第七章 5S的内部审核.docx
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第七章5S的内部审核
第七章5S的内部审核
7.15S内部审核概述
7.1.1内部审核的含义
为评价5S活动和有关结果是否符合公司的期望和要求,以及寻求继续改善的可能性空间而进行的内部自我系统性检查。
7.1.2审核的基本原则
Ø使5S管理体系与公司的要求一致
作为一种重要的管理手段,及时发现现场管理中的问题,组织力量加以纠正或预防。
Ø作为一种自我改进的机制,使5S体系持续地保持其有效性,并能不断改进,不断完善。
7.1.3内部审核活动的特点
Ø系统性——正式的、有序的活动
Ø客观性——审核的独立性和公正性
Ø自发性——企业出于改善目的而自发组织
7.1.4审核的内容
Ø5S活动和有关结果是否符合计划的安排
Ø这些活动是否能有效贯彻
Ø贯彻的结果是否达到目标
7.1.5审核的范围
Ø所有部门
Ø实际工作中是否按照规定的程序和方法
7.1.6审核的依据
Ø5S手册
Ø公司的规章制度、保证承诺
Ø国家有关环境保护法规
7.1.7审核的时机、频度
Ø各部门每半年至少一次
Ø每月1-2次集中各部门巡查式审核
Ø发生了严重的问题或生产场所等有重大休整改变时可进行临时性项目审核。
7.2审核的基本原则
5S审核必须遵循以下五个原则:
Ø审核是监察5S活动推展程度、深度的有效管理工具,是为了更好更彻底地实施改善。
由上而下对审核应重视并正确认识,而不是形式上走过场。
Ø5S活动具有很大的灵活性,设计方方面面,所以在审核之前,审核的范围、目的和判定标准应明确,并达成一致意见。
Ø审核人员应对5S有深刻的认识,并有相应的整体把握及评价判定能力;这里有两大方面的具体要求:
一是要把握整体;二是要从细微处察觉异常,查找隐患。
Ø在审核中,审核人员应该对事不对人,客观公正;被审核人员应抱着“闻过则喜,不断改善”的态度,配合审核。
7.35S体系审核条件
7.3.15S体系必须是正规的文件化体系
Ø必须具有完整的5S体系要求文件
Ø实际行动与书面文件或非书面承诺应一致
7.3.25S体系审核必须是一种正式的活动
(1)5S体系审核必须依照正式、特定要求进行,特定的要求包括:
Ø5S手册、目标承诺、方法指导及其他支持文件
Ø样板或有关的环境法规、制度规范的要求
Ø以上特定要求须在确定审核任务时明确
(2)5S体系审核依据正式程序和书面文件进行
Ø审核目的、范围明确
Ø制定正式审核计划
Ø制定实施审核计划的检查表
Ø依据计划和检查表进行审核
(3)体系审核结果形成正式文件
Ø审核结果以正式的审核报告(包括不符合报告)形式提交受审核部门
Ø审核报告和记录作为正式文件留存在规定期限
(4)5S体系审核只能依据客观证据
Ø客观存在的证据
Ø不受情绪或偏见左右的事实
Ø可陈述、可验证的事实
(5)审核人员须具备一定的资格
Ø受过一定培训、了解5S规范要求
Ø与被审核的工作无直接责任
7.1.45S体系审核步骤
7.1.4.15S体系审核的两个阶段
(1)体系文件审查
Ø审查是否建立了正规的、文件化的体系
Ø文件的内容是否正确、符合标准
Ø了解受审核方的基本情况
(2)现场审核
检查受审核方的现场运作是否符合特定要求(5S手册、保证承诺书等)。
7.1.4.2审核的步骤
(1)审核工作计划
Ø制定公司5S审核制度
Ø确定审核范围
Ø确定审核频次
Ø明确审核目的
(2)审核准备
Ø指定审核员、组成审核组,分配工作
Ø收集有关文件
Ø文件审查(视情况需要而定)
Ø制定审核计划
Ø准备工作文件
(3)实施审核
Ø首次会议
Ø现场审核(收集客观证据,记录观察结果)
Ø末次会议
(4)审核报告
Ø编制审核报告
Ø报告分发、存档
(5)纠正措施的跟踪
Ø向受审核方提出纠正要求
Ø受审核方制定并实施纠正措施
Ø验证纠正措施的有效性并记录
7.1.55S体系审核的注意事项
Ø争执处理:
5S体系审核如果发生审核组与受审核部门的政治时,由5S推进组织仲裁。
Ø纠正措施:
内部5S体系审核重视纠正措施,对纠正措施完成情况不仅要跟踪验证,还要分析研究其有效性。
Ø注意开展内部5S审核的难度:
审核员面对自己的同事,难以产生权威效应;内部审核员也要成为改善中的一员;得到管理者的支持往往因认为的原因或环境的原因打折扣;审核结果直接涉及到每个员工或中层管理者的荣誉和利益,冲突常常产生;专业的内部审核员队伍较难产生。
7.2审核准备
7.2.1前期准备工作
每次审核之前,审核的范围、目的和判定标准应明确。
审核目的应首先明确:
是为了判定5S达到的水平程度还是为了寻找问题点来改善,抑或是为了其他,审核的目的决定范围和判定标准。
范围应明确是针对哪个具体项目或区域,这是审核的广度。
判定标准是审核的深度,一般来说,应根据现实的水平去决定一个合适的深度;如果用一个高难度的标准去评价,即使查出了无数的问题也改善不了,这就失去了审核的意义了。
5S推进组织还应确定审核的可行性。
可以召集相关人员商讨。
确定审核条件是否成熟;如尚未成熟,应提出变通或解决方案。
(1)主要的准备工作:
建立审核工作系统;资料收集及文件审核;制定审核计划;编制检查表
(2)对审核准备的基本要求
Ø责任落实:
建立审核组且分工明确;各受审部门责任人在场并已有充分的准备
Ø工作文件完善:
各类工作文件齐备;所有规范都能得到理解并有效应用
Ø计划落实:
审核计划得到批准;审核计划为审核组和受审核部门充分了解
7.2.2建立审核工作系统
(1)组织
Ø建立审核组织:
明确审核工作责任部门;明确各部门有关5S审核的职责
Ø人员:
选择内部审核员;培训内部审核员;任命审核组长和审核员
Ø成立审核小组注意:
考虑审核活动的规模、深度、广度、时间安排等要素,适当准备;被审核区域与审核员无直接的业务关系;适当考虑审核员的基本素质、能力程度,尽量做到互补及合理调配
(2)工作程序和文件
Ø内部5S体系审核程序:
如何指定审核计划;如何执行计划;由谁指定审核计划,谁监督审核计划的进行;审核实施过程及各阶段的要求;各阶段的责任部门及责任人
Ø内部审核工作文件:
审核计划;检查表;不合格报告;纠正措施报告;审核报告等
(3)审核组的审核准备工作
Ø审核组分配任务:
审核组长分配任务;审核员按分配任务做好审核准备工作
Ø审核员应做的准备工作:
熟悉必要的文件和程序,并确保这些文件是完整的和可以接受的;根据需要编制检查表或在已有检查表中增加补充问题;确认由于前一次的审核结果而指定的纠正措施的执行情况
Ø审核组与受审核部门管理者举行审核前会议:
确认审核计划、审核人员和检查表;安排首次会议的时间、地点、议程和参加人员
Ø每人审核员对审核任务应完全了解
(4)对审核员的要求
Ø干练的外表:
衣冠整洁、动作利落是赢得受审核方人员信任的第一步
Ø礼貌的举止
Ø文雅的性格
Ø熟练的审核技巧和基本的专业知识
Ø较强的逻辑判断能力和较高的归纳总结水平
7.2.3资料收集和文件评审
(1)收集资料的目的
Ø有助于了解被审核区域的情况:
范围、人员构成、技术结构,便于掌握审核的侧重点
Ø有助于审核员工作量的分配:
便于合理安排时间;便于合理指定抽样方案
(2)收集资料的范围
Ø5S手册
Ø承诺规定
Ø管理制度、相关标准要求
Ø相关法律法规
(3)文件规范审核
Ø借助文件了解5S体系情况,以便制定审核计划
Ø评价现有的文件化的5S体系的符合性
7.2.4审核计划
(1)审核计划的范围:
每一次审核的具体安排;可安排某些时间对某些区域的审核;也可安排某时间进行某个要素的审核
(2)制定审核计划的要求:
形成正式文件;须有5S推进委员长的批准
(3)审核计划的内容:
本次内部审核的目的;范围;审核依据的文件(标准、手册及程序等);审核组成员名单及分工;审核日期和地点、受审核的部门;首次会议、末次会议以及审核过程中需要安排的与受审核方领导及有关人员交换意见的会议安排;各项主要审核活动的预计日期和持续时间;审核报告的分发范围及发布日期
7.2.5检查表
(1)检查表的作用(略)
(2)检查表的指定与内容
Ø检查表的制定:
审核员根据任务分配准备检查表;检查表须经审核组长批准;根据审核对象的规模及复杂程度决定检查表的多少;应覆盖5S体系各主要部分
Ø检查表内容:
审查项目及要点;审核方法、抽样量及步骤;审查点
(3)检查表的设计要点
Ø对照标准和手册的要求
Ø选择典型的问题
Ø结合受审部门特点
Ø抽样有代表性
Ø时间有余地
Ø检查表可操作性强
(4)检查表的编写方法
Ø方式:
按部门编;按要素编(正向、逆向)
Ø按部门编定检查表:
要覆盖该部门负责的主要要素;要有侧重点,切不可“沾边就检查”
Ø要素编写检查表:
要抓住主要部门;考虑正向审核还是逆向审核
Ø检查表的具体项目:
审核涉及的部门;审核设计的要素;审核员;陪同人员;编写日期;检查表审查人员签名及日期;检查表的编写
Ø有效使用检查表:
使审核工作有序、按计划进行;灵活以达到最终目的;调整不偏离;不死搬硬套。
7.4审核的实施
7.4.1首次会议(内容与其他审核基本一致)
7.4.2实行审核(内容与其他审核基本一致)
7.4.3末次会议(内容与其他审核基本一致)
7.4.4审核总结报告
报告内容包括
Ø5S体系的符合性
Ø5S体系实行的有效性
Ø5S活动的持续性和适宜性
Ø审核发现的统计分析
Ø审核的时间、地点、范围、方式及参与人员
Ø下次审核提出重点及其他建议事项
报告的发行
Ø审核报告必须经过审核组长、5S推进委员长的审批认可
Ø审核报告应在原定的时间内发行
Ø按清单进行发行,接受部门必须书面签收并按一定要求进行管理
7.5纠正和预防措施与跟踪
7.5.1纠正和预防措施
(1)含义:
为消除实际或潜在的不合格原因所采取的措施成为纠正或预防措施,措施的程度与问题的大小轻重有关
(2)目的:
消除实际或潜在不合格的原因;采取措施防止类似问题再发生或预防问题的发生;不断改进,提高管理水平
(3)作用
Ø满足5S标准的要求
Ø保证5S审核作用的重要手段:
审核是为了改进;审核中发现的不足是改进的重要内容;采取有效纠正和预防措施是达到维持、改进质量体系的手段;发现问题及时纠正;不断发现问题,不断采取纠正和预防措施,通过持续的改进实现整体水平的提高
(4)5S内部审核中采取纠正和预防措施的特点
Ø5S审核的继续:
5S审核中出现的不合格现象都应采取相应的纠正措施或预防措施;所有的纠正措施或预防措施都须得到验证;作为实现内部5S审核目的的有效手段
Ø目的在于改进:
力求彻底纠正所发现的不合格;重点落实以预防为主的原则,对不满意的方面应采取预防措施
Ø跟踪的范围:
跟踪的范围常因需要而扩大;对有效性的验证也因内部管理的需要而更为严格;在完成纠正措施并经验证以后,还可能对一些后续问题实施进一步跟踪,因而延长跟踪的时间
(5)纠正和预防措施的实施程序
a审核组职责
Ø向受审核方解释内部5S审核中出现的不合格项和需改进的方面
Ø与受审核方协商纠正和预防措施的完成期限
Ø对纠正和预防措施的反馈进行管理
b受审核方职责
Ø理解审核员指出的不合格项
Ø制定纠正和预防措施的实施计划
Ø执行纠正和预防措施计划
Ø即使反馈纠正情况以便得到审核员验证认可
c纠正和预防措施程序
Ø调查判别不合格的原因
Ø进行原因分析
Ø制定纠正和预防措施的实施计划,落实职责
Ø控制纠正和预防措施按计划有效实施
Ø检查纠正和预防措施的效果
Ø对效果的有效性进行验证
Ø巩固经验证有效的成果
Ø纠正和预防措施的效果不明显的可进入下一个循环,另外采取更有效的纠正措施
(6)纠正和预防措施计划要点
a职责明确
b报告与记录
c验证与总结
7.5.2实施状况跟踪
(1)含义:
是审核的继续,对受审核方的纠正和预防措施进行评审,验证并判断效果,对验证情况进行记录。
(2)目的:
促使手审核方采取有效的纠正和预防措施;验证纠正和预防措施的有效性;向最高管理层报告。
(3)作用:
促进改进;向管理层报告;证实纠正预防措施的适宜性和有效性
(4)跟踪的实施程序
Ø跟踪的形式:
书面或现场
Ø跟踪工作中审核员职责
Ø跟踪程序:
审核组识别实际或潜在的不合格;审核组向受审核方提出采取纠正和预防措施的建议;受审核方提交纠正和预防措施计划;对受审核方你采取的纠正和预防措施的可行性予以评审;受审核方事实并完成纠正和预防措施;审核组对纠正和预防措施完成情况进行验证;审核人员对验证情况不满意时,可要求受审核部门采取进一步的行动。
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