建设工程档案管理制度.docx
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建设工程档案管理制度.docx
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建设工程档案管理制度
建设工程档案管理制度(试行)
为规范公司工程档案管理工作,根据国家、地方工程档案管理有关规定,结合我司的特点,制定本制度。
一、工程档案的归档范围及质量要求
(一)工程档案的归档范围
对于工程建设有关的重要活动,记载工程建设主要过程和现状,具有保存价值的各种载体的文件,均应收集齐全,整理立卷后归档。
(详附件一)
(二)归档文件的要求
1、归档的工程文件应为原件。
2、工程文件的内容必须真实、准确、清晰、幅面整洁。
3、工程文件签字不得用铅笔、圆珠笔等不具耐久性的书写工具。
4、工程文件尺寸统一采用A4规格归档,如大于A4规格的应折成A4规格。
二、工程档案的管理机构
工程部资料员,主要负责本部门工程项目从工程准备阶段到竣工备案验收过程中工程建设文件的收集、整理、立卷、编目、装订、档案预验收及移交。
三、工程档案的收集、整理、立卷、编目、装订、归档、移交、索引、保管、统计
(一)工程档案的收集
文件形成后,文件形成责任人(经手人)必须于当天交一份原件给资料员,资料员收到文件后,当天登记入盒。
(二)工程档案的整理
按照单位工程分部、分项工程及文件形成的时间先后顺序进行分类排列。
如:
一期1区;一期4区1、2#楼;二期1区49-52#楼等。
并须按不同单位、不同验收工区来划分。
(三)工程档案的立卷
1、工程文件可划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件五部分。
2、工程准备阶段文件按建设程序组卷。
3、监理文件按单位工程、分部工程组卷。
4、施工文件按单位工程、分部工程组卷。
5、竣工图按专业组卷。
6、竣工验收文件按单位工程组卷。
(四)工程档案的编目
1、每卷单独编号,页号从“1”开始,案卷不宜超过30MM;页号编写在单页右下角,双面书写的,正面在右下角,背面在左下角,折叠后的图纸一律在右下角。
2、卷内目录:
“序号”以一份文件为单位,“责任者”填文件的直接形成单位和个人,有多个责任者的,选择两个主要责任者,其余用“等”代替。
“文件编号”填写工程文件原有的文号或图号;“文件题名”填写文件标题的名称。
“日期”填写文件形成的日期。
未按要求编目的,每项扣罚部门资料员1分。
(五)工程档案的装订
案卷可采用装订与不装订两种形式,文字材料必须装订。
既有文字材料,又有图纸的案卷应装订。
装订应采用线绳三孔左侧装订法。
(六)工程档案的归档
1、单位工程竣工验收完成后30日内,资料员要完成该工程档案的归档工作,未按时归档的扣罚部门资料员工2分。
(七)工程竣工档案移交
工程竣工验收完成后60日内,资料员将完整的工程竣工档案一份移交给城建档案馆,一份移交给工程档案室,未及时办理移交的,扣罚部门资料员2分。
(八)工程档案的索引(待讨论工程代号、档号?
)
工程代号由公司统一规定,档号由工程部根据工程代号填写。
(九)工程档案的保管
资料员必须确保工程档案的安全和不被流失。
保持档案室的干燥和通风,保证工程档案不被腐蚀。
(十)工程档案的统计
资料员必须每月对收集、归档、移交、借阅情况进行统计,及时催促借阅到期文件的归还。
四、工程档案保管期限
保管期限分为永久、长期、短期(具体详附件一)
1、永久:
是指工程档案需永久保存。
2、长期:
是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。
3、短期:
是指工程档案保存到项目结束后二年。
同一案卷内有不同保管期限的文件,该案卷保管期限应从长。
五、工程档案密级
密级分为机密、秘密两种。
同一案卷有不同密级的文件,应以高密级为本卷密级。
工程准备阶段文件为机密级,监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件为秘密级。
六、施工图管理及设计变更管理制度
1.工程技术部各专业施工图数量不得少于4套,其中有2套用于工程部存档,1套用于工程技术部各专业工程师日常工作需要,1套用于现场监理日常工作需要。
2.存档的图纸应落实保管责任人,用于现场专业工程师、监理日常工作的图纸应装订成册,方便查阅。
3.工程技术部收到施工图/设计变更通知单/设计部工程联系单后,应在24小时内在施工图收发台帐/设计变更通知单上登记,施工单位收到施工图/设计变更通知单/现场工程师通知单后,应在台帐上签字确认,并记录接收时间,时间单位尽量精确到小时。
4.被替代作废的施工图,应盖“作废”章进行标识,并不得和新图存放在同一处,已发给施工单位的应在发放新图的同时收回。
5.工程技术部专业工程师收到设计变更后,应在当2天内,将变更内容审核,并副经理同意后(或修改后),须各专业工程师日常工作需要原图上标注,且将变更单原件或修改后的原件交资料员存档。
6.施工单位以工作联系单的形式提出的工程变更。
变更内容在不影响结构安全和使用功能,且不会导致造价变化的情况下,工程部可以以经工程部经理审批的工作联系单回复单回复施工单位,并抄送成本部和分管工程副总;变更内容可能影响结构安全和使用功能,或者会导致造价增减,工程部应与分管工程副总联系,由分管工程副总决定是否变更,变更内容以设计变更/设计部工程联系单/现场工程师通知单的形式下发。
严禁任何个人在施工单位的工作联系单上直接签字回复。
7.所有图纸、文件、合同、变更单等由资料员统一收发,资料员收到图纸、文件、合同、变更单后第一时间(但不过夜)告诉副经理,由副经理与经理商量后确定分发原则(或由副经理定分发原则),再由资料员进行发登记造册后分发,如须下发给公司其它部门、施工单位,须由专业工程师、工程技术部经理签字并盖部门章后,才能下发。
七、工程档案的借阅及销毁
按照公司档案管理制度执行。
本制度由工程技术部经理负责考核资料员。
八、本制度自发布之日起执行
注:
工程入伙须有气象验收合格证、消防验收合格证、煤气验收合格证、电梯验收合格证、环保验收文件、质量验收意见书、规划验收合格证、工程竣工备案表及永久用电通电才能进行。
附件一 建设工程文件归档范围和保管期限表
序号
归档文件
保存单位和保管期限
建设单位
施工单位
设计单位
监理单位
城建档案馆
工程准备阶段文件
一
立项文件
1
项目建议书
永久
∨
2
项目建议书审批意见及前期工作通知书
永久
∨
3
可行性研究报告及附件
永久
∨
4
可行性研究报告审批意见
永久
∨
5
关于立项有关的会议纪要、领导讲话
永久
∨
6
专家建议文件
永久
∨
7
调查资料及项目评估研究材料
长期
∨
二
建设用地、征地、拆迁文件
1
选址申请及选址规划意见通知书
永久
∨
2
用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准书
永久
∨
3
拆迁安置意见、协议、方案等
长期
∨
4
建设用地规划许可证及其附件
永久
∨
5
划拨建设用地文件
永久
∨
6
国有土地使用证
永久
∨
三
勘察、测绘、设计文件
1
工程地质勘察报告
永久
永久
∨
2
水文地质勘察报告、自然条件、地震调查
永久
永久
∨
3
建设用地钉桩通知单(书)
永久
∨
4
地形测量和拨地测量成果报告
永久
永久
∨
5
申报的规划设计条件和规划设计条件通知书
永久
长期
∨
6
初步设计图纸和说明
长期
长期
7
技术设计图纸和说明
长期
长期
8
审定设计方案通知书及审查意见
长期
长期
∨
9
有关行政主管部门(人防、环保、消防、交通、园林、市政、文物、通讯、保密、河湖、教育、白蚁防治、卫生等)批准文件或取得的有关协议
永久
∨
10
施工图及其说明
长期
长期
11
设计计算书
长期
长期
12
政府有关部门对施工图设计文件的审批意见
永久
长期
∨
四
招投标文件
1
勘察设计招投标文件
长期
2
勘察设计承包合同
长期
长期
∨
3
施工招投标文件
长期
4
施工承包合同
长期
长期
∨
5
工程监理招标文件
长期
6
监理委托合同
长期
∨
五
开工审批文件
1
建设项目列入年度计划的申报文件
永久
∨
2
建设项目列入年度计划的批文件或年度计划项目表
永久
∨
3
规划审批申报表及报送的文件和图纸
永久
4
建设工程规划许可证及其附件
永久
∨
5
建设工程开工审查表
永久
6
建设工程施工许可证
永久
∨
7
投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明
长期
∨
8
工程质量监督手续
长期
∨
六
财务文件
1
工程投资估算材料
短期
2
工程设计概算材料
短期
3
施工图预算材料
短期
4
施工预算
短期
七
建设、施工、监理机构及负责人
1
工程项目管理机构(项目经理部)及负责人名单
长期
∨
2
工程项目监理机构(项目监理部)及负责人名单
长期
长期
∨
3
工程项目施工管理机构(施工项目经理部)及负责人名单
长期
长期
∨
监理文件
1
监理规划
①
监理规划
长期
短期
∨
②
监理实施细则
长期
短期
∨
③
监理部总控制计划等
长期
短期
2
监理月报中的有关质量问题
长期
长期
∨
3
监理会议纪要中的有关质量问题
长期
长期
∨
4
进度控制
①
工程开工/复工审批表
长期
长期
∨
②
工程开工/复工暂停令
长期
长期
∨
5
质量控制
①
不合格项目通知
长期
长期
∨
②
质量事故报告及处理意见
长期
长期
6
造价控制
①
预付款报审与支付
短期
②
月付款报审与支付
短期
③
设计变更、洽商费用报审与签认
长期
④
工程竣工决算审核意见书
长期
∨
7
分包资质
①
分包单位资质材料
长期
②
供货单位资质材料
长期
③
试验等单位资质材料
长期
8
监理通知
①
有关进度控制的监理通知
长期
长期
②
有关质量控制的监理通知
长期
长期
③
有关造价控制的监理通知
长期
长期
9
合同与其他事项管理
①
工程延期报告及审批
永久
长期
∨
②
费用索赔报告及审批
长期
长期
③
合同争议、违约报告及处理意见
永久
长期
∨
④
合同变更材料
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