超级整理术工作效率是整理出来的.docx
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超级整理术工作效率是整理出来的
《超級整理術:
工作效率是整理出來的》
內容簡介:
超級整理術是一種不依靠卓越的才能和堅強的意志力,不依靠高學歷,不依靠超強的記憶力,只要按設定的規則去做,就人人都可以做到的讓工作效率大幅度提升的簡單工作方法。
它整理的物件是紙質檔、辦公桌、電腦檔、郵件、大腦資訊、時間。
整理的目的是為了提高工作效率。
個人簡介:
(日)泉正人:
他同時經營不動產門戶網站、咖啡店等5家企業;每年讀書300本以上;經常去聽講座、上英語口語班、打高爾夫;每個月都去海外視察旅行,演講;經常在世界各國舉辦公益性講座和研討會;寫出了多本暢銷書。
他1974年出生於日本橫濱,獲得麻省理工大學斯隆商學院行政管理碩士學位設立了日本最大的獨立金融教育機關——日本金融學習株式會社,與朋友共同創建了海外日本人商業網(JBN)。
他著有《理財素養》《超級工作法》《金錢的大腦訓練》《成功投資力的磨練方法》等暢銷書。
在日本廣受歡迎。
今天,他西渡中國,專為你我提高工作效率而來。
他叫泉正人。
目录
重要的已辦文件用大資料夾保管
關於檔和辦公桌的整理
需要暂时保管的东西
檔分為“正在辦理狀態”和“保存狀態”
筆記型電腦裡該存些什麼
“正在辦理檔”和“需保存檔”的整理方法
用“谷歌桌面”搜索信息
统一大小和形状
博客的最新資訊用“RSS訂閱”收集
把正在操作中的檔放進透明資料夾中
搜集資訊時要確定主題
托盘的使用方法
用TODO記錄需要定期回顧的資訊
關於檔和辦公桌的整理
我們身邊會有很多紙質檔,如:
企劃書和提案書、參考資料、合同、帳單、宣傳冊等等,這些是我們辦公環境的重要組成部分。
無論電腦和“無紙化辦公”多麼普及,資訊流通仍然離不開這些紙質檔。
所以,如何科學地收納它們,是一項重要的整理技能。
但也無需考慮得太複雜。
凡是過於複雜的事,一般都很難堅持,整理也一樣,為了不半途而廢,我介紹的整理術都很簡單。
先準備下列幾樣工具吧:
①託盤
②透明資料夾
③口袋式的透明資料夾
④小文件櫃(或抽屜式的小信箱)
⑤大紙盒
有了這些工具,再分三個步驟進行整理,只要您邁出第一步,後面就很簡單了。
檔分為“正在辦理狀態”和“保存狀態”
檔一般可分為兩類:
正在辦理狀態:
與目前手頭工作有關的、或是看過後決定保留的文件。
已辦、需保存狀態:
已處理完畢、但仍需要保存的檔,如合同、發票等。
也就是說,正在辦理的檔,等到辦理完畢後,要麼變成第二種狀態,即需要保存起來,要麼就應及時丟棄。
整理時最基本的步驟就是-——首先把檔大致分為以上兩類。
正在辦理的檔因為使用頻率高,應儘量擺放得離手邊近一點,以方便隨時拿到。
檔用完後應及時存放,存放時也應儘量使用透明資料夾,這樣可以對檔內容一目了然。
而那些已辦好、需保存起來的檔,因為不常用,建議放進書櫥或紙箱內保存。
如果放進大資料夾保存的話,應在資料夾側面貼上標籤,標上內容,做到一目了然。
只要做到上述幾項,就可以說達到了整理的效果,可以確保您工作時“需要的物品”都集中擺放在您手邊了。
“正在辦理檔”和“需保存檔”的整理方法
“正在辦理檔”和“需保存檔”的整理方法
我自己工作時,喜歡用兩層的小託盤和透明資料夾來存放“正在辦理文件”。
每收到一份新的檔,我就把它放在小託盤的上層,能辦理的儘快辦理,辦完就處理掉,沒辦完就先保存起來。
正在辦理的檔,我喜歡把它們保存在透明資料夾內,因為透明資料夾既便於攜帶又一目了然。
這些資料夾也應儘量放在辦公桌的附近,以便於伸手就能拿到。
關於“已辦好、需保存”的檔,我也把它們大致分為三類:
①近期需要用到的
②需要存放起來的
③不知以後是否需要,暫且保存起來的
對我來說,“近期需要用到的”東西包括經營資料統計表、市場統計表、企劃書等等。
也包括眼下暫時用不到,但下個月,或幾個月以後將要用到的檔,這些我都會放在透明資料夾內。
“需要存放起來的”檔,包括合同、發票等重要文件,我會把它們按類別分別放進口袋式透明資料夾內保管。
一些較少用到的檔,我會把它們按內容分類(如企劃書、請求書等),放進抽屜裡保管。
“不知以後是否需要,暫且保存起來的”文件,往往和工作有關,“現在不需要,但不知哪天也許會用上”,這類檔因為平時用得不多,所以沒必要整理得很細,只需要把它們保存在資料夾中,用紙箱裝起來就可以了。
到了年底大掃除時,越是箱子下面的檔,越可以先丟棄。
至於那些既不屬於“正在辦理”、又不屬於“需要保存”的檔,直接處理掉就可以了。
統一大小和形狀
統一大小和形狀
檔、發票等有各種大小和形狀,一般來說,用A4紙列印的檔最多,郵件有明信片大小的,一些專案的詳細進度表往往是用A3紙列印的。
我建議,儘量把檔統一成A4紙那樣大小比較好,如果檔大小不一,看上去會不整齊,還很容易弄丟。
比如一些大尺寸的文件中常常會夾雜著小紙頁,不小心就會把小紙頁弄丟。
再說,購買用於整理的資料夾時,如都是A4尺寸的,也比較統一,還可以節約成本。
實在有大尺寸的資料,就把它複印成A4尺寸再保存吧。
從雜誌上剪下來的資訊、或是寫在小記事本上的內容,如果比A4小,我建議要麼把它們輸入電腦,要麼用釘書機訂在A4紙上。
我個人很喜歡用釘書機,不光在把文件裝訂成冊時用,想把一些小紙頁固定到A4紙上時,我一般不用膠水,而是用釘書機一訂就好了。
我還建議,把大資料夾的顏色也統一起來吧。
比如說,藍色的用於存放“預算”類的,黑色的用於存放“資料”類的,這種方法很有效。
但如果顏色種類太多,連本人都想不起來“某種顏色代表什麼內容”時,那就失去意義了。
總之,規則要簡單到不費腦子的程度,才是最好的。
把正在操作中的檔放進透明資料夾中
把正在操作中的檔放進透明資料夾中
對於正在辦理中的檔,最好的整理工具就是透明資料夾。
既不需要把檔裝訂起來,必要時又可以在桌上攤開,不需要時隨時可以丟棄,如需加上新的紙頁也很方便,無色、透明的資料夾最好用。
正在辦理的檔,最好根據專案分開保存,只要是和這個專案有關的東西,統統放進去,如一個放不下時,可分為幾個擺放,或使用那種有透明口袋的大資料夾也可以。
使用透明資料夾時如注意到以下細節就更好了:
(1)給透明資料夾加上封面
封面可用A4紙,上面寫清專案和合作方名稱,以及開始日期
(最好用6位數,如080801),這樣的話,就算有很多類似的資料夾也不容易弄錯。
所謂封面,也就是夾進此資料夾最上面的那張紙,用WORD文檔的固定格式打出來放進去就可以了,我因為經常用到,所以把這個固定格式的範本保存在電腦的桌面上了。
當然,有時沒有封面也能知道其中的內容,但畢竟有封面的話,可以對內容一目了然,也不必再一一翻看,因為那些翻看的時間也算是白白浪費掉的。
為了減少時間的浪費,請給透明資料夾裡的內容加上封面吧。
(2)保管在大資料夾內
透明資料夾建議豎著放進大資料夾內進行保管,因為會頻繁用到,所以就把它們擺放在辦公桌附近吧,如檔櫃上等。
要是辦公桌附近沒有擺放的地方,也可以把大資料夾整個地放進辦公桌的抽屜裡。
把透明資料夾放進大資料夾時,如果數量不多,也就無所謂什麼順序,如果數量比較多的話,為了避免日後找起來麻煩,就需要進行適當的分類。
比如說,有一種方法叫作“使用頻度分類法”,此分類法很有名,野口悠紀雄先生的《超整理法》一書中也有過介紹。
其實做起來很簡單,就是“凡取出一份檔,還原時都從左側擺放”,其結果是,使用頻率高的檔,都集中在左側。
如果大資料夾都擺滿了,就可以把位於右側的、使用頻率低的檔歸為“已辦理、需保存”的那類或直接處理掉。
不過,別忘了上述方法只適用於“正在辦理的檔”,平時基本用不到的“已辦理、需保存”類檔最好還是按專案或內容進行分類,然後按照五十音圖的順序排列起來比較好。
託盤的使用方法
託盤的使用方法
請求書、合同、企劃書以及準備仔細閱讀的郵件等,最好用雙層託盤來擺放。
頁數很多的話,可放進透明資料夾中,因為都是近期要處理的檔,所以託盤應放在辦公桌上顯眼的地方。
雙層託盤的上層放新文件,下層放舊文件。
具體的順序就是“新到檔”——“保留檔”——“待辦檔”——“已辦檔”,總之,是按照時間來排序的。
“新到檔”指那些剛收到的檔或傳真等等,明顯沒有用的就丟棄,剩下的先放進託盤上層,等有空時再辦理。
辦理時如果遇見一些問題,無法馬上辦完時,就把它們放進“保留檔”的託盤裡去吧。
重要的已辦文件用大資料夾保管
重要的已辦文件用大資料夾保管
整理那些已辦、需保存的檔最有用的工具就是大資料夾。
大資料夾既有有固定頁數的,也有插孔型、可調節頁數的,我一般用可自由調節頁數的大資料夾。
使用這種大資料夾的幾個要點是;
(1)放進大資料夾的替換用紙,我推薦使用一些著名品牌的“半袋”系列,它的價格雖比一般產品貴一點,但特別好用。
當放入多份檔時,很容易確認後面檔的內容。
(2)在大資料夾的側面加上標籤,比如說,關於我所擁有的公寓大樓的資料,我就在所有大資料夾的側面全部按照“登記冊”、“合同”、“租賃者資料”等分類注明。
關於標籤中的專案名稱與順序,如“A公寓”與“B公寓”,即使是兩套不同內容的資料,也應相互統一,這樣找起來會更加方便。
有一種專門列印不乾膠目錄條的機器,只要把資訊登記在內,它就會按順序列印出所需要的目錄或標籤。
(3)按五十音圖順序排列
如果說存放著正在辦理類檔的透明資料夾按照時間順序排列比較好的話,那麼,已辦理需保存檔建議按照五十音圖的順序排列。
當然,根據業務內容和檔種類,也有其他比較好的分類方法,可以根據自己的需要選擇最合適的一種。
關於分類方法,主要有以下幾種:
■按五十音圖分類
■按專案分類(標明某某專案或某某企劃)
■按內容分類(如報價表、工作日程表等)
■按客戶名稱分類
■按日期分類
但並不是說,一旦決定按五十音圖分類,就必須全部按照五十音圖分類,也可以有例外。
比如說,一般文件按照五十音圖分類,僅僅把合同書等特別重要的資料放在較為特殊的地方,總之,應靈活一些,要記住分類的目的是使自己工作起來更方便。
決定分類方法時,應以“是不是能立刻找到”、“還原時是否方便”、“是否便於拿出來”等原則為基準,也應注意不要過度分類。
需要暫時保管的東西
需要暫時保管的東西
辦理完的檔、沒必要放進大資料夾裡的檔都應及時丟棄。
對於“不知是否還有用、先保管起來再說”的檔,我喜歡用紙箱來保存。
一般放進紙箱的檔,基本都是不會再翻看的,只能說是為了“預防萬一”才保存起來的。
這些檔到了年底大掃除時就一併丟棄了吧。
我覺得保存期為一年就足夠了,如果覺得“一年或許會用到一次”的資料,第二年卻根本沒用到的話,也儘快丟掉吧。
筆記型電腦裡該存些什麼
筆記型電腦裡該存些什麼
要想讓筆記型電腦變成一個真正合格的秘書或“外腦”,就要把大量的資訊都放進去才行。
不僅是工作方面的內容,我把私人資訊也全都保存在電腦中,也就是說我的日常生活都由電腦進行管理,這樣我就可以儘量不把我的腦力浪費在記東西上,而是集中在思考上了。
因為已經實現了一元化管理,所以與電腦不能連接的日曆本、PDA、手機上的日程表功能等等,我都是不用的。
“將TODO輸入電腦、排程卻寫在日曆本上”,這種分散的做法是不可取的,使用起來也不方便。
另外,如果這樣做,電腦上可以連接TODO、日程表與郵件的郵箱軟體就沒有用武之地了。
別看我現在如此提倡使用電腦,從前我也是用日曆本來記錄自己的日程並開展工作的,直到五、六年前我還是電腦與日曆本同時使用的。
但由於我不太喜歡手寫,日曆本翻來翻去地很麻煩,一些定期的活動還要寫上好多回,漸漸地我感到了用日曆本記錄資訊的弊端與局限性。
後來隨著筆記型電腦的體積越來越小,價格越來越便宜,性能也越來越好,我就逐漸丟掉了日曆本,改用筆記型電腦來實現我的一元化管理,並漸漸確立了我現在的管理方式。
比如說,每個週一,我會有近100個TODO被列出來,這僅僅是為了提醒自己,甚至有的只列出了工作規則等要點,總之,這是週一的一項重要提醒,如果都靠手寫在日曆本上,簡直是無法想像的。
可以說,現在的我,如果沒有筆記型電腦,簡直就無法開展工作了。
最近我用iPhone比較多,要是把電腦和由穀歌提供的GMAIL同步的話,就可以用iPhone看郵件、管理自己的日程。
用“谷歌桌面”搜索信息
用“谷歌桌面”搜索信息
把所有資訊進行一元化管理之後,還要能夠隨時查得到所需要的資訊才行,否則一元化管理就沒有意義。
隨著科技的發展,現在只要使用“穀歌桌面”或“Windows搜索功能”,保存在電腦裡的信息就可以立即搜索到了。
“穀歌桌面”的優點是:
不僅可以通過Word或Excel等檔案名稱進行搜索,還可以以檔內容為物件進行搜索,甚至郵件、閱覽過的網頁等,也都可以被搜索到。
“穀歌桌面”還有一項十分便利的功能就是對電腦緩存內容進行搜索。
比如說,有名為《超級工作法第3章》的Word文件,我每閱讀一次此檔,電腦都會自動生成相應的快取檔案,就算哪天我不小心刪除了原來的檔,也可以通過緩存對過去的檔進行搜索和流覽。
因為有了“穀歌桌面”和“Windows搜索功能”,要找出自己想要的檔比以前方便多了,而且,因為它們的搜索功能很強大,所以電腦內的檔也只要整理出個大概就可以了。
博客的最新資訊用“RSS訂閱”收集
博客的最新資訊用“RSS訂閱”收集
收集資訊時,最好也能靈活運用可以收到博客更新資訊的RSS,我常用的是“穀歌LEADER”。
只要在“穀歌LEADER”裡登錄自己喜歡的博客的RSS,即使不打開那個網站也能讀到最新內容的概要。
想流覽的博客如果只有幾個網站那沒問題,如果超過了10個的話,光是確認“更新了沒有”,就是一項繁重的工作。
如果使用“RSS LEADER”的話,可以一下子找出多個博客的標題,或根據標題查出文章概要,可以既迅速又高效地獲得想要的資訊。
使用“RSS LEADER”,還可以自由變換文章順序,或給文章貼上標籤。
搜集資訊時要確定主題
搜集資訊時要確定主題
廣泛搜集各領域的資訊固然很重要,但同時,有目的地搜集某一個特定領域的資訊也非常重要。
所謂特定領域,比如說“最新金融資訊”、“如何提高工作效率”、“對環保有貢獻的最新技術”、“最受歡迎的餐廳”等等,總之,就是您最希望詳細瞭解的某個領域。
因此,我們需要確定主題,主題就像一個篩檢程式,當我們被大量資訊淹沒時,與主題有關的資訊會自然而然被過濾出來,這也是一個收集資訊時提高資訊精度的“規則”。
您為自己設定了某個主題後,如能積極地通過報紙、雜誌、書籍等有意識地去大量收集與此主題相關的資訊,那麼一年後,在這個領域,您甚至都有可能變成一位專家了。
設定主題時,應放進關鍵字,這樣才能得到比較詳細的資訊。
建議您根據自己的需要與興趣,考慮幾個搜集資訊的主題吧。
用TODO記錄需要定期回顧的資訊
用TODO記錄需要定期回顧的資訊
從報刊雜誌上得到的資訊,基本都是記者或作者根據自己得到的資訊歸納總結的,缺少新鮮度,而且是經第三者加工過的,從這個角度來說,它們有一定的缺陷。
而自己親身經歷過的事情或者從他人口中聽來的資訊,就會覺得特別新鮮,有很多可學之處,這些都是非常寶貴的資訊源。
為了不把這些寶貴的資訊忘掉,應當立即把它們記錄在OUTLOOK的“TODO”裡面,再設置每週或每月一次的提醒,這樣定期回顧可以有效地防止遺忘。
從他人口中聽來的一些寶貴資訊,也許最初幾天能記住,但過些日子就忘掉了,就算記錄下來也是如此。
與其困難地拼命回想,不如設置一個“自動定期回顧”,像TODO裡面的“提醒功能設定”就很實用。
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