同乡会工作手册 活动设计方案和分工.docx
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同乡会工作手册活动设计方案和分工
XXX同乡联谊会
2012年周年庆典
工
作
手
册
主办单位:
XXX同乡联谊会
承办人:
地点:
时间:
2012年4月23日
XXX同乡联谊会2012年年会
会议司仪:
宴会司仪:
会议时间:
在下午5:
00正式开始,共约1.5小时,晚宴约6:
45开始(会长致欢迎词、开幕词,司仪介绍嘉宾名单和主席台就坐的其他人员)共5分钟
1、2011年年度同乡会的工作报告——会长5分钟
2、介绍今年年会承办人的概况——名誉会长5分钟
3、今年年会承办人讲话——5分钟
4、2011年年度财务工作报告3分钟
5、换届工作报告3分钟
6、宣布新一届理事会及班子组成10分钟
(1)宣布副会长以上班子及亮相
(2)副秘书长以上米水班子亮相3分钟
7、周年庆典颁发“突出贡献奖”的决定——(含颁奖)15分钟
8、XXX市领导讲话20分钟
9、XXX办领导讲话5分钟
10、兄弟会代表讲话
香港XXX同乡会代表3分钟
广州平南同乡会代表3分钟
11、宣读捐款超过500元的名单10分钟
(共103分钟)
12、晚宴
13、晚宴过程中:
抽奖+歌唱表演
中山XXX同乡联谊会理事会
二0一二年四月二十三日
XXX同乡会联谊会2012年年会会务物资准备
1、礼品:
电热开水壶650份(22100)负责:
货物会议当天送达
2、奖品:
负责购买:
特等奖:
二等奖:
三等奖:
3、礼品、奖品券负责人:
4、摄像(照片、摄像机,自备工具)负责人:
5、捐款箱、抽奖箱:
餐厅是否提供负责人:
6、打印:
主席台座位卡、来宾座位卡(名单待宾客确定后供)由就加负责打印,5元/张
打印:
酒席细微布置图,负责人:
7、签到薄及表(通讯录表格,含捐款栏):
薄1个、签到表及笔,负责人:
8、酒水,承包方负责购买,庆典负责人:
9、光荣榜用纸:
红纸4张负责人
10、背景牌:
XXX同乡联谊会
主办单位:
XXX同乡联谊会
承办人:
发外制作,负责人:
11、电脑及投影准备负责人:
12、奖牌制作负责人:
13、文书用品,张榜及临时需要,由准备
14、会前蒙明志会同承办方到餐厅落实如下事宜:
⑴点菜,菜单以及附送的酒水。
汽水等
⑵餐厅布置,主围2~3围,本次会议可能超50围,秘书组落实到会人员情况,需要预定包间4~5围准备
⑶主席台布置:
桌子+话筒+主席台+铭牌等,铭牌打印由酒家提供,5元/个
⑷背景板(横幅)、引导牌知道(外包),协调酒家安装好才付款
⑸门口迎宾桌子布置要求
⑹投影仪及舞台节目要求
⑺抽奖箱捐款箱由餐厅提供
⑻客房预订
⑼餐厅提供时间、空调、灯光、茶水、酒水、礼品、奖品的摆放区域。
15、主持有关事宜由与沟通、协调
注明:
以上凡牵涉到购买物品,除大额奖品、礼品可以申请预支外,其他住处希望负责人先垫支,会后报销,注意开具相关票据证明。
XXX同乡联谊会
会务安排
一、会务组成员:
成员:
二、会务前期安排:
3月17日第三次筹备会检查准备工作情况
●具体各联络员负责的范围由
●政府机关、部队的同乡由跟进
●木乐、木圭老乡由跟进
●珠三角其他由跟进
●政府、各相关兄弟联谊会由负责
2、前期准备
负责人:
1落实背景板(横幅制作)
2安排晚宴菜单(按50+小餐厅4~5桌准备)
3会场设2席主围
4主围座位安排:
老会长、主要嘉宾、会长、常务副会长,副会长人员安排在主围周边陪同其它嘉宾
5会务物资的准备,见下
3、大会奖品礼品采购
负责:
4、大会物资采购
负责:
5、大会接待订房
负责:
三、会务安排
1、会务组人员安排:
⑴总指挥:
⑵执行总指挥:
⑶会议司仪:
◆司仪在的帮助和协调下工作
◆负责制定议程、统筹安排会议进程、主持会议,全部议程于6:
30前结束
◆简版议程放置主席台
⑷会场餐厅总馆:
●成员包括:
●工作范围:
会场安排、引领嘉宾就座、布置主席台、餐桌铭牌,协助补充茶水、协助投影、协助发放奖品、协助歌唱表演等
⑸后勤总管:
✧后勤工作人员包括:
✧工作范围:
礼品、奖品的接收清点、准备及发放,接收酒水,抽奖安排及执行(记录中奖号码,对号发放),注意抽奖箱的安排
注意:
✧礼品发放位置位于入口左边,在右边报到处报到后凭券领取礼品
✧奖品、礼品的交接统计,有交接表
✧已准备礼品650份,最终剩余部分部分由秘书组保管,接收
⑺报到接待处总管:
●成员包括:
●工作范围
●报到接待:
1、接待物资准备:
会务物资由负责购买,接收并补充不足,包括纸张、签到表、笔、奖品券、礼品券、张榜工具等。
2、签到处工作人员:
3、现场接待人员:
4、现存秩序维护:
5、摄影录像:
6播放、投影:
7、捐款张榜:
8、文书:
9、捐款款项最后由接待负责人等3人清点后签名交给秘书长
⑻来宾接待总管:
会议当日接待成员包括
来宾接待成员于晚预计要接待XXX代表团,参加人员为常务副会长以上成员。
接待分工:
①
②
③
④
⑤
⑥
⑼会务组人员须在日中午12:
00到达,先行检查准备工作是否有漏项,简便午餐开始工作,由负责安排午餐。
⑽会议第二天送客安排:
早茶:
等负责陪同并送客人
2012年年会到会嘉宾名单
●自治区政府驻顺德办事处:
●XXX市委、市政府领导:
●广东XXX商会番禺分会:
●香港XXX同乡会:
●广州平南同乡会
●广东XXX商会:
●深圳XXX商会:
●东莞XXX同乡会:
●中山XXX商会:
●佛山XXX同乡会:
●XXX同乡会:
●玉林浔州商会:
●XXX市商会:
●XXX市金田镇商会:
主席台就坐的有:
背景板:
XXX同乡联谊会周年庆典
主办单位:
XXX同乡联谊会
承办人:
2012年同乡会主席台人员安排(按左至右顺序)11人(空1位)
第一排:
第二排:
会场座位分布安排
2012年4月23日年会座位名录
一、人员名单:
二、住围名单:
三、座位安排
主围座位安排:
主围1
主围2
嘉宾及工作人员座位安排
副会长:
秘书组(3席)
广东XXX商会番禺分会(5席)
XXX市政府XXX商会
广州平南同乡会玉林浔州商会理事会(5人)
深圳XXX同乡会XXX同乡会
东莞XXX同乡会
中山XXX商会XXX市金田商会
佛山XXX同乡会
一良公司
永通公司(2席)
顺德同乡联谊会周年庆典会场平面图
周年庆典颁发“突出贡献奖”的决定
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