社会工作部管理制度.docx
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社会工作部管理制度
岳阳市春雷学校
社会工作部管理制度
2013年5月
(内部资料,请勿外泄)
目录
总则………………………………………………………………………………………………3
第一章:
组织架构与岗位职责…………………………………………………………………4
组织架构……………………………………………………………………………………4
岗位职责……………………………………………………………………………………5
管理岗岗位职责……………………………………………………………………………5
员工岗岗位职责……………………………………………………………………………6
第二章:
基本规范与基本制度…………………………………………………………………9
基本规范……………………………………………………………………………………9
职员形象规范………………………………………………………………………………9
工作纪律规范………………………………………………………………………………9
卫生整理规范………………………………………………………………………………10
电话礼仪规范………………………………………………………………………………10
待客会客规范………………………………………………………………………………10
办公资源管理规范…………………………………………………………………………10
考察接待规范………………………………………………………………………………11
基本制度……………………………………………………………………………………12
会议管理制度………………………………………………………………………………12
报表管理制度………………………………………………………………………………12
培训管理制度………………………………………………………………………………13
第三章:
考评标准与绩效考核………….……………………………………………………...14
考评标准……………………………………………………………………………………14
基本工作考评标准…………………………………………………………………………14
计划业绩考评标准…………………………………………………………………………14
主管考评标准………………………………………………………………………………16
综合考评结果………………………………………………………………………………17
绩效考核……………………………………………………………………………………17
基本工作绩效考核…………………………………………………………………………17
计划业绩绩效考核…………………………………………………………………………17
绩效考核制度要求…………………………………………………………………………18
第四章:
薪酬制度与晋升制度………………………………………………………………....18
薪酬制度……………………………………………………………………………...….....18
晋升制度……………………………………………………………………………...…….18
总则
社会工作部是学校对外推广和招生的外向性部门,下辖网络中心和招生办两个处室,主要涉及对外营销与管理、品牌塑造与推广、客户沟通与管理、招生渠道建立与维护、网络平台建设与维护、对外宣传方案制作与发布以及涉及对外性质的其他工作。
社会工作部是学校生源的保障,既是学校的基础性部门,更是学校发展壮大的关键性部门。
为进一步调动部门全体员工的工作和发展积极性,规范行为,加强管理,强化责任意识、对外服务意识以及对内促进意识,建立一支有激情、有水平、有文化、有能力、有凝聚力和有较强团队合作精神的团队,同心同德,倾力打造中国特训教育第一品牌,促进学校全面发展,特制订本制度。
第一章:
组织架构与岗位职责
一、组织架构
春雷学校办学8年以来,取得了令人瞩目的成绩。
学校需要进一步扩张,需要对传统的组织架构进行改革和创新,建立适应自身业务发展的组织结构与管理制度。
在组织结构和管理体系的设计上,要明确方向,能使领导层形成强有力的统一意志并协调好各方利益关系,从企业的整体管理框架上对企业的资源进行有效的整合,逐步积累企业的核心竞争优势,并形成在重要业务方向上的突破。
企业运营是由组织中的人来完成的,运营管理自然离不开特定的组织架构,设计并维持某种特定的组织架构,直接关系到组织目标的达成程度,同时,也影响到每位职员的自主权的大小、沟通程度、协调合作的效果。
为清楚起见,现将社会工作部用组织架构图的方式进行简单展示,分别显示部门之间的关系,岗位之间的关系,有利于促进管理体系的完善和更好的促进工作的开展。
2、岗位职责
(一)、管理岗岗位职责
1、社会工作部部长
1.1、负责整个部门的运营和管理工作。
组织制定社会工作部运营方针、运营目标、运营计划,分解到各处室并组织实施;
1.2、负责制定并落实社会工作部各项规章制度、改进方案、改革措施;
1.3、提出社会工作部组织架构方案;
1.4、提出部门运营管理理念,主导部门文化建设方向,创造良好的工作的环境、生活环境,培养员工归属感,提升企业的向心力、凝聚力、战斗力;
1.5、负责协调和处理部门与部门、处室与处室之间的矛盾和问题;
1.6、负责部门发展项目的选定和规划;
1.7、负责网络中心网站的总体规划和系统把握;
1.8、负责招生办多元化渠道的规划与前期开拓;
1.9、负责部门培训工作的开展;
1.10、服从学校安排的其他工作;
2、网络中心主任
2.1、负责整个网站的创意和定位以及整体运营;
2.2、负责网站项目提案,框架结构搭建,未来运营目标;
2.3、按网站频道划分部门人员职责;
2.4、配合市场活动,带动栏目的人气扩展、公司品牌,能利用自身网站资源开展对
外合作;
2.5、建立部门规范、高效的运营管理体系并优化完善;
2.6、与各合作方和潜在网络媒体建立长期友好的联系,为网站创造好的背景;
2.7、负责网站新栏目制定及上线日程安排,功能测试及维护管理,并及时跟上级汇报;
2.8、组织进行网站目标客户深层调研;
2.9、策划推进及组织协调网站重大运营计划、进行市场发展跟踪和策略调整;
2.10.、配合领导下达任务、学校年度发展计划,推动并配合计划顺利完成;
3、招生办主任
3.1、负责学校业务的的市场拓展、活动策划和文案策划工作,促进销售目标实现;
3.2、认真配合学校与媒体及大型活动方合作的策划、推广,并根据业务发展需要配合在外地的营销推广工作;
3.3、负责推广活动的监控和结果分析,学校现有状况及同类学校信息的收集分析,对来校家长进行调查,每月、每季度、每年度进行总结分析,提供给领导层作为市场推广的决策依据;
3.4、每日、每周、每月对客服团队进行工作总结与分析,找出工作薄弱环节,第一时间敦促客服咨询师进行修正和完善;
3.5、每月对电话咨询、网上咨询情况的数据进行统计分析,并形成书面报告提交校长办;
3.6、每月25-30日,出台招生办下月工作计划,并对上月部门成员工作进行全面总结和绩效考核评定;
3.7、每日、每周组织招生办全体成员会议(日工作汇报、内部交流、行业状态研讨、资料分析、学校动态等);
3.8、每月对员工进行培训和考试工作;
3.9、每月安排2个创新活动方案的起草和策划;
3.10、每月必须对我校招生资料、招生管道、营销策略进行认真分析,并提出改进和完善方案;
3.11、每日对招生办工作进行认真检查和督促完成;
3.12、服从学校其他安排工作;
(二)、员工岗岗位职责
4、系统优化岗
4.1、网站功能修改和二次开发;
4.2、负责网站代码的优化和维护,保证网站的运行效率;
4.3、负责网站业务需要开发,制作和程序修改要求,必须按时按质按量地完成编程
开发技术工作;
4.4、负责网站软硬件维护,进行安全和稳定性测试,并负责统计和监视系统日志;
4.5、负责网站安全,发现的最新病毒和黑客程序及查杀方法,并及时为服务器查堵系
统安全漏洞。
每半月定期杀毒和升级防黑策略,排除因此出现的网络故障;
4.6、负责网站数据管理,每半个月必须对网站的重要数据(包括网站程序、网站数据库和网站运行日志等)做增量备份,并一个月对程序和数据库做完全备份。
日常负责管理网站的备份数据,一旦出现问题,及时安全恢复数据;
5、系统推广岗
5.1、熟悉Google、baidu、的优化手法以及操作过数家成功案例,熟悉各类搜索引擎
的优化,包括站内优化、站外优化及内外部链接优化等;
5.2、负责专题的优化,并跟踪推广;
5.3、负责和第三方网站进行流量、数据、反向链接或服务的交换,或战略合作联盟,
增加网站的PR值和alexa排名;
5.4、认真做好各类信息和资料收集、整理、汇总、归档等工作,为学校各项目的成
功开发提供优质的素材;
5.5、负责网站及相关栏目/频道的信息搜集、编辑、审校、上等工作。
协助完成频道
内容上传、管理与栏目的发展规划;
5.6、负责组织整理各类专题资料,与编辑、美工、程序员共同设计出专题;
5.7、负责微博论坛博客内容及时发布与更新;
5.8、负责学校投影仪和音频设备调试,活动日常拍照;
5.9、配合部门组织策划推广活动,并参与执行;
6、编辑文字岗
6.1、负责网站“家长感言”与“学生心声”栏目的信息搜集、编辑、审校等工作;
6.2、负责采集同行学校在校学生数据,记录、保存;
6.3、负责上传相关网瘾、早恋、厌学、叛逆、话题图片文章数篇;
6.4、关注浏览各类特训学校的网站最新动态;
6.5、负责刻录学校招生宣传光盘;
6.6、负责学校“广播站”日常工作;
6.7、配合部门组织策划推广活动,并参与执行;
6.8、协助完成频道管理与栏目的发展规划,促进网站知名度的提高;
7、美工图片策划岗
7.1、服从上级指挥,认真执行其工作指令,严格遵守学校规章制度,认真履行工作
职责;
7.2、负责网站广告、图片、动画、海报、网页页面与后台的策划,设计制作;
7.3、全面主持设计工作,担纲创意核心、设计指导、效果统筹、设计沟通、页面SEO
关键字优化的任务;
7.4、负责网络中心设计队伍的培养。
对部门员工进行有计划的培训和管理;
7.5、负责与各岗位的协调工作;
7.6、完成学校部门交办的其他事务;
8、媒体视频岗
8.1、负责网站原创文章撰写,重大活动文稿撰写;
8.2、负责学校下达的各种拍摄、录制工作;
8.3、负责学校影视资料的整理归档工作;
8.4、负责视频编辑、传输和存储技术;
8.5、确定选题、制定拍摄计划;
8.6、完成完成相关节目宣传、活动宣传等在播部分的合成制作;
8.7、熟悉拍摄、录制设备的基本原理、调试、及使用方法,掌握设备的连接和保养
方法;
8.8、配合部门组织策划推广活动,并参与执行;
9、招生接待岗
9.1、认真接听家长电话和接待网上平台咨询;
A、接听电话必须了解家长是通过什么渠道了解到学校的,有何建议和疑惑;
B、询问每日咨询家长的具体地址、移动联系方式并寄发学校宣传资料,做好登记;
9.2、对不同类型的客户进行不定期回访(客服须做完7次回访,7次以上无意向的客户视为无效客户);
9.3、每日填写网上咨询记录表、电话咨询记录表、电话回访记录表(电子版同步更新);
9.4、来校新生家长全程接待签约工作(迎进、倒水、和教导部教官协助将孩子带离家长接待室、做好孩子问题记录、安排家长填写《问卷调查表》、发放《致家长朋友的一封信》、全程陪同家长办完各项缴费手续,热情送走家长)(谁的客户,谁负责全程陪同到底);
9.5、每月3次(10天1次)给有意向家长发送手机报(短信)(每月1号、10号、20号发送短信);
9.6、客服咨询师每月全面了解辅导1个学生(生活、学习、起居、心理等),并定期形成书面报告递交部门主任处;
9.7、与学校各部门密切沟通,参与营销活动,协助教育产品销售;
9.8、向每天咨询有明确意向的客户邮寄学校招生简章、宣传资料并建立电子邮寄档案;
9.9、熟练掌握《春雷教育外宣用语规范》(定期考核);
9.10、全面掌握学校办学以来典型毕业生的成功转化案例(地图分布形式,一目了然);
9.11、每天在XX问答栏目中不能少于二十条的问答,问答的相关内容必须与本校的情况有关;
9.12、定期利用学校统一账号(584262133)提交XX百科,一旦通过学校给予奖励30元每条;不断学习和编辑XX百科,不断维护和扩充已经通过的XX百科词条;
9.13、建立和办好我校多个XX贴吧,每日对我XX贴吧进行维护和管理;
9.14、周一至周五每日完成全国普通学校营销和维护电话30个,到达率100%;
9.15、一旦客户完成签约,客服人员应即时将此家长的电话记录登记表上交至主任处以便检查与存档;
9.16、每日值早班的客服咨询师及时打扫办公室卫生,以保证办公环境的整洁,并且,每日值早班的客服人员必须去总教官处确定当日确切的学生人数,并认真填写到小黑板上(包括:
女生人数,男生人数及学生总数);
第二章:
基本规范与基本制度
一、基本规范
(一)、职员形象规范
1、学校要求职员衣着必须大方、得体,色彩款式搭配和谐;注意形象,被要求必须穿制服的岗位职员,不得穿便服;
2、办公室内严禁穿拖鞋、打赤脚;女士严禁化浓妆、穿暴露服饰、超短裙以及奇异服饰与装扮;
3、所有职员在上班时均应正确佩戴工作证于胸前位置,应保持证件干将平整,有照片的一面朝外;
(2)、工作纪律规范
1、严格遵守作息时间,不迟到、不早退,不闲聊,不擅离工作岗位;
2、严禁利用工作时间处理私人事务或做与工作无关的事情,特殊情况必须请示部门负责人或行政人事处负责人;
3、除个别岗位因工作需要外,上班时间职员一律不许使用腾讯QQ,不浏览不相关网页,不打与工作无关电话;
4、服从工作安排,虚心接受批评意见,不得顶撞领导。
努力工作,按质按量完成各项工作任务;
5、所有招生人员必须签订保密及商业秘密协议,对学校招生资料和信息进行严格的保密和妥善保管;
(3)、卫生整理规范
1、采取卫生轮流值日办法,值日职员上班第一时间应认真打扫办公室卫生,并将垃圾一日一清;
2、讲究个人卫生和公共卫生,不乱丢垃圾,不随地吐痰,不倒水在地面,不随意张贴涂画,下班及时整理好办公桌上的档和文具用品;
(4)、电话礼仪规范
1、当办公室电话响铃两声时必须接听;
2、接听本人或他人座机电话第一用于为:
“您好,春雷教育,有什么可以帮到您?
”对方指定要转接他人时,应说:
“请您稍等,我现在帮您接xxx。
”;
3、当对方要找的人员不在时,应委婉地回答:
“不好意思,他/她现在有事不在,您是否方便留下姓名和电话,待他/她回来时我叫他/她回复您。
”如果对方表示事情紧急需立刻找到此人时,你可告知同事的移动电话,以便于对方联络(除同事之外);
4、当邻近同事不在座位电话旁时,请主动在电话响铃三声之内接听,并依上述礼仪规范接听;
5、任何情况下,职员不得先于对方挂断电话;
(5)、待客会客规范
1、负责学校接待工作的职员,要做到热情有礼、大方得体。
有客人来访时,应保持微笑,主动走上前带领客人进入会客室落座,并倒上茶水双手递呈至客人手中;然后及时通知相关人员前来接洽;严禁随意挥手指示客人独自进入中心办公区与相关人员随意恰谈;
2、应拒绝予工作无关的业务与推销人员进入主要办公区域;
3、以私人会客时,应当尽量压缩会谈时间,以免影响正常工作和占用会客场所;
(6)、办公资源管理规范
1、原则上严禁职员因私人原因使用办公电话,特殊情况下非工作联络谈话时限3分钟内;
2、在正常情况下,办公室传真机只限于收、发传真,除特殊情况下(其他电话机故障);否则不得用于接拨电话;严禁职员使用传真机传输私人档;
3、打印机和复印机只限于工作事务专用,严禁公物私用、公私混用;
4、计算机只限于学校招生办职员使用,不得随意私自借给他人使用,一旦出现他人使用招生计算机必须及时制止,定期对计算机进行维护和整理;
5、如因工作需要,外来人急需使用计算机时,必须经部门负责人的同意,经许可在职员陪同之下才可使用;并不得随意浏览与增删学校任何档;
6、快递收发不得用于个人发送,外发快递时必须填写工整,信息准确无误,及时跟踪到达率,并及时汇报主任情况;
(7)、考察接待规范
1、接待目的
为来访者介绍学校的办学理念(尊重孩子、成人成才,关爱家庭,和谐社会)、良好的环境、优秀的品牌、专家团队、学生规模等情况。
通过对家长和学生的接待工作,留住学生,让家长放心。
通过对来访媒体和参访单位的接待,宣传学校教育理念,扩大学校影响,提升学校品牌。
2、接待对象
2.1、来校考察学校的家长和学生;
2.2、来校报名的家长和学生;
2.3、来校探访在校学生的家长;
2.4、来校参观的家长及各界人士;
3、接待要求
3.1、接待来校的家长和学生,须佩戴工作牌,以礼相待、以情感人;
3.2、介绍春雷教育、及其办学特色,要求条理清楚,畅晓明白,重点突出;
3.3、认真引导学生家长参观考察,耐心细致解说,要求家长满意率为100%;
3.4、接待家长的全部过程,都须有人陪同。
送进送去,不错一个细节,使每位家长对春雷有深刻的感受;
4、接待流程
模块
流程
活动内容
要求
人员
备注
考察前
引
咨询引介
咨询引介到位
招生官
招生办工作人员
导
考察向导
考察导游到位
考察中
望
参观学校
参观学校到位
接待官
培训合格上岗的招生办人员
闻
视频、PPT汇报
介绍学校到位
问
春雷问卷
问题诊断到位
切
名师切磋
名师推荐到位
大师
邓、干、金、达等
考察后(限考察家长)
关
旅程到家关怀
短信问候到位
招生官
不管学生来不来,我们都送上我们的祝福。
心
衷心祝愿美满
祝福祝愿到位
照
来校照亮前程
在校培养到位
政教官
加强政教团队建设
顾
离校感恩回顾
情感培养到位
成长官
加强学生转化教育
二、基本制度
(一)、会议管理制度(早会制度、例会制度、月会制度)
为提高部门整体工作效率,使各部门各岗位信息充分共享,特制订社会工作部会议管理制度。
1、主持与记录:
早会由部门主管负责召集,由主管主持并做好会议记录;周会由部门长负责召集,由主管轮流主持并做好会议记录;月会由部门长负责召集,由主管轮流主持并做好会议记录;
2、召开时间:
早会每天早上十分钟碰头会,各部门自由安排;周会为每周五晚上6:
30;月会为每月底晚上6:
30。
特殊原因需要延期召开的会提前通知;
3、参加人员:
早会为处室分开;周会为社会工作部统一开;月会为社会工作部统一开;由于出差等特殊原因不能参加会议的,应提前请假;
4、会议内容:
早会主要解决员工的日常性工作问题;周会主要对一周的工作进行简单的小结和对下周工作做一个简单的安排和部门之间相互通气,同时解决各部门一周来积压的需要亟待解决的问题;月会是对一个月进行工作总结与讲评,对下个月的工作做统筹安排;
5、会议制度要求
5.1、所有应与会人员均不得缺席、迟到、早退,会议记录人员登记到会情况;
5.2、主持人须在会议前和相关人员拟定好会议议程等,不能毫无准备地召开会议;
5.3、每一次会议须用专用的会议记录本记录会议内容,记录本由记录员负责保管。
会议纪要须包含:
会议时间(起止时间格式为年/月/日/时/分)、议题、主持人、记录员、与会人员、缺席人员、详细会议内容(发言记录)、商议结果等。
所有例会的会议纪要随时接受人力资源部检查审核;
(二)、报表管理制度
为促进部门整体工作效率,培养部门员工的专业素养,特制订社会工作部表报管理制度。
1、工作报表:
工作日志表由各部门员工进行每天工作的填写与记录,由部门主管负责检查;周工作总结与计划表由部门主管负责对本部门一周的总结和下周工作安排,交部门长进行统筹规划;月工作总结与计划表由部门主管负责对本部门一月的总结和下月工作安排,交部门长进行统筹规划,制定社会工作部下个月的工作计划;
2、业绩报表:
招生办每日业绩报表采取短信形式群发各相关负责人;每周业绩报表采取文档形式抄送各相关负责人;每月业绩报表采取文档和PPT经营策略分析会的形式进行月度招生工作会议向各相关人员汇报。
网络中心每周业绩报表采取文档形式抄送各相关负责人;每月业绩报表采取文档和PPT经营策略分析会的形式进行月度招生工作会议向各相关人员汇报;
3、时间安排:
工作报表和业绩报表是会议管理制度时间安排的前一天到位;
4、内容安排:
工作报表主题是针对日常性工作或者周小结、周计划与月总结、月计划进行具体、详实的记录和安排,促进问题解决和工作推进为目的;业绩报表主要是工作成果的具体呈现,网络中心和招生办可以根据自身的特点进行详实的呈现;
5、报表制度要求
5.1、报表要及时、详实、事实性;目的是促进问题解决和工作有效开展;
5.2、报表工作需要部门各级人员高度重视和认真落实;
5.3、报表要进行归档和保存,作为学校发展的成果体现和未来发展的决策参考;随时接受学校上级领导的检查;
(三)、培训管理制度
为提高部门员工的整体素质,打造学习型团队,满足学校发展的需要,特制订社会工作部培训管理制度。
1、培训原则:
针对性原则,课程体系、培训方式针对岳阳市春雷学校战略发展需要,量身定制;创新性原则,突破常规式培训方法,实行动态、启发和互动式方法进行培训;实效性原则,培训标准、手段结合实际,并进行后续跟踪,及时修正与完善,确保培训实际效果;
2、培训形式:
培训以个别沟通和集中课堂讲授,兼用拓展训练、研讨汇报等多种形式,形成科学的培训模式组合,支撑培训目标实现;
3、培训类别:
为了方便管理,本制度将员工培训按培训的组织实施机构(或方式)的不同分为内部培训和外派培训两大类;按培训内容大致不同分为员工知识培训、员工技能培训和员工态度培训三大类;按培训对象和培训目的的不同分为网路中心网络技术培训、招生办专业技能培训、新员工入职培训、企业文化培训、销售与售后服务技能培训、专业技能培训、管理技能培训和职业发展培训八大类;
4、培训制度要求
4.1、内部培训要求提出培训需求,开展有针对性的培训,要有培训需求调查、培训需求调查统计分析报告、培训内容的确定与PPT课件制作、有组织、有计划、有安排、有总结的开展不同形式多样化的培训。
4.2、外部培训要求员工与公司签订《员工培训协议》,但应具备以下条件:
a.员工被外派培训是经过本制度规定审批流程批准的;b.脱岗培训连续五天(含五天,包括路途时间、假期)以上;c.派出公司支付报销的外派培训费用包括学杂费、报名费、交通费、出差生活补贴、住宿费等,不包括工资、奖金、福利、社保费等,超过1500元。
4.3、每一次培训会议的内容都要进行归档和保存,作为部门发展的成果展示和培训工作经验和内容的积累。
第三章:
考评标准与绩效考核
一、考评标准
(一)、基本工作考核标准
基本工作考核是基于能力考核的量化考核体系
1、考评项目:
1.1、工作品质:
不考虑工作量,仅看本月工作是否正确、清楚、完全
1.2、工作速度:
考虑其本月日常工作完成的快慢(及时性)程度
1.3、合作意识:
考
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