物资采购管理制度.docx
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物资采购管理制度.docx
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物资采购管理制度
物资采购管理制度
1总则
1.1本文件规定了各种物资的申请、购买、入库、发放等要求。
1.2本文件适用于青龙物业公司各单位/部门。
2定义
2.1消耗用品—指单位价值在30元以下,直接用于办公的物品,如笔、本子、清洁耗材、维修耗材等,办公用品分消耗性用品(笔、本子、肥皂、清毒液等)和一次性办公用品(文件架、水桶、拖把等)。
2.2低值易耗品—凡使用年限不足一年或使用年限超过一年但单位价值在30元以上2000元以下的工具、管理用品、玻璃器皿、包装容器、工程工具、秩序维护员器械、装备等。
2.3固定资产——是指为生产商品、提供劳务、对外出租或经营管理而持有的使用寿命超过一个会计年度的或公司可依据固定资产会计准则规定,将其纳入资产管理的有形资产。
3职责
3.1各单位/部门负责填写申请表,行政管理部负责公司总部申购物品的购买、入库、保管、发放、记账和盘点。
各单位负责对本单位申购物品的购买、入库、保管、发放、记账和盘点。
3.2行政管理部负责对办公用品、办公设备、工服的限价及其办公用品/工服供方评价的汇总;品质管理中心负责对相关服务类物资的限价、审查并对相关专业供方评价进行汇总;品牌策划部负责公司宣传品、VI包装等物品的限价、审查并对相关专业供方评价进行汇总;财务部负责对各单位采购额度进行月度公示、预警。
3.3各单位负责对本单位采购各项物资供方进行评价、选择、控制。
3.4分管领导/总经理负责审核《物料申购单》、《合格供方明细表》。
4工作要求
4.1采购限额
由财务部根据往年物料采购消费额度,每年限定各单位采购额度(例如:
2012年各单位采购额为2011年实际发生额的50%)。
4.1.1财务限额内情况:
A物品单价≤50元且同类物品总金额≤500元,取消审批制度,根据实际需求报单位负责人签字确认,自行购买即可;
B物品单价>50元且同类物品总金额>500元,由单位负责人、分管领导审批完毕后,即可执行。
4.1.2大于财务限额、小于各单位年度预算的情况
填写物料申请,由单位负责人签字确认,分管领导审核确认即可。
4.1.3超过各单位年度预算、未超过公司年度预算的情况
填写物料申请,由单位负责人签字确认,报分管领导、总经理审核。
4.1.4年度预算外申购
按照《青龙地产财务审批权限》(文号:
TTDC055-CW11-2011),通过青龙网上会签审批完成后,方可执行。
4.1.5各部门于每月25日前,将下月所需物品填写《物料申购单》,写明申购理由、合理预估单价,根据物料采购价格和费用,有选择的经部门负责人签字、职能部门、分管领导审核,总经理审批。
对于物资申购需作详尽说明的情况,需将《物料申购单》结合《青龙物业申请表》一并提报。
4.1.6各单位工装方面的申购,按照《工装管理规定》相关规定,属4.1.1条款内容,皆按照单位负责人、职能部门(品牌策划部审核款式、行政管理部审核定价)、分管领导审批;其他情况参照4.1.2、4.1.3、4.1.4条款执行,根据审批意见实施采购计划。
4.1.7《物料申购单》需编制内容:
物资产品名称、规格型号、单位、数量、品牌、技术要求等。
4.2采购与合同
4.2.1工程物资、工装等批量重大物资(价款为1000元以上)采购,确定合格供方后签订采购合同,严格按照公司合同评审程序执行,采购合同的起草、组织洽谈、组织评审及签订由各单位采购部门来组织完成,公司总部物资的采购合同由行政管理部组织评审。
4.2.2合同签订前,根据采购物资限价的数量、内容在规定的时间期限内进行市场调查并完成定价,对每种材料、设备至少寻找三家以上单位,在统一要求情况下进行综合评价,在保证质量的前提下选择最低报价。
4.2.3各单位采购合同应设专人管理,统一编号、存档。
4.3采购限价管理
4.3.1品质管理中心对公司各类工程、保洁绿化、秩序维护用品等物资进行限价管理,行政管理部对办公用品、工服进行限价并提交限价单给品质管理中心,由品质管理中心统一将所有物资的限价结果填写在《物资材料限价单》中,同时提报比价的情况记录(含联系人、联系方式等信息),下发给各部门及各单位,各单位根据限价单中的价格进行采购,具体操作细节请按照《物资采购限价单》规定执行,品质管理中心每半年对物资价格进行一次市场更新调整。
4.4物资信息库
4.4.1品质管理中心应当建立物资信息库。
协同各单位根据《物料申购单》,通过实地考察收集相关具备供货能力的企业信息,建立、健全的物资价格信息库,确定合格的供货商并建立长期合作关系,作为公司采购物资限价的依据。
4.5物品的入库与验收
物品买回后,由保管员和采购员共同对产品数量、规格、型号及质量进行验收,保管员凭购物明细对照入库无误后由保管员和采购员共同在入库单签字。
发票由经办人签字后,依据报销程序报销,固定资产、低值易耗品按规定办理验收、入库。
4.6物品的使用管理
4.6.1各单位每月需对领用数量、月耗材情况进行统计分析,合理配备,节省使用。
能够以旧换新的,再次领用时应以旧换新;不属于以旧换新的维修材料,应说明维修更换的部位,经工程部门负责人审批,方可领用。
4.7供方调查、评价
4.7.1各单位选择的供方应具备基本的材料设备、检测设备及良好的信誉。
4.7.2各单位负责对供方的能力进行调查,填写《供方能力调查表》,汇总提交到品质管理中心,经品质管理中心经理审核,确认拟选择的供方具备基本要求的条件,方可进行后续的评价工作。
4.7.3品质管理中心依据《供方评价表》,对各供方进行综合分析、比较,选择出合格的供方,并填写《合格供方明细表》,同一种物资可选择多个合格供方。
4.7.4合格供方的控制
4.7.4.1对列入《合格供方明细表》的供方,采取以下方法进行控制:
每年12月份,品质管理中心负责对在册的合格供方进行全面评价一次,评价完毕后负责填写《合格供方年度考核表》并纳入合格供方档案,评价时主要依据:
——对供方的相关经验进行评价;
——对供方产品的质量、交货情况及对产品问题的处理情况进行评审;
——对供方的质量管理体系进行审核并对其按计划提供所需产品的能力进行评价;
——调查供方的顾客满意程度的情况;
——调查供方的财务状况、服务和支持能力及后勤能力。
4.8费用报销及纪检要求
4.8.1财务部汇总每月的物料采购额度,每月进行公示,对于超出限额的单位进行预警、公示;
4.8.2物料费用报销原则上当月采购、当月报销;对于采购行为已完成,费用报销超过一个月的单位,一经查出,给予单位负责人500元经济处罚。
4.8.3对于当年度购置的物品,跨年不予报销;相关责任由单位负责人承担。
4.8.4对于在物料申购及费用报销中弄虚作假、虚开发票等行为,公司将给予“严重违纪”行为,并给予300元以上罚款,情节严重者公司有权追加法律责任并解除劳动关系。
4.8.5公司成立纪检部门,由财务部、行政管理部、品质管理中心对上述制度每半年进行一次固定检查,并组织不定时抽检。
对于违反上述规定的单位或个人,由纪检部门根据情节严重程度给予500元以上,50000元以下处罚,情节严重者公司有权追加法律责任,并与其解除劳动关系。
5关于规范物料申购填写的通知(编号:
TTWY-PZ-通-2012082)
5.1《物业公司申请表》《物料申购单》《比价单》使用范围。
5.1.1《物业公司申请表》使用范围
非常规性物品采购(如固定资产)、大于2000元的非固定资产、公区维修、预算外申购。
注:
公区维修类申请需详细写明“申购理由”及维修内容、地点。
5.1.2《物料申购单》使用范围
常规性物品采购(如消耗用品、低值易耗品)。
5.1.3《比价单》不单独使用,使用时需附在《物业公司申请表》或《物料申购单》后。
6相关文件
《经济合同管理规定》
7相关记录
序号
文件名称
保存部门
保存期限
1
《物料申购单》
品质管理中心
1年
2
《合格供方明细表》
品质管理中心
3年
3
《供方能力调查表》
品质管理中心
2年
4
《供方评价表》
品质管理中心
2年
5
《物资材料限价单》
品质管理中心
半年
6
《合格供方年度考核表》
品质管理中心
2年
7
《青龙物业公司申请表》
品质管理中心
1年
8流程图或重点事项图表
无
9附加说明
本文件主要修订起草人:
行政管理部、品质管理中心。
本文件由行政管理部、品质管理中心负责解释。
青龙物业公司申请表
编号:
公司领导:
兹就_______________________一事,给予办理为盼。
理由和要求如下:
以上请示,请领导批准!
谢谢!
申请人(签字):
年月日
部门负责人:
签字:
年月日
职能部门审核:
签字:
年月日
分管领导审核
签字:
年月日
总经理:
签字:
年月日
物料申购单
编号
申请部门
申购日期
申购类别
序号
物品名称
单位
数量
单价
总价
品牌/规格/型号
用途及申购理由
合计
库管员意见:
职能部门意见:
部门负责人意见:
分管领导意见:
总经理意见(必要时):
比价单
填制单位:
年月日编号:
预算内:
□
预算外:
□
序号
物料名称
(施工项目)
规格型号
单位
数量
报价单位名称
报价总价
报价单位电话
联系人
备注
购置(论证)部门意见:
签字:
年月日
提报单位意见:
签字:
年月日
分管领导意见:
签字:
年月日
职能部门意见:
签字:
年月日
总经理意见:
签字:
年月日
注:
对工程改造项目,需要论证可另附页。
供方能力调查表
编号:
企业名称
企业法人代表
地址
法人委托代表
联系电话
传真
所有制类型
邮编
联系人
年度产值
职工人数
运输方式
企业类型
税号
结算银行
账号
结算方式
资信等级
质量保证方式
情况调查
工艺装备情况:
技术、检验、质量管理机构设备及管理情况:
主要品种:
产品名称
规格
价格
供货能力
执行标准
质量水平
年供货量
供方评价表
编号
供方
产品名称
参加人员
评价方法及结果
对供方生产能力进行现场调查
对比其它使用者的经验和类似产品供货历史
样品评价
评审结论:
编制:
日期:
批准:
日期:
合格供方年度考核表
编号
供方
参加评审人员
考核情况
交货期:
产品质量及价格对比:
服务质量:
结论:
编制:
批准:
日期:
日期:
合格供方明细表
编号
序号
单位名称
产品
地址
邮编
电话
传真
联系人
备注
编制:
年月日
批准:
年月日
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