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公务管理写作
公务管理写作
武汉大学文学院赵广平
第一章绪论
本章讨论三个问题:
一、什么是公务管理写作
二、为何要学习公务管理写作
三、如何学习公务管理写作
一、什么是公务管理写作?
1.写作的含义
写:
写字;书写。
即将思想转化为文字或用文字将思想记录、表述出来。
作:
制作;古字写作“”,象人伸脚而坐有所操作的样子。
所谓“操作”,在写作活动中,则指含有选题(有的放矢)、构思(结构技巧)、创意(思维独创)、润色(凝练鲜活)等具有创新性的规律和方法。
因此:
写作,即用文字按照一定的规律、运用各种技巧,准确、完美地表达思想的创造性活动。
2.写作的分类
(1)传统的分类。
二分法:
写作(文学创作);实用写作。
三分法:
析理性文体写作;审美性文体写作;实用性文体写作。
(2)我们的分类:
1+2分法。
① 基础写作:
记叙文、议论文、说明文。
② (实用)写作:
应指一般写作,即指除了文学作品之外的所有的文体写作。
如公文写作、新闻写作、经济写作、科技写作、司法写作、广告写作……
③ (文学)创作:
小说、诗歌、散文、戏曲等。
3.何谓公务管理写作?
(1)常用实用写作文体
实用写作教程目录(华师版)
一、行政公文二、机关事务文书
三、会务文书四、经济文书
五、经济文书六、涉外经济文书
七、股份制企业文书八、科技文体
九、契约文书十、广告文案
十一、法规文书十二、司法文书
十三、新闻文体十四、演说文体
十五、礼仪文书十六、信函文体
十七、论述文体
(2)公务管理写作含义
①所谓“公务”,即公共事务,包括党的事务、政府事务、国企、私企事务、公共团体事务。
②所谓“管理”,是指具有一定的职务(管理职责)和职责(岗位职责)。
③公务管理写作分为三个层次。
A.决策型写作
B.管理型写作
C.职责型写作
(3)公务管理写作内容
第一章公务管理写作概述包括公务管理写作的特性、功用;作者的素养和能力;公务管理写作的发展趋势等。
第二章国家行政公文包括命令、决定、意见、议案、公告、通告、通知、通报、请示、报告、批复、会议纪要、函等十三种13类国家行政公文的基本知识和写作方法。
第三章机关管理文书包括计划、总结、调查报告、简报工作研究等。
第四章企业管理文书包括意向书、发起人协议书、项目建议书、可行性研究报告、协议书、经济合同书等文体的基本知识和写作方法。
第五章市场经济文书包括市场调查报告、经济活动分析报告市场预测报告、招商文案、商业计划书、专题活动策划书等文体的基本知识和写作方法。
第六章行政领导文体包括讲话稿、演讲稿、竞聘演讲稿、述职报告等文稿。
第七章申论写作包括申论的考试概述、概括材料、提出对策、论述等。
二、为何要学习公务管理写作
(一)必要性
美国著名的社会预测学家约翰•奈斯比特在《大趋势》一书中说:
21世纪五件最重要的事中,有一件是“在这个文字密集的社会里,我们比以往更需要具备基本的读写技巧。
”
实践表明:
99%的人的能力与素质是靠口头表达和文字表达展现出来的。
如:
世界顶级的“财富论坛”会议,是世界最高级别的经济思想交流,也是世界最高级别的实用写作交流——每位金融专家、每位世界500强CEO的发言稿,都是作者经验和智慧的凝聚,也都是一篇篇精到绝伦的实用写作作品(虽然每位只有5——15分钟的发言时间,却更显示其绝妙纷呈)。
(二)实用性
(实用)写作与我们现实生活和日常工作密切相关,据统计,大学以上文化程度的在职人员中,阅读与写作的比例分别达到了70%和83%。
例:
武汉大学商学院人力资源专业博士导师关培兰教授,曾在英国做访问学者多年。
她说。
英国科学家做了一项研究,访问了1.1万名年龄33岁左右的男女:
结果表明,外形英俊(主要是气质)的男子比缺乏吸引力的男子可以找到更好的工佳和赚得更多的报酬。
长相一般的秘书比起漂亮的秘书,收入要少15%。
但是,最近加拿大统计局的一份报告显示,具较高教育程度、较高读写能力和工作经验丰富的人,通常能获的较优厚的薪酬的工作。
该份由两名经济学家共同撰写的研究报告发现,每多接受一年教育,平均年薪增8.3%。
以平均年薪3万元作基数,每多接受一年教育可获2490元额外收入。
而且其中930元是因读写能力提高而获得。
人才的薪酬与经验成正比,经验多、工作时间长,可获薪酬也多。
关教授认为,从这些研究中可以看出,在同等条件下,外貌的确有一些影响,但其影响力远远低于受教育程度和工作经验对薪酬的影响。
例:
公务员考试《申论》(始于2003年)就是对实用写作的考核。
每年公务员考试的笔试,包括《行政职业能力倾向测试》(含《公共基础知识》)、《申论》两科。
专家说,《申论》的意义在于,意味着公务员考试不再可能通过大量记忆和突击准备而胜出,政策水平、知识素质、语言表达、应变等多方面综合写作能力的积累才是关键。
例:
《申论》试题
用“泛滥成灾”来形容当今假文凭的猖獗恐怕一点不为过。
在2000年全国人口普查时,填写具有大专以上学历的人数比国家实际培养的人数多出50万人。
这意味着有50万人持有假文凭……
这是某年申论给出假文凭有关资料中的一段。
考生在40分钟阅读资料后,要用110分钟作答3道题——
1.用不超过200字的篇幅,概括出给定资料所反映的主要问题。
(20分)
2.以政府调研室工作人员的身份,用不超过350字的篇幅,提出解决给定资料所反映问题的方案。
(30分)
3.就给定资料所反映的主要问题,用不少于1200字的篇幅,自拟标题进行论述。
(50分)
专家说,3道题已清晰描绘了申论考试与传统的作文考试最大不同,申论是对分析驾驭材料的能力与对表达能力并重的考试。
题目均为主观性试题,主要通过应试者对给定材料的分析、概括、提炼来测查其解决实际问题的能力,以及阅读理解、综合分析、文字表达等能力。
简单说,就是考生完成概括回题、提出问题、解决同题3道槛。
至于《行政职业能力倾向能力测试》,主要包括综合性质和专业技术两部分测试。
测试包含基础常识、言语理解与表达、数量关系、判断推理等客观性试题。
而原来考试中的事件排序、词语替换、选词填空不再出现。
(三)紧迫性
1.现状堪忧。
(实用)写作能力是现代人文化素质的重要构成部分。
但现代人的写作能力是否跟得上时代的步伐呢?
美国克里夫兰国际写作学院院长艾伯特•约瑟夫曾经给数万政府工作人员、经理、科研人员讲过课,他的评价是:
“这些人实际上都是大学毕业生,一多半还获得了高级学位,但是至少有三分之二的人,尽管学历完满,却连一封简单的书信、一分简单的报告也写不通。
”
在我国,大多数大学生认为,我们学了12年语文,能抄抄写写即足矣。
例:
(1)陈海波(武汉大学文学院古籍所)《语文教育改革构想》
一、语文教育检讨
1978年3月,吕叔湘先生在《人民日报》上批评我国中小学语文教学少、慢、差、费,指出这是“不容忽视的一个严重问题”。
他说;“十年的时间,2700多课时,用来学本国语文,却是大多数不过关,岂非咄咄怪事!
”
1979年冬人民教育出版社中语室组织的福建、四川两省“中学生语文状况调查”显示,大约有三分之二的学生语文水平过低,语文知识测验的平均成绩只有30分。
1988年国家教委委托华东师范大学组织实施的“1987年全国初中三年级语文教学抽样调查”取得的1000多万个数据显示,大多数被测学生的成绩处于中下水平,阅读、写作不及格的有近60%。
阅读、写作、听力、说话与朗读四项测试,每项的总平均分均在及格以下。
1996年,以重视人文教育而备受称道的华中理工大学(时任校长杨叔子院士),对全校新生进行了首次中国语文水平达标测试。
在这次稍稍高于中学语文水平程度的测试中,全校所有的95级本科生、专科生、研究生新生参加考试,及格率最高的是本科生,也仅有60%,最低的是博士生,只有30%的人及格。
高校学生语文水平低绝不是个别现象。
1997年北师大对一年级新生进行了语文入学检测,原计划得分在80分以上的(满分100),可以免修大学语文,不料一千多名新生中,能达到这一标准的仅有六七人,无奈之下,学校决定,全部都要修大学语文。
……教材内容浅白,容量严重不足。
“小猫小狗”式的浅近白话文篇幅太多,.这些东西即使熟记也对儿童终生的人文素质没有多大意义。
这种一看即懂的大白话文章不仅内容浅近,容量也不够。
笔者统计2003年毕业的中小学生的语文教材,9年义务教育的18本课本,除作业、练习之生外,教材总容量约22万字。
以九年之功学习20多万字的语料(并且大多是一看即懂的大白话),其语料对学生的有效刺激量小到令人难以置信。
(2)陈景润在78年第一次全国科技大会上提交论著的修改经历(徐迟报告文学《哥德巴赫猜想》中300余字的概括)
(3)广东省移动公司肇庆培训中心袁昌平(2001级文学院毕业生)向母校求援的事例。
(4)2005年武汉晚报组织十大家招聘单位人力资源部部长调查表明,每百份求职书中只有10份符合要求。
2.理论滞后。
(实用)写作的理论研究起步晚
(实用)写作的理论研究水平低
(实用)写作的教材不够系统、完善
(实用)写作的“教”与“学”都不够重视
3.(实用)教学与社会不接轨
例:
2004年10月,在我校召开的“海峡两岸三地中文教学研讨会”上,台湾铭传大学校长助理黄教授在其学术报告中指出:
“大陆培养一个大学生的成本比海外高一倍”。
在大陆,大学入学率只有18%(07年达24%),毕业后还不容易就业;可台湾的入学率高达60%以上,毕业后基本能就业。
为什麽?
关键在于大陆的大学生不实用,不适应用人单位的需要,即使到了岗,用人单位还得经过2-4年的培养才能胜任工作。
用人单位付出培训费还得付工资,这不是高一倍吗?
三、公务管理的写作要求
1.公务管理写作的功用
公务管理写作的功用可以概括为以下几点:
(1)沟通表达作用
社会生活中存在多种多样的公共关系,人类社会就是人际关系的联络网,如政府与公众、单位与个人、单位与单位、个人与个人等等,其间都需要运用各种方式进行交往与联系,而沟通诸多关系和需要表达的重要的文字媒体便是公务管理写作的实用文。
(2)管理指导作用
党和国家行政机构颁布的、各级权力机构发布的法规以及各级权力机构认可的调研策划等,都是党和国家方针政策的具体体现,对下级机关、对各项事业都具有管理指导作用。
这类实用文具有权威性、法律性指导性强的特点,一经签发并发布后,下级部门必须遵照执行,这类实用文的管理指导作用是很明显的。
(3)研讨创新作用
公务管理文书具有发现问题、研究问题、处理问题、解决问题,科学管理事务工作,创新高效图谋发展的重要作用。
(4)凭证依据作用
公务管理文书还有凭据作用。
它表现在:
其一,作为处理问题、解决问题、管理事务工作的依据凭据。
如行政公文,而法规类文体,就是行政执法人员执法的依据;契约类文体,如意向书、发起人协议书、项目建议书、可行性研究报告、协议书、经济合同书等是双方确认、执行权利与义务的凭据;市场调查报告、经济活动分析报告市场预测报告、招商文案、商业计划书、专题活动策划书等也都是作为鉴定、评价其成果、价值的文字依据。
其二,实用文在一定历史时期之后,文本本身虽已失去效力,但它作为档案材料保存下来,却具有重要的史料价值,是研究、考据某个历史时期的政治、经济、文化、教育的重要资料。
2.作者的素养和能力
公务管理写作是一种富有创造性的复杂的脑力劳动,它要求作者必须具备相应的素养和能力。
(1)思想理论素养
作者思想、理论水平的高低对公务管理写作具有直接而决定性的影响。
思想的核心部分是世界观和方法论,它影响和制约着人的信仰、观点、品德、节操等等,而理论水平则体现为对客观事物进行鉴别、分析的能力,对思想观念进行概括、抽象的能力。
作者的思想、理论素养直接决定着实用文的立意,而立意是公务管理写作的灵魂,是一篇文章的纲,所以,公务管理写作主旨的深刻、新颖与否,主要来自于作者的思想深度和理论水平。
所谓文品即人品,文质即素质,这话很有道理。
因此,作者的思想理论素养对实用文写作是至关重要的。
提高思想理论素养,必须加强学习马列主义、毛泽东思想,必须学习邓小平
理论和“三个代表”的重要思想,这是一项基本建设。
只有用马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”的重要思想武装头脑,才能加深对党和国家方针、政策的理解,深刻认识、分析各种社会现象和社会问题,这样才能以正确的思想和科学的方法指导实用文的写作。
江泽民同志在十五大报告中指出:
“着眼于马克思主义理论的运用,着眼于对实际问题的理论思考,着眼于新的实践和新的发展。
”这几句话对如何提高思想理论素养有重要的指导意义。
(2)专业知识结构
公务管理写作涵盖许多门类(文史哲艺理工农医),各行各业的公务管理写作专业性极强,常常与有关专业、有关业务有密切联系。
所以,从事某个方面的公务管理写作,必须懂得乃至精通那个方面的专业知识,专业知识是写好公务管理文书的重要条件之一。
例如经济类写作必须具备有经济方面的知识,司法类写作必须具备有法律方面的知识,而写科技报告、学术论文,更要求作者是那个领域的专家。
签订合同,撰写广告词,也必须熟悉有关的业务。
如果撰写有关股份制方面的文书,作者对股份制方面的专业知识缺乏研究,尽管你有很高的写作水平,要写好股份制方面的文书也是非常困难的。
(3)基本写作能力
公务管理写作本质上是一种写作行为,它要求作者必须具备相当的写作能力。
毛泽东同志早就指出:
“一个革命干部必须能看,能写。
”
美国社会预测学家约翰·奈斯比特在其《大趋势》一书中指出,在由工业社会向信息社会过渡中,有五件最重要的事,其中第三件事是:
“在这个文字密集社会里,我们比以往更需要具备基本的读写技巧。
”这两段话都强调了写作能力的重要性。
提高写作能力可从以下三方面人手:
第一,掌握写作理论知识。
公务管理写作的作者应当比较系统地学习写作基本理论和写作知识,懂得写作基本原理,掌握写作的方法和技巧。
第二,坚持写作实践。
鲁迅说:
“文章应该怎样做,我说不出来,因为自己的作文,是由于多看和练习,此外并无心得或方法的。
”叶圣陶也说:
“要把写作的手腕训练到熟练,必须常常去写,规规矩矩去写。
”提高写作能力,掌握写作方法与技巧,一个很重要的途径,便是坚持多读、多写,持之以恒,写作能力才能得以提高。
第三,还要特别重视文章的修改。
好文章都是改出来的,不能期望一次成功。
公务管理写作也是如此,都需要经过反复修改、字斟句酌才能定稿。
3.公务管理写作的构成
(1)主旨
主旨,在公务管理写作中是指所表达的中心观点和基本思想,是作者对客观事物和材料的总的看法和评价。
公务管理写作,总有一定的目的和意图,这个目的和意图体现在文中,就是主旨。
主旨是一篇文章的核心和灵魂所在,一篇文章的价值如何,它的成败,首先就体现在主旨上。
主旨确立以后,便对材料、结构和语言起统帅作用,也就是说,文章的其他构成要素都要服从于表现主旨的需要。
获取主旨的渠道:
公务管理写作的主旨,它来自于社会实践。
①公务管理写作,必须深入到社会实践中去,搜集材料,调查研究,以获得对一些社会问题社会现象的正确深刻的认识和了解。
②主旨的获取还可以从反映他人社会实践的书籍、报刊、材料中得到间接的体验和启示。
③公务管理写作的主旨,还常常来自于单位领导人或负责人“授意”的“命题”。
这种“授意”是否“主题先行”呢?
首先,这种“意”,是有关领导人从他的社会实践,通过考察、思考而获得的;
其次,作者在行文中,也会把自已的思考、看法融入写作之中,所以归根结底,它的主旨还是来源于社会实践。
提炼主旨有哪些要求呢?
①主旨正确。
主旨正确指公务管理写作的观点要符合党和国家的方针、政策,符合客观实际,反映事物的内部联系和发展规律。
正确的主旨,首先来自于作者先进的世界观和科学的方法论,同时要求作者具有实事求是的态度。
②关注热点。
什么是热点?
一般来说,在国计民生中,受关注度较高、较集中的事件就是热点。
还有一种特殊的现象,即有意或无意地被忽视、被掩盖、被隐藏的,关乎国计民生品质和方向的事件,也是热点。
关注热点时,赞成什么,反对什么;提倡什么,批评什么;肯定什么,否定什么,要旗帜鲜明,一目了然。
③观点集中。
公务管理写作的主旨要求单一、集中,一般要求一文一事,突出一个中心,只有一个核心。
力求“立片言而居要”、“卒彰显其志”,这样才能使主旨突出。
《朱元璋传》中曾记载这样一件事,洪武九年,刑部主事茹太素上书报告五件事,文件长达一万七千字,读到六千三百七十字,还不知主旨是什么,朱元璋发火了,命人把茹太素痛打了一顿。
毛泽东同志早就提出,写文章要反对那些“空话连篇、言之无物”的八股文章。
(2)材料
①材料的含义
凡为写作所搜集到的一系列事实和事理,都称为材料。
材料是支撑公务管理写作的基础,是形成主旨的依据。
没有材料为基础,难以形成观点,更难以产生深刻的思想或看法。
所谓“言之有物”,这“物”指的就是材料。
写作之前,作者要尽可能广泛地占有材料,要有一种“竭泽而渔”的功夫,这种占有包括:
一是材料的数量要多,搜集材料要越多越好,多多益善;二是材料的品类要全,这里的“全”指材料应当包括各种各样的材料,包括历史的、现实的,正面的、反面的,点上的、面上的等等。
②怎样选材
鲁迅说:
选材要严,开掘要深。
选材有哪些要求呢?
A.紧扣主旨。
选材的第一条标准,就是突出主旨,表现主旨,主旨确立以
后,就成为选材的依据,用哪些材料,舍哪些材料,应以主旨为统帅,围绕主旨选择材料是选材的首要原则。
B.要真实。
公务管理写作所选用的材料必须内容真实,符合实际。
这种真实是一种事实的真实,包括事实、事例、数字、数据,引用的言论等都是现实生活中真实存在的。
公务管理写作不允许虚构、想象,不能“失真”,不能对材料任意夸大或缩小。
这就要求作者必须具有科学、求实的学风,同时又要具备严肃、认真的态度。
C.要典型。
典型的材料是“以一当十”,有代表性而又能反映事物某些本质
特征的材料。
搜集到的材料并非都可以写进文章之中,要经过严格挑选,选择那
些有代表性的,能说明事物特性的材料,这些材料虽然是个别的、特殊的,却能反映事物的共性,揭示某些本质的东西。
例:
08年五十年未遇的大雪灾中,处处都有真情。
a.湖南衡阳偏远地区的农民刘吉贵冒雪抢救翻车中的44人,接到家中供养4天;
b.风雪中,郴州有443座铁塔、上万根电杆断裂、倒塌,350万人遭遇停电。
唐山农民宋志勇带领13位农民兄弟,于大年初二千里赶赴郴州投入抢险;
c.贵阳市民在停电、风雪中倡导“绿丝带”私家车载人帮扶行动,短短几天,就有2万以上的私家车无私参与,后来发展到全民参与。
D.要新颖。
选材新颖是指要注意选择那些新近发生的,有时代特点的材料,这类材料给人新鲜感,使人耳目一新。
要避免使用陈旧的、时过境迁而又缺乏说服力的材料。
(3)结构
结构指文章内部的组织和构造。
如何根据主旨的需要,精心而合理有序地安排材料,这就需要谋划结构。
刘勰早在《文心雕龙·附会篇》中就指出“总文理,统首尾,定与夺,弥纶一篇(遍冠全文之首)”。
讲的就是谋划文章的结构。
安排公务管理写作的结构,第一要反映客观事物的内部规律,第二要服从表现主旨的需要,第三要考虑文体的特点。
结构的要素主要有:
①设计开头结尾
公务管理写作的开头应当开门见山,开宗明义,不拐弯抹角,不拖泥带水。
开头的主要方式有:
A.概述式。
开头反映基本情况,基本问题,交代有关背景、缘由,例如有些
行政公文、调查报告就用这种方式开头。
B.结论式。
把结论,把主要问题放在文章的前面,然后再展开论述,如报
告、总结常用这种方式开头。
C.目的式。
说明写作本文的缘由与目的,行政公文如通知、通告,法规类文
体如章程、规定以及契约一类的文体,常常用这种方式开头。
D.引叙式。
用引用上级有关指示或精神,或引叙下级来文反映的情况、问
题作为开头,如报告、批复、通知、办法、细则等常用这种方式开头。
E.提问式。
有的实用文,如调查报告等文体用提问或设问等方式开头,以
引起下文。
公务管理写作的结尾应当“言止而意尽”,干净有力。
常用的结尾方式有:
A.总结式。
结尾对全文进行归纳,点明主旨。
B.请求式。
结尾表明行文的具体请求,强调目的意图,如请示、报告一类
文体。
C.说明式。
在文章末尾交代或者说明与文章有关的内容,以引起注意。
D.强调式。
结尾强调说明本文的主旨,以引起有关部门的重视。
E.照应式。
结尾与开头呼应,使主旨更加鲜明突出。
②安排层次段落
层次即实用文思想内容的表现次序,或称结构段、意义段。
公务管理写作的层次实际上是作者的思路在文章中的体现,文章中先写什么,后写什么,按什么顺序安排内容,才能突出主旨的表达,使文气贯通,都是安排层次要周密考虑的。
公务管理写作一般有以下几种方式:
A.总分式。
这是指按照事物的种属关系来安排材料,或先总后分,或先分后总,或用“总一分一总”,一般用先总后分式者较多。
总结、调查报告、报告多用这种方式。
.
B.递进式。
这种层次关系是一种层层递进、逐层深入的关系,或由点到面,
或由浅到深,各层次之间按一定顺序递进展开。
C.并列式。
这种层次关系是将材料按性质或问题归类,各层次之间表现为
一种并列关系。
段落是构成文章的基本单位,即通常所说的自然段,它具有“换行”的标志,分段要注意“单一性”、“完整性”,要注意段落之间的内在联系。
此外,还要注意文章的过渡与照应、上下文之间的衔接。
(4)表达方法
公务管理写作常用的表达方法有叙述、议论和说明,下面分别加以讲述:
①叙述叙述是记述人物经历、行为,陈述事件来龙去脉的一种表达方式。
②议论议论是对某个问题、某个事物发表看法或见解的表达方法,是一种评述、说理的方法。
一段完整的议论,由论点、论据和论证三要素构成。
论点又称论断,论点是作者对某个问题、某个事物所提出的主张、看法和评价。
论据是证明论点的根据和依据,论据分为事实论据和理论论据两大类。
论证是运用论据证明论点的过程和方法。
论证分为“立论”和“驳论”两类,论证方法主要有例证法、引证法、对比法、喻证法、分析法等。
③说明说明指对客观事物进行解释、阐说的表达方法。
(5)语言
语言是思想的直接现实,是构成文章的第一要素,是表情达意的工具。
公务管理写作写作,必须要用好语言。
运用语言的要求
①准确。
指选用的词语要能如实地反映客观事物,确切地表达作者的意
图,概念明确,判断正确,褒贬分明,轻重适度,不产生歧义。
②深刻。
公务管理写作的词语要一针见血,入木三分,切中肯綮。
③生动。
公务管理写作的词语不仅要“达意”,而且还要“表情”。
还要有形象,有智慧,有哲理。
④简洁。
指公务管理写作的语言要简洁明快、言简意赅。
刘勰在《文心雕龙·附会篇》中指出:
“随事立体,贵乎精要,意少一字则义阙,句长一言则辞伤。
”这句话强调了文贵精要,同时要服从于表意的需要。
语言简洁很重要的一点是删繁就简,这就是鲁迅在《答北斗杂志问》一文中所说的:
“写完后至少看两遍,竭力将可有可无的字、句、段删去,毫不可惜。
”
例:
《南方周末》2008/01/17观察报告:
表达与纳谏
上海市以智慧应对考验
时局观察员李小鸣
(开篇)
上海。
深冬。
几百人集体“散步”、“购物”,虽然、温和.但立刻成为焦点。
事件起于上
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