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办公室工作计划
2008年办公室工作计划
2008年,办公室将按照全局“一树、两争、三创、四新、五协会,一中心”的工作思路,紧紧围绕局各项重点工作,牢固树立服务意识,充分发挥办公室联接上下、沟通内外、协调左右的职能作用,求真务实,团结协作。
一、总体思路
紧扣一个中心(商务工作目标),突出两项工作(日常行政事务和后勤保障工作),搞好三个服务(为领导服务、为科室服务、为群众服务),提高“四办”质量(办文、办事、办会、督办),促进办公室各项工作再上新台阶。
二、工作要点
1、做好各类行政公文、政务信息的传阅、归档和电话通知内容的汇报工作,努力做到流转准确、及时、畅通。
做好以商务局名义印发的各类公文的草拟、核稿、印刷等工作。
为此我们制订了以下相应制度:
(一)、文秘管理制度
(1)、文件收发由办公室统一负责,收到文件后及时交局长审批。
(2)根据局长批示及时移交承办人,承办人签收后必须在规定的时间内认真办结,并及时将文件归档。
(3)紧急文件须经领导立即提出处理意见,领导外出不在单位的,由办公室电话请示领导及时提出处理意见。
(4)有关文件、材料的起草、打印、校对、发送等工作,按下列规定办理:
文件起草由各有关人员负责;文件核稿由有关科领导或办公室人员负责;文件校对由办公室人员与起草人共同负责;发文由办公室统一办理;文件一律交由办公室存档。
、
(5)发文的登记、编号、用印,由办公室严格掌握,统一管理。
除经由局领导签发的文件可使用文件序列号、加盖公章外,一般性证明、抄件、函件,经办公室主任审核同意后,方可使用印章,且不编入文件序列。
确需加盖局公章的,应经分管领导或局长同意,未经局领导签发的文稿不得用印。
(6)、局发文缮印完毕,经办人即将文稿原件和正本一式二份交办公室存档。
(二)、文印管理制度
(1)、各科室、单位的材料一律在局文印室打印,复印。
凡需外出打印的,由办公室负责签字,到指定地点打印,复印,所有科室不得私自设立打印点,否则,所有费用一律不予报销。
(2)、凡是与本单位打印、复印无关的私人资料,外单位和外来人员打印、复印时,一律实行现金结账,不准赊欠。
(3)、所有打复印材料经校对件确定后,由责任科长签字方可打印(各科室、队负责材料的校对和验收,谁起草谁校对)。
(4)、凡送文印室处理的文稿必须经办公室负责人同意(签字)。
未经同意,文印室有权拒绝打印或复印。
打印、复印实行登记制度。
文印人员要做好打印、复印登记工作,登记内容包括打印内容、张数、经办人、批准人等。
(5)、文印费由各科室经办人员打出欠条,由办公室统一与局财务结算。
2、做好各类行政发文、会议记录、会议纪要中确定的事项及领导交办批转事项的催办、督办工作,确保件件有落实,事事有回音。
3、进一步加强制度建设。
重点抓好学习制度、会议制度、印章使用管理制度、卫生制度的落实;规范机关工作程序,确保业务工作与机关建设工作的协调有序开展。
在印章管理上我们制订了下列规定:
(1)、印章由办公室指定专人保管。
印章使用实行登记制度。
《印章使用通知单》必须载明用印单位、日期和用印原因、经办人及审批人等内容。
(2)、印章未经部门或单位领导同意,不得在本单位的空白介绍信、单位信笺或其他书写纸张上加盖本部门或本单位各类印章。
否则,因此造成的后果由印章管理人员负责。
(3)、凡本局机关或下属单位职工需以局机关名义出具相关证明的,必须经局分管领导或办公室主要负责人审核同意,方可到办公室办理用印手续
4、做好上级有关部门领导来局视察、检查工作的接待、安排、联络工作;
5、进一步做好后勤管理工作,强化办公用品、电脑耗材、车辆和公共设施整体维护的管理工作,我们制订的相关规定为:
(一)、办公用品管理制度
(1)、机关所需办公用品的购买、保管、发放,均由局办公室统一安排和办理,任何人未经请示不得擅自购买办公用品,否则不予报销。
(2)、局办公室对采购和发放办公用品建立登记制度,做到帐物相符。
(3)、办公室在年初为各科室备齐所需办公用品,按季发放,一次发齐,不予补发,领取时进行登记,责任到人。
如没有库存所需办公用品,以书面形式申报一次,并附申请表清单.(由分管领导签批后),办公室向主管领导汇报后,经主管领导同意后方可购买.
(4)、印刷文件、资料,在报刊上刊登广告,购买印刷用品等,由局办公室统一办理。
(5)、各科室的固定资产、办公用品要明确专人妥善管理,使用人员认真阅读产品使用说明书,按操作规范使用,凡操作不当引起产品损坏,维修费用由使用人自付或按价赔偿。
(二)公务接待用餐制度
(1)、凡因公务需安排用餐的,须报分管领导经局长同意后,由办公室到指定地点安排有关事宜,一般情况下现金结账,然后发票附同办公室填写派餐单,(接待单位、事由、人数、标准、时间等),方可签字报账。
(2)、公务接待原则上不打整包香烟、不上水果,不用公款购买礼品赠送,确有必要的须经局长同意。
(3)、接待工作实行局领导分工负责制,实行业务对口接待。
谁分管谁接待。
(4)、接待上级领导和机关来人,标准由局领导临时决定。
(5)、在接待工作中,应从工作需要出发,尽量减少陪客人数,一般情况下陪客人数不超过接待人数。
(三)车 辆 管 理 制 度
(1)、局机关所有车辆由办公室统一管理,车辆的调度、油料供应等,由办公室统一负责安排
(2)、因公用车由办公室统一安排,其他人员未经办公室同意不得直接派车,除特殊情况外。
私自派车,驾驶员有权拒绝。
(3)、机关科室人员在市区内活动,原则上不派车。
确因工作需要用车的,要提前向办公室报告,由办公室视情况安排。
(4)、司机要加强责任心和提高对车辆的安全保管意识,对车况要做到心中有数,确保安全行车;要爱护车辆,经常对车辆进行冲涮、清理,保持车内外卫生洁净。
6、做好各类政务信息上报工作。
以及文件的整理、归档、编号工作。
7、做好领导交办的其它工作。
学习制度
一、局机关工作人员必须加强政治理论学习和业务知识的更新。
每人年初必须制订学习计划,年终有学习总结,并有专门学习笔记。
二、学习内容:
党的基本理论和基础知识,“三个代表”重要思想,“四五”普法法律常识,党纪条规,业务工作相关政策、法律法规,、省、市重要会议和精神。
三、学习方法。
采取多种形式开展学习,以个人自学和分科室学习为主,集中学习为辅,召开专题座谈或讨论会,力求做到理论联系实际,学以致用。
四、时间安排:
每月学习一次,星期五下午为集中学习或自学时间。
若遇工作安排,学习时间相应后推。
五、学习要求:
认真记好读书笔记,撰写学习心得体会。
副科级以上领导按照市委组织部、宣传部的要求写好读书笔记;其他干职工学习笔记不少于1万字,学习心得体会。
工作制度
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机关管理制度
前言
局机关《学习制度》、《工作制度》、《会议制度》、《考勤制度》、《财务制度》经局干职工讨论、修改、补充,并于2005年3月22日局务会议研究通过,现予公布,请局干职工认真遵守执行。
XXXXXXXXXX
二00五年三月二十八日
工作制度
为确保局机关各项工作高效运转,提高工作实效,改进工作作风,使机关工作纳入规范化管理轨道,达到优质、务实的良好氛围,特制定本制度。
一、局机关工作人员必须认真执行上级各项路线、方针、政策、法律法规和有关规定,执行局集体研究的各项决议、决定,服从组织分工,听从领导指挥,牢固树立全局一盘棋思想,做到依法准确行使自己的职权。
二、严格执行岗位责任制,层层抓落实,层层签订目标管理责任状或承诺书。
局机关工作人员应按照各自分工,各司其职、各负其责,团结共事,互相协调,认真做好自己的本职工作。
各科室一般工作人员分管领导负责;分管领导向局长负责。
对于各项工作任务,都必须确保按时按质按量完成,不能拖延或贻误工作。
对哪一级没有按要求完成自己的工作任务,因主观原因造成重大失误或受县委、县政府以上部门通报批评影响恶劣的,追究直接责任人的责任:
年终公务员评先晋升职称资格。
四、为树立局机关良好形象,工作人员对工作对象必须热情对待,服务周到,工作中不得推卸责任,相互扯皮,不准弄虚作假,欺上瞒下,否则,严肃处理,对当事人停职反省或调离原岗位。
各工作人员应勤政务实,深入基层,深入实际,认真搞好调查研究,准确掌握有关数据和典型材料,当好领导参谋。
各科室每年应拟写2篇以上材料且至少一篇在发表。
年终完成任务者,每篇奖50元;未完成者,差一篇罚站所室50元。
五、各工作人员必须时刻保持清正廉洁、克己奉公的良好风气,不准以权谋私,以岗谋私,更不得向下属单位或工作对象索、拿、卡、要。
否则,一经查实,按党纪、政纪条规处理。
六、各科室在处理相关业务工作中,涉及到关键性报表重要材料,须请示分管领导或局主要领导,经有关领导审定后方可上报,个人不得擅自作主。
否则,造成无法挽回的损失和影响将按工作失误严肃处理。
七、为确保机关工作环境的安静、优雅和严肃性,上班时间应认真处理各自的工作业务或学习理论、业务知识,坚持做到以下“六个不准”。
会议制度
一、局长办公会议
1、主要内容
(1)研究上级有关重要指示、决策、决议和决定的贯彻落实意见。
(2)研究本局行政工作的重大问题及全局性工作部署。
(3)审定科和下属单位提请研究的重要事项。
(4)研究局下属及各股室以上干部任免。
(5)讨论决定其它需要集体研究的事项。
2、参加人员
局长、各副局长、纪检书记参加,办公室主任列席。
会议议题涉及下属单位工作时,可邀请有关人员列席会议。
3、会议准备
(1)会务工作:
安排会议时间和议程,通知参会人员按时参会。
会务工作由办公室主任负责。
(2)议题准备:
需要提请研究的议题统一交办公室收集,并由办公室通知各参会人员并征求意见。
二、局长碰头会
局长碰头会由局长主持,局长不在可委托副局长主持。
局长碰头会主要研究急需解决的问题,可不定期召开,参会人员及研究事项,由主持会议的领导确定。
三、局务会
主要是汇报总结前一阶段或某项工作进展情况,安排部署下一阶段工作或某项工作任务。
2、参会人员
局长、各副局长、纪检书记、各科室正职。
必要时,某项工作的牵头人或参与者可以列席会议。
3、会议时间:
根据工作需要进行确定。
四、局党委员会议
1、会议内容
主要研究全局党的思想、组织和作风建设,研究落实上级党建工作的统一部署等。
2、参加人员
党总支部正、副书记,各总支委员。
各党支部支委会按照党总支委员会的部署和党支部的要求召开,一般每月召开一次。
五、局党总支部大会
原则上每季度召开一次,全体党员参加。
主要是组织党员学习、讨论、决定党总支重大工作部署和其它需要在党总支部大会上讨论决定的有关事项。
六、机关党支部大会
每季度召开一次,机关全体党员参加。
主要是组织党员学习,吸收先进入党积极分子入党及其它需在党员大会上讨论决定的有关事项。
机关党支部大会按照“三会一课”制度的要求抓好落实。
七、民主生活会
1、会议内容
交心通气,开展党内批评与自我批评及民主评议党员等工作。
2、参加人员
支委民主生活会由支委成员参加;支部民主生活会由全体党员参加。
必要时,可邀请非党同志列席参加。
3、会议时间
八、机关干职工大会
机关干职工大会根据工作需要不定期召开,一般每月召开一次,局机关全体干职工参加。
九、会议纪律
1、按照规定时间准时召开,会前实行点名或签到制。
2、参会人员遇特殊情况不能到会或不能及时列会的,应向分管领导和主持会议的领导请假说明情况,不得无故缺席或随意请人代替。
3、参会人员不得迟到、早退和缺勤,否则,按考勤制度会议考勤的有关规定处理。
4、为保持会场的严肃性,会议期间任何人不得找人、与会人员不得随意进出或随意接待来客、来访者。
非领导安排,不得借故处理其它工作事务而缺会。
5、严守保密制度。
未经批准或未形成决议向外公布前不得泄漏会议的有关内容和重大事项。
否则,一经查实,从严处理。
考勤制度
一、局机关每个工作人员全年出勤应保证在240天以上。
特殊情况,因事请假,全年累计不超过15天以上。
否则,扣除当月的奖金,同时按一个月平均扣除年终奖金。
二、认真执行上下班作息制度,严格考勤纪律。
按照规定的上下班时间,实行上午、下午签到制,由本人负责签到,不准代签,否则,发现代签者,每次处以代签人10元罚款。
签到时间为上班时间的半小时内,超过半小时签到,视为迟到;未签到者,视为缺勤;在规定下班时间半小时前离岗的,视为早退(下乡、出差除外);在上班途中非工作未请假离岗的,视为脱岗。
因公下乡或出差,原则上由各站所等负责人安排,告分管领导知晓,并通知办公室,否则以缺勤论处。
三、请假规定:
一般工作人员请事假1天内由站所室负责人批准,2天内由分管领导批准,2天以上需报局长批准。
各站所室负责人请假2天内由分管领导批准,2天以上由局长批准。
各分管领导请假需报局长批准。
请病假需持市以上医院证明,照上述规定报批。
局干职工个人外出学习或函授请假,需由本人申请,经组织(单位)批准同意后,方可外出学习或函授。
请假一律用文字书写为准,经批准后,应交办公室登记。
四、考勤督查:
考勤由办公室负责执行,并由局长和分管领导不定期实行督查,考勤情况每月公布一次。
对于局内召开的各种会议,从严要求,各参会人员必须准时到会。
凡在规定时间迟到5分钟以内,罚款5元;迟到15分以内,罚款10元;迟到15分钟以上者,罚款20元;无故缺勤者罚款40元。
罚款当场兑现,迟到者自动将款交办公室主任处;拒不执行者,处罚加倍,并由办公室开具处罚通知单交财务室,直接从该月工资中扣缴。
五、严格执行考勤纪律。
以月为单位,凡该月考勤迟到、早退、脱岗累计达3次以上(包括3次,以下同),处以40元罚款;全年请假累计达15天以上(含15天),扣当月奖和年终奖平均数,30天以上扣年终奖两个月;非因公病假(病假见医院证明)累计达15天以上(含15天),扣半个月奖和年终奖平均数,30天以上扣一个月的奖金,以此类推(国家规定假期除外)。
个人外出学习、函授,请假全年累计不超过一个月(指实际工作日30天),超过一个月者,按请假实际天数计算扣除年终奖。
无故缺勤旷工半天,扣本人一天工资,无故缺勤旷工1天扣本人三天工资,以此类推,并写出书面检查;缺勤旷工三天以上还应扣除当月奖金。
迟到、早退、脱岗和缺勤(包括会议考勤在内)同时存在并符合上述条件的,可以并处。
财务管理制度
一、
办公设备及用品管理规定
以上三部门各指定专人负责对办公设施进行管理、使用、清洁及维护并做好详细记录。
3.有需要使用以上设备者,应交给各部门的指定人员操作,如无特殊情况不得私自使用。
4.各部门负责人应认真维护以上设备,损坏时应及时上报,属正常磨损的应及时修理,属意外损坏的应上报说明原因,并做相应记录。
5.负责办公设施的人员必须正确、熟练地进行操作,并严格执行本办法。
6.需要购买新设备时应写明原因,经部门经理批准再上报到办公室,经总经理批准后方可实施。
部门经理应实事求是,严格把关,杜绝重复及浪费现象。
7.不得使用公司电话拨打信息台,因此造成的费用一经查处由本人承担。
各部门员工应互相监督,若责任不能明确到人,则费用由该部门全体员工分摊。
二、办公用品:
1.公司的办公用品同一由总经理办公室购买,各部门需用品应由专人负责到办公室领取并填写领取单。
2.各部门每月末应制定下月办公用品领用计划,上交至总经理办公室,由办公室统一计划、调动、购买,便于掌握各部门的办公用品消耗情况。
3.各部门应建立办公用品发放办法及手续,领取办公用品应登记到人,由办公室定期予以检查。
4.签字笔、圆珠笔、铅笔等不耐用品,每人每月领取不得超过一支,可换笔芯的应更换笔芯继续使用。
5.涂改液、胶棒、便签纸、橡皮等较耐用办公用品,每人每季度领取不得超过一支。
6.剪刀、尺子、文具盒、铅笔刀、裁纸刀、起订器等耐用消费品自员工工作起一次性发放,除非正常磨损不另行发放。
7.其他办公用品如文件盒、文件夹、笔记本、信纸等视工作需要领取相应数量,不得浪费。
8.以上各项规定指在通常情况下,如遇特殊情况特殊处理。
档案管理制度
1、分局所有档案由综合档案是集中管理,不得分散和私人保存。
2、各科室应按要求向档案室移交清洁、全面、完整的档案。
3、文档人员必须确保档案的安全、完整。
要定期清点整理档案资料,对残缺或变质的档案及时补充确保完整。
要保持档案室的清洁美观,搞好档案室卫生工作。
4、档案室内严禁吸烟、大声喧哗,不准进行与查阅档案无关的活动。
5、非文档人员不得自行翻阅档案
为规范公文及业务资料、行政资料的打印、复印、传真等工作,特制定文印室管理规定。
一、文印室由办公室负责管理,并指定专人负责。
二、我局正式发文,需按领导批准的份数打印,不得随意增减份数。
三、我局的文字资料,有打印(复印)必要时方予打印(复印)。
可通过计算机网络传递或其他不需打印(复印)的文件,一般不予打印(复印)。
四、私人资料,未经允许严禁在中心打印、复印或用我局传真机递送,以免影响中心的正常工作。
五、复印人员应注意节约纸张,尽量双面打印、复印。
六、文印室工作人员应定期对复印机进行检查、保养和维修。
复印人员要共同维护好复印机及其他文印设备,保持清洁。
七、复印人员复印完毕后要将复印机切换至“节能状态”,并将未用完的复印纸放回原处,将废纸及时处理,并做到随手关灯。
八、文印室工作人员应树立严格的保密观念,严格遵守保密制度,不得随意将打印、复印或传真资料中须保密的事项透露给他人,不得截留任何文件。
复印人员应当认真保管好密级文稿、软盘,及时销毁密级文件印制后的印刷版和作废了的印刷件,防止泄密。
他人在文印室操作时,非相关人员不得在文印室逗留,不得随便翻阅打印件和复印件。
九、工作人员初次违反上述规定的,给予批评,屡教不改或给中心造成不良的社会影响或较大损失的,给予警告直至辞退。
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