采购管理细化.docx
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采购管理细化
第1章供应商管理
第1节供应商管理制度
1.供应商档案管理
为了规范供应商资料和档案管理工作,确保各种资料、文件、记录的完整性,要加强供应商的档案管理。
供应商档案资料主要包括:
1.供应商调查表。
2.供应商产品价格表。
3.供应商采购合同原件及复印件。
4.供应商洽谈登记表原件及复印件。
5.采购谈判与合同签订现场的影像资料。
6.供应商考核评价表。
公司调查、选择和评价供应商后,应在1周之内将该供应商的材料进行收集整理。
采购合同签订后,应在1周内将该次采购的合同相关资料进行收集整理。
定期对供应商进行考核评价,考核结果归档记录。
2.供应商规范管理细则
2.1目的
为了选择合格供应商并对其进行持续监督与管理,确保其提供的物资满足本公司的质量标准,特制定本细则。
2.2适用范围
本细则适用于本公司供应商管理。
2.3管理职责
1.采购部负责供应商的开发与评定工作的组织与实施。
2.仓储运营部门参与供应商的评定工作并为供应商考核提供反馈信息。
2.4供应商选择原则
1.同等价格择其优原则。
2.同等质量择其廉原则。
3.同价同质择其近原则。
2.5供应商增补时机
1.需要增加新的产品供应商之前。
2.原有供应商出现重大质量问题时。
3.与现有供应商协商不一致
2.6供应商评定标准
1.通过ISO9000质量管理体系认证。
2.与本公司保持合作往来且在产品、服务方面无重大不良记录。
3.经本公司供应商评审认定为合格。
2.7供应商初步评价
1.采购部应根据本公司实际需求收集供应商资料,并分析产品市场现状。
2.要求有合作意向的供应商填写“供应商调查表”。
3.对收集的信息和“供应商调查表”进行分析,以供应能力、产品质量、售货服务作为筛选依据,挑选出候选供应商。
2.8比价(详见采购价格管理)通过比价后最终确定供应商,与其签订采购合同、质量保证协议
2.9供应商的沟通与反馈
采购部门应就采购产品的到货时间、到货产品名称、数量、质量,产品退换货等内容加强与供应商间的沟通与反馈,沟通方式可以采取电话、网络、电子邮件及传真等
2.10供应商考核
本公司对供应商进行考核,考核项目包括质量、交期、价格、配合度等方面的内容。
考核频率每季度一次。
根据考核结果,应按照下表所示的方法对供应商进行处理。
供应商考核结果处理办法
考核得分
处理办法
90分(含)以上
优先采购
80(含)~90分
要求供应商对不足之处进行整改,将整改结果以书面形式提交并通过审核确认
70(含)~80分
限期要求供应商进行整改,并将整改结果以书面形式提交,根据相关部门对其整改效果的评价决定对其采购量的调整,且整改期间暂停对其采购
70分(不含)以下
终止对其采购
2.11对供应商的监督
1.采购人员应要求供应商准时交货,并准确记录供应物资的到货时间。
2.采购人员应记录由供应商原因引起分批发运造成的超额费用,每月按时汇总提交部门经理作为供应商考核依据。
3.对供应商的质量监督,对于不合格产品应及时通知供应商。
连续两批产品不合格则应暂停对其采购,另选供应商或待其提高产品质量后再行采购。
3.供应商认证方案
一、目的
为了稳定与供应商的关系,提升供应商能力,规范供应商认证管理,特制定本方案。
二、适用范围
本方案适用于本公司所有物资采购类供应商的认证管理工作,服务类供应商的认证工作请另行参考其他相关制度或方案。
三、职责范围
(一)总经理
总经理负责监督和指导供应商认证工作,审核和批准相关认证文件,并提出审核意见和建议。
(二)采购部
采购部负责与供应商沟通协调,提供相关供应商资料。
四、认证内容
认证专员应明确供应商认证内容,与采购部人员配合共同做好供应商认证工作,具体内容如下表所示。
供应商认证内容表
项目
考察内容
供应商的基本情况
◇经营环境的稳定性、基础设施和员工情况等
◇近几年的财务和销售状况等
◇信誉及行业地位、产品的质量、交期的可靠性、与其他客户的关系等
供应商的企业管理
◇企业管理的组织框架、各组织之间的功能分配及协调等
◇企业的经营战略及目标、技术革新情况和管理战略等
供应商的质量体系
◇质量管理机构的设置及功能等
◇质量保证文件、目标与计划、审核情况等
◇产品质量水平与改进情况等
供应商的
开发设计能力
◇开发设计试验、产品开发周期及工艺开发程序等
◇工程技术人员的能力等
供应商的生产情况
◇生产机构的设置及职能等
◇生产工艺过程的控制及生产人员的情况等
供应商的物流管理
◇物流机构的设置及职能等
◇仓储条件、仓储量及发货交单情况等
五、实行认证
(一)成立供应商认证小组
1.质量管理部与采购部及相关部门及时选取专业人员组成认证小组。
2.认证小组应及时确定对供应商认证所采取的形式及指标体系。
(二)确定评分体系
认证小组应针对同类物资的供应商采取相同的评分体系,并根据认证内容形成全面的认证指标体系。
(三)现场调查
认证小组应根据采购部提供的供应商资料和指标评分体系对供应商进行现场考察,充分了解供应商各方面的情况,并进行详细记录。
(四)汇总评分
认证小组现场调查后,结合相关记录文件和认证评分指标体系对供应商进行综合评分,得出供应商认证的总得分。
(五)认证结果整理及反馈
1.认证小组在对供应商结束认证后,根据公司相关制度规定和供应商的认证得分情况编写供应商认证报告,并交总经办审核。
2.总经办批准后,采购人员应及时将认证记录存档,同时要及时将结果反馈给供应商。
六、认证问题处理
如供应商在认证中出现影响公司利益的重大问题,则应对采取以下措施。
1.立即停止认证工作。
2.调查问题的缘由,并据此制定应对措施。
3.如因供应商问题造成公司损失,则应与其协商进行赔偿。
4.必要时可以与其终止合作关系。
第2节供应商管理表格工具
1.1供应商调查表
供应商基本信息
供应商名称
法定地址
法人代表
营业执照号
注册资本
税务登记号
企业类型
经营范围
网址
联系电话
传真
主要联系人
联系人姓名
性别
职务
办公电话
手机
电子邮件
人员数量信息
管理人员
技术人员
仓储人员
财务人员
销售人员
其他
总人数
发展状况及质量认证保证能力
发展状况
是否通过认证
认证标准
认证日期
认证机构名称
证书编号
有效期
供应商负责人
签字(盖章):
日期:
年月日
(*产品的价格也应属于供应商调查范围,详见采购价格管理,此处只标明产品价格表归入供应商档案)
1.2供应商考核评级表
供应商
所供物资
总得分
期间
年月日至年月日
项目
考核内容
考核部门
满分
考核标准
得分
考核部门签章
质量
产品合格率
采购部
30
质量能力提升
采购部
10
交期
交货准时性
采购部
20
按订单延迟天数扣分
退换货及时性
采购部
10
价格
价格水平
采购部
10
配合度
合同履行率
采购部
10
整改配合度
采购部
10
备注
供应商主管审核
签字(盖章):
日期:
年月日
部门经理审核
签字(盖章):
日期:
年月日
(考核评级以相关使用部门提供或反馈的信息为依据,由采购部统一评分)
第2章采购价格管理
第1节采购价格管理制度
1.报价舞弊管理办法
1.目的
为了规范公司报价管理系统,减少报价舞弊现象的发生,确保采购报价的真实、有效,特制定本办法。
2.适用范围
本办法适用于本公司所有采购报价管理工作。
3.报价舞弊情况分析
3.1存在陪衬供应商
采购人员为了让相关报价审批人看起来比价是充分的,会找一个甚至多个供应商来凑数或作陪衬,让这几个供应商故意报高价,而和自己存在舞弊行为的供应商的报价只要比这几个供应商低即可。
3.2采购报价单盖章、签字不全
如果采购报价单无盖章、无签字或有涂改痕迹,则可能存在舞弊现象。
3.3某些供应商只参与一次报价
通常情况下,采购报价是双方议价的过程,一般不会存在一次就报最终价的情况。
如果存在某些供应商只参与一次报价的情况,则可能存在报价舞弊情况。
3.4临时引入新的供应商
采购报价如果不是金额很小的临时紧急采购,一般都需要向多家供应商进行询价,如果采购人员只找来了一两家或者行业内非主流的供应商,那就应该警惕是否存在舞弊行为。
如果存在未经认证就引入的临时供应商,则有可能是采购人员故意利用紧急采购中的部分权限进行舞弊行为。
3.5在比价中只比较部分价格
采购人员应计算采购物资的总价格,例如产品的价格、运费、增值税等,比价过程中仅考虑部分采购价格误导其他人员决策的,相关人员就应警惕是否存在舞弊行为。
4.报价舞弊管理办法
4.1引入采购信息系统
科学引入采购信息系统,严格的流程和权限设置,并且留有全部的操作记录,采购人员的作弊行为就可以得以有效的避免。
4.2及时收集供应商反映的信息
如果供应商们向采购部进行抱怨和申诉,那么采购管理人员应警惕公司采购人员是否存在舞弊行为。
可以采取开通供应商热线、设置总经理信箱等方式完成供应商反映信息的收集。
4.3避免单一渠道供应商
一旦供应商的产品供应出现了问题,如不适当的价格上涨或者质量达不到要求,公司应当能及时采取应变措施,而不是过分依赖单一供应商。
采购方应定期对渠道供应的成本、质量、效率等做出评估,同时应对渠道供应市场行情有准确灵敏的反应。
4.4考察供应商资质
确认其各种证书的真伪,考察供应商在其所处行业、领域内的口碑。
4.5采购过程职务分离
在采购过程中要做到职务分离,即采购的申请、审批、执行、验收入库要由专人负责,而不能集中到一个人身上。
定期对采购行为进行审查。
4.6对采购人员进行教育培训
应尽量选择爱岗敬业的人担任采购人员。
对于采购人员应加大培训力度,防范其产生舞弊思想。
4.7通过建立组织牵制
采购部应当组织相关部门专业人员共同参加合同谈判,由采购部代表公司统一签署采购合同。
2.采购价格管理制度
2.1目的
为规范采购价格管理流程和采购价格审核管理工作,在保证采购物资质量的同时实现降低成本的目标,特制定本制度。
2.2适用范围
本制度所涉及的物资采购,既包括设备的采购也包括商品的采购。
公司物资采购价格的分析、审核和确认,除另有规定外,均依照本制度处理。
2.3管理职责
1.采购部负责本制度制定、修改和废止的起草工作。
2.采购总监和总经理负责本制度制定、修改、废止的核准工作。
2.4询价、比价
2.4.1.采购人员应选择3家以上符合采购条件的供应商作为询价对象。
2.4.2.供应商提供报价的物资规格与请购规格不同或属代用品时,采购人员应送采购需求部门进行确认。
2.4.3.已核定的设备和产品,采购部必须经常分析或收集资料,作为降低成本的依据。
2.4.4.比价时应注意品质、交期、服务兼顾。
2.4.5比价考虑采购成本时应包括包装运输等费用
2.5价格审核
2.5.1采购人员根据供应商的报价进行比价后填制采购比价分析表,提交采购经理审核。
2.5.2.采购经理审核后认为价格过高时退回采购人员,与供应商议价或重新选择供应商。
2.5.3.采购部经理审核后,呈供应总监审核,并呈总经理批准。
2.5.4.供应总监、总经理均可视需要再行议价或要求采购部进一步寻找供应商。
2.5.5.不论金额多寡,均应先经采购部经理审核,再呈供应总监与总经理核准。
2.6采购价格变动处理
2.6.1.已核定的采购单价如需上涨或降低,应填列“采购价格变动表”重新报批,且附上书面原因。
2.6.2.单价涨跌的审核应参照新价格的审核流程执行。
2.6.3.采购数量或频率有明显增加时,应要求供应商适当降低单价。
第2节采购价格管理表格工具
1.1设备采购询价单(确定采购数量的)
序号
品名
型号及技术参数
单位
数量
单价(元)
总价(元)
备注
1
2
3
4
5
6
合计总金额(大写):
(小写):
交货日期
售后服务
备注
报价日期
单位盖章
联系人
联系电话
以上价格为含增值税、包装运输费用价格
1.2产品采购询价单
序号
产品名称
规格
单位
单价(含税)
零售价
备注
1
2
3
4
5
6
交货周期
运输费用
平均元每件(运往全国各地)
报价日期
单位盖章
联系人
联系电话
1.3采购比价分析表
序号
产品名称
规格
单位
报价单一
报价单二
报价单三
备注
单价
运费
单价
运费
单价
运费
1
2
3
4
制表:
审核:
日期:
上表中价格为含税单价,运费为平均每件运费
1.4采购价格变动表
编号:
日期:
年月日
序号
变动
日期
品名
规格
变动
原因
上次变动时间
原购
单价
变动后
单价
差异
备注
总经理:
采购主管:
制表:
第3章采购合同管理
第1节采购合同管理制度
1.1目的
为规范公司对采购合同的管理事宜,做好采购合同的编制、签订、执行、修改等工作,使其符合采购管理的要求及公司的利益,特制定本制度。
1.2适用范围
本制度适用于采购合同管理的相关事宜。
1.3合同编制
1.3.1公司采购部是采购合同的对口管理单位,负责公司采购合同的编制、签订、执行、控制等管理事项。
1.3.2采购合同的编制程序如下图所示。
1.3.3正式的采购合同应包括以下内容
1.合同签订双方的姓名、地址和联系方式。
2.采购物品的价格清单。
3.采购物品的品质和技术要求。
4.采购物品的验收标准和方式。
5.付款方式和期限。
6.售后服务和其他优惠条件。
7.违约责任和解决争议的方法。
8.其他
1.4采购合同签订
1.4.1与公司签订采购合同的供应商必须具备法人资格,并以其自己的名义签订采购合同,不得委托别人代签。
1.4.2公司与供应商签订的合同必须采用书面形式,其他任何形式的合同视为无效合同。
1.4.3对于金额不大的采购合同,可以采用传真的方式进行签订,即公司将合同拟订好后传送给供应商,供应商进行盖章签字后回传,再由公司盖章签字后发给供应商回执,即视为合同成立。
1.4.4签订后的合同由财务部保管。
1.5采购合同的执行
1.5.1合同签订后即具有了法律约束力,采购部应及时向供应商发送采购订单,使供应商及时准备公司所需的物品。
1.5.2采购部应配合仓储部做好采购物资的验收工作,当所采购的物资不符合合同所约定的质量要求时,采购部应积极联系供应商进行处理。
1.5.3采购部应建立合同履约的管理台账,对双方的履约进程逐次、详细地进行书面登记,并保存好能够证明合同履约的原始凭证。
1.5.4在合同的执行过程中采购部要处理好与供应商的关系
1.5.5采购部应本着经济性的原则做好物资的采购进度控制工作
1.6采购合同的修改与终止
1.6.1在合同执行过程中,因供应商的原因造成无法按时按量供应采购物资,采购部应与供应商协商或终止劳动合同。
若因不可抗力导致供应商无法按时交货,采购部经过核实后,可与供应商进行协商,约定新的交货时间和交货量,作为采购合同的附件执行。
1.6.2在合同执行过程中,若外部市场环境发生重大变化,采购部可与供应商进行协商,签订新的供货价格的条款,作为采购合同的附件执行。
1.6.3有下列情形之一者,视为合同终止
1.因不可抗力导致合同无法继续执行,双方同意取消合同。
2.因市场环境或需求的变化,一方提出取消合同,另一方收到书面通知后。
3.一方出现违背合同条款的状况。
4.出现逾期没有履行合同约定的状况。
5.发生符合合同条款中合约解除的事项。
1.7合同纠纷
当公司与供应商所签订的合同出现纠纷时,一般可采取如下4种处理方法。
1.与供应商协商解决。
2.请第三方协调解决。
3.由仲裁机构进行仲裁。
4.通过法律途径解决。
1.8采购合同的签订与管理人员要严格遵守公司的相关规定,不得泄露合同内容、不得私自更改合同内容、不得损害公司利益,给公司造成经济损失或其他损失的,公司将根据性质与情节轻重对责任人进行行政和经济处罚,情节严重者将依法追究其法律责任。
第2节采购合同纠纷处理方案
采购合同纠纷处理方案
2.1目的
为加强采购合同管理水平,使采购合同纠纷的处理工作有章可循,减少并防止采购活动中因合同纠纷造成的损失,特制定本方案。
2.2适用范围
本方案适用于因采购合同违约而引起的纠纷处理工作。
2.3引发纠纷的情况
采购活动中,引发双方纠纷的情况主要有
2.3.1.货款支付不及时。
2.3.2.供应商没有按时交货。
2.3.3.物资质量不合格。
2.4.4.一方违反保密义务。
2.4.5.由于不可抗力因素造成了损失。
2.3纠纷处理流程
2.3.1.采购人员发现供应商违约行为或接到供应商违约通知后,应立即向采购经理回报,并进行原因调查。
2.3.2.确认纠纷情况和违约行为后,采购部应制定相应的处理方案交采购总监审批。
2.3.3.经采购总监批准后,采购人员实施处理措施。
2.3.4.对于因双方争议而无法执行处理的情况,采购部应立即通知法务部进行协助处理。
2.3.5.采购部会同法务部共同制定采购合同纠纷的法律处理措施,并提交采购总监、总经理审批后执行。
2.4货款支付不及时
在接到供应商的逾期未付款通知后,采购部人员应立即查阅采购合同条款,确认超过付款期限后向财务部门汇报并证实未付货款。
若查明原因是由于商业汇款延误造成的,采购部人员应立即与供应商进行沟通并向其出示汇款凭证。
若确认为逾期未付款项,则应按照合同条款的要求偿付对方相应违约金。
2.5未按时交货
在合同或采购订单约定的收货日,没有收到供应商的相关货物到达的信息,即视为对方没有按时交货。
2.5.1供应商应从最迟交货日的次日起,每逾1日按逾期交货价款总值的5‰交纳违约金,且供应商所支付逾期交货违约金应不超过采购合同总金额的10%。
2.5.2若在规定的交货日期后10日内仍未能接收到货物,则视为发货方不能交货,公司有权要求发货方赔付全部货款10%的违约金。
2.5.3支付逾期交货违约金并不免除供应商交货的责任及合同所规定的其他各项义务。
由此给我公司造成的一切损失均由供应商承担。
2.6质量不合格的处理
(一)质量不合格的表现
1.在质量保证期内,采购物资存在规格、型号等与合同不符,或证实物资有缺陷,包括潜在的缺陷或不符合质量标准等,均认定为质量不合格。
2.供应商在收到本公司要求更换有缺陷物资的通知后10日内或在签署“货损证明”后15日内,没有补足或更换物资、或交货仍不符合要求的,也视为质量不合格。
(二)质量不合格的处理措施。
1.退货。
供应商应将实际发生货款退还本公司,并承担由此造成的一切损失和费用。
2.折扣。
根据货物、物资的低劣程度、损坏程度以及造成损失的金额,通过协商降低供应商物资的供货价格,要求其给予本公司一定的折扣。
3.在质量保证期内设备更换部件、修补缺陷,要求供应商用符合规格、质量、性能要求的新部件、零件或设备更换有缺陷的部分和修补缺陷部分,供货方需承担一切费用和风险,同时,应相应延长其质量保证期。
4.因质量引起的一切问题责任均由供应商承担
2.7违反保密义务的处理
承担保密义务的一方,在双方约定的范围和时间内没有履行采购合同中所列的保密条款,由于故意或过失的原因导致相关秘密事项泄露的,均视为违反保密义务。
1.当机密泄露给权利方带来直接损失或可衡量的间接损失时,义务承担方应向权利方支付相应损失赔偿金,并立即采取措施停止对权利方的继续侵害。
2.义务承担方应及时对泄密人员进行内部纪律处分,并将处分情况及时告知权利方。
2.8不可抗力造成的纠纷处理
采购合同中的不可抗力是指本合同生效后发生的不能预见并且对其发生和后果不能防止或避免的事件,具体包括
1.自然灾害,包括地震、台风、水灾等。
2.人为因素,包括火灾、战争等。
3.其他不可预见且无法避免的事故。
1.遭遇不可抗力事件的一方应立即通知对方,并在15天内提供不可抗力的详情及有关证明文件。
2.发生不可抗力事件时,合同双方通过协商的途径制定合理的解决方案,并尽一切努力降低不可抗力带来的影响。
3.不可抗力事件持续达到15天时,合同双方应协商解决本合同继续执行或终止的问题。
2.9合同纠纷处理的法律途径
2.9.1因合同具体条款的解释或合同履行产生争议时,应首先通过友好协商解决,友好协商期限为25天。
2.9.2如协商不能解决时,合同的任何一方可将争议提交本地仲裁委员会,并由该委员会依照相关仲裁规则进行仲裁。
2.9.3进行仲裁期间,除争议事项外,采购人员应通过洽谈等方式督促双方继续履行本合同中规定的义务和权利,确保损失的最小化和权益的最大化。
2.9.4根据仲裁的结果判断本公司的合法权益是否得到有效维护,在考虑机会成本较低的情况下,可以向人民法院提起诉讼,以维护我方的合法权益。
第4章采购订单管理
第1节采购订单管理
1.日常订单管理办法
第1条目的
为规范采购日常订单的处理过程,对日常订单进行及时有效的处理,特制定本办法。
第2条适用范围
本办法适用于采购日常订单处理的全过程。
第3条管理职责
1.总经理负责大宗物资及特殊物资的订单审批,并监督采购部完成订单的全程管理工作。
2.采购部负责按照已采购申请单制作采购预算表,交采购总监、总经理审批后开立采购订单,并按要求全程跟踪管理采购订单。
3.请购部门按要求填写采购申请单,积极配
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