汽车4S店配件管理手册.docx
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汽车4S店配件管理手册.docx
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汽车4S店配件管理手册
上海平治集团配件管理手册
主要内容
一、岗位设定、人员配备
二、部门职能及岗位职责
1、配件部部门职能
2、配件经理岗位职责
3、配件专员(精品销售)岗位职责
4、采购员岗位职责
5、库管员岗位职责
6、内勤岗位职责
7、专用工具管理员岗位职责
8、经理助理岗位职责
三、工作流程及细则
1、库房管理细则
2、配件计划流程
3、配件采购流程
4、配件入库流程
5、配件库房管理流程
6、精品销售流程
7、领料及退料流程
8、配件报损管理办法及申报流程
四、考核及报表的管理
1、月度经营考核
2、年度费用预算
3、周报表及月报表
一、岗位设定、人员配备
二、岗位职责
l集团配件经理
1、负责制定并监督集团下所有公司的配件指标。
2、熟悉并清楚了解集团子公司经营的品牌关于配件方面的所有指标以及优惠条件,并制定和监督集团子公司的主机厂配件指标。
3、根据各个子公司实际情况,合理配置人力资源。
4、监督并指导各子公司配件经理可以很好的开展本部门的工作,完善各子公司配件部的管理规定。
5、监督并审核各子公司配件部大金额的报销和采购。
6、定期制定并组织各子公司配件部的培训。
7、不定期到各子公司检查日常工作并进行现场的指导和修正。
8、每月定期向集团领导汇报各子公司配件部的月经营情况。
9、开发除主机厂配件外的其它产品,统一采购,统一管理。
10、明确集团在配件经营上的业务发展方向和业务范围;
11、对子公司配件部的外采零件进行抽查性的价格对比。
12、完成集团领导安排的其它任务。
l子公司配件经理
1、负责完成集团公司下达的配件销售和利润指标以及主机厂下达的配件任务。
2、合理控制配件库存,加快资金周转速度,减少库存积压,不断提高配件经营水平。
3、监督和管理好配件的供应及订购工作。
4、负责内外部关系的协调和沟通。
5、根据配件经营的实际需要,合理申请人力资源的增减;
6、协调采购、内勤、工具管理员和库管各岗位之间的工作关系,明确工作流程,保证各环节工作的畅通,不断提高配件供应的满足率、准确率、完好率。
7、协调同其它业务部门的关系,确保维修业务及其它配件销售业务的正常开展。
负责处理由于配件质量引起的投诉事宜。
8、配合集团参与激励制度的制定,并负责配件从业人员的业绩考核及业务培训。
9、定期组织召开周例会,总结成绩,克服不足;
10、制定当年的预计周转资金,预计库存周转率等。
11、抽查外采零件的价格是否有异常。
12、完成集团公司交办的其他工作。
l配件专员
1、配合部门经理完成厂家下达的配件销售任务、集团公司下达的配件销售任务及利润指标。
2、配件专员应与厂家保持良好供求关系,了解掌握市场信息。
3、掌握配件的现有库存和保险储备量,适时作出配件的采购计划和呆滞配件的处理方案,熟悉维修业务对配件的需求,确保业务的正常开展。
4、为前台提供零件的查询,估价单的导入,零件的价格查询。
5、零件V、S单订购、订单的存档,零件到货的通知。
6、对外精品的销售。
7、完成部门经理安排的其它任务。
l子公司配件内勤
1、主机厂系统和浪潮系统的出库入库。
2、监督采购人员外采零件的价格审核,以及异常处理。
3、负责供货商应付帐款帐目。
负责保管全部进货明细单、提货单、入库单并归类存;临时管理进货发票及运单。
负责同财务、业务往来单位的帐务核对。
4、负责对当天出入库的数量及金额进行核对。
5、负责配件相关的财务核算及统计工作。
6、完成部门经理交办的其他工作。
l配件采购员
1、以低成本高品质为目标,积极开发辅料及其它车型的供应商,降低采购费用,提高采购效率。
2、建立采购供应的业务档案,掌握不同运输方式的运输天数、费用等,进行定量分析,确定最佳采购方案。
3、用量大的外采辅料,要实行“货比三家”的原则,作到质优价廉,并通过分析比较,制定出最佳定货单。
保证不断挡,无积压。
4、采购过程中,要强化验货工作,对品牌、规格、数量等都要做到准确无误,认真完成配件的第一次检验工作。
5、入库验收工作中,采购员要协同库管员作好外采配件的第二次检验工作,对配件质量、品牌、规格、价格等问题作合理解释。
6、负责外采件质量、数量的异常处理,及时做好索赔、退货及退换。
7、对其它车型急件、零星采购件,采购员要进行充分的询价、比价、议价,并按采购程序优先办理。
8、完成部门经理交办的其他工作。
l配件库库管员
1、入库前要整理库房,为新到配件的摆放提供空间。
2、货物入库验收的工作中,库房管理员要认真清点货物的数量,检查质量,核实无误后签字确认。
对于有质量问题的货物,仓管员有权拒收。
3、仓管员负责配件上架,按号就座,合理有序的进行配件的排放。
4、仓管员负责根据核对好的入库单,认真DMS入库,货位号的修改,售价的修改,做到帐物相符。
所有的工作应在当天完成。
5、配件出库,仓管员必须严格履行出库手续,根据SA签字确认的出库申请单提取配件,严禁先出货后补手续的错误做法,严禁白条发货。
出库以时间较长的先出,包装破损的先出为原则。
6、确保库存准确,保证帐、物相符。
仓管员随时对有出入库的配件进行复查。
做好配件的动态、月度和季度盘点工作。
7、因量质问题退换回的配件,要另建帐单独管理,DMS上需要将其调整到退货库,保正库存配件的准确、完好,督促配件经理尽快作出异常处理。
8、适时向配件专员提出配件库存调整(短缺、积压)的书面报告。
10、保管全部与配件的业务单据、入库清单、出库清单并归类存档。
11、完成部门经理交办的其他工作。
三、工作流程及细则
l库房管理细则
库房管理包括配件自入库至出库为止的全部过程。
在此期间,必须严格执行配件的验收、保管、发放、盘点和旧件回收等制度。
㈠验收入库
1、仓管员负责保管到厂的全部进货明细单;临时管理进货发票及运单。
2、入库前仓管员要整理库房,为新到商品的摆放提供空间。
3、配件到货后,仓管员进行验货,清点数量,检查质量,完成配件的第一次验收。
4、仓管员对于送货上门、临时采购的入库后打印出入库单,核实无误后由仓管员以及采购员(或配件经理)双方签字;对于有质量问题的货物,仓管员有权拒收。
5、仓管员凭进货清单打印入库单,数量以实收为准(如有价格变动应及时调整)。
入库单一式三份,仓管员一份,内勤二份(其中一份附进货发票及帐单转交财务部门,如票据未到的,应作好登记以备查询)。
6、内勤统计本批货物的缺件、坏件、劣质件以及价高件,并反馈给部门经理。
采购进行异常处理。
7、仓管员负责配件上架,并根据核对好的入库单据,进行DMS入库,做到帐实相符。
8、内勤进行浪潮系统的入库,并对仓管员的DMS系统入库金额进行核对。
㈡配件的保管
保证库存配件的准确,节约仓位,便于操作,配件的保管应科学、合理、安全。
1、分区分类:
根据配件的类别(常用件,中速流动件,慢速流动件,防盗件,有温度要求的零件,油品及易燃易爆件),合理规划配件的摆放区域。
2、配件摆放:
根据配件的性质,形状,将配件沿货架的一边摆放,所有的标签向外,使其摆放整齐,便于过目成数,便于盘点与发放。
3、四号定位:
按库号、楼层号、货架号、位号对配件实行统一架位号,并与配件的编号一一对应,以便迅速查帐和及时准确发货。
4、系统操作:
对已定位和编制架位号的配件建立库存卡片。
并根据每次的到货调整也随之做出调整。
5、凡出入库的配件,应当天进行系统的出入库,结出库存数,以便当晚的动态盘点。
6、库存配件要采取措施进行维护保养,做好防锈,防水,防尘等工作,防止和减少自然损耗。
有包装的尽量不要拆除包装。
7、因质量问题退换回的配件,要在系统将配件转移动退货库,保正库存配件的准确、完好。
㈢配件的发放
配件的发放,必须严格执行出库手续。
1、配件发放由SA以及车间主任签发出库申请单进行出库。
2、仓管员按SA及车间主任签字的配件出库申请单提取配件(可根据库存或提货人的要求做临时调整),打印出库单,领用人签字确认。
严禁先出货后补手续的错误做法,严禁白条发货。
3、配件出库,如客户自提(或需要发往外地配件),仓管员按配件专员填写的配件出库早单进行发货,仓管员和配件专员一同清点货物,并负责将货物进行适当包装交于客户;如需物流发送,配件专员应协助仓管员和物流人员一同清点货物,打印出库单,由物流人员进行包装发运,核实无误后,三方签字认可。
4、仓管员根据发运方式的不同,轻重件易损件要合理进行包装,提高包装质量,避免运输过程中损坏配件。
5、出库单一式三份,仓管员、车间、财务各一份。
6、仓管员及内勤必须每日对帐,保证库存的准确无误后,填写日报表,抄送配件经理。
7、配件发出时必须当面点货验货(某些不能拆包产品售货员要讲明)。
对于某些特殊商品,如电子产品、昂贵电器产品等,出库不能退换。
领用双方认可,签字确认,以避免纠纷。
8、领用后的零件如未安装或是零件质量问题需要退换货的,需要车间技师填写零件退换申请单,由配件经理签字确认后方可退库,并打印退货单。
㈣盘点
库存配件的流动性很大,为及时掌握库存的变化情况避免短缺丢失和超储积压,保持帐、物相符,必须进行定期和不定期的盘点工作。
1、库管员应随时对有出入库记录的配件进行复查。
2、每天下午4点开始对当天有流动的零件进行动态盘点,每月对全部配件库存进行一次盘点。
3、每季度进行一次有财务参与的全面清点。
盘点时应合理安排配件的出入库,以确保盘点的准确性,避免发生重盘、漏盘、错盘现象。
4、配件盘点过程中,不准以任可理由虚报、瞒报或私自更改帐目。
5、盘点结束后,由盘点人员填写盘点报表,对盘盈盘亏的配件且要查明原因,由配件经理签字确认并分清责任,作出必要的处理。
季度盘点后,进行配件的报损申报工作。
㈤旧件回收及管理
为加强旧件的统一管理,杜绝以旧充新现象,必须严格执行旧件回收制度。
1、修理领用配件时,价值超过5000块以及电器件,仓管员必须在领用人交回相应旧件后才可发放新件,其它的旧件当天下午按当天的流动表上的零件回收旧件,回收的旧件放在指定的位置,所有的钣金件放在指定位置。
2、所有收回的旧件要设专人妥善保管,不得随地堆放。
可再次使用的旧件要建帐管理。
3、顾客索要旧件时,旧件管理人员要擦净、整理后交还顾客。
并在旧件领用单上签字确认,其它旧件,公司将定期作出处理。
(二)配件计划流程(附流程图)
1、配件专员收集缺料信息;
2、配件专员分析、汇总缺料信息;
3、根据库存和销售情况,编制期货计划或临时计划,交由配件经理审核;
4、配件主管审定签字后,配件专员打印出订货单。
由配件专员留存,根据发货单检查是否有未到配件用;
配件管理计划程序
(三)采购流程(附流程图)(非主机厂零件)
1、采购员依据配件订货单进行采购寻价,最少对比三家价格,2000元以上的零件填写采购比价表。
采购合同超过5万元以上的,需要填写采购合同并上报集团配件经理审批,同意后方能采购。
2、市内现金采购:
根据配件经理签字同意的订货单和采购比价表,预先支付现金,配件到货后,验货入库打印入库单,将入库单和采购清单、发票附在一起进入报销流程。
3、市内赊购:
根据配件经理签字同意的订货单和采购比价表,联系供货商送货,货物由仓管员验货接收并打印入库单,将入库单和送货单交由内勤保管以便月底对帐使用。
4、需自提的采购员到供货商处提货,交由仓管员进行入库验货清点。
5、市外现金采购:
根据配件经理签字同意的订货单和采购比价表,依据订货单、付款凭证联系供货商发货。
完成后,付款凭证及时交回内勤;
6、市外赊购:
根据配件经理签字同意的订货单和采购比价表,联系供货商发货。
到货后由仓管员进入入库程序。
(四)入库程序(附流程图)
1、库管员持发货单、装箱单对到货配件进行点货、验货;
2、供货单位送货上门,库管员按供货单位的送货清点货物,并打印入库单转交内勤,如无送货单的则根据到的货物填写《配件送货清单》打印入库单转交内勤。
采购员自提,验收后,仓管员依据验货单打印入库单;
入库单一式三联,一联仓管员进入库房管理程序;一联配件专员留存通知SA到货情况,一联内勤配发票交财务进入记帐程序;
3、货物验收不合格,仓管员填写一式两联差损单,一联配件专员(采购员)、一联留存;
4、采购员依据差损单进行异常处理(退货或索赔)。
5、予以索赔:
配件专员将索赔结果(附差损单)转交内勤。
7、不予索赔:
整理书面报告上交配件经理,配件经理上报集团配件经理。
(五)库存管理程序
1、仓管员根据入库单、出库单填写日报表,结日库存。
2、仓管员把入库的配件验货上架,完成配件第二次验货。
3、仓管员、配件专员、采购员定期对库存配件进行库存结构分析,作出分析报告。
4、每日、每月、季度进行库存盘点,作出盘点表,盘盈盘亏书面说明,交配件经理上报集团配件经理,审批同意后交财务作帐目调整。
5、DMS系统保证每年二次的盘点。
(六)精品销售流程(只包含精品销售其它销售由SA完成)
1、主动、热情接待顾客,注意礼貌用语;
2、询问顾客的需求,提取客户所需配件;
3、向顾客详细介绍所取配件品牌、产地、价格和功用;
4、顾客选定后,打印施工单,由配件专员填写配件申领单,至库房领取精品,开具DMS账单预览,交给客户,并指引客户持账单预览到收款处付款;
5、收款员收款后将打印账单。
收款员留存两联,交客户两联;
6、销售员依据账单付货,并留存回执联。
7、付货时,销售员要和客户共同检验商品,并介绍注意事项和保质期。
(七)领料及退料程序
1、基本保养:
维修工持施工单、车间零配件凭单到配件处领取修理用配件;车间零配件凭单上必须填写齐全,有SA的签字审核。
车间检测出问题需更换零件:
维修工持施工单、车间零配件凭单到配件处领取修理用配件;车间零配件凭单上必须填写齐全,有车间主任及SA的签字审核(SA需确认是否有库存)。
索赔零件:
维修工持施工单、车间零配件凭单到配件处领取修理用配件;车间零配件凭单上必须填写齐全,有车间主任及索赔专员的签字审核。
2、仓管员根据零配件凭单打印出库单,维修工点清验明配件没问题,签字确认。
电器件及价值5000元以上的需提带旧件至配件部领用新件,收回旧件后,登记在旧件回收本上。
3、维修工签字确认后,一联仓管员留存,一联车间留存,一联随工单返回前台;
4、所有的领用的零件当面点清验清,电器类产品出门不退不换,如已签字确认后的零件领出去有任何问题,有维修工自己承担。
5、领用后的配件如未使用完,维修工需要填写零件退料申请,由配件经理签字确认后方能退件,退回的零件必须为没有安装过的,包装完好,无破损。
仓管员确认没问题后,打印退货单,由仓管员和维修工一起签字确认。
八)配件报损管理办法及申报流程
一、报损配件是指已经损坏或有质量问题或由于车型淘汰不能继续销售的在帐配件,且不能进行三包索赔、退货和修复处理的。
二、报损配件的确认
在日常经营中产生、月度和季度盘点中清理出的已经损坏或有质量问题或由于车型淘汰不能继续销售的配件,必需经由服务经理、索赔专员、配件经理三方鉴定,确认不能进行索赔、退货和修复处理的配件方可作报损处理。
由于人为因素所造成的质量配件不予报损批示,损失由责任人和连带责任人承担。
例如:
可作索赔、退厂或修复处理的配件,未能及时做相应处理而导致过期无法处理,或由于维修工操作不当,保管员保管不善,所造成的配件损坏。
三、报损配件的申报
各分子公司在每季度的配件库存全面清点工作中,将需报损的配件整理、确认后,填制《报损配件明细表》(附三),并填写《配件报损申请单》(附二),上报集团配件经理;集团配件经理鉴定审核后进入《配件报损申报流程》(附一)。
四、报损配件的处理方法
配件报损批准后,配件由申报单位暂作保管,以便集团做进一步处理,申报单位不允许私自将报损配件丢弃、变卖。
五、激励机制
为控制配件的报损量,减少公司的经营损失,各公司的总经理、服务经理、配件主管必须严格控制配件的进货计划、及时进行异常处理(包括:
运输损坏配件、短缺配件、质量件、错发配件向供应商的索赔)。
对于所发生的配件报损损失,损失的80%由该公司承担,服务经理承担损失的10%,配件经理承担损失的10%。
四、考核及报表的管理
(一)、经营考核
1、集团公司会根据子公司历史营业额,并参考发展趋势,销售部新车销售情况等会制订各子公司每年各个月的工作指标,工作指标包括零件销售额,零件进货额,吊滞件库存,库存金额。
2、各子公司每月1号根据上月的经营情况填写月度经营报表。
月报表需保证数据的准确性。
3、月报表内包括:
库存金额,库存周转率,主机厂零件进货金额,主机厂机油进货额,主机厂精品进货额,主机厂轮胎进货额,主机厂油漆进货额,主机厂零件、机油、轮胎、精品销售额,非主机厂零件进货额、销售额,盘盈零件销售额,JA零件销售额。
4、每月根据月度指标的完成情况,对各分公司配件经理进行绩效考核。
5、各分公司配件经理考核的内容包括:
库存金额、库存周转率、主机厂零件进货完成进度、订单的准确度、毛利率、配件的供应率、库存的吊滞件几个方面,考核的内容将和绩效工资挂勾。
(二)年度费用预算
1、每年的12月,各公司填写全年的预计花销费用表。
2、预计的费用按需求分配到每个月,根据预计的费用对比实际的花销来计算全年的预计费用是否合理,此项计入月度经营报表内。
3、财务部根据月度费用单来设置分公司的月支付限额,如需要支付超出当月预计费用的,需要填写费用增加申请表,报集团配件审计,集团配件审计通过后方能支付。
(三)月报表、周报表、日报表
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