定期检查.docx
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定期检查
第二节定期检查
定期检查是当前内部专卖管理监督工作的重要方法。
本节主要介绍组织开展内部专卖管理监督定期检查工作相关方面的知识,重点介绍定期检查的概念、对象、内容、方法等相关知识。
一、定期检查概述
(一)定期检查的概念
定期检查是指内部专卖管理监督部门按照烟草专卖法律法规、行业管理规定以及内部专卖管理监督制度的要求,为有效地规范行业生产经营秩序,对辖区内的行业内企业烟草专卖品生产经营活动定期开展的监督检查。
依据《烟草行业内部专卖管理监督工作规范》的规定,定期检查主要由省级、地市级烟草专卖局开展。
定期检查的对象是辖区内烟草专卖品生产经营企业。
(二)定期检查的内容
定期检查的内容是依法依规组织开展烟草专卖品生产经营活动的情况,是对辖区内烟草专卖品生产经营企业内控机制建设和生产经营活动的全面检查,但依据实际情况,定期检查前可以确定定期检查的重点内容,便于定期检查有针对性的开展。
《烟草行业内部专卖管理监督工作规范》规定以下内容为对各类企业定期检查的重点内容
1.卷烟商业企业
内控机制建设方面的检查内容:
商业企业要对货源分配、卷烟打码到条等方面制订明确的内管内控制度规定;营销系统中的客户信息要与专卖许可证信息系统中的数据一致,要明确修改客户信息、调整类别的权限及程序。
商业企业制订并执行有关内管内控制度规定的情况,主要在省级局、市级局定期检查时进行监管。
省级局要制订对卷烟打码到条进行管理监督的具体办法。
生产经营方面的检查内容:
商业企业卷烟经营购进环节中的按合同购进、准运证到货确认、扫码入库等内容;货源分配、卷烟打码到条情况;客户基础信息管理情况等。
2.烟叶商业企业
内控机制建设方面的检查内容:
市、县两级局要加强对预留烟田、育苗、移栽环节的管理,就农户种烟申请、预留烟田、建立烟农信息档案、烟种领取发放、计划分解、合同签订、烟苗发放、合同变更等方面制订工作规程。
省级局在定期检查时要对市、县级局烟叶生产经营管理制度制订、执行情况进行检查。
生产经营方面的检查内容:
烟叶生产经营过程中的调拨销售、准运证开具使用、资金结算等方面的规范情况;烟叶计划分解、合同签订、烟种购进使用库存、育苗移栽等情况;查处超计划种植、合同签订不规范、虚假合同、只签不种、多签少种、少签多种、多户签一份合同等问题。
3.卷烟工业企业
生产经营方面的检查内容:
卷烟工业企业生产经营过程中的原辅材料购进、储存、调拨,卷烟交易合同的执行,到货确认等环节的规范情况。
4.烟叶复烤企业
生产经营方面的检查内容:
按委托加工合同、协议调入原烟、投料加工、产成品发运等环节的规范情况,以及未经审批加工暂无调拨流向的烟叶、卷烟工业企业所属打叶复烤车间违规承揽烟叶委托加工业务等内容。
(三)定期检查的组织开展
《烟草行业内部专卖管理监督工作规范》规定,省级局每年对辖区行业内所有烟草专卖品生产经营企业进行一次全面检查,市级局每半年开展一次全面检查。
省、市级局要制订定期检查方案,分期分批组织实施。
每批定期检查结束后要形成检查报告,通报检查结果,对发现的问题要依法依规进行处理并责成有关单位限期报告整改情况。
下面介绍定期检查的组织开展相关内容。
1.制定检查方案
为保证定期检查取得实效,定期检查前应制定定期检查方案。
定期检查工作方案是指内部专卖管理监督部门及其工作人员,为实现定期检查的目的,确保定期检查的顺利开展,确定检查人员、内容、方法、手段和措施,制订的工作计划和预案。
定期检查工作方案的内容应切合定期检查工作的开展进行设计,一般包括以下几方面内容:
指导思想和工作目标;检查组人员组成;检查对象和内容;检查时间和步骤;检查培训安排;检查纪律要求等
2.定期检查工作准备
(1)发放检查通知。
除突击检查和抽查外,开展专卖内管检查应在检查组进驻前一段时期(一般为一周)内,向被查单位下达定期抽查通知,告知检查时间、检查范围及对象、检查内容以及纪律要求等。
例:
内部专卖监督管理检查通知书
:
按照内部专卖管理监督定期检查工作安排,20年月日,检查组将正式进驻你单位开展检查工作。
现就有关事项通知如下:
一、检查的主要内容:
二、需要你单位准备的资料:
专卖局
20年月日
(2)组成检查组。
定期检查是对被检查单位一段时期内部专卖管理监督工作及生产经营活动规范情况的检查,为保证定期检查工作质量,参与定期检查的人员除专卖内管人员外,还需要根据被查单位业务流程特点,抽调部分具备专业知识的人员参加,如:
法律法规人员、信息管理人员、财务人员、卷烟经营人员、烟叶经营人员、复烤经营人员、工业企业管理人员等。
如果同时对不同的单位开展定期检查,首先因对检查人员进行分组。
在分组时,首先应考虑各检查组组长人选,定期检查组组长应选择政治素质过硬,法律法规意识强,业务技能全面,定期检查工作经验丰富的人员担任。
在对定期检查人员分组时,应根据被查单位经营特点对检查人员进行合理安排,既要考虑检查人员业务专长,也要考虑检查人员参加定期检查的经验,合理进行搭配。
检查组成立后,各检查组长应根据此次定期检查的内容和重点、被检查单位业务流程等情况,结合检查人员的业务专长,对检查人员合理配置并进行内部分组,每组应确定一名小组长,负责小组工作,各小组检查内容及重点应明确。
例:
对卷烟、烟叶经营单位的定期检查,可按以下分组:
(1)综合组:
具体负责检查被查单位专卖内管工作开展情况,专卖内管长效机制建立情况,收集汇总各组检查材料;
(2)卷烟经营检查组:
检查卷烟购进、销售情况,包括直营点、特供烟销售情况等,还可以按检查内容再分设小组;(3)烟叶经营检查组:
检查烟叶收购及销售情况,包括报废烟叶的处理。
也可以按检查内容在小组分组基础上再分设检查小组。
例:
对卷烟经营组可以在分为卷烟购进检查小组、卷烟配送检查小组、卷烟销售检查小组、直营店检查小组等。
(3)开展检查人员培训。
定期检查人员很多来自不同的专业部门,有些并非专职的专卖内管人员,对专卖内管了解不多,对定期检查查什么、怎么查还可能不太清楚,因此,对参加定期检查的人员开展培训很有必要。
业务培训是检查前培训的重要内容,要根据检查内容安排足够的培训时间,保证培训质量。
应选择多次参加过定期检查,检查经验丰富,对被检查单位业务流程熟悉的人员担任培训老师,还可以制作培训教材或者检查工作规范发放给检查人员,方便学习,统一检查标准。
业务培训结束后,各检查小组组长召集本小组成员召开分组检查准备会。
检查组组长对检查工作进行具体工作布置,介绍检查组人员内部分工情况,检查人员之间互相熟悉,同时交流业务培训学习的心得体会,提出对检查工作开展的建议和意见。
(4)收集资料。
这里是指对被检查单位相关资料的收集,定期检查收集资料的方式一般有如下两种:
一是从其他渠道收集被查单位生产经营相关信息。
如通过企业内管报告了解企业专卖内管工开展情况;通过“生产经营管理决策系统”了解被查单位计划码段下发及打、扫码情况;通过“准运证管理系统”了解被查单位准运证开具情况和到货确认情况;通过“查扣违法真品卷烟报表”了解被查单位卷烟外流情况;通过举报人提供的材料了解被查单位生产经营情况等。
为即将开展的重点检查做好准备。
二是要求被查单位准备并提供。
要求被查单位准备并提供的资料一般包括以下内容:
①企业生产经营基本情况:
工业企业应提供:
卷烟的生产计划、实际生产量、打码量、销售量(调拨量)、样福促试卷烟生产量及使用量、销售额、利税情况、费用率、生产品牌等基本生产经营数据。
卷烟商业企业应提供:
辖区总人口数、零售许可证户数、有效在网运行户数、一段时期内卷烟的购进量、扫码量、销售量、销售额、单箱均价、人均销量、主销品牌、费用率、利税完成情况等卷烟经营基本数据。
烟叶生产经营企业应提供:
年度下达的烟叶种植收购计划、合同约定亩产量(平均)、实际种植面积、实际收购数量、实际亩产量(平均)、签订的种植合同份数和有效合同份数(种烟农户数)、上等烟比例、收购均价、补贴标准、销售均价、销售数量、利税完成情况、费用率等烟叶生产经营基本数据。
烟叶复烤企业应提供:
农业年度签订加工合同量、调进烟叶量、实际投烤加工量、加工费标准、片烟、烟梗、烟末的产出量和实际调拨量以及财务结算量、利税完成情况、费用率等生产经营数据。
②企业的生产经营和管理的基本模式(包括组织架构、所属单位、生产经营活动管理等)。
③生产经营部门为规范生产经营行为所采取的措施(包括制定的制度、工作流程、考核监督办法等)。
④定期检查见面会汇报材料。
⑤企业为规范经营行为制定的主要管理制度。
⑥须填报的生产经营方面的表格:
检查组针对检查内容和检查重点为了解被检查单位生产经营情况而设计的表格。
以上需要被检查单位准备和提供的资料,一般应在抽查前两到三天,将需要准备的资料目录和表格发放给被查单位,让被查单位有时间做好准备。
3.定期检查工作开展
(1)召开检查见面动员会。
检查组进驻被检单位后,首先应召开见面动员会。
参加动员会的应有检查组全体成员、被检查单位领导及主要业务部门负责人。
动员会的基本流程是:
首先由被检查单位主要负责人汇报内部专卖管理监督工作情况和生产经营情况。
然后由检查组长介绍定期检查有关工作安排,提出工作要求。
(2)发布公告、公布举报方式。
为让被检查单位全体干部员工知悉定期检查开展事宜,接受群众监督,畅通信息反馈渠道,定期检查组可以视情况发布进驻检查的公告,或者公布举报方式。
发布公告的形式可以选择在被检查单位的内部网站公布,也可以打印出公告张贴在被检查单位经营场所的醒目位置,在公告中可以公布举报电话、检查组工作住宿场所、举报邮箱等。
例:
公告
按照烟草专卖局内部专卖管理监督定期检查工作安排,200年月日,检查组正式进局(公司)开展检查工作。
现就有关事项公布如下,欢迎广大干部职工来信来访、反映情况、提出建议,并对检查组工作进行监督。
一、检查的主要内容:
二、对被检查单位的纪律要求:
三、对检查组的纪律要求:
四、检查组联系方式:
专卖内管检查组
20年月日
(3)发放调查问卷。
检查组也可以通过发放调查问卷,从侧面了解被查单位开展内部专卖管理工作和生产经营状况,了解干部职工对内部专卖管理监督知识和规范生产经营要求知识的掌握情况。
调查对象应随机选择,同时应注意广泛性,调查对象应包括被查单位领导、中层管理人员、一般管理人员、生产经营一线人员等。
其中,一般管理人员、生产经营一线人员占调查对象比例应占到70%以上。
定期检查人员对发放的调查问卷要及时收回,并进行统计汇总,统计结果做为此次定期检查的参考资料。
(4)召开座谈会。
定期检查组也可以根据检查内容和工作安排,在检查中召开与被检查单位的内管座谈会。
召开座谈会前,应明确会议内容及议题,座谈会的参会对象要具有广泛性,被查单位生产经营一线的工作人员应占多数。
通过座谈会,了解被查单位内部专卖管理监督工作开展情况,了解企业员工对内管工作及规范经营的看法和认识,听取广大干部员工的意见和建议。
座谈会应形成会议记录。
4.实地检查
(1)分组开展实地检查:
检查组成员按分工各司其职,对检查内容和检查重点进行检查,相互之间要加强沟通,就发现问题进行印证。
检查中要做到目标明确、内容全面、重点突出。
检查组长要把握好检查方向和进度,及时调控,确保检查任务的顺利完成。
检查结束前,各检查小组要确定所有的检查内容是否都已按要求进行了检查,查出的问题是否已经落实,得出的结论和评价是否客观公正,检查组内部要统一认识。
(2)召开碰头会:
每天工作结束后重点检查组要在组长的召集下召开碰头会,通报当天的检查情况,讨论遇到的问题,研究下一步的工作。
(3)开展调查核实:
定期检查调查核实的方法与日常监管中调查核实的方法基本一致,这里不再重复,根据定期检查的特点,为在短时期内查清生产经营真实情况,定期检查调查核实更加强调时效性,在调查中要注意调查方式的选择,注意调查技巧,排除干扰,尽快核实相关问题。
(4)收集证据、资料:
对实地检查中查出的不规范生产经营问题要实行“一案一档”,做好记录,收集相关证据,对重要凭证要复印留底,并由被检查单位签字盖章,妥善保管。
(5)填写检查工作日志:
定期检查组各个小组在检查中,应填写检查日志,记录检查过程。
检查结束后,各检查小组要向检查组长提交出一份能够反映检查过程,反映被查单位情况、特点、不足的小组报告。
报告中既要描述现象和支撑材料,也要有分析和评价,保证内容全面和逻辑完整。
同时要保证内容不缺项,并突出此次检查的重点内容。
(四)定期检查反馈意见及检查报告
1.定期检查反馈意见
定期检查反馈意见是定期检查组对被检查单位内部专卖监督管理开展情况及规范经营情况的总体评价,是向没检查单位交换的检查意见。
定期检查结束时,检查组要与被检查单位交换意见,按定期检查内容对被检查单位进行评价,肯定被检查单位在内管工作开展及规范经营方面好的做法,通报查出的问题,提出下一步的工作意见和建议,并对发现问题的整改提出明确要求,在规定的期限内上报整改情况。
例:
对xx市局(公司)专卖内管定期检查情况的反馈意见
x年x月x日至x日,局内部专卖管理监督工作检查组对xx市局(公司)专卖内管长效机制建设以及规范经营两个方面的情况进行了检查。
检查组查阅相关资料,并同市局(公司)有关领导、专卖科及xx县局的有关工作人员进行了座谈,重点检查了企业2008年x月份以来“两烟”经营业务。
通过对仓库、访销、物流配送、财务、自营零售店等部门进行了实地检查,从合同、准运证、实物、资金以及有关台帐等方面,对卷烟购进、销售、烟叶生产经营业务进行了核对,听取了部分电话访销录音,走访了部分卷烟零售户和烟叶种植户,在xx市局(公司)的积极支持和配合下,基本查清了有关情况。
下面,就此次定期检查的有关情况进行具体通报:
一、对专卖内管长效机制和企业内控制度建设情况的评价
xx市局(公司)设立了内部管理监督办公室,配备x名专职内管工作人员,明确内管办人员的工作职责和具体分工。
制定了……结合x的实际情况,建立了较为完善的专卖内管各项制度,制定了工作流程,主要包括:
……等制度。
积极开展日常监管、同级监管工作……
(专卖内管长效机制建设情况,包括制度、工作流程建设、机构人员落实、日常监管和同级监管开展情况及效果等)。
总体上看,xx市局(公司)开展内部专卖管理监督检查……(对专卖内管自查复查的组织开展、规范经营情况根据检查情况进行总体评价)。
三、定期检查中发现的问题
(一)内部专卖管理监督方面
……
(二)卷烟经营方面
……
(三)烟叶生产经营方面
……
四、检查组的意见和建议
(一)对重点抽查发现的问题、现象提出的意见:
……
希望xx市局(公司)对检查组反馈的意见和建议,要严肃对待,认真分析原因,形成整改意见后将整改报告已正式文件上报省局。
(二)对下一步加强内部专卖管理监督工作提出的建议:
……
2.定期检查报告
定期检查报告是定期检查组在结束检查工作后对烟草专卖行政主管部门提交的工作报告。
对每个单位的定期检查工作结束时,检查组应将此次检查的总体情况形成书面的定期检查报告,向派出检查的专卖行政主管机关汇报。
在检查报告上,检查组长应签字,对检查结果负责。
定期检查报告一般应分为五个部分:
一是检查组工作情况,简要介绍人员组成、工作开展等情况;
二是对各被检查单位专卖内管检查工作开展情况的评价;
三是对各被检查单位内部专卖管理监督长效机制以及各被检查企业内部控制体系建设和运行情况的评价;
四是检查出的问题,分类列出检查组查出的违规问题,按要求填写专卖内管检查定期检查发现的违规经营问题明细表;
五是加强内部专卖管理监督工作的意见和建议。
(五)检查中发现问题的处理和跟踪督导
对定期检查中发现的问题,要视情形分别进行处理。
对专卖内管履责不到位和轻微违规问题,应向对被查单位下发整改意见通知书,提出整改意见;对企业内部一般违法违规行为,由有管辖权的烟草专卖行政主管部门处理;对重大违法违规案件或问题,应当及时上报并移交有处理权限和管辖权限的单位和部门进行处理。
检查单位对被查单位的整改情况要进行跟踪督导。
对被查单位提交的整改报告要认真审阅,对认识问题不深刻、整改措施不力的要责成重新提交整改意见。
要将此次查出问题的整改情况作为下次对该单位定期检查的重要内容。
二、对烟草专卖品生产经营企业的定期检查
本节主要介绍对商业企业卷烟经营、烟叶生产经营、卷烟工业企业、烟叶复烤加工企业定期检查的主要方法。
(一)对商业企业卷烟经营的定期检查
按照《烟草行业内部专卖管理监督工作规范》的规定,对商业企业卷烟经营定期检查重点检查有无违规购进卷烟的问题,有无虚假确认的问题,有无违反扫码规定的问题,有无违规投放货源、无码销售卷烟销售卷烟的问题。
1.对卷烟购进环节的检查
对卷烟、雪茄烟批发企业卷烟经营购进环节检查主要检查按合同购进、准运证到货确认、扫码入库等内容。
(1)需收集的材料。
内控制度:
卷烟合同管理制度、卷烟入库管理制度、卷烟仓储管理制度、卷烟到货确认制度、卷烟扫码制度等。
经营资料:
卷烟合同签订情况、卷烟仓库保管账、入库手续及验收单等原始凭证、月购销存报表、卷烟货款结算手续及凭证、货款资金往来帐、月到货确认数据、月扫码入库数据等。
(2)涉及的部门:
营销中心、物流中心、财务部门等
(3)检查方法:
1)数据对比分析方法的运用
这里需要采集购进环节涉及到的相关数据,通常运用下面的数据分析对比表进行对比。
检查分月份的卷烟购进情况,主要用于判断是否存在无码入库、虚假确认的问题,可以用下面的表格统计相关数据:
卷烟购进业务核对表
(一)
单位:
万支
月份
卷烟入库量
卷烟到货
确认量
入库扫码量
…
合计
以上表格中,“卷烟入库量”从卷烟仓储台帐上采集;“卷烟到货确认量”从准运证管理系统上采集;“入库扫码量”从卷烟生产经营决策管理系统上次采集,理论上,这三组数据应平衡。
如果卷烟入库后未按期进行到货确认,需上报省局专卖部门做信息确认,再由物流中心做实物确认,这时,到货确认量应填写包含过期确认量的数据。
如果卷烟入库量>入库扫码量,应进一步核实是否存在无码入库问题。
(无码入库,是指对没有码段的卷烟办理入库手续,或者卷烟上贴的下一年度的码段,但在本年度就提前未经扫码入库)。
卷烟到货确认量>入库扫码量,应进一步核实是否存在虚假到货确认的问题。
(虚假到货确认指的是货未到而进行到货确认操作,主要形式:
到货确认的卷烟规格、数量与实物不符;条形码与实物分离,在无实物情况,进行到货确认操作的。
)
检查从不同单位购进卷烟的情况,主要用于判断是否存在无合同、超合同购进问题,可以用下面的表格统计相关数据:
卷烟购进业务核对表
(二)
时间段:
单位:
万支
购进单位
合同签订量
卷烟入库量
财务结算量
…
合计
以上表格,用于统计一段时期内,从不同单位购进卷烟的情况,购进单位栏填写购进单位,“合同签订量”从卷烟交易系统上采集,“卷烟入库量”从卷烟仓储台帐上采集;“财务结算量”从财务应付账款账册或原始记账凭证上采集。
理论上,合同签订量≥卷烟入库量=财务结算量,如果卷烟入库量>合同签订量,应进一步核实是否存在无合同或超合同购进卷烟,如果购进单位为行业外单位,应进一步核实是否存在在从无资质单位购进卷烟的行为。
对以上发现的异常现象,要开展调查核实,调查核实方法、流程、技巧与中级专卖管理员内部监管章节日常监管调查核实的方法基本相同,这里不再重复。
2)实地监管检查方法的运用
对卷烟购进环节实地监管检查,主要实地检查以下环节:
1卷烟入库扫码环节
定期检查时,检查人员应到入库扫码现场实地检查扫码入库情况,主要检查入库环节手续查验是否严格,是否坚持对准运证、随货合同、调运单、卷烟码段齐备的卷烟才能办理入库手续,对到货准运证是否登记了管理台帐,并在到货准运证上及时加盖“货已收讫”章,扫码及数据上传是否运转正常,对不能正常扫码的卷烟是否按规定手工登录。
特别是在每年年底要特别检查是否存在对无码段、无准运证的卷烟办理入库的情况。
2卷烟仓储库房
定期检查时,检查人员应到卷烟仓储库房查验卷烟仓储情况,主要检查是否库存有无码段卷烟,盘存部分品牌卷烟的实物数量,与仓储帐上显示的库存数量核对,看是否一致。
特别在每年年底要特别检查是否库存有无码卷烟或贴了下一年度码段的卷烟。
3卷烟调拨、退货、移库环节
定期检查时,前一阶段发生卷烟调拨、退货、移库行为的,要检查调拨、退库、移库行为手续是否齐全,发生跨区运输的,是否按规定办理准运证,货证是否相符。
2.对卷烟销售环节的检查
(1)要收集的材料
内控制度:
卷烟打码到条管理办法、客户分类标准、货源分配办法、紧俏货源分配办法、新产品投放办法、应急用烟管理办法、货款结算管理办法、卷烟订货(电访、网订)管理办法、卷烟送货管理办法等、对卷烟销售的考核办法等。
经营资料:
历史经营状况、人均销量、毛利率、费用率、主销品牌、月购销存报表、卷烟货款缴存凭证及日记账、业务系统访销配送数据、配送到户记录等。
其他资料:
辖区人口数量、地域情况、访销配送周期和线路、查扣违法真烟台帐、上级部门交办任务通知书、举报投诉记录、日常监管开展记录、内管信息系统预警数据等。
(2)涉及的部门:
营销部门、物流配送部门、客户服务部、电访部门、财务部门等。
(3)检查方法
检查人员首先应对收集资料的分析,查找在卷烟销售及货源投放中容易出问题的环节,确定下一步的检查重点。
通过对资料的分析,判断客户分类标准及货源分配是否科学,紧俏货源分配是否公开公平,新品投放是否切合实际,查扣违法真烟数量的波动状况,举报投诉是否涉及行业内部等。
对平销、滞销卷烟货源投放标准过于宽松的,要将平销、滞销品牌货源投放列为下一步检查重点;对紧俏货源投放不公开透明的,要将倾斜投放货源作为下一步检查重点;对查扣违法真烟数量近期上升或查扣数量大的,要将重点涉及的品牌作为下一步检查的重点;对举报投诉涉及到行业内部单位或个人的,要进一步检查是否存在类似情况;对卷烟销售考核过分强调销量、结构等指标的,要对销量、结构猛增的地区做重点关注。
1)数据对比分析方法的运用
第一个步骤——查找货源投放异常的品牌和对应的时间段。
通过营销系统收集被检查单位最近一段时期内的销售数据,填写下面的销售数据分析表:
XX市卷烟卷烟销售明细表
单位:
万支
品牌月份
品牌A
品牌B
品牌C
品牌D
…
一月
二月
三月
四月
…
合计
通过对上表的分析,找出库存充足情况下,销量波动大的品牌、月份作为重点关注的品牌和重点关注的时间段,销量波动大一般是以月销量超过上期销量50%作为标准。
除了通过上述表格分析查找重点品牌和时间段外,另外以下情况也可以作为查找重点品牌和时间段的参考因素:
1个别品牌卷烟当月销量、库存为整数;
2单日销量占月销量15%以上的,单个访销周期销量占月销量50以上的;
3畅销、滞销、新上市品牌;
4销售考核指标中重点考核销量的品牌;
5上级交办任务中或同级查扣违法真烟中数量较多的品牌;
6应急用烟、补货数量较大的品牌;
7现金结算较多,销售时间与结算时间不一致的品牌;
8客户举报有强压、搭配销售行为的品牌;
9客户经理、配送员、稽查队员反馈信息有外地烟贩来套
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