谈谈组织类型和组织效率.docx
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谈谈组织类型和组织效率
谈谈组织类型和组织效率,以及如何提高组织效率
在这里,我对组织的定义是:
基于某种目的,由一定数量的人以及客观环境组成的团队。
那么,根据这个定义,有些什么类型的组织呢?
我对组织进行分类的标准是定义中的第一句话——“基于某种目的”,也就是说形成组织的动因是分类的依据。
我将组织大致分为“利益聚合型”和“精神感召型”。
这里的“利益”是狭义的“利益”,主要是指“物质利益”。
所谓“利益聚合型”组织,是指在组织的形成过程中,成员的个人“物质利益”起到关键作用,“利益聚合型”组织的典型是各种企业集团。
相应的,所谓“精神感召型”,是指组织形成的动因是某种精神或信仰,典型例子是某些宗教团体、政党组织。
实际上,任何组织都不可能是那么纯粹的,物质利益聚合起来的组织也有自己的团队精神;而因为信仰而形成的组织也不能不食人间烟火,也得有物质支撑。
所以,这里对组织的分类是粗线条的,并不精确。
另外,组织类型也是可以相互转化的,比如初期是“精神感召型”组织,发展到后来,组织成员基本上都到组织里追求物质利益了,这时候组织就变成了“利益聚合型”。
比如列宁时代的布尔什维克到戈尔巴乔夫的苏联共产党,就是组织转化的例子。
关于组织的分类,我就先说到这里。
下面来谈谈组织效率。
效率的定义是“单位时间完成的工作量”。
那么什么是“组织效率”呢?
在这里我将效率定义扩展一下,所谓“组织效率”是指一定时间内,“组织”成功完成目标的数量以及质量。
在这里,我对组织效率的定义强调了“成功”和“质量”,因此,对于半途而废的组织目标是不包括在组织效率的计算中的;而不同的目标有不同的质量内涵。
不能说成功的组织一次春游和组织一场会战具有同样的组织效率。
所以,在计算组织效率时应该给每个目标加上一个权重。
不同类型的组织,根据不同的目标,应该有不同质量权重。
比如说商业组织,那么质量权重应该是利润;对于武装组织,质量权重应该是消灭了多少对手武装;对于宗教组织,可能是发展了多少教友。
总之,目标不同,组织效率的表达方式应该略有不同。
组织效率的关键要素是什么呢?
这个问题的答案恐怕很多,我不知道正确答案,但我有我自己的意见。
我认为组织效率主要来源于组织协作能力、成员个人能力以及能力效率。
成员能力效率是指个体成员能力发挥度,就是说某人可能很有能力,但如果他消极懈怠,那么他的能力也不会发挥出他所有的能力来。
以前曾经看过一本书,叫《人月神话》,里面主要是讲软件工程项目的组织管理。
但实际上,我认为绝大多数复杂项目都可以从里面得到借鉴。
那本书之所以叫《人月神话》,是因为很多项目管理者喜欢用“多少多少人,工作多少个月”来衡量工作量的,而该书的作者认为“人.月”的计算方法是不科学的,除非该项目可以完全独立的分解成很多子项目,而各子项目之间不需要协作和信息交流。
实际上,大多数项目,如果分解成子任务,子任务之间都是需要协作的。
下面我就虚拟一个例子,来说明组织效率的要素。
我将一个组织的目标分解成n个子项目,每个子项目分解成数量不同的事务,假设组织成员分担各项事务,大家在同一时间段处理自己负责的事务(组织成员并行工作),子项目分步完成(项目之间有时间先后顺序)。
我们用组织完成目标的时间来衡量组织效率。
假设组织成员完成项目中自己负责的事务需要时间为t,子项目完成时间为T。
组织目标
子项目1(T1):
事务11(t11)、事务12(t12)、事务13(t13)、......事务1n(t1n)
子项目2(T2):
事务21(t21)、事务22(t22)、事务23(t23)、......事务2n(t2n)
子项目3(T3):
事务31(t31)、事务32(t32)、事务33(t33)、......事务3n(t3n)
......
子项目m(Tm):
事务m1(tm1)、事务m2(tm2)、事务m3(tm3)、......事务mn(tmn)
所以,对于子项目1来说,实际上是速度最慢的那个组织成员决定了子项目的完成时间。
同理,其他子项目的完成时间也是取决于速度最慢的组织成员消耗的时间。
我们假设子项目中最慢的那个成员负责的事务编号刚好是i,那么T1=t1i;T2=t2i........;Tm=tmi。
所以,最终项目的完成时间等于T(总)=t1i+t2i+t3i+.......+tmi
上面虚拟的例子中,忽略掉了事务之间的相关性,以及子项目之间的联系。
也就是说隐含了一个假设,就是组织协作度为1,彼此之间由于不需要合作,所以配合度为100%。
当然,实际情况肯定不是这样的,在这里为了讨论问题的方便,先假设成员协作度为1。
那么从上面这个例子可以看出什么呢?
至少可以看出一点来,也就是流传很广的所谓的“木桶效应”,就是说一个木桶能装多少水,是由最短那一块木板所决定的。
在这里,组织效率是由组织成员中,效率最低的那个人所决定的。
这里的效率最低,不一定就是说该成员的能力最弱,而有可能是该成员没有将他的能力发挥出来,比如闹点小情绪偷偷懒什么的。
所以我在上面提出了一个能力效率的概念。
就象一台电机,设计出力和实际出力并不相等的,必须要乘上一个效率。
那么,不同类型的组织,各自是用什么方法来解决自己组织里“最低那一块木板”的呢?
先说说我们社会主义市场经济中大家都很熟悉的一个词语——“淘汰”,也就是说很多公司或者组织,都是通过“换木板”这种方式来解决这个问题的。
也就是将那块“短木板”抽出去,换上一块更长的“木板”,按照道理,木桶最短的地方被更换了,整个组织的效率理应得到提高。
不过,换木板这种办法虽然是最快捷的解决办法,但由于有些“木板”表面上看起来是很长,但可能有沙眼,或者有疙瘩,装上去可能一样会漏水。
对于“木板”的能力,组织可以通过什么学历、职称什么的来间接考察,但对于木板的能力效率,就只能在使用过程中才能发现了。
所以,换“木板”不见得就能提高组织效率。
大多数“利益聚合型”组织,多采用这样的方式来提高效率。
原因很简单,组织形成的动因就是为了追求利益,而成员加入组织的目的也是为了寻求个人利益,对于损害组织以及成员利益的那块最短的“木板”,最快捷的的方式就是抽换掉。
另外一个办法就是在成员之中制造危机感,就是通过作势抛弃短“木板”,让组织成员主动提高个人的能力效率,不敢懈怠和偷懒。
实际上这种方式更不好,因为这会让组织成员相互戒备,生怕自己成为最短的那一块“木板”,所以组织成员间最大的目标是让自己成为最长的木板,让别人成为短木板。
至于为什么不好,我在后面再详细论述。
另外一种组织类型是怎么来解决木桶效应的呢?
实际上要让木桶装更多的水,还有另外一种办法,就用更多的短木板,将“桶”围得更大,桶径大了,桶的容积相应的当然也就大了,不过这样的木桶,对于那些长木板来说,会有屈才的感觉,总是琢磨“要是都是我这么长的木板,这个桶会装多少多少水”。
对于精神感召型组织,由于组织形成的动因是因为信仰、理想或者其他的什么精神,成员加入组织也主要不是为了个人利益,所以组织对成员的个人事务处理能力并不是特别重视,因此,精神感召型组织并不会特别针对个人能力进行组织成员的挑选。
比如说没有听说信仰某种宗教需要大学本科文凭,目前为止,也还没有听说加入共产党需要什么职称凭证。
这样的组织,按照道理效率会比较低,但实际情况往往相反。
这里先简单说一下原因。
上面我说了,个人能力必须和个人能力效率相乘,才能等于个人的效率。
对于利益聚合型组织成员,个人能力比较高;而对于精神感召型组织,个人能力的效率会比较高。
这里只说结论,不展看论述。
接下来我将上面的虚拟例子完善之后,再来说明组织效率的问题。
上面的例子中,由于我忽略掉了项目事务之间的相关性,以及子项目之间的联系,隐含假设组织协作度为100%。
这和实际情况是不一致的,下面我就把这两个因素补充上去。
假设事务与事务之间,需要有1GB的信息量进行交流,组织成员之间进行信息交流的时候各自拥有自己的加密解密算法,向其他成员传递信息时候,使用加密算法进行信息加密;接受信息的时候按照自己的算法进行解密。
这里之所以设计一个加密解密过程,实际上就是为了体现成员间的配合度,配合度高,加密解密算法统一,或者使用明码,如果配合度低,那么就尽可能为别人设计复杂算法,提高自己的解密能力,从而体现自己的高效率。
因此,上面的虚拟例子中,每件事务的解决时间,除了真正处理问题的时间,还需要加上一个信息交流时间。
这个交流时间包含传递信息的加密时间和接受信息的解密时间。
这里我用d来表示,实际上这个d表示的是组织的协作度。
这样,对于一个复杂项目来说,组织的效率就体现在两方面,组织成员的个人效率和组织的协作度。
如果假设组织成员的个人效率是一个固定值,决定组织效率的关键因素就是组织成员之间的协作度了。
那么,对于“利益聚合型”组织,个体成员之间,他们将采用什么策略才能得到自己的最大个人利益呢?
由于这类型的组织,一般采用“奖优罚劣”的组织原则,所以组织成员的最大利益就是让自己成为组织中最优秀的那一个,要做到这点,有两条途径,第一是让自己表现得更好;另外一条途径就是让别人表现得更坏。
所以,进行事务信息或者项目信息的交流过程中,自己尽快获取正确信息,以及让别人更难获取自己的信息,就是组织成员获取个人利益的最佳手段。
因为只要自己的时间d最少,那么自己的效率就是最高的,因此自己也是木桶效应里面的长木板。
突然想到小时候下的跳棋,跳棋的技巧就是不光要时刻注意给自己“搭桥”,还要留心堵别人的“路”或者拆人家的“桥”。
所以,在利益聚合型组织中,“搭桥”“拆桥”就是获取个人利益的途径。
对于精神感召型组织,组织成员间由于具有共同的信仰,而且精神信仰对于他们来说才是第一位的东西,因此他们之间的信息交流一般会使用明码,信息交流时间d非常小,甚至可以忽略。
所以,在“精神感召型组织”中,组织成员的个人效率可能会相对较低,但组织的整体效率却比“利益聚合型”的组织要高。
这就是为什么社会主义公有制经济体在实施大型项目的时候,会比市场经济效率高很多的原因。
在我们拥有共同的理想——建设社会主义新中国,我们的社会组织是在共产主义理想的感召下组合在一起的。
这个时候,组织成员间信息交流的密码是:
“为人民服务”“都是干革命工作”这样的明码;那时候组织协作度可以说接近100%。
当社会主义具有了中国特色之后,当允许一部分人先富起来之后,我们的社会组织逐渐失去了信仰,在“先富起来”的念头下,社会逐渐演变成为了“利益聚合型”组织。
今天我们在痛骂社会风气不良的同时,狐疑的望着街头佝偻的乞丐——真乞丐?
假乞丐?
;帮?
不帮?
这个社会加密信息太多,我们对自己的解密能力已经没有信心。
只有用麻木来欺骗自己的良心。
一个由利益聚合起来的社会,会是一个高效率的社会吗?
下面详细谈谈如何用“为人民服务”的理念提高组织效率。
如上文所述,由于组织效率依赖组织成员的个人效率和成员间的配合度,所以要提高组织效率,主要从提高个人效率和增强成员间的协作度两方面着手。
对于组织成员的个人效率,是由成员个人能力以及工作态度决定的。
如果一个人的个人能力高,对工作又热情认真负责,那么他的个人效率显然是高的。
个人能力可以通过学习、培训等方式逐渐获取,而工作态度就得依靠内心的自觉。
那么成员这种内心的自觉是怎么来的呢?
不同组织有不同的方法。
对于“利益聚合型”组织,主要是通过“利诱”,也就是通过物质刺激,激发成员的工作热情和端正成员的工作态度,在“利诱”的同时,配合某种企业文化的建设(在这里我用企业来代表利益聚合型组织)。
实际上,那些国际性的大公司,往往是非常注意企业文化的建设的,有一种流行的说法——同类企业的最高层竞争,其实是企业文化的竞争。
当然,企业文化不仅仅是为了提高员工的“自觉”性,更主要的作用是提高成员配合度,这点我在后面再详细论述。
对于“精神感召型”组织,由于组织形成的动力就在于大家被某种共同理念所吸引,所以提高成员个体效率主要是通过强化成员共同理念的认可,激发成员为该理念忘我工作的热情,以及在这种忘我精神下主动寻求提高个人能力的机会(在这里我用共产党组织来代表精神感召型组织)。
所以,对于精神感召型组织,总是会有很多学习活动。
比如以前老百姓不是说“共产党的会多”吗,这些“共产党的会”,其实就是强化组织成员核心理念的活动。
现在每周星期四下午,好象就是很多基层党组织学习时间吧?
(由于我不是党员,所以不太清楚。
)另外,党中央组织的一波又一波的运动,也是强化组织成员核心理念的行为。
当然,效果不一定每次都很好,但组织这些活动是绝对必要的,因为党组织是依靠共产主义理想对成员的感召而建立的,如果失去了成员对这个共同理想的认可,那么组织核心聚合能力就将散失,没有了核心聚合力,也就为组织的溃散埋下了伏笔。
实际上,苏共在很短的时间溃散,就是因为大多数苏共党员,在戈尔巴乔夫的新思维下,失去了共产主义理想,所以苏共崩溃是迟早的事。
在这里我要说两句题外话。
自从党中央提出“允许一部分先富起来”的口号之后,由于没有限定“先富”的范围,加上一部分党员的有意无意之间的错误理解,用“先富起来”这个理念来置换共产主义理想,这导致了一个“精神感召型”组织向“利益聚合型”组织演变,以至于在某些基层组织,将组织的书记叫为“老板”。
在演变的过程中出现贪污腐败的现象其实是必然的,如果要彻底纠正腐败现象,只能让组织重新回到精神感召这条路上去。
对于精神感召的组织,千万不能用物质利诱来提高他们的效率,这对于精神感召型组织的伤害,是结构性的也是致命的,是任何外在敌对势力不能企及的。
下面接着来谈谈如何提高组织成员间的配合度。
还是利用上文的例子,假设成员与成员间的信息交换量为1GB,成员间的配合度用信息交换需要的时间来表征,成员拥有自己的信息加密方法,成员在接受另外成员信息时需要用自己的经验和能力解密。
那么,如果要提高组织成员间的配合度,就需要成员间信息交换时间越小越好。
最好的办法当然是成员间信息交换时候使用明码,不对信息进行任何加密。
那么怎样才能做到这点呢?
这就需要成员间彼此信任,信任度越高,信息交流的时间越少,配合度就越高,组织效率就越高。
对于利益聚合型组织,一般来说,成员个体效率和他的个人利益是相结合的,所以让自己的个人效率比别人高是组织成员的利益所在。
那么提高自己的解密能力,以及对自己发出的信息进行加密就是成员获取个人利益的方法。
当然,组织可以通过制定工作流程,以及通过ISO9000等标准化管理,尽可能的在组织成员之间制定沟通协议,通过协议,确保信息的准确传递。
但是,工作流程并不是效率的保证,实际上很多“聪明”的“经济人”正是利用工作流程对自己传递信息进行“加密”,这一点如果办过什么工商执照、去申报过货物通关的人可能会比较有感受。
因此,标准流程和标准管理只是保证信息最终能准确传递,并不能保证效率,事实上它们往往还是“效率杀手”。
曾经有“主流学者”们论证,腐败是润滑剂,可以提高事务运作效率,这从侧面看出“流程”不能保证成员间的配合度,“流程”往往是成员慢待配合的最好借口,也是制造“腐败”机会的有力武器(这里的“腐败”是广义的腐败)。
对于精神感召型组织,他们是如何提高成员间的配合度的呢?
实际上主要内容我在上文中已经说了,那就是强化成员间的共同理念,提高成员的自觉性。
下面我具体用“为人民服务”的理念在提高社会效率方面的作用来具体说明。
我这里强调一点,我这里说的是为人民服务的“理念”,而不是口号。
也就是说是大多数成员真心相信自己的无私奉献是在为“人民服务”。
当然,现在没有几个人是真心相信这个口号的了,如果再说这句话,别人会以为你在调侃。
在我看来,“为人民服务”曾经是社会成员间的通用密码,就是组织成员做事情,或者帮别人做事情,自己并不能从该件事情中得到好处,但坚信自己做的事情对其他人——也就是人民是有好处的,只要是自己的行为对社会起到了积极作用,那么自己也就是在“为人民服务”,因而并不计较自己的付出。
就是这样,由于有了“为人民服务”的理念,组织成员间的高度协作,虽然不是自己的任务,只要力所能及,也会尽量帮助。
那时候工厂里经常有什么“攻坚”“会战”一类的提法,很多技术问题就是在大家的群策群力之下,得到快速解决。
因此中国才会以最快的时间完成原子弹、氢弹的跨越,才会在一穷二白的基础,快速建立起完整的工业体系。
而同样的印度,拖拖拉拉几十年,到现在基础工业仍然薄弱。
当然,现在中国的基础工业怎样了,也不好说。
但在毛泽东去世的时候,工业体系是完整的。
现在我们的社会,缺少一个核心信仰,按照何新先生的提法,就是国家精神。
由于没有核心信仰,因此我们无法利用精神感召来建设我们的社会组织,所以只能利用物质刺激,也就是用物质利益来聚合我们的社会。
所谓物欲难填,人的物质欲望是没有止境的,物质需求也不是人的唯一需求。
更严重的问题是,原来应该是用精神信仰来维系的组织,现在也变成用物质手段来维持。
腐败实际上是“精神感召型”组织向“利益聚合型”组织转变的必然现象,要反腐败只有让转变过程逆动。
腐败的起因是某些人开始利用物欲来提高组织效率、巩固核心地位。
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