国际贸易部工作流程修改2最新修订版.docx
- 文档编号:3777104
- 上传时间:2022-11-25
- 格式:DOCX
- 页数:26
- 大小:153.95KB
国际贸易部工作流程修改2最新修订版.docx
《国际贸易部工作流程修改2最新修订版.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《国际贸易部工作流程修改2最新修订版.docx(26页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
国际贸易部工作流程修改2最新修订版
第一十节跟单流程
明细单下单后接回
登记业务台帐
跟踪生产进度
安排验货
安排订舱、船期
货物出运
T/T
T/T业务员确认提单制作单据
L/C单证员处理单据
收汇
银行结汇
放单
交易资料归档
一、明细单下单后接回
业务员从计划员处接回《生产明细单》。
二、登记业务台帐
业务员应及时、详细、准确登记业务台帐,台帐内容主要包括合同数量、金额、预付款、交货期等必要项目。
三、跟踪生产进度
业务员对生产进度进行跟踪,必要时要提供我司的生产进度给客户,以便客户安排QC前来验货。
四、安排订舱订船
在我司大货做好的前十五天要先与客人联系订舱细节,然后在进行订舱和安排船期,一般情况下只需要提前十天安排订舱,但如遇到特殊情况,如船公司忙季,爆舱时则要提前半个月(这要根据具体情况所需)。
五、安排验货
如果拉箱时客户要验货的,业务员要通知发货人员具体要验货的商检号,并且准备一些相关资料如《发票》、《装箱单》等。
1.如果是国际性检验机构前来验货的,如SGS,BV,ITS等等,业务员在订好舱后向相关检验机构申请检验并提供《发票》和《装箱单》。
国际性检验都是在最后一天拉箱时前来验货,监装。
业务员视实际情况负责确认和协调货代与检验机构的检验日期一致,并陪同检验人员一起验货。
SGS检验后需要工厂提供材质报告。
2.客户安排QC最后一天拉箱时来验货的,业务员要陪同客户一起验货。
3.有些客户的QC在工厂下料时就来验货直到货出运,业务员要随时和QC沟通大货生产的一些情况,对他们提出的一些需要帮忙和解决的事要及时解决。
六、货物出运
货物出运后,发货人员要在集装箱走之前第一时间通知相应业务员是否有短溢装,并在发货后将《发货回执》传递到统计员处(如有短溢装,统计员要复印一份传递业务员)。
七、付款方式
1.T/T付款方式
业务员要根据客户提供的资料核对提单,并做《发票》和《装箱单》。
提单正本收到后第一时间内传真B/L、发票、箱单给客户,催客户汇余款,收到余款后要和统计员核对是否全额余款都付清了,确认余款结清后,到处长处领取提单,将整套完整的单据寄给客户。
结束后要对整票的资料要进行副本归档。
2.做L/C付款方式
单证员根据L/C中的要求制作所有的单据,并保证在交单期前提交给银行。
八、支持信息清单
《装箱单》
《发票》
《发货清单》
九、成果清单
《订舱单》
《检验报告》
《检验申请表》
《材质报告》
《交易资料清单》
《业务台帐》
第十一节订舱、报关、外运流程
接订舱单
制定发货计划
与贷代确定订、订舱、托箱
选择货代
回收核销单和报关单
付费
发货
寄报关资料和核销单
一、接订舱单
外运员接收业务员的《订舱明细单》。
二、选择货代
全面审核订舱单:
1.如指定货代:
需附上客户指定货代的书面通知,随后FAX所相对应的货代。
2.如非指定货代(协议货代):
按优势船公司、航线选择有实力的货代租船与订舱。
3.如非指定货代的情况下指定船公司(协议货代):
选择与船公司关系好、有直接订舱权的货代租船与订舱。
4.如此票货物做预付条款时,需先向多家(船公司或货代)询问海运价,作比较后选择合适的代理租船与订舱。
三、与货代确认舱位、船期、拖箱时间
要确认是我司交货期后的最近一班船期。
在货物100%完成、不误船期的情况下与货代确定合适的拖箱时间。
四、制定发货计划
1.填写《外运流程登记表》
每票按业务员、合同号、商检号、核销单号、箱型、成交方式、出运港、目的港作登记留档。
2.填写《出货计划流程登记表》
每票按业务员、商检号、目的港、箱型、货代公司、联系人/电话、原计划交货日期、实际拖箱日期、开航日期、内陆包干费(发票号)、海运费(发票号)、付款日期、核销单回收日期作登记留档。
五、寄报关资料和核销单及传商检单
1.报关资料和核销单需在拖箱的前一天寄给货代。
《订舱明细单》-----业务员提供。
《核销单》-----统计员提供。
《报关资料》-----商检员提供。
《换证凭条》-----商检员提供。
(快速核放后需要修改,只需要提供一个号码即可)
(1)整理出所要寄的报关资料交给统计员备案。
(2)把已备案的每套报关资料和核销单按不同关区附上报关单、报检委托书、报关委托书。
(3)每套报关资料按“外运流程表”的程序作登记。
(4)通过快递寄给货代。
2.传《商检单》:
为了能保证货代及时、准确不误报关时间的情况下在商检局换出通关单最好是在拖柜前一天传给货代。
(需要修改)
六、发货
1.在发货的前一天通知统计员开发货单交给发货员通知发货。
2.配合好发货员准确、圆满完成每天所发的货物。
七、付费
付费:
内陆包干费、海运费。
货代一般在船开后两天内开出相对应发票寄给我司,经过领导与相关人员审核、审批后拿财务汇出,随后给回单复印件传给货代。
请详见《付费(货代)流程说明书》和《付费(散货)流程说明书》。
八、回收核销单和报关单
在船开半个月后、货代的运费已付的情况下就可以回收《核销单》(除特殊情况)。
确定回收核销单的期限
九、其它工作及要求
每月上交《货代公司不良记录统计表》给部门经理。
十、支持信息清单
《订舱明细单》
《核销单》
《报关资料》
《换证凭条》
十一、成果清单
《外运流程登记表》
《出货计划流程登记表》
《货代公司不良记录统计表》
《核销单》
第十二节付费(货代)流程
经理审批
商务处长及储运员签字
业务员签字
审核登记
接货代发票
回单复印件传真给货代
财务付款
财务
董事长签字
财务审核登记
流程内容与下面说明有些不一样
一、接货代发票
每票货物船开后,外运员收到货代寄来的运输发票。
二、审核登记
外运员应进行以下工作:
1.收到发票后进行仔细审核。
2.在保证每票费用毫无疑义的情况下按相关业务员、发票号、商检号、金额、货代、付款日期作登记。
三、业务员签字
外运员做好审核与登记后,交相关业务员审批和签字。
四、商务处处长签字
业务员签字后,外运员交给商务处长及储运员审核、签字。
(储运和外运员不是一个岗位吗)
五、经理、总经理审批
处长和业务员、储运员签字后,由外运员送国际贸易部经理审批、签字,最后交由市场管理事业部总经理审批、签字。
六、财务审核登记
本部门手续办妥后,由外运员交财务审核、登记。
七、董事长审批(现在是否还需要)取消
财务办好手续、没有疑义后,由财务转交董事长审批。
八、财务
董事长审批好,由董事长转交财务,财务按发票上的帐号汇款。
九、回单复印件传真货代
货代款汇出后,由外运员将回单复印件(财务提供)传真货代。
十、其它工作及要求
外运员有责任控制每一票货物的出货成本(内陆包干费及海运费)。
十一、支持信息清单
《运输发票》
《电汇回单复印件》
十二、成果清单
《付费清单流程登记表》
接收货运发票
第十三节付费(散货)流程
董事长审批
财务付款
经理审批
外运员签字
业务员签字
审核登记
散货与集装箱付费的审核程序应该一样
散货付费是以下两种情况产生的:
1.货物从上海出运,需自己安排车子送上海仓库。
2.散货、装不满一个整柜的情况下需自己安排车子送(宁波或上海)仓库。
以上两种情况都不需货代来我司拖箱。
一、接收货运发票
外运员接到货运发票,进行审核登记(此费用是车主自己每星期六来我司结算)。
二、审核登记
1.外运员根据车主《发货回单》上的件数、车号和发货日期与我司《发货清单》(发货员反馈)上的件数、车号和日期来核对的。
2.外运员核对后分别在《发货回单》和《发票》上注明商检号、客户名称,签上字后,《发货回单》由(此张回单关系重大,一定要在上面注明相对应的商检号、金额、客户名称)外运员留底和存档,以便以后复查。
三、业务员签字
外运员核对、登记完毕后交相关业务员审核、签字。
四、处长签字
业务员签字后,由外运员交商务处处长审核、签字。
五、经理审批、董事长审批、财务付款
1.以上手续办妥后,外运员将发票交给相关车主,由车主本人交外销部经理、财务、董事长审批和签字。
2.一切手续OK后,车主凭此发票去财务取钱。
六、支持信息清单
《发货清单》
《发货回单》
《发票》
《运输发票》
七、成果清单
《付费清单流程登记表》
第十四节报检流程
报检员按以下规定进行操作:
目前是快速核放有些环节要修改
一、准备报检资料
《装箱单》、《发票》和《合同》-----本处资料准备岗位/外贸供货业务员。
《报检委托书》-----报检员/外贸供货业务员提供。
《生产明细单》-----业务员提供。
《纸箱合格证》-----纸箱厂提供。
《偶氮检测合格证》-----商检局提供。
报检员制作《报检单》、《过程记录单》和《出境货物标识记录单》。
企业自我申明《欧盟登记表》和《A20材料登记表》。
二、商检
1.电脑输机(填制出境货物报检单)、再发送。
2.接受报关资料、收集纸箱合格证书及出境货物标识记录单。
3.填制过程检验的原始记录单。
4.电子报检成功(收到出入境检疫局的正式回执)、打印《出境货物报检单》、并加盖公章、填制完整。
5.以上资料依商检号为标准,整理出每套完整的报检资料;如有偶氮测试的,要出示《偶氮检测合格证》(商检局提供)、并填制自我申明。
三、换证凭条
1.根据以上资料到出入境检验局做电脑输机、电脑审核、并提交。
到该局的电子数据系统。
2.上述报检资料仍须由自己先审核、后由轻纺处审核并签名才能通过。
3.检务处审核、计费打单、出《换证凭条》给报检员。
四、变更
核查内容:
港口、数量、金额、名称有无更改,在有更改的情况下,发货前业务员及时通知外运员,发货后发货员及时通知外运员。
五、换证凭条复印件给外运员
《换证凭条》复印给外运员或外贸供货的业务员。
六、商检资料存档
《换证凭条》及相关每一商检号的报检资料、《生产明细单》、作电脑登记、并作人工归档以便核查。
七、其它工作内容及要求
如遇到更改港口,在换单前要由业务员事先通知报检员。
报检员重做报验资料、到商检局办理更改手须(需正当的理由)。
八、支持信息清单
《装箱单》
《发票》
《合同》
《报检委托书》
《纸箱合格证》
《偶氮检测合格证》
九、成果清单
《换证凭条》
《换证凭单》
《报检单》
《品质证书》
《出境货物季度统计表》
《过程记录单》
《出境货物标识记录单》
第十五节发货流程
出货流程与发货流程是否可以合并
一、台帐员审核
在发货的前一天外运员通知台帐员开《发货清单》,台帐员根据《台帐》审核货款是否收到。
二、开发货清单
若收到货款,台帐员开《发货清单》,将其给发货员。
自营不存在见货款发货,一般是先发货后收汇,供货有些客户是先收到货款再发货的,要区分开来
根据台帐员所开发货单,发货员认真核对《生产明细单》,确认所要发的货的数量和要发货的完成情况。
如要发的货未完成,要和所在公司和车间领导进行沟通,确保顺利发货。
三、清点货物、检验
发货员根据生产明细单,清点所要发的货的数量。
四、主持装箱
1.发货员根据所发货的箱规,安排合理有序的装箱。
2.如有特殊情况,发货员需安排驾驶员的住宿问题。
3、对于一个集装箱的货,在发货时又装不下整柜时,发货员要及时与供应部计算箱规的负责人联系,以保证货物如数出货,并通知业务员。
五、填写发货记录
根据装柜的数量,发货员在发货过程中及时做好发货记录,给装箱人员确认和记好装箱体积。
六、统计员登记
发货员将《发货清单》反馈给台帐员和财务部。
统计员将其进行登记。
七、给单证员
发货员将《发货清单》反馈给单证员。
1.T/T收款
T/T收款的,单证员将《发货清单》交给业务员。
2.L/C收款
L/C收款的,单证员口头通知业务员,将《发货清单》存档。
八、支持信息清单
《台帐》
《生产明细单》
九、成果清单
《发货清单》
第十六节提单流程
一、接收提单确认件
文员把从货代接收进来的提单确认件传递到相应人员手中,如是做L/C的,传递给单证员确认;做T/T的,传递给业务员确认。
二、L/C单证员确认
1.资料提供
《发货清单》-----发货员提供;
《生产明细单》和《合同》-----计划员提供;
《箱规资料》-----供应部提供。
2.根据《发货清单》及《生产明细单》、《合同》、《箱规资料》及《信用证》做《装箱单》、《发票》,根据《装箱单》确认提单上的SHIPPINGMARKS、NO.OFPAKAGES、DESCRIPTIONOFGOODS、GROSSWEIGHT、MEASUREMENT。
确认箱型、总箱数是否正确
3.根据《信用证》确认提单SHIPPER、CONSIGNEE、NOTIFYPARTY、PORTOFLOADING、PORTOFDISCHARGE。
4.《信用证》的其它特殊条款须在提单上显示的写在提单品名栏上。
确认其运费的付款方式。
5.标明其它应要船公司签单注意的事项。
三、T/T业务员确认
1.业务员确认SHIPPER,再根据客户要求确认提单的CONSIGNEE、NOTIFYPARTY。
2。
根据贸易合同确认PORTOFLOADING、PORTOFDISCHARGE、DESCRIPTIONOFGOODS。
3.根据《装箱单》,确认SHIPPINGMARK,GROSSWEIGHT、MEASUREMENT。
4、确认箱型是否正确、总箱数是否正确
四、传给货代
单证员或业务员将确认好的提单回传给货代,等修改再次回传后再次确认,直到确认OK件后结束。
五、接收正本提单
船离港后的一周时间内,L/C单证员向货代催收《正本提单》。
T/T由外运员催收《正本提单》,并做好T/T的提单登记记录。
正本提单统一由外运员接收,L/C的,传递给单证员;T/T的,传递给业务处长。
六、支持信息清单
《信用证》
《装箱单》
《发货清单》
《箱规资料》
《生产明细单》
《合同》
七、成果清单
《正本提单》
《T/T的提单登记记录单》
第十七节单证流程
单证员按以下规定进行操作。
一、受证
如通过中行,接中行信用证通知科通知后,去银行取信用证;如通过其它银行需先付通知费的,凭正本发票或复印件付费,传回单给通知行,并催寄正本《信用证》;如通过其它银行不需先付费的,银行直接通过EMS寄的,收到邮件后,凭正本发票付费。
二、复印、登记
接到银行通知取到《信用证》正本后,复印一份,把《信用证》号码、客户名称、最迟装船期、有效期、金额、合同号、数量等登记在《信用证登记本》上。
三、审证
审核《信用证》上受益人名称及其地址有没有错误,把交货期、有效期、指定船公司或货代等用笔标记出来,看有没有不可接受条款,如有标记出来。
四、信用证复印件给业务员
如《信用证》上有不可接受的条款,告诉业务员,要他们跟客户协商并修改;其它数量、交货期等条款由业务员核对并把关;有指定船公司或需检验的提醒业务员注意。
如客户有修改信用证的,接银行通知取到《信用证修改件》后复印并登记审核后把复印件传递给业务员。
五、准备信用证资料
发货后,编写发票号及资料袋,根据《生产明细单》、《合同》、《箱规资料》、《发货清单》及《信用证》等制作《发票》、《装箱单》、确认提单及《信用证》上规定的其它单据。
六、审单
提单正本收到后,审核整套单据是否有误,无误后复印一整套单据COPY件留档。
七、交单
整理好一整套《信用证》所需单据后,填写银行交单联系单及交单登记表,经银行审核无误后寄单,如有误需修改后再提交银行。
八、归档
按月份及交单顺序将单证有关资料归档。
九、其它工作及要求
银行交单后,关注收汇状况,超过1个月以上没收汇或单据存在不符点的通知业务员跟踪客户,由业务员及时了解客户情况。
十、支持信息清单
《信用证》
《合同》
《生产明细单》
《发货清单》
《箱规资料》
十一、成果清单
《信用证登记本》
《银行收汇单》
到外汇
管理局取核销单
盖公章和海
关代码章
备岸
提交外运员
第十八节核销单流程
提交货代
回收核销单
附发票、退税联、结汇联、登记
提交财务
一、到外汇管理局领取核销单
1.当《核销单》剩十份左右时,统计员委托财务科核销员前往温岭外汇管理局领取,领取前先在电子口岸里申请,按需要申请份数当窗口跳出“申请成功”为准。
2.规定领取时间为每周的一、三、五。
二、盖公章各海关代码章
1.统计员按份数领取回来的出口《核销单》先到财务主管处拿“台州宝利特鞋业有限公司”印章依次逐份盖印,如果是进出口《核销单》盖上“浙江宝利特进出口有限公司”章印。
2.统计员盖上单位代码章印后,保管好以备提供给外运员。
3.统计员登记在《核销单管理登记表》上,登记内容分别为核销单号、领单时间、商检号、出口口岸、备岸发放时间、签收人、收回时间、退税资料、财务签收人、销售国别,以便日后回收登记。
三、备岸
1.外运员拿来报关资料,每份《核销单》附一份报关资料,并分别在《核销单管理登记表》上登记商检号、出口口岸并要求外运员签收。
此句话有矛盾,外运员叫外运员签收?
2.打开电子口岸输入正确密码(注:
密码输入要正确否则若连续输错三次卡将会被锁住,唯一只有去当地海关局解锁。
)然后按照正确的出口口岸备岸,当窗口跳出“备岸成功”为准。
四、提交外运员
外运员给已备案的《核销单》同报关资料按《外运流程登记表》的程序做登记。
报关资料和《核销单》的登记工作完毕后,每套报关资料按不同关区附上《报关委托书》、《报关单》、《报检委托书》。
五、提交贷代
外运员通过快递将《核销单》寄给货代。
六、回收核销单
1.当每票货物开航半个月后,货代的运费已付的情况下可以回收《核销单》(除特殊情况)。
确定核销单回收的期限
2.《核销单》收回后,外运员按收单日期、核销单号、货代公司、申报日期登记在《年度核销单登记本》上。
七、提交财务
1.外运员将《核销单》附上相对应的退税联和结汇联交给统计员签收,随后由统计员转交财务。
2.每月圆满完成核销单退税工作。
八、支持信息清单
《核销单》(外汇管理局)
九、成果清单
《核销单管理登记表》
《外运流程登记表》
《年度核销单登记本》
第十九节商检、报关、退税资料准备流程
一、支持信息清单
《生产明细单》、《合同》
《箱规资料》
二、成果清单
《发票》、《装箱单》
《商检、报关和退税资料移交记录》
到财务取银行收款底单
第二十节收款单确认登记流程
复印
将原件归还财务
外汇T/T
信用证D/P
N
YY
业务员确认登记后返还统计员
统计员查商检号并登记
核对人民币金额
通
知
统计员
统计员入帐、归档
一、到财物取银行收款底单
统计员到财物领取银行收款底单(银行收款底单主要包括T/T,L/C,D/P,人民币单;T/T通常包括定金、模具费、海运费、余款等)。
二、复印银行收款底单,并归还原件
统计员复印银行收款底单后,将原件归还财务(如人民币单,要复印两份;外汇美金单的,复印一份;信用证、D/P的,复印两份)
三、是否属外汇T/T
(一)美金单的(欧元单)
1.业务员确认并登记、留档
业务员通常对收款底单复印件上的汇款人和汇款细言进行确认,无误后在复印件上登记客户名称、商检号、扣费、具体用途等;登记后,复印一份留档保存,登记件返还统计员。
2.统计员将复印件传递财务
统计员将业务员返还的登记件留档,同时复印1份传递财务。
(二)人民币单的
业务员接到统计员传递的收款底单复印件后,仔细核对人民币金额,无误后留档保存,同时通知统计员款项的具体用途,以便于统计员入帐。
四、属于L/C、D/P的
统计员查商检号和客户单位并在底单上填写,将其复印1份交至业务员登记存档。
五、入帐归档
统计员根据业务员确认或登记后的银行收款底单入帐,归档。
六、成果清单
《台帐》
第二十一节统计岗位流程
缺少流程
一、工作要求
1.复印预排合同。
2.根据生产明细单、货款登记台帐。
3.制作逾期发货、逾期应收货款台帐。
4.编制年、月销售情况报表。
5.核销单的领用、备岸、回收。
二、支持信息清单
《生产明细单》
《合同》
《货款》
《反馈的发货单》
三、成果清单
《台帐》
《应收未收款》
《鞋类自营出口数量、金额及收汇月报表》
《鞋类外贸供货数量、金额及收汇月报表》
《重点客户销售统计表》
《销量排行榜》
第二十二节客户接待流程
业务员与客户确认行程
客户服务代表安排车辆送客户到车站
业务员接待
经理和处长参加
客户服务代表安排车辆及住宿
重点客户:
业务员接待
处长参与
客户
来到
公司
一般客户:
业务员确认销售地域
业务员接待
新客户:
一、重点客户
1.确认行程
重点客户(包括大客户)来访时,业务员提前与客户确认行程,并通知客户服务代表客户来访的详细情况(客户名称、来访人数、时间、机场等)。
2.安排车辆及住宿
客户服务代表接到业务员的来访客户通知时,客户服务代表负责协调和安排具体的接送车辆和住宿情况。
3.到厂接待
客户服务代表与接送客户的司机确定客户到厂时间,通知业务员到大厅等待(经理和处长参加,必要时建议总裁参加接待)
4.送客户到车站
客户若从工厂离开,业务员要送至客户远离,客户服务代表安排好车辆送客户到车站。
5.用餐?
?
?
二、一般客户
1.来厂接待
一般客户到公司后,业务员负责接待(处长参与),如有提前预约,业务员要到大厅主动等候客户,同时客户服务代表是实际情况安排好接送车辆。
2.用餐?
?
三、新客户
1.来厂接待
新客户根据市场的不同,由相应业务员负责接待(处长根据实际情况可适当参与)。
客户服务代表根据客户具体情况和车辆紧张程度,适当安排是否接送客户。
2.用餐?
?
此流程需进一步商讨确定。
修改流程并加注流程说明(由客户服务部来安排)
第二十二节佣金审批流程
业务员填写审批单
统计员传送
处长和经理审批
销售定价处
YN
签章后备注后
返还统计员
返还统计员
返还业务员
总经理审核签字
财务部支付
一、流程说明
为了规范佣金审批流程,缩短佣金审批、支付的时间,现将流程重新规定如下:
1.业务员填写佣金审批单,随明细单、合同经处长和部门经理审批签字后传递至统计员。
2.统计员将佣金审批单交销售定价处,销售定价处按照明细单要求核算成本、计算利润。
3.销售定价处将扣除佣金达到公司规定利润率(按报价单不超过5%个点浮动)的,签章后返回到统计员;将扣除佣金没有达到公司规定利润率的,备注并返回统计员。
4.统计员将返回的明细单、合同退还业务员。
5.统计员待签章合格审批单的订单金额货款收到后,当天将佣金审批单交由市场事业管理部总经理审核签字,最后交财务支付(两个工作日内完成)。
6.统计员将核算不合格的审批单退还业务员。
二、支持信息清单
明细单和合同
三、成果
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 国际 贸易部 工作 流程 修改 最新 修订版