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档案管理学基础
第一章档案收集工作★
第一节档案收集工作概述
一、收集工作的内容
(一)收集工作的含义
档案收集工作,就是按照法律、法规的规定,通过例行的接受制度和专门征集的方法,把分散在各组织、个人手中的散失在其他地方的档案,分别集中到各级各类档案保管机构。
(二)档案收集工作的内容
1.档案室对本单位需要归档的档案的接收。
2.档案馆对所辖区内现行机关和撤销单位的具有永久、长期保管价值的档案的接收。
3.对历史档案的接收和征集工作。
二、收集工作的意义
1.收集工作是档案部门积累档案的手段,是存储档案信息资源的重要途径。
它为档案工作提供了物质对象。
因此它是档案工作的起点及第一个环节。
2.收集工作是实现档案集中统一管理的基本手段和具体措施。
3.收集工作是档案管理其他业务环节的基础。
4.收集工作是决定档案工作存在和发展的前提条件。
三、档案收集的要求
1.大力丰富和优化馆(室)藏。
2.加强档案馆(室)外的调查和指导。
3.积极推进入馆档案的标准化。
4.保持全宗和全总群的不可分散性。
5.要注意处理局部和整体、当前与长远的关系。
第二节机关文件的归档(档案室的收集工作)
一、归档制度
1.归档制度的定义
各单位在工作活动中不断产生的文件,处理完毕后,经由文书部门或文件工作人员整理,定期移交给档案室集中保存,称为归档。
在我国归档是党和国家规定的一项制度,称为归档制度。
2.归档制度的内容
(1)归档范围:
详见《机关文件材料归档与不归档的范围》。
(2)归档时间:
文书档案第二年六月底(18个月)以前归档。
(3)归档要求:
归档文件的质量总的要求是:
遵循文件材料形成的规律和特点,保持文件间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。
具体要求:
①归档文件齐全、完整②归档文件系统、条理
③技术加工标准规范④移交目录清点、核对履行签字手续
二、归档组织工作
1.档案室要关心文件的形成,力争做到事事有记载,件件都规范。
2.指导和协助文书部门组织归档工作。
3.加强临时性的文件收集工作(如保密检查、机构调查、人员调动、更换工作地点等)。
4.加强“帐外文件”的收集工作。
5.加强归档的管理。
补充:
◆机关文件收集的主要途径——归档
◆档案室是归档工作的责任者
第三节档案馆的收集工作
一、档案馆档案的来源和收集范围
1.档案馆档案的来源
(1)接收现行机关的档案
(2)接收撤销机关的档案
(3)征集历史档案(4)档案馆之间交接档案
2.接收方式——定期接收、逐年接收
二、对现行机关和撤销机关档案的接收
(一)对现行机关档案的接收期限
◆省级以上档案馆接收立档单位保管20年左右的永久保存的档案。
◆省辖市、州、盟和县级档案馆接收立档单位保管10年左右的长期和永久保存的档案。
(二)对现行机关档案的接收要求
1.进馆档案要齐全完整、整体移交。
2.按规定整理好。
3.与档案有关的资料和检索工具一并接收。
4.交接双方根据移交目录清点核对(移交双方编制移交目录一式三份)履行签字手续。
第二章档案的整理
第一节档案整理工作概述
一、整理工作的含义及意义
(一)含义:
档案整理工作,就是将处于零乱状态的和需要进一步条理化的档案,进行基本的分类、组合、排列、编目,使之组成有序的体系的工作。
(二)意义:
档案整理工作在档案总体管理中具有重要意义。
1.档案整理是文件转化为档案的重要标志。
2.档案整理是档案利用、开放,发挥档案作用的一项重要条件,是整个档案工作中重要的基本建设。
3.档案整理是开放档案信息资源的重要基础。
二、
(一)档案整理工作的内容:
分类、组合、排列、编目
三、整理工作的原则
(一)充分利用原有基础
1.不要打乱重整2.不要改变原来的历史面貌
(二)保持文件之间的历史联系(天然客观)
文件之间的历史联系,主要体现在文件的来源(首要联系,机关、组织、个人)、时间(自然联系)、内容(最紧密的联系)和形式(一般联系)几个方面。
(三)便于保管和利用(最高原则)
(补充:
判断:
档案整理的目的是为了使杂乱无章的档案变得条理、系统起来。
(×)
目的是便于保管和利用,可将“目的”改为“任务”。
)
第二节区分全宗
一、
(一)全宗定义
全宗是一个独立的机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体。
是档案馆保管档案的基本单位。
全宗解放初称为“芬特”1955年称为“全宗”。
(二)全宗的含义
1.全宗是一个有机整体,具有单一性、整体性和不可分散性。
2.全宗是在一定历史活动中形成的,具有客观性。
3.全宗是以一定的社会单位为基础而构成的,其形成者或机关或组织或个人,具有界定性和稳定性。
(补充:
整理一个单位党、政、工、团的档案时,全宗划分为1个全宗。
)
六、全宗的补充形式
(一)联合全宗
1.概念:
就是两个或几个关系密切的立档单位形成的,难以区分而统一整理的档案整体。
(二)全宗汇集
1.概念:
是按照一定的特征组成的,档案数量很少的若干全宗的集合体
联合全宗与全宗汇集的区别
1.构成不同
联合全宗的档案之间有着密切的联系,档案难以区分,其组建的客观依据较强;全宗汇集一定具有联系,而只是把数量少的小全宗汇集在一起,便于保管和统计,人为性相对较大。
2.性质不同
联合全宗的永久性的单位,整理之后不再变动;全宗汇集是暂时性的单位,若其中某个全宗增加了大量档案,就应从中分离,另立全宗。
(三)档案汇集
1.概念:
档案汇集是将难以确定所属全宗的零散、残缺文件,按其内容、时间、形式到特点集中在一起组成的档案混合体。
第三节全宗内档案的分类
一、档案分类的含义及意义
(一)含义
全宗内档案的分类,就是根据档案文件的来源、时间、内容、形式等的异同,把立档单位形成的档案分成若干层次和类别,使之构成有机体系的工作。
(二)意义
1.档案分类整理有助于反映立档单位的历史面貌。
2.档案分类整理有助于准确地揭示档案的内容,只有对全宗内档案进行合理分类,才能提示出它们之间的内在联系,真正使全宗成为一个有机整体,便于系统地提供利用。
3.档案分类整理有助于体现档案之间的区别与联系。
4.档案分类整理有助于对档案实行科学管理。
三、分类的一般方法
1.时间分类法——A.年度分类法B.时期分类法
2.来源分类法——A.组织机构分类法B.作者分类法C.通讯者分类法
3.内容分类法——A.问题分类法B.实物分类法C.地理分类法
4.形式分类法——A.按文件种类(名称)分类B.按文件的载体形式分类C.按文件的形状规格分类
四、档案常用的分类法(选择、判断)
(一)年度分类法
1.含义:
年度分类法就是将档案按其形成或处理的年度分成若干类别。
2.优点
A.符合档案按年度形成的特点和规律,能保持档案在形成时间方面的联系。
B.可以很好地反映出一个立档单位每年工作的特点和逐年发展变化的情况。
C.与归档制度(年度归档的要求)相吻合。
D.简便易行,便于操作,容易掌握。
E.便于人们按年度查找利用档案。
3.使用注意事项
(1)准确判断档案文件所属年度。
(2)某些专门档案划分专门年度(如教学年度、兵役年度、粮食年度等),要注意执行相关规定。
(二)组织机构分类法
1.含义:
组织机构分类法就是将档案按其形成机构分成若干类别。
2.优点
(1)能保持全宗内档案文件在来源方面的联系,符合文件形成的特点和规律。
(2)是同一机构形成的档案集中在一起,能保持文件在内容上的联系,使同一个问题的档案得到相对集中。
(3)标准明确,简便易行,容易掌握。
(4)与归档制度(每个机构必须在规定时间移交归档文件)相吻合。
3.使用组织机构分类法立档单位必须具备的条件
(1)单位要有一定的规模,要有若干个内部组织机构。
(2)单位内部组织机构要比较稳定,不能经常变化。
(3)单位内部组织机构之间职责清楚,分工明确。
(4)单位文书工作正规,文件能按组织机构分开。
(党政机关、部分事业单位)
4.使用组织机构分类法的注意事项:
准确判断档案文件所属机构。
(1)某一机构形成的文件归属于该形成机构。
(2)涉及到几个机构的文件,应当有统一的规定,合理而有规律地归类,做到前后一致。
如经党委讨论而以机关行政名义发出的文件,一般归入行政机构;业务机构起草而以机关名义发出的文件,一般归入综合机构或业务机构;两个以上机构合办的文件,归入主办机构或最后承办机构。
(三)问题分类法
1.含义:
又称事由分类法,就是按档案反映的内容或事由进行分类。
2.优点
(1)使内容相同或相近的文件集中在一起,较好地保持了文件在内容方面的联系。
(2)能较突出地反映立档单位主要工作活动的面貌。
(3)便于人们按专题系统全面地查找利用档案。
3.缺点
(1)由于档案文件所反映的问题相当复杂,按问题常常因主观认识上的差异而发生意见分歧,使分类不准确,归类不恰当(受分类者的主观影响较大)。
(2)利用档案者的要求与实际分类也难以完全一致(认识不一致)。
4.使用问题分类法的单位必须具备的条件(适用范围)
(1)基层小单位,没有内部机构的单位。
(2)内部机构不稳定,经常变化的单位。
(3)内部机构分工不明确,职责不清楚的单位。
(4)文书处理工作不规范,文书工作混乱、文件难以按机构分类的单位。
(尤其适用于:
中小企业、部分事业单位)
5.注意事项
(1)按照档案文件内容中最基本的问题设置类项,如实反映立档单位的主要活动面貌。
(2)类目体系要力求简明、类项概念明确,合乎逻辑。
(3)研究确定文件内容的主要问题,根据文件内容准确地区别和归类,按有关规则有规律地分类。
6.类项设置的步骤:
(1)确定大类
(2)完善项目(3)定稿
五、复式分类法的选择和分类方案的编制
(一)复式分类法
在实际工作中,单纯采用一种档案分类法对一个单位的档案实施分类是很少见的,也是不能解决档案分类问题的,多是采用两种或两种以上的分类方法结合使用,这种分类方法成为复式分类法或两合分类法。
常用的复式分类法有以下4种:
1.年度——组织机构分类法
先把档案文件按年度分开,然后将同一年度的档案文件按组织机构分开。
主要特点:
(1)便于从时间角度查阅档案。
(2)简便易行,便于操作。
(3)按年度和机构顺序上架,无需留空。
(4)不便于对立档单位的内部结构进行纵向查考和研究。
适用范围:
内部机构经常变化但不复杂的单位,重点适用于党政机关及部分事业单位。
2.组织机构——年度分类法
先将全总内的档案按组织机构分开,然后再将一个组织机构的文件按年度区分。
主要特点:
(1)利用方便,便于人们按单位内部组织机构来查找档案。
(2)排架时需要留空,易导致倒架。
(3)伸缩性较差,立档单位内部发生变化时,档案的分类与排列都会产生很大的困难。
适用范围:
内部机构基本稳定的单位,主要适用于撤销机关的某些全宗
3.年度——问题分类法
将全宗内的档案文件先按年度分开,然后再将同一年度的文件按问题区分。
主要特点:
(1)便于从时间角度查找档案,能够就某一时间内的相关问题进行全面的查考。
(2)比较灵活,有较强的变通能力,每年设置的问题项可以因时而异。
(3)不便于对某一问题进行纵向查考和研究。
适用范围:
多用于组织变化复杂,或由于机构之间分工不明确,文书工作不正规等原因难以区分文件所属机构以及没有内部机构或内部机构非常简单而无必要按组织机构分类等情况。
总之,在不可能和不适于按组织机构分类时,往往采用年度——问题分类法。
4.问题——年度分类法
将全宗内的档案文件
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