报名系统上半年单机版说明书.docx
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报名系统上半年单机版说明书
《校级考试报名管理系统》使用说明
2012年单机版
广东省高等学校教学考试管理中心
2012年2月
目录
一、《报名系统》安装:
3
二、《报名系统》概述:
3
2.1.1参数设置3
2.1.2考试时间设置3
2.1.3学校信息修改4
2.2导入考生资料4
2.2.1批量导入考生数据4
2.2.2考生信息管理4
2.2.2.1增加考生5
2.2.2.2修改考生资料5
2.2.2.3删除选定考生5
2.2.2.4取消交费5
2.2.2.5交费5
2.2.2.6相片管理5
2.2.2.7详细统计5
2.3安排考场6
2.3.1初始化实验室6
2.3.2分配考生到各考场6
2.3.3设置考试日期和时间7
2.3.4设置监考老师7
2.3.5生成准考证7
2.3.6报多个科目考生7
2.4数据上报考试管理中心7
2.4.1上报考试信息数据库7
2.5打印考试信息8
2.5.1打印准考证8
2.5.2打印考场信息表9
2.5.3打印本校场次详细信息9
2.5.4打印考生核对资料9
2.6数据备份9
2.6.1备份数据9
2.6.2备份数据恢复9
2.7成绩管理9
2.7.1导入考试成绩9
2.7.2考生成绩查询与打印9
2.7.3打印成绩统计9
2.7.4导出合格考生相片9
《校级考试报名管理系统》使用说明
2011年单机版
《校级考试报名管理系统》(以下简称“报名系统”)是为广东省高校进行省教育厅各种课程水平考试(如全国高等学校英语应用能力A、B级考试、全国高等学校七门计算机水平考试等)报名、考试安排的管理软件。
系统要求:
一、《报名系统》安装:
安装环境:
1)操作系统必须是:
WindowsXP、Window2000或Window2003,
2)Office2000/2003
3)必须安装dotNet框架(dotnetfx2.0.exe)和数据库驱动(mdac_typ.exe)组件。
按默认设置安装这两个组件。
4)按默认方式安装报名系统。
并将安装目录设在非系统盘(好处:
操作系统被损坏,也不会损坏报名系统的数据)。
5)安装好打印机。
二、《报名系统》概述:
考试报名操作总流程:
2.1报名前设置2.2导入考生资料2.3安排考场2.4上报考试数据2.5打印考试信息
2.1报名前的设置
2.1.1参数设置:
设置报名参数――某年度第N次某种考试(例如:
11年度第1次英语应用能力考试。
设置后,所有操作的数据都是11年度第1次英语应用能力考试的考生数据,不影响其它课程水平考试的数据)。
图2-1-1
2.1.2考试时间设置:
设置考试相关的时间,包括报名截止日期,交费截止日期、考试开始日期和考试结束日期。
其中,考试开始日期和考试结束日期必须是以考试管理中心公布的考试日期为准,不能自行定义考试时间。
[该功能已屏蔽,选中某年度第N次某种考试后程序已自动设置好,无须再进行设置]
2.1.3学校信息修改:
首次登陆后(首次登陆的学校代码:
000000,密码:
123456),必须修改本校的信息,其中学校代码统一为管理中心分配的6位代码,各校不能自定义学校代码;学校名称和校区名称也要严格按照规范填写,如本校没有分校区可以在校区名称栏中填入“本部”或空出不填。
2.2导入考生资料
2.2.1批量导入考生数据
必须以“考生数据模版报名表”(EXCEL文件)的格式收集考生资料,通过此接口,批量导入考生数据。
导入时,管理系统只导入格式符合“考生数据模版”标准的考生。
如果考生数据不标准,将以红色背景显示在“格式不符合标准的考生列表”中。
必须重新打开EXCEL文件“考生数据模版报名表”文件修改,修改完毕后再重新导入。
“考生数据模版报名表”可以在导入窗口中下载。
模版格式如下:
注意,所有字段都不能为空值;
工作表名:
必须为“考生信息”;
学院名称:
填写二级学院名称,如果没有二级学院,可以填写学校名;
系别:
填写考生所在的系名;
专业:
填写考生专业,专业名不得加专业方向,也不要加括号等特殊符号。
[证书打印字段]
年级:
填写考生年级,年级必须为四位年份,不能简写。
例如:
2006级必须填写2006,不能填写06;[证书打印字段]
班别:
填写考生班级;
证件类型:
可以选择身份证号、港澳证号和其它证件
证件号码:
身份证号长度必须为15或18,其它证件号长度不能小于1;[证书打印字段]
姓名:
考生姓名,必须和证件上的名字相同,否则取消考试资格;[证书打印字段]
性别:
考生性别(男或女);
科目:
计算机水平考试报考科目:
计算机应用(普高)、VisualBasic、VisualFoxPro、C++、Photoshop图像处理与制作、Access数据库和网页制作基础;英语应用能力考试报考科目:
英语A级和英语B级。
不同考试类型的数据不能同时导入,否则数据将以“不符合标准”处理;[证书打印字段]
相片编号:
相片的名称(不包括扩展名)。
如果相片以学号或身份证号命名,该值填写相应的学号或身份证号;如果相片自行编号,必须要满足系统限制的最小长度。
2.2.2考生信息管理
考生信息管理的功能有:
增加考生,修改考生资料、删除选定考生、交费、取消交费、相片管理、详细统计。
2.2.2.1增加考生
该接口每次只能增加一位考生。
增加时,必须填写详细的考生资料。
如果增加个别考生可以通过本功能的操作完成。
如果增加较多考生时,请使用“2.2.1批量导入考生数据”。
2.2.2.2修改考生资料
通过该接口,可以修改考生信息,包括相片。
每次只能修改一位考生。
修改方法:
选定需要修改的考生,单击【修改考生资料】,修改后再单击【保存】。
2.2.2.3删除选定考生
通过该接口,可以删除选定的单个或多个考生。
删除方法:
选定考生,单击【删除选定考生】按钮。
2.2.2.4取消交费
通过该接口,可以为单个或多个选定的考生取消交费。
安排考场时,只安排已交费的考生;未交费考生,将不安排考场,不能参加考试(未交费考生必须经交费后方可安排)。
取消交费方法:
选定考生,单击【取消交费】按钮。
2.2.2.5交费
通过该接口,可以为多个选定的考生进行“交费”的操作。
安排考场时,只安排已“交费”的考生;未“交费”考生,将不做安排,不能参加考试(未交费考生必须经“交费”操作后方可安排)。
“交费”方法:
选定考生,单击【交费】按钮。
2.2.2.6相片管理
该窗口显示没有相片的考生列表。
如果考生没有更新相片,系统将不允许安排考场。
如果发现有考生没有相片,可以通过该窗口进行更新。
通过该接口更新的相片名称必须为学号或身份证号,相片扩展名必须为*.jpg或*.gif(例如:
440521198006212234.jpg)。
相片的长宽比例必须在1.33—1.40之间,(否则证书上的照片将严重变形)建议蓝底彩色(从07年第1次起计算机证书实行彩色打印)
更新相片步骤:
请将考生相片保存在报名系统根目录下Photo文件夹下。
打开相片管理窗口,单击【更新相片】按钮即可。
注意:
请不要将相片保存在Photo文件夹下的子目录,否则,系统将读不出相片。
如果考生相片或相片名有错误,请单击重新生成相片编码,再进行更新。
2.2.2.7详细统计
该窗口显示报名的统计信息,如图所示:
可按“二级学院”,“系别”,“专业”,“年级”,“科目”来汇总统计,建议在导入考生信息后马上进行汇总统计核对报考的情况。
图2-2-2-7
2.3安排考场
为考生分配考场,未分配考场的考生将不能参加考试。
安排考场时,是以场次为单位来安排考生。
考试时,是以场次为单位进行考试。
每个场次都必须设置:
考试日期和时间、监考老师。
(考试地点经系统设置后,系统能自动安排考生的考试地点)生成准考证。
如果存在报多个科目的考生,可以通过“报多个科目考生”窗口,查看是否有考生安排冲突(考试地点或考试时间),发现有考生时间或地点冲突,可以单击【单个调整】或【全部调整】按钮进行调整。
如该类型考试该校只有一个考试时间段,但有考生同时报考了两门科目考试,出现这种情况时只能让考生选择一门科目考试。
安排考场的操作流程:
收集考生资料(安排考场前要做的事情)初始化实验室分配考生到各考场设置考试日期和时间设置监考老师生成准考证报多个科目考生的检查(冲突调整)上报考试数据(安排完考场后要做的事情)
2.3.1初始化实验室
本菜单功能是可以增加、删除、修改和绑定实验室。
如图2-3-1
实验室:
安排考生进行考试的机房。
考试用的实验室状态有普通考试(未绑定)和绑定两种情况。
普通考试实验室:
配有一个独立的服务器的局域网连接的实验室。
绑定:
可将在同一教学区域内的几个实验室形式上连接在一起,作为一个“大实验室”进行考试。
绑定的实验室视为同一场次,条件是:
几个实验室共用一台服务器,并用局域网连接在一起进行考试,考试时只配一个加密锁(经“绑定”的几个实验室不再有独立的服务器)。
场次:
安排考场时,是以场次为单位来安排考生。
考试时,是以场次为单位进行考试。
考试人数:
该实验室最多可安排的考生人数。
每个实验室必须预留5%左右的备用客户机,例如301实验室有100台客户机,原则上301实验室最多可安排的考生人数为95人。
可安排的科目:
设置某实验室是否可以安排某个科目。
“可安排的科目”是指该实验室的软件配置必须能支持该考试课程。
如果可以支持则在相应课程前的复选框打上“√”。
图2-3-1
2.3.2分配考生到各考场
为已交费的考生安排考场。
未交费考生必须通过交费操作后,才可以安排考场。
分配考场前,必须初始化实验室,设置实验室名,考试人数和可安排科目,否则将不能进行安排。
请单击【分配考生到各考场】按钮即可开始分配考场。
分配考场技巧:
例子1:
有某个专业的考生必须安排在某个时间段,以免和其它考试冲突,分配步骤如下:
1)在“分配考生到各考场”窗口中,选定该专业的所有考生,进行取消交费操作;
2)初始化实验室窗口中,设置考试的地点;
3)在“安排考场”窗口中,为已交费的所有考生分配考场;
4)在“分配考生到各考场”窗口中,选定该专业的所有考生,进行交费操作;
5)初始化实验室窗口中,设置考试的地点;
6)在“安排考场”窗口中,继续为未配考场的考生分配考场;
7)设置场次的考试日期和时间。
例子2:
如果发现某些场次安排不合理,可以重新为这些场次重新分配,分配步骤如下:
1)在“安排考场”窗口中,取消不合理的场次;
2)初始化实验室窗口中,设置考试的地点;
3)在“安排考场”窗口中,为所有未分配的考生分配考场;
4)设置场次的考试日期和时间。
2.3.3设置考试日期和时间
考生分配完毕后,必须为每个场次设定考试日期和时间,才能生成准考证。
设置考试日期和时间方法:
在“安排考场”窗口中选定某场次,然后单击【设置考试时间】按钮进行设置。
2.3.4设置监考老师
考生分配完毕后,必须为每个场次中各实验室设置监考老师,监考老师将在《考场信息表》中显示出来。
所以打印《考场信息表》前,必须为每个场次各实验室设置监考老师。
设置监考老师方法:
在“安排考场”窗口中选定某场次,单击【设置监考老师】按钮进行设置。
2.3.5生成准考证
所有场次考试日期和时间设置完毕后,必须为所有场次的考生生成准考证号。
生成准考证方法:
在“安排考场”窗口中,单击【生成准考证号】按钮系统将自动生成所有考生的准考证号。
2.3.6报多个科目考生
如果有考生报了多个科目(计算机水平考试每个考生最多只能报考2门不同的科目;英语AB级只能报考一个级别),请在所有场次考试日期和时间设置完毕,并且为所有考生生成准考证后,在该窗口中查看有没考生安排的实验室或考试时间冲突。
如果有,请进行调整。
调整方法:
在“安排考场”窗口中,单击【报多个科目考生】,单击【单个调整】逐一调整有冲突的考生。
报单一科目的考生,不存在时间冲突问题。
2.4上报数据管理
安排考场后,必须在规定的时间内将报名数据上报给考试管理中心。
上报的考试数据包括考生信息数据库和上报考生相片。
上报数据生成后,系统禁止重新导入、修改考生信息。
2.4.1生成上报数据操作流程
生成上报数据前提是:
必须考场安排完毕,所有考生相片必须整理完毕。
操作步骤:
1)单击“上报数据管理”菜单“生成上报考试数据”
2)选择上报考试数据保存的路径,单击“确定”。
3)生成的上报考试数据包括“考试信息数据库”(*.mdb)和“考试相片”。
2.5打印考试信息
考试时,考生必须持准考证、有效证件(身份证)和学生证进场考试。
考试过程中,考生必须在《考场信息表》签到,监考老师必须填写本室或本场次的签到人数和缺考人数。
2.5.1打印准考证
系统提供三种准考证打印方式:
方式一:
打印所有考生:
单击方式一框中的【选取所有考生】按钮,单击【打印准考证】;
方式二:
打印某个场次考生:
在方式二框中选取某个场次,单击【选取场次考生】按钮,单击【打印准考证】;
方式三:
打印某个范围考生:
在方式三框中,选取某个范围,单击【选取考生】按钮,单击【打印准考证】。
方式三中各条件之间是“与”关系。
如下图:
例如打印某院某系某年级考生,操作步骤如下:
1)单击学院复选框,选取学院
2)单击系别复选框,选择系别
3)单击专业复选框,选择专业
4)单击年级复选框,选取年级
5)单击【选取考生】按钮。
图2-5-1
2.5.2打印考场信息表
通过该接口,可以打印各场次的《考试信息表》,选择打印“全部场次”或单独的某个场次进行打印,系统在固定使用A4纸的情况下每页打印30条考生记录。
打印之前可进行预览。
2.5.3打印本校场次详细信息
通过该接口,打印本校本次考试已安排的所有场次的详细情况,包括每一个场次的考试日期时间、考试地点、考试人数、监考老师、考试科目等。
以便于教务处掌握本次考试情况。
2.5.4打印考生核对资料
通过该接口,可以打印所有已安排考试考生的报考信息,打印方式与打印考生准考证一致。
2.6数据备份
2.6.1备份数据
安排考试所有的流程完成后,通过数据备份功能,选择好备份的文件夹系统将自动把本次的数据备份起来。
2.6.2备份数据恢复
可以通过该接口,恢复以前备份的数据。
恢复方法:
单击【备份数据恢复】,然后选择备份数据保存的文件夹,按“确定”系统将自动恢复备份的数据。
2.7成绩管理
2.7.1导入考试成绩
【查询】→【查询】
可以通过该接口,导入考试管理中心发布的成绩(EXCEL文件)。
2.7.2考生成绩查询与打印
通过该接口,可以查询和打印考生考试成绩。
操作方法:
在查询字段前的复选框打勾,即启用该字段,然后填写关键字(或复选框选取),单击【查询】按钮筛选出符合条件的考生数据。
单击【打印查询考生成绩】按钮,打印筛选的考生成绩。
技巧:
如果想打印合格的考生成绩,可在启用成绩条件,并选择“60分以上”,单击【查询】按钮筛选出合格的考生,单击【打印查询考生成绩】按钮,打印出筛选的考生成绩。
2.7.3打印成绩统计
按科目打印全校成绩统计和分数段统计。
2.7.4导出合格考生相片
通过该接口,可以筛选出合格考生的相片。
如图:
相片更新的操作步骤:
1、请收集合格考生的相片,并保存到计算机某个目录上(如D:
\相片);
2、单击【更新相片】按钮,指定保存考生相片目录(D:
\相片),进行更新相片;
3、更新后,请看无相片考生列表是否还有没相片的考生,如有,则重做第一、二步,全部考生更新完毕为止;
说明:
由于2007年度英语应用能力考试报名时没有要求提供相片,而新版的考试成绩证书要求打印相片,因此考生相片是打印证书必要资料。
各校教务处可通过软件新增的“成绩管理”功能来收集合格考生相片。
具体操作时可分为两种情况:
1、如果报名时已收集有考生电子相片,那么更新时可指定到报名系统下“StudPhoto”文件夹,进行更新。
2、如果报名时没要求考生提供相片或相片不全,那么请教务处收集已参加英语考试的考生相片,相片以学号或身份证号命名(如:
200702010001.jpg)并保存在计算机某一目录上(如D:
\相片),再通过上面“相片更新操作步骤”筛选出考试成绩合格的考生相片。
相片更新后,请将系统提示的文件夹上报考试管理中心。
广东省高等学校教学考试管理中心
2012年2月16日
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