ERP系统管理制度.docx

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ERP系统管理制度

ERP系统管理制度

1前言

1.1目的

为保证ERP系统稳定正常运行，规范系统的使用和维护，确保数据及时、准确、规范、完整，达到资源有效共享，结合公司的实际，特制定本制度。

1.2范围

本制度对以下运行管理方面加以明确：

（1）各部门（岗位）ERP职责及要求

（2）系统管理

（3）权限管理

（4）检查与考核

（5）奖励与处罚

本标准适用于公司内部ERP系统使用。

1.3生效时间

本制度自正式发布之日起生效，各相关部门按本制度执行。

2各部门（岗位）ERP职责及要求

2.1ERP职责及要求

岗位

职责描述

ERP管理员

负责ERP系统的业务管理工作。

公司ERP系统参数、单据性质及部分基础数据的设置及维护。

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解决各部门在ERP业务操作当中遇到的问题，协调各部门保证ERP系统的正常运行，

跟踪和监督各部门系统操作是否是按照ERP业务规则执行。

负责组织制定ERP稳定运行所需要的相关制度、文件及工作标准，并监督指导执行。

负责平衡、协调解决ERP运行过程中出现的问题，并针对ERP系统提出管理建议。

负责各部门ERP权限设定、维护及管理。

负责ERP系统数据库管理、后台维护等。

向主管领导汇报ERP运行情况，协助组织召开系统运行情况的总结、分析及问题讨论会议。

如果出现异常数据由ERP系统管理员负责查找原因，并向领导汇报，如因不及时汇报导致的后果由ERP系统管理员负责。

如果出现因ERP管理员管理不妥当或不及时反馈导致的ERP系统数据方面或管理方面的任何问题，ERP管理员应承担责任。

具体承担范围，由公司领导商议决定。

网络管理员负责ERP系统硬件设备和软件的安装、维护。

2.2销售部ERP职责及要求

岗位职责描述

主管安排并检查本部门ERP工作。

审批销售相关单据。

助理（内勤）

销售部ERP的整体管理工作。

管理客户信息。

客户信息业务员

给客户报价。

根据销售合同，录入销售订单。

客户订单销售接单后对原订单物料或单价、交期或数量的变更。

客户订单变更单根

据发货计划，且生产部已生产入库，按客户的要求发货。

客户退货：

关联原来销售出库单下推生成红字销售出库单，并由仓库审核后接收退货。

红字销售出库单审核自动生成红字销售发票，由财务审核。

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2.3采购部ERP职责及要求

岗位

职责描述

对应ERP工作及要求

主管

安排并检查本部门ERP工作。

审批采购相关单据。

工艺与采购共同制定BOM损耗率。

助理（内勤）采购部ERP的整体管理工作。

管理供应商信息。

从供应商接受发票，整理发票交财务挂账，为会计审核采购发票做准备。

计划员根据客户销售订单等编制生产或采购计划。

采购/外协、生产计划

对各种研发类、新产品的物料进行询价，经过领导确认定出价格。

询价单对批量生产

需要的各种物料进行比议价，经过领导确认定出价格。

核价单对各种情况下产生的请

购单，对采购供应商、数量、单价、交期等信息进行维护，经主管审批完发放。

维护

采购申请信息，从采购申请单生成采购订单采购订单管理及跟踪执行情况。

采购业务员

对下发的采购订单进行跟踪催货，到货送检，及时取得送货单，质检单，确认入库单。

采购变更

对已经有入库的采购订单的采购合同变更时，对采购订单也做相应的变更。

采购退货

进货单已经进入库房，在生产使用过程中发现不良，退货的处理。

退货单（红字外

购入库单）录入后，审核自动生成红字采购发票。

委外加工

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计划员制单委外订单，采购委外负责人录入委外单价，审核委外订单，仓库根据委外

订单自动生成的投料单，进行审核，并根据委外订单生成委外加工出库单，录入委外加工超定额领料，根据委外加工入库单生成委外业务发票，并提醒财务审核。

委外发票有财务审核后

录入预付款单、付款单。

2.4库房ERP职责及要求

岗位职责描述

对应ERP工作及要求主管

安排并检查本部门ERP工作。

书面审批异常数量调整单、报废领料单。

库管员

料件仓库间的调拨。

调拨单从库房调拨到办事处仓库，由办事处仓管审核入库单后跟总部仓库管理员确认。

审核采购入库单、销售出库单。

审核厂内发退料单（外购入库红字）、委外退料单

（委外出库红字）。

审核厂内委外出库单、委外退料补料单、生产领料单、厂内生产退料料单。

审核工厂发货的销售出库，其他出库单等相关单据。

质检员检验完到货的物料后，通知库管员点数并入库，审核入库单。

在生产过程中发现物料不良，车间将物料退回不合格品库房，由对应业务员录入退货

单，库管员点退货数量，审核退货单。

生产成品后入库后审核成品入库单

审核销售退货单根据质检工程师对客户退给销售的产品判定结果，点数入库。

审核销

售退货单

对公司需报废的物料的账务处理。

审核报废退料单。

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2.4研发部ERP职责及要求

岗位职责描述

对应ERP工作及要求主管

安排并检查本部门ERP工作。

审核BOM相关单据。

标准化根据设计师新加材料的需求，本着公司优化资源，方便生产、维修、采购的

方向，综合平衡是否新增品号，如需，则可发布新物料，并保证数据库物料编号、名称、规格等相关属性的标准化。

确保物料编码相关属性的规范

新增录入产品BOM清单。

BOM变更，有以下几种情况：

BOM与生产实际不符、工艺路线从外购改自制、工艺路线从自制改外购、材料定额增加、材料定额减少。

BOM变更可由生产班组长申请

生产

生产计划内生产任务单的新增、下达、确认，已经下推生成的领料，

生产计划内领料的报废退回补料单的新增。

成品入库，录入成品入库单。

2.6财务部ERP职责及要求

应收模块：

财务业务人审核销售发票、录入预收款单、收款单。

办事处财务根据对应的客户做收款，选择对应好销售发票进行新增收款单，并告知公司财务审核。

办事处核销未核销的单据（收款、预收、收款退款、销售发票）

公司财务确认收款并审核对应收款单、预收单。

应付模块：

审核采购发票、审核付款单、付款退款单、核销未核销的付款单相关单据。

（付款、预付、付款退款、采购发票）

ERP系统存货核算业务模块：

及时进行核销、核算、处理相关问题、月末结账操作。

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总账模块：

对财务凭证录入准确、及时。

每月统计计算相对应的财务报表，并上报领导参考。

3.系统管理

用户端不得私自修改ERP软件系统配置参数或相关计算机程序

管理员负责按照系统安全规定定期对ERP系统数据库和系统应用程序进行备份，

并对系

统和数据库运行全过程进行监控，保证系统安全运行和数据传递通畅。

网络管理员

定期对ERP服务器及各终端设备进行防毒、杀毒处理。

各用户对自己录入的单据负责，对需要用的基础数据进行核实，如有问题及时通知ERP，同时各相关部门指定专人对本部门的数据工作进行检查。

系统用户在休假或因公外出时，必须将相关的工作内容授权给其他用户负责完成，并给相应人员申请临时权限，不得延误工作。

做单必须要有依据，严禁在ERP系统中随意更改各种数据。

对录入超过半小时的单据，需要在不超过半个小时保存，以免单据丢失。

为提高ERP系统资源利用率，用户在完成操作后，应及时退出ERP避免其他用户无

法使用系统。

为提高系统运行效率，各部门必须密切配合，录入单据人员、各级审

核人员应履行本岗位职责，单据录入、审核在1个工作日内办理完，特殊情况在2个

工作日内办理完。

各种单据审批流见附表。

4.权限管理

专员必须遵守保密制度，严禁把自己的密码转告他人；不得泄露其他用户的密码，不得在ERP系统上操作超越自己权限的信息；不得用不正当手段、方法对模块进行修改。

公司需要数据修改时必须按规定程序执行并及时对数据库进行备份。

各部门新增用户权限、用户权限的变更，应提出书面申请，经相关部门领导签字确

认后，报ERP管理员进行设置。

用户必须更改个人初始密码，不得把用户名和密码借给他人使用。

5.检查与考核说明

系统运行检查采用在系统上日常检查和月度总结相结合的方式。

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根据ERP运行的实际情况，组织召开ERP系统各部门运行检查总结会，对一些文件进行分析，并提出解决方案，以保障系统的正常运行。

6.奖励与处罚

6.1.处罚条例

提供数据不及时、一月内出现三次以上错误；录入数据不及时、一月内出现三次以

上错误；对业务流程不熟悉并且又不及时反馈ERP管理员造成业务执行延误的；不

按业务流程执行，故意拖延不配合,系统业务单据不正常处理操作的；各级审核人员未

认真履行职责，审核单据不及时的；审核未发现数据错误，单据流转不及时，造成其

它相关工作完成延迟。

对违反上述条款的部门和个人根据情节轻重，分别给予部门100~500元元不等的

罚款，部门负责人自行分解。

6.2.奖励条例

根据ERP系统运行月度考核结果分别给予部门100~500元奖励。

平时表现突出，有很好的团队意识，定期完成工作任务且质量非常好，给予个人

100~500

元奖励。

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