吉林大学档案管理软件操作指引吉林大学档案馆.docx
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吉林大学档案管理软件操作指引吉林大学档案馆吉林大学档案管理软件操作指引吉林大学档案馆吉林大学档案管理软件操作指引-吉林大学档案馆吉林大学档案管理软件操作指南一档案管理系统登陆档案管理系统是浏览器/服务器结构(B/S)的系统,客户端只要通过浏览器(建议使用InternetExplorer)就可以登陆档案管理系统。
具体登陆方法如下:
方法一:
进入档案管理网页。
如下图:
方法二:
在浏览器的地址输入框中输入档案管理系统的IP地址。
如下图:
使用档案馆系统管理员给定的用户名和密码进行首次登陆。
登陆成功后,系统自动进入“档案信息管理”的功能接口,如下图:
二用户信息修改用户可以点击上面或左边的“系统设置”进入用户管理界面,可以看见自己的用户信息。
用户如果需要修改密码,可以先删除旧的密码,输入自己的新密码。
也可以修改用户姓名、联系电话等其他用户信息。
更改完信息后点击“修改信息、修改密码”即可。
见下图:
三档案著录在“档案信息管理”页面点击档案表的名称或点击“打开”进入数据库,如下图:
可以看到左边的“表内文件分类目录”。
点击“”直至最后一级目录可以进入右边的“档案文件信息管理”页面,最上面显示这个目录的基本信息:
它的各级目录名称,以及这个目录下总案卷数和总文件数。
中间罗列出这个目录下的数据。
如下图:
点击档案管理页面上方的“添加案卷”或者是“添加文件”。
进行档案的著录。
如下图:
用户参照吉林大学档案网上著录规则进行信息著录,完成信息著录后,点击“添加”即可。
四档案信息文件的上载档案管理系统除了可以支持用户实现对案卷、文件的基本信息的录入、编辑、修改外,还支持用户远程上载各种格式的电子文件,纸质文件扫描图像以及录音、录像等音频、视频多媒体文件。
用户可以有两种方式进入对案卷或文件进行全文、图像或多媒体的操作页面。
方式一:
用户可以在“档案文件信息管理”页面下,通过点击对应案卷或文件左侧的三个超链接,如下图红框区中所示:
方法二:
用户可以在“编辑案卷、文件”页面下,点击“输入员”右侧的三个按钮。
如下图:
全文提交的格式为word、excel、PDF、html和txt文件。
图像文件提交的格式为JPEG、GIF、BMP、RLE、TIF、PNG、DWG、PDF,建议使用JPEG、GIF、BMP格式视频文件提交的格式为asf、wav。
音频文件提交的格式为mp3、wma。
上传的文件名要与归档的文件名保持一致。
(一)用户要对案卷或文件进行全文上传操作,可点击“全文”超链接或“全文”按钮,系统进入“全文”页面。
点击“浏览”找到上传文件所在的位置并完成设置后。
点击下方的“上传”按钮,完成系统文件的上传。
如果上传的文件不是PDF格式,上传完毕后点击“转换”。
见下图:
(二)用户要对案卷或文件图像、视频、音频上传操作,可点击“图像、视频、音频”超链接或“图像、视频、音频”按钮,系统进入“图像、视频、音频”页面,打开图像、视频、音频上传页面,点击“浏览”找到上传图像、视频、音频所在的位置并完成设置后。
点击下方的“上传”按钮,完成系统文件的上传。
见下图:
五数据的编辑与修改
(一)在“档案文件信息管理”页面,显示的就是我们已经著录的文件数据信息,档案的文件级和案卷级的区别可以通过颜色来区分。
点击每一条著录信息的“题名”或者编辑一列的“”图标,见下图:
系统自动进入“编辑”页面,可以对这条信息进行重新编辑和修改,修改完成后点击“保存”完成信息的修改。
见下图:
(二)同一目录下调整文件顺序,只要调整每一文件最前端的移动符号“”即可,系统会自动进行排序。
点击向上的箭头,排序上,文件向上移动,它与原来上一条文件的档号自动交换,反之向下,见下图:
(三)如果要插入一个文件时,用户添加以后,系统会自动给该文件号以后的件号加1,用户只需逐一修改后面文件的页次即可。
如果要插入一个案卷时,需要首先把原先此案卷号及以后的案卷的案卷号都加1,然后再添加要插入的案卷。
(四)有时根据需要,如大范围的选择等,需要调整每页显示行数。
如下图:
只需在方框中输入自己选择的数目,提交就可以。
六目录打印
(一)一般性打印可在“档案文件信息管理”页面,点击“打印当前”,见下图:
系统自动进入“目录打印”页面进行操作。
见下图:
选择所需要打印的目录,点击“打印预览”完成打印。
(二)选择性打印方式,是在用户需要打印个别几个文件时使用。
在“档案文件信息管理”页面选择要打印的文件在前面点中“”,然后点击“队列打印”,此时点击“打印队列”就可以看见已经添加进队列的信息,在这里可以删除不需要打印的信息。
如下图:
再点击,“打印当前”即出现打印界面。
选择要要打印的表格,然后选中“仅打印打印队列中的文件”。
点击“打印预览”完成打印操作。
如下图:
七档案网上著录信息打印要求
(一)研究生学位档案信息打印要求打印表格为:
全引目录、备考表、案卷目录、档案移交明细单。
“全引目录、备考表”根据文件材料的纸张型号选择,用复印纸纵向打印。
“案卷目录、档案移交明细单”用A4复印纸横向打印。
打印表格的数量为“全引目录、备考表、案卷目录”各一份。
“档案移交明细单”三份。
(二)文件、科研项目、学生成绩、图纸等档案信息打印要求打印表格为:
案卷封面、卷内文件目录、备考表、案卷目录、档案移交明细单。
“案卷封面、备考表”用档案馆提供的专用纸张打印。
“卷内目录”用A4复印纸纵向打印。
“案卷目录、档案移交明细单”用A4复印纸横向打印。
(三)打印表格的数量为“案卷封面、卷内目录、备考表、案卷目录”各一份。
“档案移交明细单”三份。
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