的会议接待或团体接待中应严格按制度办事。
6、遵守纪律:
接待工作中秘书外出机会多,自由度也比较大,尤应注意自觉遵守纪律,比如保守纪律等。
内宾接待的一般程序与内容118(看书)
外宾接待的一般程序与内容119
四、怎样做好日程安排工作P121日常安排的原则和要求120(看书)
1、服从于组织的总目标和整体计划:
上司的工作只是整个机关的、单位工作的一部分。
秘书为上司,即使是主管安排日程时,首先应该考虑的是服从于组织的总目标、总任务和整体计划,要顾及主管上司上下左右的工作配合、工作制约,如发现有冲突,应及时汇报上司,征得同意后进行协调、解决。
2、区分轻重缓急:
秘书应对上司的工作任务、各种会议、经常联系的同事和客人、计划中的出差、社会交往乃至休假等等大大小小的活动进行全面了解并作记录。
然后,分清轻重缓急,先远后近、先重后轻,先外后内,按年、月、周、日作出初步安排。
3、随时补充、调整:
秘书不可墨守成规,而应随机应变,仍应根据先重后轻、先外后内的原则随时做补充、更改或取消。
4、提示和督促:
秘书不仅要为上司排出科学、合理的工作日程表。
而且还有责任帮助上司实施。
包括帮助上司记忆工作的内容和时间表,及时提示和督促,将上司的重要活动通知有关的同事及汽车司机,并要求他们与上司密切配合等等。
5、酌留弹性、劳逸结合:
安排上司的工作日程切不可满打满算,一般不超过工作量的50%。
既要考虑到临时增加的内容,又要留出足够的时间让上司做准备,免得穷于应付,反而达不到工作效果,也应该注意上司的劳逸结合,白
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