集团行政管理手册.docx
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集团行政管理手册
集团行政管理手册
第一章行政中心组织管理架构---------------------------------------------1
第二章行政中心部门职责和目的-------------------------------------------2
第三章行政中心管理手册------------------------------------------------3
--印章管理规则-----------------------------------------------------------------------3
--接待费用管理规则-------------------------------------------------------------------4
--员工宿舍管理规则-------------------------------------------------------------------6
--员工食堂管理规则-------------------------------------------------------------------8
--办公用品管理规则-------------------------------------------------------------------11
--差旅费补贴暂行规则-----------------------------------------------------------------13
--应急事情协调管理规则---------------------------------------------------------------15
--车辆、司机管理规则-----------------------------------------------------------------16
第四章附那么------------------------------------------------------------20
第一章行政中心管理组织架构图
第二章行政中心部门职责和目的
第一条部门任务概述
担任集团的行政管理和日常事务,树立与完善集团行政管理制度,控制和减低办公本钱,
协助项目公司行政任务,当好集团高层的顾问,协调本部门与集团其他部门的任务,参与
集团和政府有关部门停止的业务联络,增强对各项任务的催促和反省,促进集团各项任务
正常展开的规范化管理。
第二条部门主要任务职责和范围
(一)树立与完善集团的行政管理制度,配合和指点集团各项目公司的行政管理任务。
(二)担任集团的行政管理和日常事务任务,保证集团各部门的日常运作,合理调度公司资源,保证公司资产的完整与平安,担任坚持任务环境清洁,为员工提供最理想办公环境。
(三)担任集团交往电文的处置和文书挡案的管理任务,树立集团总部档案库,一致集团文档的格式、发放、管理,协助各部门的文件查阅任务,活期对各部门和项目公司归档文件停止抽查,及时搜集和编制档案目录。
(四)担任对会议、文件决议的事项停止催办、查办和落实。
(五)担任集团印章的管理,保证集团印章的运用平安。
(六)担任来访客户的接待任务,维护集团的企业笼统。
(七)担任制定推销顺序、流程,维持公司办公用品的品牌一致。
(八)担任集团各部门所需的办公用品和其它需求物品的推销任务,严厉执行推销流程,保证推销物品的验收、入库注销与管理,树立物资设备帐目,活期对集团和各项目公司的库存停止清点核定。
(九)担任集团和各项目公司每月行政费用运用与预算状况执行的汇总,并提出剖析意见呈报集团指导。
(十)担任集团车辆管理,确保车辆的整洁和正常运转。
(十一)完成集团指导交办的各项任务。
第三章行政事务管理手册
第一节印章管理规则
第一条印章是公司运营管理活动中行使职权,明白公司各种权益义务关系的重要凭证。
为了保
证印章运用的合法性、严肃性和牢靠性,有效地维护公司利益,根绝违法行为的发作,
特制定本管理规则。
第二条本规则适用于集团及各下属项目公司。
第三条印章种类
〔一〕重要印章:
触及公司严重权益义务的印章,包括:
1、公章及与公章配套运用的校正章;
2、工程公用章;
3、财务类印章〔包括财务公用章、发票公用章、税号章、法人章〕;
4、销售合同类印章〔包括销售合同公用章、与销售合同公用章配套运用的骑缝章、
更正章〕。
〔二〕普通印章:
不触及公司严重权益义务的,仅在一定的范围内针对特定对象运用的印
章。
包括:
1、报关公用章;
2、拆迁管理公用章;
3、动拆迁公用章;
4、董事私章。
第四条印章的管理部门
(一)集团的公章、与公章配套运用的校正章、工程公用章等由集团总办保管及运用。
(二)项目公司公章、与公章配套运用的校正章、工程公用章由总裁授权项目公司专人保管及运用。
(三)集团财务类印章由总裁授权财务部保管及运用,项目公司财务类印章由总裁授权专人保管及运用。
(四)销售合同公用章及配套的骑缝章、更正章由总裁授权子公司专人担任保管及运用。
(五)普通印章由项目公司总经理授权专人担任保管及运用,但董事印章由总裁授权专人保管。
(六)除上述规则以外的一切印章由总裁授权集团行政中心保管、封存或运用。
第五条印章的管理人
(一)各印章保管人须经集团行政中心/项目公司行政部办妥授权手续前方可行使职权。
(二)各重要印章保管人,在印章的管理职责上受集团总办督导,对集团公司担任。
(三)印章保管人离任或调任时,必需将印章及相关文件资料一并出借集团总办/行政部中心,办好移交手续。
第六条印章的刻制
(一)集团及各项目公司各类印章的刻制均须由央求部门填报«印章刻制央求表»。
(二)普通印章的刻制必需经部门经理、项目公司总经理核准后由项目公司行政部刻制并操持注销手续。
重要印章刻制需经总裁同意。
(三)印章的刻制一致由集团行政中心/项目将公司综合部凭公司引见信操持。
第七条印章的保管
(一)各印章保管人支付印章时必需在集团行政中心门/项目公司行政部〕操持好印章注销手续,填写«印章注销表»,做好戳记,并留样保管前方可启用。
(二)出借印章时也需求按要求在«印章注销表»上予以注销。
(三)印章保管须有记载,注明印章称号、枚数、刻制日期、启用日期、申领人、销毁人、印章样式等信息。
(四)印章保管必需平安牢靠,须加锁保管,重要印章必需寄存在保险柜,不准委托他人代管。
(五)已按顺序由集团行政中心一致封存的印章,由集团总裁书面授权集团行政中心启封后才干运用。
第八条印章的运用
(一)一切运用印章的文件必需签署日期,未签署日期的文件,印章保管人有权拒绝用印。
(二)文件中的签署日期应当与合同审批表或印章运用央求表上的最终同意日期分歧,假设没有依据规则签署日期或日期不分歧,运用人必需予以书面说明;
(三)重要印章原那么上不许带离印章保管地,对确需将印章带出运用的,应事前在«印章运用央求表»上注明,载明缘由,经总裁/项目公司总经理同意后由公司布置车辆,由两人以上〔印章保管人必需参与〕共同携带前往;印章运用终了后,印章保管人必需及时、平安地将印章带回公司,并作好印章出入库注销任务〔注明出入库时间并经确认签署〕。
(四)普通印章带出管理地,原那么上需求两人同时前往;用印终了后,印章保管人必需及时、平安地将印章带回公司并做好相关注销。
(五)严禁在空白的信笺、引见信、合同上用印。
(六)印章保管人外出,包括各类假期等状况〔指一个任务天以上〕,须将印章移交给印章保管人直属下级代管,移交时须顺序操持签收手续。
(七)印章在代管时期的运用仍须严厉依照本规则执行。
第九条印章运用记载
(一)重要印章
1、每份已加盖印章的文件在用印时都必需在印章保管人处留存一份复印件,印章保管人应填写«印章运用状况注销表»,记载盖章文件的份数和每份文件的发送单位。
2、印章保管人每周一必需将上周用印的«印章运用状况注销表»、文件复印件和印章运用央求表,交集团行政中心/项目公司行政部,由集团行政中心/项目公司行政部按«文件档案管理规则»归档备查。
财务类的交财务部门归档备查。
3、集团行政中心/项目公司行政部及财务部相关人员必需严厉核对印章保管人递交的文件复印件与印章运用央求表在数量和内容上能否分歧。
(二)普通印章
普通印章的印章保管人须运用«印章运用状况注销表»作好印章运用记载,并于每月第一个任务日将该记载交行政部门,由集团行政中心/项目公司行政部按«文件档案管理规则»归档备查。
第十条印章的运用监视
(一)集团行政中心担任集团重要印章的刻制、发放、回收、封存和销毁印章,项目公司行政部门担任项目公司印章的刻制、发放、回收、封存和销毁印章。
集团审计部门有权不活期地对各类印章的刻制、保管、运用和销毁状况停止反省。
(二)印章的封存、销毁,由集团行政中心提出建议,由集团审计部监视执行。
第十一条印章的停用途理
〔一〕有以下状况,印章须停用:
1、机构称号改动;
2、下级部门通知改动印章图样;
3、印章运用损坏;
4、印章遗失或被窃,声明作废。
〔二〕停用印章要提出处置方法,并报经总裁同意,及时将停用印章封存或销毁,树立
印章上交、存档、销毁的注销档案。
第十二条法律责任
(一)印章保管人必需严厉依照本规则运用保管或封存印章,不得私自或越权运用。
(二)印章保管人违犯本规则运用印章,由集团公司对违纪者视情节轻重予以奖励直至解除休息关系。
如因此致使公司财富损失的,违纪者还须承当经济责任,情节严重的,移送司法机关处置。
第二节接待费用管理规则
第一条集团有关客户、供应商、融资方以及其他外部关系者的交际费、接待费和招待费〔以下简
称〝接待费〞〕的央求、同意、记帐、结算等,均遵照按本规则的操持。
第二条本规则所指接待费,包括以下所列各项费用开支项目:
〔一〕会议费;
〔二〕研讨费;
〔三〕招待费;
〔四〕交际费;
〔五〕仪式费;
〔六〕捐赠。
第三条运用接待费本卷须知:
(一)必需留意接待费支进项目与接待用途目的分歧。
公司的营业、推销、融资及其他运营,有其客观的目的性,任何接待上的开支不得背叛运营上的目的与要求。
(二)接待费用开支,必需本着最小支出、最大效果的原那么,充沛思索和认清每一次接待的目的和接待的方法,合理接待,有效运用经费开支。
第四条接待原那么:
(一)事前审批原那么:
一切接待事项,接待人员须根椐详细状况,提出接待央求,未经同意的接待费用不得报销。
(二)节省浪费原那么:
接待任务既要热情周到、礼貌待客,又要浪费,有效运用经费开支,根绝朴素糜费。
第五条接待用品管理:
实行接待用品一致购领制度,各部门依据实践需求提出央求,报总经理审批后由行政部统
一推销,再由各部门担任人央求领用。
第六条接待的目的按以下原那么分类:
〔一〕招待新买卖同伴关系户;
〔二〕庆贺协作关系的树立;
〔三〕销售支出提高后的致谢;
〔四〕出访时的请客;
〔五〕来访时的招待;
〔六〕接纳各种建议后的致谢;
〔七〕到达各种目的后的致谢;
〔八〕重要的节日或庆典。
第七条接待按对象、目的以及场所,分为以下三档。
〔一〕A档〔特别重要和严重的接待〕;
〔二〕B档〔比拟重要和严重的接待〕;
〔三〕C档〔普通的接待〕。
第八条接待场所依据接待层次确定,分为〝高〞〝中〞〝低〞三类场所。
〔一〕高〔适宜于A档接待规格〕,主要指初级的饭店、餐馆、美食中心;
〔二〕中〔适宜于B档接待规格〕,略低于〝高〞档水平的中高档餐馆;
〔三〕低〔适宜于C档接待规格〕,主要指群众用餐场所。
第九条招待用餐规范。
(一)接待公司关联单位来人原那么上在公司食堂就餐,如确需在外就餐按50元/人规范执行。
(二)公司宴请关联单位按每人每餐60-100元以内的规范执行。
(三)如有特殊状况,需报项目公司总经理/集团总裁同意。
第十条在接待任务完毕后3天内,必需到财务部门结算,假设没有收据或开支凭证,一切费用由该
员工承当。
超越规则时间不予报销。
第三节宿舍管理规则
第一条为使公司宿舍坚持良好、清洁、划一的环境和次第,为员工提供良好的住宿环境,使宿舍
管理任务规范化,特制定本规则。
第二条住宿条件:
(一)公司依据实践状况,布置契合入住公司宿舍资历的员工住宿;
(二)患有传染病者或不良嗜好者不得入住公司宿舍。
第三条住宿员工必需遵守以下规则:
(一)听从集团行政中心/项目公司行政部的管理及监视,原那么下行政部门布置每间宿舍入住两名普通员工;
(二)不允许对所寓居的宿舍停止随意改动或私自变换寓居人员;
(三)不得在宿舍内寄存或运用易燃、风险品;
(四)应坚持宿舍清洁、划一、杂物、烟蒂不得随意丢弃,废物、渣滓应倾倒于指定容器或渣滓桶内;
(五)住宿员工轮番值班,担任公共区域的清洁、公用设备的修缮及水、电、门窗等的平安巡视,有责任维护好宿舍内的一切公用用具、设备;
(六)留意浪费,随手封锁水龙头,分开宿舍时封锁各种电源开关;
(七)留意平安,出门时锁好门窗;
(八)不得私配或转借他人宿舍钥匙,珍贵物品应妥善保管,防止丧失;
(九)严禁在宿舍内赌博、喝酒或从事其他不安康活动;
(十)考究公共品德,遵守作息时间,不大声喧哗,防止影响他人休息;
(十一)员工离任或调动,须操持相关移交手续;离任者,应于离任之日起三天内搬离宿舍,不得托故拖延;
(十二)不得将宿舍转租或借予他人运用,假定有此类行为,公司有权收回宿舍寓居权,并清查相关责任。
第四条住宿员工在发作以下状况时,应积极采取相关措施,并及时向集团行政中心/项目公司行政部汇报:
(一)修建或隶属设备损坏时;
(二)发作火灾、水患或被盗时;
(三)宿舍内出现传染病患者时;
(四)出现寓居员工有违犯宿舍管理规则时;
第五条宿舍的基本设备及收费规范:
(一)公司每一间宿舍配有空调、衣柜、床、凳子、日光灯、床头柜,洗手间里配有热水器,及配有公共电视机;初级管理人员宿舍增配洗衣机、沙发、会客桌、椅、有线电视、电脑网线等,除上述用品以外的其他生活设备,如生活用品均由住宿者团体自行置办;
(二)宿舍租金、物业费由公司承当〔南方地域分公司夏季采暖期供暖费由公司支付〕,每月宿舍的水、电费、上网费、有线电视费等各项生活开支,均由住宿人员自行担负。
〔各公司外派人员的水电费的补贴另行报集团同意〕
第六条外部人员留宿:
(一)原那么上,公司不倡议员工将亲友等外部人员带往公司宿舍留宿或临时入住。
(二)确因特殊状况而需求带外部人员留宿公司宿舍的,需事前报经集团行政中心/项目公司行政部同意;集团行政中心/项目公司行政部必需仔细审核,如同意,需详细注销留宿人员的证件号码、与被访员工的关系、家庭住址、任务单位及入住时间等资料;
(三)如未经集团行政中心/项目公司行政部同意,而私自带回外部人员留宿公司宿舍的,集团行政中心/项目公司行政部有权对当事者停止处分,情节严重者,可取消其租住公司宿舍资历;如住宿者借宿舍从事违法立功活动,一切结果由当事者团体承当。
第四节员工食堂管理制度
第一条为处置公司员工就餐效果,提高员工福利,保证任务效率,公司特设立员工食堂。
为增强对公
司食堂的监视与管理,现制定本方法。
第二条就餐条件与规范
(一)公司为员工提供收费午餐,规范为200元/月,按实践就餐人数操持报支。
(二)公司外派员工添加早、晚餐补贴,规范为200元/月,项目公司间借调的员工对比操持。
(三)伙食补贴是公司为员工提供的福利,应一致交由食堂支配,不得发给团体。
(四)上述补贴包括除食堂水、电及食堂人工等外的一切费用。
(五)食堂不准设立小金库,集团行政中心将不活期反省执行状况。
第三条炊事员担任食堂用餐员工伙食的日常制造以及食堂的清洁卫生。
第四条日常伙食管理应做到方案布置、合理搭配、保证营养、清洁卫生。
第五条食堂要坚持清洁卫生,做到每天及时清算,每周集中清算,每月彻底清算。
第六条炊事员应注销好每日开支明细。
伙食费现金账目至少每月清点一次,并存档备查。
第七条食堂人员应严厉遵守公司的一切规章制度。
按时上下班,据守任务岗位,听从下级布置,
有事要请假,未经赞同不得私自分开任务岗位。
第八条树立一心一意为员工效劳的思想,考究职业品德。
文明效劳,态度和蔼,自动热情,礼貌
待人,热爱本职,仔细担任。
做到饭热菜香,味美可口,饭菜定量食品足量,对等候人。
第九条坚持实物验收制度,做到日清月结,账物相符。
每周清点一次食堂仓库,每月上旬活期公
布账目,接受员工的监视。
第十条保护公物。
食堂的一切设备、餐具均需有注销,有账目,不得贪小廉价将厨房用料或炊具
带回家。
第十一条做好炊事人员的团体卫生。
做到勤洗手,剪指甲,勤换、勤洗任务服,任务时要穿戴任务衣帽。
第十二条炊事人员每年停止一次安康反省,无安康合格证者,不准在食堂任务。
第十三条把好验收关,严禁腐朽,蜕变的原料入仓,以防止食物中毒。
第十四条每周制定一次食谱。
早、午、晚餐种类要多式样,提高烹调技术,改善员工伙食。
对因工
作需求不能按时就餐和暂时客餐,可事前有预定和通知。
第十五条做好平安任务。
运用炊事用具或用具要严厉遵守操作规程,防止事故发作。
第十六条严禁随意带有关人员进入厨房和保管室。
第十七条易燃、易爆物品要严厉按规则放置,根绝不测事故的发作。
第十八条食堂任务人员下班前,要关好门窗,反省各类电源开关、设备等。
第五节办公用品管理细那么
第一条为了使办公用品的运用消耗控制在一个合理的范围内,培育员工有序、节省的任务作风,结合
以往实践耗用的状况,制定本细那么。
第二条员工日常办公用品的范围界定
(一)员工日常办公用品是指员工在日常任务中所需运用的各种文具与耗材。
(二)集团行政中心及项目公司行政部可依据员工的实践运用需求,结合市场价钱的实践状况,对员工日常办公用品的范围、种类与价钱作相应的修正。
第三条员工日常办公用品领用的数量限定
(一)易消耗的物品〔如签字笔、胶水等〕按员工团体名义支付,员工应按自己的实践需求申领,不要糜费。
(二)不易消耗的物品〔如剪刀、订书机等〕按部门名义支付,部门每月的消耗应控制在人民币100元以内。
(三)办公耗材类物品〔如碳粉、硒鼓等〕由集团行政中心/项目公司行政部一致担任,费用列入公共部位办公用品的消耗中停止计算。
第四条员工日常办公用品领用特殊状况的央求
(一)员工如因任务的特殊需求而需申领方案外的办公用品,应当提交领用央求,经本部门经理签署后,交由集团行政中心/项目综合部担任人审核同意后予以操持。
(二)部门经理级别以上员工如需申领方案外的办公用品,如中高档签字笔等,由所属员工提交领用央求,经所需人签署后交集团行政中心/项目公司行政部担任人审核后予以操持,费用由集团行政中心/项目公司行政部列入公共部位办公用品消耗中一致核算。
第五条员工日常办公用品的运用保管
(一)新员工在正式入职后的第一天,集团行政中心/项目公司行政部会依照新进员工的办公用品配置规范发放新员工办公用品,关于发放的办公用品,新员工应妥善保管。
(二)关于不易消耗物品中的团体运用物件,如打孔机、剪刀、订书机等办公用品,员工应妥善保管,如有遗失,将不会予以补发。
(三)关于不易消耗物品中的团体运用物件,如打孔机、剪刀、订书机等办公用品确因运用年限较长,确实影响任务的状况下,可至集团行政中心/项目公司行政部央求予以改换,并应提供所损物品以旧换新。
(四)关于不易消耗物品由集团行政中心/项目公司行政部在详细操作中担任掌握与解释不予获发的理由。
(五)员工在离任时,应将不易消耗物品出借集团行政中心/项目公司行政部。
第六条关于办公用品的总体控制
(一)集团行政中心//项目公司行政部对员工办公用品的领用负有合理控制的责任,对员工申领应当仔细审核,关于不合理的申领应当及时与央求人沟通,并做相应的调整。
(二)各部门对办公用品的消耗应当起积极的管理作用,对本部门内的办公用品运用状况可采取本部门员工相互调理的方法,争取不糜费,合理运用办公用品资源。
第七条附件:
办公用品领用注销表
第七节差旅费补贴暂行规则
第一条依据公司实践状况,进一步规范公司员工因公外出差旅费补贴暂行规则。
第二条住宿费报支规范
〔一〕住宿费报支规范〔元/天.人〕
1、公司指导〔分公司总经理、副总、集团部门总经理级以上员工〕按实报销,住三星或四星〔规范房〕酒店;其他人员按住三星酒店〔规范房〕或三星以下酒店规范报销。
2、地域标预备注:
直辖市、经济特区、省会城市、沿海城市住宿规范:
四星酒店400元/规范间,三星酒店300元/规范间,三星以下酒店250元/规范间〔北京、上海、深圳地域,住宿规范可上调100元/规范间〕;其它地域住宿规范:
四星酒店350元/规范间,三星酒店250元/规范间,三星以下酒店200元/规范间,〔除总经理外凡属二人以上的原那么上二人合住一间,假设特殊状况提高住宿规范的,项目公司员工须呈报项目公司总经理,集团本部员工须呈报集团行政中心总经理审批,集团行政中心每月汇总一次选集团出差住宿状况给总裁〕。
3、由公差地点单位担任布置住宿的不予报销住宿费用。
4、因公务外出调查2人以上、费用5000元以上,需填写«因公调查央求单»报集团对口职能部门审批、集团行政中心审批备案。
5、因公务外出调查分开中国大陆地域的,需出现报集团总裁审批。
第三条交通费报支规范
车船机票实行按实报销方法,按规则乘坐的交通工具〔飞机普通舱、火车硬席或硬卧、长
途客车、客轮二等舱〕的出差路途,凭票报销。
出差人员应用出差之便,未经同意就近或
绕道回家探亲办事,差旅费概不予报销。
第四条移动通讯费补贴规范:
员工出差补贴20元/天.人,出差超一个月补贴300元/月.人〔借调人员不予补贴,公司另
行处置〕。
第三条差旅费报销期限
为便于管理,出差人员应在前往公司3天内将有关报销资料按规则整理,填制完送交财务
部审核报批,实行出差一次报销一次,不得屡次集中合报。
第八节应急事情协调管理方法
第一条为保证集团在面临突发严重事情时,能快速、高效、顺利地调动一切资源,及时正确地向
社会群众传递正面资讯,化解危机,最大水平地维护集团的社会笼统,保证集团利益,特
制定本方法。
第二条本方法所指的紧急事情包括:
(一)发作对集团开展发生严重影响的事情;
(二)发作对集团笼统发生负面影响的事情;
(三)发作社会各界极端关注的与集团有关的事情;
(四)其他集团以为极端严重事情;
第三条集团行政中心担任有关事情及信息的一致发布和片面协调;力高集团全体员工都有责任在第
一时间将有关事情信息通知集团行政中心;
第四条集团行政中心应及时与有关部门联络,了解详细状况,就有关事情能够的影响水平,向集
团高层汇报,并做出初步评价;
第五条集团行政中心在事情有关状况不甚阴暗前,应逃避媒体的直接提问及采访;任何团体,不得
就有关事情宣布任何评论;
第六条关于应归入被方法管理范
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