生鲜配送企业采购规范化管理.docx
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生鲜配送企业采购规范化管理
采购规范管理手册
第一章:
采购组织结构和工作职责2-7页
第二章:
采购计划与预算8-16页
第三章:
供应商开发与管理17-28页
第四章:
采购价格、谈判和合同管理29-39页
第五章:
采购检验与质量控制40-51页
第六章:
采购结算管理52-61页
第七章:
采购成本控制62-67页
第八章:
采购绩效管理68-75页
第一章:
采购部组织结构和工作职责
一:
组织结构
二:
采购部职责
1.确定商品定位取向,开发引进适销商品
2.通过市场调研,把握市场动态,及时调整商品结构
3.负责确定、调整商品在店内的陈列位置,增强商品的展示程度
4.根据市场需要,组织、审核落实商品促销活动,跟踪促销效果,提高市场竞争力
5.跟踪分店销售情况及配送中心的配送信息,及时补充货源
6.及时处理滞销、损坏的商品
7.管理采购部驻店人员,加强与各分店的沟通与协调,及时传递和反馈信息
8.根据季节和促销需要对商品进行组合、加工、拆分,提高商品适销性
9.负责商品资料的维护,保证商品资料信息的准确性
10.负责采购部与分店、配送中心以及供应商之间的信息沟通
11.跟踪分析商品销售数据,为业务决策提供依据
12.负责商品采购合同档案的管理工作
三:
采购经理的岗位职责
1.拟订和执行采购战略,拟订采购部门的工作方针与目标
2.制订采购计划,保证满足经营活动需要,降低库存成本
3.编制年度采购预算,报批后监督实施
4.全面负责规划、指导和协调企业所需物资及相关服务的采购工作
5.组织对采购物品国内外市场行情进行跟踪,并预测价格变化趋势
6.寻找物料供应来源,调查和掌握供应渠道
7.负责采购物流、资金流、信息流的相关管理工作
8.参与协调采购、提货、供应工作
9.参与开发、选择、处理与考核供应商,建立供应商档案管理制度
10.采购合同的制定、审核、签署与监督执行
11.保鲜、质量事故的预防与处理
12.控制采购成本和费用,审核采购订单和物资调拨单
13.向企业管理层提供年度采购报告
14.负责采购人员的绩效、培训等管理工作
15.负责本部门的日常管理工作,以及与其他部门的协调工作
16.完成上级交办的其他工作
四:
采购员岗位职责
1:
尽量大可能选择和保持丰富的商品品种,为顾客提供超值商品的最大价值和最好的服务,培训供应商按公司的程序来做事。
2:
熟悉市场了解商品
●参加各类商品展示会,了解新商品的动态。
●去其它零售企业,了解别人的商品,寻找适合自己的商品。
●了解商品的销售走势,清除滞销商品,为新商品让出空间。
●制订季节商品销售计划,提供行业商品种类报告。
3:
商品陈列
●与促销商品配合,进行特别展示。
●新商品的陈列,月商品和季商品的陈列展示。
●对滞销的商品采取适当的调整,如改变陈列等。
●提供季节商品的陈列指南。
●从竞争对手那里学习新的商品展示构想。
●分析商品的馐,确保为顾客提供最佳展示。
●与店铺和市场部门配合,作好商品的招牌标志
4:
订货和补货:
●作好销售预算,计划好首单订货数量。
●安排再订货频率,以保证商品平稳及销售。
●为商场再订季节性商品提供适当指导。
●与供应商协商确保不会断货。
5:
库存控制
●坚持采购金额预算
●对滞销商品采取措施,如:
改变陈列,调价或清货等方法来降低库存。
●定期跟踪未送货订单,并采购措施。
●经常寻店,确定销售结果,换季和节日应特别注意。
6:
毛利控制
●选择应节商品做广告
●选择保证能收效的商品做广告
●平衡商品在广告上的品种类型及价格水平
●了解竞争对手广告的水平和品种
●检查广告商品的销售情况
●严格控制广告商品的成本和促销费用
●检查广告商品和广告收益
●跟进广告商品的运输情况
五:
采购文员岗位职责
1、执行采购订单和采购合同,落实具体采购流程;
2、负责采购订单制作、确认、安排发货及跟踪到货日期;
3、执行并完善成本降低及控制方案;
4、ERP系统的录入、分单、统计分析等系统工作;
5、负责处理进料异常,并及时协调销、供之间的平衡;
6、部门采购供应商的对账:
报帐、日常小额备用金的管理;
7、负责部门人员绩效统计整理工作;
8、协助开发、初评、管理供应商,维护与其关系;
9、填写相关采购表格,提交采购分析和总结报告;
10、协助采购经理协调好与各部门的工作;
第二章:
采购计划与预算管理
一:
年度商品采购预算表
编号:
填写日期:
年月日
采购项目
1月
2月
3月
4月
5月
6月
7月
8月
9月
10月
11月
12月
累计
蔬菜类
水果类
肉类
……
二:
采购现金预算表
编号:
填写日期:
年月日
序号
商品类别
1月
2月
3月
……
新购
预付
到期
新购
预付
到期
新购
预付
到期
……
1
2
3
4
审批:
审核:
填表:
三:
商品采购计划表
品种
货号
供应商编号
规格
数量
单价
金额
购进
方式
提货
方式
采购
日期
到货
日期
备注
填表人
时间:
采购部经理签字
时间:
总经理签字
时间:
四:
商品年度采购计划表
编号:
制表人:
物品种类
序号
品名
规格
单位
单价
年度
销售量
现有
库存量
年计划
采购量
年用
金额
计划采购日期
1
2
3
……
制表日期:
年月日本表有效期:
年月日至年月日
五:
商品采购数量排名表
排名
原材料
名称
规格
计量
单位
年度采购金额
年度采购数量
采购单价
年度内最高价
年度内最低价
平均价
1
2
3
4
六:
采购预算流程
采购预算流程说明表
任务概要
采购预算编制
节点控制
相关说明
①
1.公司每年年底制定次年度的营业目标,市场营销部根据年度目标、客户订单意向、市场预测等资料,进行销售预测,并制订次年度销售计划
2.市场营销部根据销售预测计划和本年度年底预计库存及次年度年底预计库存,制订次年度之预测销售计划,各单位根据年度营业目标,预测销售计划,并据此编制月份商品需求计划
②
采购部根据实际库存量、销售需求量编制“采购总计划”
③
采购部制订供应商认证计划,为供应商认证工作做好准备
④
1.财务部负责配合提供上年度材料单价、次年度汇率、利率等各项预算基准
2.根据财务部提供的资料,采购部分析市场需求,熟知市场需求计划
3.采购部在接受市场需求之后,采购人员熟知销售计划及工艺常识,准备订单资料和制订订单计划说明书
⑤
采购部依次分析市场需求、销售需求、订单需求,并分析项目供应资料
⑥
采购部计算总体订单量,并确定剩余订单容量,对比需求与容量
⑦
采购部在进行计算后,综合考虑市场、销售、订单容量等要素,分析物料订单需求的可行性,调整订单计划
⑧
采购部制订订单计划,送市场营销部审核通过后,送财务部编制“资金预算”
七:
采购计划流程图
采购计划流程说明表
任务概要
采购计划编制
节点控制
相关说明
①
公司各部门根据企业经营计划和本部门情况提出商品采购需求,拟定部门商品需求清单,并填写请购单
②
1.采购部对各部门的采购需求申请进行汇总
2.采购部对物资的库存情况与各部门的采购需求进行分析,并结合企业上年度销售状况、销售状况等情况及本年度经营目标,确定年度采购需求
3.采购需求主要包括采购物资类别、采购数量、采购金额、采购方式等内容
4.采购部根据实际采购需求,编制采购预算并报采购部经理、财务部、总经理审核
5.财务部根据年度采购预算和《采购管理制度》对采购部的预算进行核定
③
采购部对上述信息进行分析汇总,制订年度采购计划,并将年度采购计划上报采购经理、总经理审批
④
将年度采购计划分解成月度计划并执行
八:
采购计划审批流程图
采购计划审批流程说明表
任务概要
采购计划审批
节点控制
相关说明
①
1.各部门根据日常经营活动需要,提出采购申请
2.各部门向采购部递交请购单,请购单要说明请购的品名、数量、需求的日期、预算金额等内容
②
采购部根据请购单的内容对采购需求进行汇总,并进行需求分析
③
1.采购部查核采购物资库存情况,由采购部经理审批
2.财务部对采购申请进行预算复核,并交总经理审核
④
采购经理安排采购任务,制订采购作业计划,并组织实施采购工作
⑤
1.当因某种原因,不能采购到计划采购物资时,由采购部或所需采购物资部门提出替代品采购申请
2.一般替代品物资采购申请由所需采购物资部门经理审批,重要物资或关键物资的替代品采购申请由总经理审批,若采购物资涉及相关技术方面的问题,应有相关技术人员的参与
九:
计算采购数量的方法
方法名称
特点说明
经济采购数量法
1.指存货总成本最低情况下所制订的采购数量
2.经济采购数量=(2×年用量×设置成本+采购成本)/(单位成本×仓储成本)的值的算术平方根
固定数量法
1.每次定购的数量相同
2.根据过去的经验确定
固定期间法
1.每次采购的期间是固定的
2.每次采购的数量因剩余库存的不同而不同
3.采购期间的长短根据以往经验确定
4.固定期间法可以节约成本
需求计划法
采购数量=销售需求量-现有库存量
十:
订货方式控制采购数量的方式
方式
详细说明
定期订货
1.确定采购的周期,一般为1周或1个月
2.预测下一周期的销售量
3.计算采购数量,采购数量=[(定货周期+调度周期)×消费预定量]―现有库存量―已订货但还未到库的数量+安全库存量
定量采购
1.计算经济采购数量,经济采购数量=(2×周用量×设备成本+采购成本)/(单位成本×仓储成本)的值的算术平方根
2.决定订货点,订货点=(周销售数量/7)×订货前置期+安全库存量
第三:
供应商开发和管理
一:
供应商开发流程图
供应商开发流程说明
任务概要
供应商开发
节点控制
相关说明
①
采购部经理根据所需商品明细对商品分类,可按商品等级与商品成本、性能分类
②
采购员根据《供应商开发计划》开展调查和信息收集工作
③
采购员对收集到的供应商资料进行分析评估,并组织成立供应商评估小组对部分供应商进行实地调查
④
对调查合格的供应商,采购员通知供应商进行送样或小批量采购
⑤
采购员对样品或合格商品评定等级,并进行比价、议价,确定最优的价格性能比
⑥
采购员对供应商进行后期跟踪,并每个月进行简单的考核
⑦
采购部经理对供应商进行筛选,对于较差的供应商予以淘汰或重新进行评估;对于一般的供应商进行小批量采购;优秀供应商进行大批量采购
⑧
采购员编写《供应商开发计划》,对供应商开发情况进行总结
二:
供应商基本资料表
公司名称
公司地址
邮编
联系电话
传真
主要负责人
公司网址
业务联系人
电子邮件
公司概况
注册资本
占地面积
成立日期
营业额
银行信用状况
设备状况
人力资源状况
主要产品及服务
主要配送设备
营运人员
检测设备
供货能力
月供货能力
正常交付周期(订单前置期)
主要客户简介
客户群体
所提供的产品的比例
其他事项
三:
供应商认证流程
供应商认证流程说明
任务概要
供应商认证
节点控制
相关说明
①
采购员根据收集到的供应商情况对供应商进行分类,以便确定供应商认证标准
②
采购员组织相关人员对供应商企业的基本情况、供货水平等方面进行初步评价
③
对于初步评价合格的供应商,采购员成立现场认证小组,对供应商现场管理水平、供货能力等进行现场考察、认证,降低对企业的风险
④
采购员对经过初步评价与现场认证的供应商进行样品认证,最终保证产品质量
⑤
采购员对供应商认证进行总结,并确定合格供应商
⑥
采购员将经过相关领导审核、审批通过的供应商列入《合格供应商名单》
四:
供应商评分表
编号:
填写日期:
供应商
基本情况表
名称
主营商品
厂址
联系人
职务
电话
传真
主要配送设备
主要检测工具
评价项目数
评价内容
优
良
中
差
劣
8
6
5
2
0
1
企业规模
2
企业信誉
3
产品质量
4
产品价格
5
产品认证水平
6
新商品开发能力
7
不合格品控制
8
配合度
9
准时交货
10
历史合作情况
11
售后服务
12
质量保证体系
总得分
评价说明
评价单位信息
评价部门/人员
评价意见
签字
日期
总经理审批意见:
日期:
年月日
填写人:
五:
供应商考核表
供应商编号:
考核周期:
天
供应商名称
联系人
地址及邮编
电话
考核项目
所占比例
考核指标
指标计算方法
得分
价格
30
平均价格比率(15)
(供应商的供货价格-市场平均价格)×100%
最低价格比率(15)
(供应商的供货价格-市场最低价格)×100%
产品质量
30
质量合格率(15)
合格件数/抽样件数×100%
退货率(15)
退货/交货次数×100%
交货情况
20
交货准时率(10)
准时次数/总交货次数×100%
按时交货量率(10)
期内实际未交货量/期内应交货量×100%
服务情况
10
配合度(5)
出现问题时配合解决的速度
信用度(5)
期内失信次数/期内合作总次数×100%
管理情况
10
管理制度是否完善,质量手册是否完整、全面
总分
100
所属等级
得分分级
等级
分数标准
相应措施
A
85~100分
可加大采购量或给予一定的奖励;质量、逾期率为满分,经管理小组进一步考察,认定为特别优秀的供应商的物料可享受免检待遇
B
70~84分
合格供应商可正常采购
C
60~69分
辅导供应商,需进行辅导,应减量采购或暂停采购
D
59分以下
不合格供应商,应予以淘汰
考核人名单
考核人姓名
所属部门
考核项目
考核意见
签字确认
填表人:
审核人:
六:
供应商管理流程图
供应商管理流程说明
任务概要
供应商管理
节点控制
相关说明
①
采购员制定《供应商管理制度》,明确相关事项
②
采购部经理组织人员按《供应商初审流程》开展供应商的初审工作,并将初审结果报总经理审批
③
收到供应商提供的样品后,采购部经理组织人员按《供应商产品批准流程》开展供应商产品批准工作,并将其结果报总经理审核、审批
④
采购部经理组织人员按《供应商现场评审流程》开展供应商现场评审工作,并将其结果报总经理审核、审批
⑤
采购部经理对多个供应商进行筛选,选出合格的供应商
⑥
采购部经理经过对供应商的筛选,形成合格供应商的名单
⑦
在选定供应商之后,采购部经理根据采购商品要求、供应商情况、企业本身的管理要求、采购制度及方针等拟定《采购合同》,并与供应商签订正式《采购合同》
⑧
采购员应定期会同相关部门及人员对供应商进行监督管理,并对过程中出现的问题进行及时沟通与协调
⑨
各相关部门对供应商情况反馈到采购员,采购员定期或不定期对合作供应商进行考评评级,并将其结果报企业相关领导审核、审批
⑩
采购员安排相关人员及时整理供应商档案,并将供应商最新信息录入供应商信息管理系统
七:
采购招标流程图
采购招标流程说明
任务概要
采购招标
节点控制
相关说明
①
采购部准备采购招标文件,编制《采购招标书》,报采购部经理审核
②
采购部发布招标广告,说明招标项目的名称、地点和任务等情况
③
采购部收到供应商资格审查文件后,对供应商资质、信誉等方面的进行审查
④
采购部通过审查供应商各方面指标后,确定合格的供应商
⑤
采购部向合格的供应商发售标书,供应商填写完毕后递交到采购部
⑥
采购部对供应商的投标书进行初步审核,剔除明显不合格的供应商
⑦
采购部经理组织相关人员或专家对经筛选通过的投标书进行论证,选出最终的中标者
⑧
最终中标者经总经理签字确认后,由采购部相关人员宣布中标单位
⑨
采购部经理代表招标方与供应商签订《采购合同》
八:
采购评标流程图
采购评标流程说明
任务概要
采购评标
节点控制
相关说明
①
采购部经理提出评标人员标准,选定参加评标人员,各相关部门将符合条件的人员名单递交至采购部经理
②
采购部经理制定评标纪律,供应商据此进行投标活动
③
采购部经理组织评标小组人员编写评标管理办法,报总经理审批
④
采购部经理组织相关评标人员对供应商投标文件进行评定,评定供应商是否符合条件
⑤
采购员对符合条件的供应商的价格进行综合比较,挑选价格方面具有优势的供应商
⑥
采购部经理对于符合条件且具有价格优势的供应商进行研究,确定其是否最终符合条件
⑦
整个评标过程结束后,采购部经理编写评标工作报告,对此阶段进行总结,初步确定中标供应商
第四章:
采购价格、谈判和合同管理
一:
采购询价记录表
采购计划单
询价单号
申请采购
商品序号
供应商
电话
供应商报价(单位:
元)
备注
出厂价
批发价
零售价
平均价
询价员
询价员员工号
询价日期
年月日
二:
采购询价单
填写日期:
年月日
序号
商品条形码
规格说明
单位
数量
说明
1.报价须知
(1)交货期限
□需于年月日以前交清
□订购后天内交清
(2)交货地点
(3)付款办法
□交货验收合格后付款
□检验合格后付款30天付款
(4)订购方法
□分项订购
□总金额为准
2.报价期限
(1)请于年月日时以前予以报价
三:
采购价格调查流程图
采购价格调查流程说明
任务概要
采购价格调查
节点控制
相关说明
①
营运部部等相关部门配合采购部价格信息的收集工作,及时提供相关价格信息
②
采购部制作价格调查表,价格调查表可分为内部调查和外部调查
③
采购部发放内部价格调查表和外部价格调查表,进行价格调查,营运部等相关部门配合调查
④
采购部对汇总数据进行整理和分析后建立价格平台
⑤
采购部对审批通过的价格体系进行备案
⑥
采购经理按照价格平台的体系进行采购价格管理,采购人员执行价格平台体系,执行中发现问题及时修正
四:
采购询价流程图
采购价格询价流程说明
任务概要
采购价格询价
节点控制
相关说明
①
采购人员通过各种渠道收集供应商价格信息,充实采购的价格数据库
②
根据特定的采购对象,采购人员制作订购单,向初步选定的供应商询问价格
③
采购人员将询问得到的价格信息进行汇总,整理、分析后,分别与各供应商进一步商谈价格
④
询价书面报告报采购经理、财务部经理等相关人员进行审核
⑤
采购人员根据审核意见或建议,继续与价格可接受的供应商洽谈质量、售后、结算等条件
⑥
根据洽谈结果,选择价格最优、相关条件最好的供应商
⑦
采购部经理和总经理对采购人员最终选择的供应商情况进行审核和审批
五:
采购价格确定流程图
采购价格确定流程说明
任务概要
采购价格确定
节点控制
相关说明
①
采购部通过对各种采购价格资料的分析,确定影响采购价格的因素,包括供应商成本、规格与品质、物料的供求关系、采购数量、交货条件等
②
采购部要对市场价格做进一步的了解,调查具体的供应商价格、档次和变动情况等信息
③
采购部对拟采购物品的成本进行分析,包括工程或制造方法、所需的特殊设备、人工成本等
④
采购部通过市场调查及对采购成本的分析,编写采购价格分析报告,以确定采购价格的范围
⑤
采购部负责与供应商进行接触,并就价格进行沟通
⑥
采购部在与供应商达成一致的基础上,编写采购价格报告
六:
采购谈判管理流程图
采购谈判流程说明
任务概要
采购谈判
节点控制
相关说明
①
由于采购谈判具有不确定性,因此,在确定采购谈判目标时,应确立不同层次的目标,包括最高目标、中等目标和底线目标
②
采购谈判项目是对谈判内容予以确定,包括物料品质、包装、价格、数量、折扣、付款条件以及交货期等
③
收集供应商的信息,包括了解供应商的运营状况、商业信誉、供货成本以及供应商的价格底线等内容
④
议价分析,主要是通过专业人员对价格进行成本分析,确立议价的底线
⑤
谈判的优劣势包括公司在采购谈判中需
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