采购部管理制度.docx
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采购部管理制度.docx
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采购部管理制度
第十二章采购部管理流程规定
1、采购部门一律凭请购单进行采购作业,请购单核决权限如下:
①生产物资(原材料):
计划内由仓库核决,计划外由厂长审核,移交总经办核决;
②非生产物资(总务性用品):
计划内由仓库核决,计划外由财务经理核决;
③固定资产类:
一律由总经理核决。
2、请购单应由采购部门汇总安排采购,并应明确填写材料名称、品种型号、规格、数量、需求日期,必要情况还应写清用途及报价参考等;对填写不全或欠详,给采购带来困维的,采购部门有权退回请购部门修订。
3、采购原则:
①常规物料采购期为2天内;
②特殊物料采购期为5天以内;
③对长期订货和高额的进货,应通过签订合同和实行按月结算的原则;
④采用询价、比价、议价,实行货比三家的原则,并在确保质量的前提下,尽量采用价廉品或代用品(应事前与使用部门沟通);
⑤关键物资及重大特种物资的采购,不得在试用鉴定前采购;
⑥对于先试用后采购的物资,不得在试用鉴定前采购。
4、采购部门对于紧急请购物资、分批交货物资、暂借采购物资、先试用后采购物资、特殊要求物品等,应加盖相应的印章或在请购单上做出明显标记。
5、采购人员必须按“采购作业期限”运作,对未能按既定进度完成作业时,应及早报告相关部门,说明异常原因,提出相应意见方案,相关部门视情况,及时与客户沟通,拟定补救办法和处理对策,特别重大事项,应汇报总经理。
6、设备的采购是一项重要、严肃的工作,必要时应与专业技术人员共同订货,并要综合考虑“功能、质量、价格、交货期、售后服务”五个方面,进行择优选用。
7、采购物资入库前应进行检验,检验后有下列情况应作出处理,并实行谁经办谁处理原则:
①名称、品种、型号、规格等与请购单不合的应退货,重新采购;
②对质量不符合要求的应退换;
③对数量短交应补足;
④对价、物不符的应及时与供应商联系处理。
8、请购撤销按下列方式处理:
①若原请购项目尚未办理,采购部可通知申购部门作出撤消,按一般请购单据存档方式处理;
②若请购项目已向供应商订购,由采购经办人及时与供应商洽谈撤销,办妥撤销的可依前项方式办理,对不能办理撤销的由采购主管在原请购单上注明原因,通知原请购部门;对损失较大的,报厂长或总经理处理。
9、物资入库,仓管员要亲自同交货人办理交接手续,核对、清点物资名称、数量是否一致,然后进入待检区。
10、物资进入仓库待检区后,采购员应及时通知检验人员进行质量检验,未经检验合格的物资不得进入货位,更不得投入使用。
11、属外观等易识别性质检验物料,验收应即时完成。
12、对于必须试用才能实施检验的,一般不得超过两天。
13、紧急材料入库时,若仓库尚未收到请购单,收料人应先询问采购部,确认无误后方可办理入库。
14、材料验收合格后仓管员方能开具入库单,财务部门对无入库单的材料报销单应拒绝受理。
15、对检验出的不合格品,应隔离堆放,并要有明显的标签(标记),以示区别,经主管核示处理办法,并通知请购单位,转采购部办理退货。
16、检验时发现的质量以外问题,如:
品名、规格、数量不符及不成套、不齐全等现象,采购经办人应立即采取相应处理,不得拖延。
第十三章 仓库管理人员工作制度
1、仓管人员应负责处理入库物品的出货、储存、保管、检验及账务报表的登录等工作。
2、仓库物资实行先进先出的作业原则,并按此原则分别决定储存方式及位置。
3、仓库不准代人保管物品,也不得擅自答应未经领导同意的其他单位和部门的物品存仓。
4、任何人员除验收时所需外,不准将仓库物资试用试看。
5、除仓管人员和因业务工作需要的有关人员外,任何人未经许可,不得进入仓库。
严禁库内会客及其他部门员工围聚闲聊。
6、仓库严禁烟火,配置的消防器材,仓库人员应会使用,并定期接受厂部组织的安全检查和监督。
7、仓管人员对物品进、出仓,应当即办理手续,不得事后补办;应保证账物相符,经常核对,并随时受厂部或财务的抽点。
8、每月仓库应盘点一次,检查货物实存、货卡结存数、物资历明细账余额三者是否一致;每年年终,仓库应会同财务部、采购部共同办理总盘存,并填具盘存报告表。
9、仓库物资如有损失、贬值、报废、盘盈、盘亏等,应及时上报厂部,分析原因、查明责任,按规定办理报批手续。
未经批准一律不得擅自处理;仓管员不得采取“盈时多送,亏时克扣”的违法做法。
10、仓管人员下班离开前,应巡视仓库门窗、电源、是否关闭,以确保仓库的安全。
11、各部门领用物料,必须填制“领料单”或“申购单”并要有发料人、领用人、审批人签字,缺一不可。
12、仓管人员应严格按:
先办出仓手续,后发货的程序发货,严禁先出货后补手续的错误做法,严禁白条发货。
13、各部门领用材料时,应严格按照领料单规定的内容和要求填写,不准在领料单上做任何更改,如填写错误必须重写;对不符合规定的领料单,仓库有权拒发。
14、各种物资材料的转让和外售,一律由厂部批准,属于赠送的物品需经总经理批准后,方可领取。
15、办公用品器材的领用,领取后应作登记,归类管理。
16、维护材料(包括设备配件等)的领用由部门主管或厂长审批,以便设备资料的记录、存档。
17、生产用原材料,参照生产主管下发材料单,由各工序小组长领取。
18、属于劳保用品,一律按照不能使用、以旧换新的原则领取,领用时由各部门主管审批。
19、属于生产、安装工具的领用,由部门主管审批,领用后应作登记,归类管理。
20、凡是属于借出的物资(包括展品、试用样品等)均应严格控制,除把住审批关外,仓管人员还应规定借用期,并按时收回。
21、对库存物资应做好防湿、防尘、防霉、防蛀工作,对易碎和易坏品应格外小心存放对危险品应单独存放。
22、存放品应便于计数和检查,推行五五堆放,根据货物特点做到过目见数、检点方便、成行成列、文明整齐。
23、同类物质应集中存放同一场所,摆放时注意取拿方向一致。
24、厚重品置于下方,轻薄品置于上方,出库频率高的放于出口附近。
25、各物品存放堆之间应留有足够的通道,方便搬运机械操作。
26、充分考虑物品的自重,以免压损其他物品,堆放应稳固,避免发生塌落事故。
27、在货架上存放的物品,其形状、尺寸应与货架相适宜,小物品应尽量放于货箱中,各类少量物品应量组合存放,便于查找。
28、每种物品在货位上应设“进、出、存货卡”,物品出入仓应在货卡上登记,并给出存货数,与物资明细账余额相符。
范本 材料验收统计表
订单编号
客户
日期
材料名称
规格
数量
不合格数量
处理结果
备注
退货
折价
更换
范本 浙江今潮(国奥)家具有限公司
订购单
TO:
公司 先生/小姐 电话:
传真:
FROM:
今潮(国奥)家具有限公司 先生/小姐 电话:
传真:
手机:
订单编号:
订货日期:
20 年 月 日
交货地址:
交货日期:
20 年 月 日
编号
项目
规格
颜色
单位
数量
单价
备注
备注:
收到传真后请确定工艺做法、交货日期,并报价后签名回传给本公司,经本公司有关负责人签名确认后方可下单生产,结算时将本单和贵公司所开的送货单一起结算,如贵公司延迟或质量问题给本公司造成损失,贵公司将承担全部责任。
贵公司负责人签名:
本公司负责人签名:
2003年 月 日 2003年 月 日
范本 配 件 单
客 户
单号
发往何地
出货日期
名称
生产数量
包装数量
签名
名称
生产数量
包装数量
签名
三合一
自动轮
木梢
二节道轨
可调脚垫
三节道轨
可调脚套
折叠道轨
脚钉
钢抽(三节)
角码
钢抽(自动)
垂头锣丝
过线盒
角轮
吊柜锣丝
3*10锣丝
澎涨锣丝
3*16锣丝
键盘架
4*30锣丝
连杆锁
12寸道轨
玻璃全封门铰
14寸道轨
玻璃半封门铰
16寸道轨
玻璃内藏门铰
趟门锁
玻璃拉手
趟门拉手
玻璃趟门轮
趟门轮
16厘板贴面板
趟门槽
层板托
25厘板贴面
全封门铰
半封门铰
防火板
内藏门铰
半圆拉手
插梢
锁勾
抽锁
特采配件
配料人
领料人
领料日期
年 月 日
范本 领 料 单
领料部门 200 年 月 日
制品名称:
制造数量:
领料用量:
编号
品名
规格
单位
请领数量
实发数量
单价
金额
备注
十
万
千
百
十
元
角
分
附件
合 计
¥
主管 会计 记帐 发料 领料 制单
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