公文处理办法.docx
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公文处理办法
安徽省国税机关公文处理办法
第一章总则
第一条为了推动全省国税机关公文处理工作规范化、制度化、科学化,提高公文处理工作效率和公文质量,根据《全国税务机关公文处理实施办法》(国税发〔2004〕132号),结合实际,制定本实施办法。
第二条国税机关公文(包括电报,下同),是国税机关在税务管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书,是传达贯彻党和国家方针政策、依法行政、施行税务行政措施和进行公务活动的重要工具。
第三条公文处理,指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全。
第五条公文处理必须严格遵守和执行国家保密法律、法规和其他有关规定,确保国家秘密的安全。
第六条各级国税机关的负责人应当高度重视公文处理工作,模范遵守本实施办法,并加强对本机关、本系统公文处理工作的领导和检查。
第七条各级国税机关办公室是公文处理的管理机构,统一负责本机关公文的收发、审核、分办、传递、缮印、用印、归档和销毁,并负责指导下级国税机关的公文处理工作。
第八条各级国税机关办公室应当配备或者指定文秘人员负责公文处理工作。
文秘人员应当忠于职守,廉洁正派,经过业务学习或者培训,具备相关专业知识。
第九条各级国税机关应当为公文处理工作创造必要的条件,通过开展业务知识和专业知识培训,不断提高文秘人员的素质,充分调动文秘人员的工作积极性。
第十条各级国税机关应当发扬深入实际、联系群众、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风,克服官僚主义、形式主义和文牍主义,不断改善办公手段,全面实现公文处理信息化,努力提高公文处理工作效率和公文质量。
第十一条各级国税机关的公文处理工作,应当贯彻“党政分开”的原则。
第二章公文种类
第十二条国税机关的公文种类主要包括:
决定、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
第十三条决定,适用于对重要事项或者重大行动作出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级国税机关不适当的决定事项。
决定具有普遍的指导性、行政的约束性和相对的稳定性。
决定分为部署性决定和组织人事性决定。
决定属于下行文。
第十四条通告,适用于公布社会有关方面应当遵守或者需要周知的事项。
通告具有约束性和告知对象的区域性。
通告一般分为规定性通告和周知性通告。
通告面向社会并具有一定的约束力,可采用张贴或者媒体刊播的形式公布,没有主送机关和抄送机关。
第十五条通知,适用于批转下级国税机关的公文;转发上级国税机关和不相隶属机关的公文;发布规范性公文;传达要求下级国税机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项;任免人员。
通知是国税机关经常使用的公文文种,具有使用范围的广泛性、受文单位的专指性和较强的时效性。
同时,还具有行文简便、写法灵活、种类多样的特点。
通知一般分为指示性通知、发布和转发性通知、事务性通知和知照性通知。
通知主要是上级国税机关对下级国税机关行文时使用,属于下行文;向有关单位知照某些事项时(如告知机构变更和召开会议等),也可作平行文使用。
第十六条通报,适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
通报具有宣传、教育、沟通信息的作用。
通报分为表扬性通报、批评性通报和情况通报。
通报要有针对性,通报的事实要真实准确。
通报属于下行文。
第十七条报告,适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。
报告的主要作用是使上级机关了解本机关、本系统某个阶段的工作和活动情况。
报告根据内容分为综合性报告和专题性报告。
报告属于上行文。
第十八条请示,适用于向上级机关请求指示、批准事项。
请示具有鲜明的隶属性。
请示一般分为政策性请示、核准重大问题请示和具体事务请示。
请示属于上行文。
下级国税机关向上级国税机关提出请示时,应当做到:
(一)凡属职权范围内的一般问题不随意请示;
(二)请示必须在事前;
(三)请示必须一文一事,一般只写一个主送机关;需要同时送其他机关的,应当采用抄送形式,但不得抄送其下级机关;
(四)在公文末页附注处注明联系人的姓名和联系电话;
(五)文末应当有请示语。
第十九条批复,适用于答复下级国税机关的请示事项。
批复具有答复事项专指性的特征。
批复一般分为政策性批复、核准重大问题的批复和具体事务性批复。
批复属于下行文。
上级国税机关批复下级国税机关的请示时,必须明确肯定地表态,若予以否定,应当写明理由。
批复一般只主送请示单位,若批复的事项需有关单位执行或者周知,可抄送有关单位。
若请示的问题具有普遍性、且涉及有关政策的调整,可使用“通知”文种行文,不再单独批复请示单位。
第二十条意见,适用于对重要问题提出见解和处理办法。
意见一般分为参考建议性意见、表明意向性意见、工作指导性意见。
意见可以用于上行文、下行文和平行文。
意见作为上行文,应当按照请示性公文的程序和要求办理;上级国税机关应当对下级国税机关报送的“意见”作出处理或者给予答复。
意见作为下行文,文中对贯彻执行有明确要求的,下级国税机关应当遵照执行;无明确要求的,下级国税机关可以参照执行。
意见作为平行文,提出的意见仅供对方参考。
第二十一条函,适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
函具有在不相隶属机关之间使用的灵活性和广泛性。
函分为告知函、商洽函、询问函、请求批准函和答复函。
函属于平行文,有隶属关系的上下级机关之间不得使用函。
请求批准函仅用于向平级机关或者有关主管部门请求批准相关事项。
第二十二条会议纪要,适用于记载、传达会议情况和议定事项。
会议纪要由标识、编号、纪要事项、出席人、签发人、发送单位等部分组成。
安徽省国家税务局的会议纪要分为局务会议纪要、局长办公会议纪要和局领导专题会议纪要。
第三章公文格式
第二十三条公文格式包括版式和体式,一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识(文头)、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
第二十四条秘密等级和保密期限。
涉及国家秘密的公文,应当在首页版心右上角第1行分别顶格标明“绝密”、“机密”、“秘密”(信函式公文秘密等级标识位置按后文有关规定办理),秘密等级两字之间空1字;如有保密期限,秘密等级和保密期限之间用“★”隔开,无需空字。
“绝密”、“机密”级公文应当标明份数序号;份数序号用阿拉伯数码顶格标识在公文首页版心左上角第1行。
“绝密”公文,是指含有最重要的国家秘密,泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重损害的公文。
“机密”公文,是指含有重要的国家秘密,泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的公文。
“秘密”公文,是指含有一般的国家秘密,泄露会使国家的安全和利益遭受损害的公文。
保密期限,是指保守国家秘密的时间界限。
国家秘密的保密期限,除有特殊规定者外,绝密级事项不超过30年,机密级事项不超过20年,秘密级事项不超过10年。
“特殊规定”,是指发文机关可以对保密范围中的某类事项的保密期限,规定为“长期”或者确定保密的最短期限,如“秘密★6个月”,“机密★5年”,“绝密★长期”。
第二十五条紧急程度。
紧急公文应当根据紧急程度,在首页版心右上角第1行分别顶格标明“特急”、“急件”(信函式公文紧急程度标识位置按后文有关规定办理),两字之间空1字;如需同时标识秘密等级与紧急程度,秘密等级标识在第1行,紧急程度标识在第2行。
紧急电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
紧急公文中的“特急”,是指内容重要并特别紧急,已临近规定的办结时限,需特别优先传递处理的公文。
紧急公文中的“急件”是指内容重要并紧急,需打破工作常规,优先传递处理的公文。
紧急电报中的“特提”,适用于极少数当日要办的十分紧急的事项,注明“特提”等级的电报,发电单位要提前通知收文单位机要部门。
紧急电报中的“特急”,适用于3日内要办的紧急事项。
紧急电报中的“加急”,适用于5日内要办的较急事项。
紧急电报中的“平急”,适用于10日内要办的稍缓事项。
第二十六条发文机关标识。
发文机关标识一般由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成;也可只用发文机关全称或者规范化简称。
发文机关标识居中套红印在公文首页上端。
几个机关联合行文,应将主办机关排列在前;如联合行文机关较多,必须保证公文首页显示正文。
第二十七条发文字号。
发文字号由机关代字、年份和序号三部分组成。
联合行文,只标明主办机关的发文字号。
发文字号一般在发文机关标识之下空2行、红色反线上方居中位置标注(信函式公文发文字号标识位置按后文有关规定办理)。
凡标注签发人的公文,发文字号不再居中,与签发人在同一行,移至左侧。
机关代字应当保持稳定,不得经常变动;年份应当使用公元纪年全称,去掉“年”字,并用六角括号“〔〕”括入;年份和序号一律使用阿拉伯数码;序号前一律不加“第”字和虚位“0”。
明传电报和密码电报应当按照有关规定,分别编号处理。
第二十八条签发人和会签人。
上行公文应当注明签发人姓名。
联合上报的公文,要同时注明会签人姓名。
签发人姓名标注在发文机关标识之下、红色反线以上、与发文字号平行的右侧位置;发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字。
如有多个签发人,主办单位签发人姓名置于第1行,其他签发人姓名在主办单位签发人姓名之下按照发文机关顺序依次排列。
电报都应注明签发人姓名。
第二十九条公文标题。
公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般由发文机关、发文事由、公文种类三部分组成。
上报的公文,标题中不标发文机关。
标题中除法律、法规、规章和规范性文件名称加书名号外,一般不使用标点符号。
转发上级机关公文,如其标题过长,可以根据主要事由自拟标题,但不能以上级机关公文的发文字号代替。
公文标题与红色反线(或者武文线)之间空2行,可分一行或者多行居中排布,回行时要做到词意完整、排列对称、间距恰当。
第三十条主送机关。
主送机关指公文的主要受理机关,应当明确、具体,使用全称,不得将“国家税务局”、“地方税务局”简称为“国税局”、“地税局”或者“国税”、“地税”。
上行文只应主送一个机关,不可多头主送,如确需同时送其他上级机关,应当采取抄送形式,标列于抄送栏内;平行文的主送机关应根据要求写具体;下行文的主送机关应视公文内容和发送范围而定;机关内设单位信函,一般只能主送其他机关的内设单位,而不能直接主送其他机关。
主送机关应当顶格标列于标题之下、正文之上,与标题之间空1行;主送机关之间用逗号隔开。
第三十一条公文正文。
正文是公文的主体部分。
一般每面排22行,每行排28个字。
公文正文中,单独成段的小标题之后不加标点符号。
在公文正文中,税务机关的名称可以使用规范化简称。
规范化简称为“×××国税局”、“×××地税局”,不得使用“国税、地税,国、地税局,国地税”等。
第三十二条公文附件。
公文附件,是指附属于公文正文的其他材料,具有对公文进行补充说明或者提供相关资料等作用,是公文的重要组成部分。
公文如有附件,应当在正文之后(下空1行,左空2字)、成文时间之前注明附件名称;有多个附件的,应用阿拉伯数码标明顺序(如,“附件:
1.××××”)。
附件一般应当与正文装订在一起,并在附件首页左上角第1行标注“附件”字样;有多个附件的,要在每个附件的首页左上角第1行标明顺序号;附件的序号和名称前后标识应当一致。
附件如果不能与正文合订,应当在附件首页分别标明所属公文的发文字号和附件的顺序号。
如附件不需打印或者不发,应当注明。
印发规范性文件或者转发公文时,如果标题中已经标明所印发规范性文件或者转发公文标题的,文末不再将其列为附件。
第三十三条成文日期。
成文日期以负责人签发的日期为准;几个机关联合行文,以最后签发机关负责人的签发日期为准;电报以发出日期为准。
成文日期应当用汉字写全公元年、月、日,不能用阿拉伯数码书写,“零”写为“○”,不能写为阿拉伯数码的“0”或者英文的“o”。
第三十四条公文印章。
公文除“会议纪要”、翻印的文件和以电报形式发出的文件外,一律加盖发文机关印章,要求墨迹清晰,印模端正,上不压正文(一般距正文1行之内),下骑年盖月。
电报应落款,不需加盖发文机关印章,但要在报头位置加盖发文机关“发电专用章”。
当正文之后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距等措施,务使印章与正文同处一面,不得通过标识“此页无正文”的方法解决。
单一机关制发的公文,在落款处不署发文机关名称,只标识成文日期,成文日期右空4字,在其上侧用印(即印章下弧压在成文日期之上)。
联合上报的公文,由主办单位加盖印章。
联合下发的公文,各发文机关都必须加盖印章。
需加盖2个印章时,应将成文日期拉开,左右各空7字,两个印章平行排列,下压成文日期,印章间互不相交或者相切,距离不超过3mm。
需加盖3个以上印章时,应将各发文机关名称按加盖印章顺序排列在相应位置(主办机关排列在前),印章分别加盖或者套印其上;每排最多排3个印章,印章之间互不相交或者相切,两端不得超出版心;最后一排如剩一个或者两个印章,应居中排布;在最后一排印章之下,右空2字标识成文日期。
第三十五条公文附注。
公文附注,是指需要说明的其他事项。
公文如有附注,如“此件不得登报”、“此件不得翻印”等,应居左空2字标识于成文日期下1行,并用圆括号括起。
第三十六条公文主题词。
公文应当根据内容标注主题词,词目最多不超过6个。
公文主题词可参照国家税务总局《税务公文主题词表》(国税发〔2004〕133号)标注,未列入《税务公文主题词表》的新的专用名词和新开征的“税种”名称,可以作为自由词标注。
标注主题词的顺序依次为类别词、类属词、区域词和公文种类。
上行公文主题词,应当按照所主送上级机关的要求标注。
主题词居左顶格标注在公文抄送栏的上方(无抄送栏则标注在印发机关的上方),词目之间空1字。
电报可不标注主题词。
第三十七条抄送机关。
抄送机关是指除主送机关外需要执行或者知晓公文的其他机关,应当使用全称,不得使用简称。
抄送机关按照上级机关、同级机关、下级机关的次序排列;同级机关之间一般按照党委、人大、政府、政协、军队、法院、检察院、人民团体、民主党派的次序排列。
抄送机关应当根据工作需要确定,不得随意扩大范围。
抄送栏设于主题词之下、印发机关之上。
抄送机关之间用逗号隔开,最后一个抄送机关之后标句号。
第三十八条印发机关和印发日期。
印发机关和印发日期从左至右分别标注在抄送机关之下(无抄送机关则标注在主题词之下),占1行位置,印发机关居左空1字,印发日期居右空1字。
印发日期以公文付印日期为准,用阿拉伯数码标识。
第三十九条公文的印刷版记一般包括主题词,抄送机关,印发机关和印发日期,打印、校对人员姓名和文件份数。
打印、校对人员姓名和文件份数(校对人员姓名之前应当注明主办单位),从左至右标注在印发机关和印发日期之下。
主题词,抄送机关,印发机关和印发日期,打印、校对人员姓名和文件份数四部分之间用横线隔开,标注在公文的最后一页底端。
第四十条公文用字。
文字一律从左至右横写、横排。
发文机关标识使用红色小标宋体字,字号应小于22mm×15mm(高×宽);公文标题使用2号小标宋体字;发文字号,上行文中的“签发人”字样,主送机关,正文,附件,成文日期,附注,抄送机关,印发机关和印发日期,打印、校对人员姓名和文件份数,均使用3号仿宋体字;秘密等级和保密期限,紧急程度,正文中的小标题,“主题词”字样,均使用3号黑体字;主题词词目使用3号小标宋体字;签发人姓名使用3号楷体字。
公文缮印用字的字体、字号不得经常变换。
第四十一条公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm×297mm)纸张,公文所附表格用纸大小不受此限。
公文应当单页双面印刷,左侧装订。
单页码居右空1字,双页码居左空1字。
公文所附材料如为热敏传真纸,应当复印后发送、存档。
张贴公文用纸的大小,根据实际需要确定。
第四十二条公文版面尺寸应当按规范设置,具体标准参见《国家行政机关公文格式》(GB/T9704—1999)和《安徽省国家税务局机关公文格式(式样)》(见附件)。
第四章公文形式
第四十三条国税机关公文的主要形式及其适用范围:
(一)文头为“×××国家税务局文件”的公文,机关代字分两种。
以“△国税发”(△表示该机关规范化的单字简称,本条下同)为代字的公文,主要适用于:
传达贯彻党和国家的方针、政策以及上级机关的重要指示、精神;部署全局性重要工作;印发重要规范性文件;作出重大决定;通知全局性重大事项;向上级机关请示、报告工作和提出意见;转发上级机关的重要公文;通报重点工作和重大事件情况;对下级机关或者个人给予重大奖励、表彰或者批评、惩处;设置或者变动机构;与平级机关或者有关团体单位联合行文;其他必须以机关名义办理的重要事项。
以“△国税任”为代字的公文,主要适用于按照干部管理权限,任免干部行政职务。
按照行文关系,以“△国税发”为代字的公文,眉首格式和版面尺寸分两种。
下行文发文机关标识上边缘至版心上边缘的距离为25mm;上行文发文机关标识上边缘至版心上边缘的距离为80mm;无论是上行文还是下行文,发文字号之下4mm处均印一条与版心等宽的红色反线。
(二)文头为“×××国家税务局”、机关代字为“△国税函”的公文,主要适用于:
部署局部的、阶段性的或者临时性的工作;通报一般性工作或者阶段性工作完成情况;进行一般性的表扬或者批评;对下级机关请示事项进行批复;对人大建议、政协提案予以答复;转发上级机关、平级机关或者批转下级机关公文;通知个别或者部分下级机关重要事项;宣布议事协调机构、临时机构组成;以机关名义向不相隶属机关行文;其他必须以机关名义办理的较为重要的事项。
机关代字为“△国税函”的公文,眉首格式和版面尺寸为:
发文机关标识上边缘至上页边的距离为55mm;发文机关标识下边缘之下4mm处为一条红色武文线(上粗下细),首页页末距下页边20mm处为一条红色文武线(上细下粗),两线长度均为170mm,发文字号在武文线下1行版心右边缘顶格标识;如需标识秘密等级或者紧急程度,应居右顶格置于发文字号之上。
(三)文头为“×××国家税务局办公室文件”、机关代字为“△国税办”的公文,主要适用于:
代表×××国家税务局向上级机关有关部门报送有关情况,提出意见和建议;与平级机关商洽一般性问题;向下级机关布置日常性事务工作;发布机关内部适用的各项制度规定;处理机关内部事务;通报机关内部有关情况;下发各类会议、培训通知;向有关单位提供证明材料或者发出邀请;其他需要综合办理的事项。
机关代字为“△国税办”的公文的眉首格式和版面尺寸,按照本条第
(一)项下行“△国税发”类公文的有关规定执行。
(四)各级国税机关明传电报、密码电报,机关代字分别统一为“△国税明电”、“△国税密电”,主要用于办理工作中的紧急事项。
第四十四条各级国税机关所属行政机构、事业单位便函,文头统一为“×××国家税务局××处(室、科、股、中心、所、社)”,不加“文件”字样,版头为黑色,文末无印刷版记;机构代字统一为“△便函”(△表示该机构规范化的单字简称),代字中不得出现“国税”字样。
此类函件主要适用于:
在本单位职权范围内与下级机关的相关部门或者其他机关的有关部门商洽工作,询问和答复一般事务性问题;转发上级机关相关部门便函;向上级机关相关部门询问或者答复一般事务性问题;处理只涉及本单位业务的其他一般性事项。
各级国税机关直属机构便函,比照上述规定办理。
第五章行文规则
第四十五条行文应当确有必要,注重效用。
可发可不发的公文,即无实质内容、无具体措施、无针对性、无指导性、缺乏可操作性的公文,坚决不发;可长可短的公文要短。
领导讲话均不以正式公文下发。
通过电话、税收主干广域网络或者发便函即可办理的事项,不发正式公文。
必须印发的公文,要严格控制发文数量和发送范围,杜绝乱发滥送,避免重复行文。
第四十六条各级国税机关应当根据各自的隶属关系和工作需要,在自己的职权范围内行文。
超越职权范围的,应当与有关单位会签或者与其他机关联合行文。
第四十七条各级国税机关可以与同级政府所属部门相互行文,可以向下一级政府的相关业务部门行文。
除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外,一般不得向下一级政府正式行文。
需经政府审批的事项,经政府同意后,也可以由国税机关行文,文中应注明经×××人民政府同意。
需提请政府发文的,国税机关要按照公文办理程序,认真撰写代拟稿,经机关负责人审核后,送政府审签下发。
第四十八条各级国税机关可以与同级政府所属部门及下一级政府联合行文;可以与相应的党组织和军队机关联合行文;也可以与同级人民团体和具有行政职能的事业单位联合行文。
联合行文应确有必要,单位不宜过多。
第四十九条各级国税机关办公室根据机关负责人授权,可以代本机关行文。
第五十条各级国税机关内设行政机构和事业单位(办公室除外),不得对外正式行文;但可以在其职权范围内,向上级机关、下级机关或者不相隶属机关的相关部门发便函。
对于此类函件,需要答复的,收文单位应以本单位便函而不以机关正式公文答复。
各级国税机关具有独立税收执法权的直属机构,可以对外正式行文;但具有双重职能的直属机构(如,稽查局),在系统内行使有关管理职能时,只能发便函,不能正式行文。
第五十一条公文的发送范围,应当按照隶属关系、职权范围和文件内容严格控制。
向上级机关行文,不得同时抄送下级机关;向下级机关的重要行文,应当同时抄送直接上级机关,也可以抄送其他下级机关;向上级机关和下级机关行文,均可同时抄送同级机关;向同级机关行文,可以同时抄送其他同级机关。
转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文,如无补充内容,可以采用翻印的形式,不必抄送被转发机关。
第五十二条同级机关之间、机关内设机构之间,对有关问题未协商一致,或者未经上级机关或者本机关负责人裁决,不得各自向下行文。
如擅自行文,上级机关或者本机关负责人应当责令纠正或者撤销。
第五十三条除以下特殊情况外,各级国税机关一般不得越级报告、请示(包括主送和抄送):
(一)发生重大灾害、重大案件、重大事故,需要向更高一级机关报告、请示,或者因情况紧急,来不及按常规逐级报告、请示的;
(二)多次请示直接上级机关,长期没有答复的;
(三)下级机关反映其直接上级机关或者上级机关负责人问题的。
第五十四条各级国税机关因特殊情况越级向上行文,应同时抄送被越过的上级机关;上级机关批复越级的“请示”时,也应同时抄送被越过的机关。
第五十五条各级国税机关原则上不能向下越级行文。
安徽省国家税务局公文一般只发送至各省辖市国家税务局。
第五十六条“请示”应当一文一事。
第五十七条“报告”与“请示”应当严格分开,“报告”中不得夹带请示事项。
第五十八条需要国税机关答复的人大代表的意见、建议或者政协委员的提案,按照有关规定和要求办理。
第五十九条除答复人大代表的意见、建议或者政协委员的提案外,一般不对个人行文。
第六十条党组织系统和国家行政系统的公文分别按照中共中央、国务院有关公文处理的规定办理。
在公文格式上,发文机关标识、发文字号和印章不得混用;不得以行政机关名义向党的组织发布决定,除特殊情况外,不就具体行政事务向党的组织直接报告工作,请求指示。
党的组织不向行政机关请示或者报告工作,除特殊情况外,不直接向行政机关发布决定,一般应向行政机关中的党委或者党组行文。
第六章发文办理
第六十一条发文办理指以本机关名义制发公文的过程,一般包括草拟、审核、签发、复核、校对、缮印、用印、登记、分发、传递等程序。
第六十二条草拟公文,是指
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