总帐报表操作手册课案.docx
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总帐报表操作手册课案
用友软件操作手册
一、系统管理(设置操作员、建立帐套,财务分工)
一)启动和注册
1、启动:
双击桌面的[系统管理]图标
2、注册:
[系统]—[注册]—在操作员栏输入admin—[确定]
二)设置操作员
1、增加[权限]—[用户]—[增加]—输入编号姓名口令—[增加]
注意:
1)编号唯一(不能与已经增加的操作员的编号重复)
2)编号和姓名必须要输入
3)口令和确认口令要保持一致
2、修改删除操作员选中某个操作员—[修改]/[删除]
三)帐套建立[帐套]—[建立]
第一步:
账套信息
账套号必须是三位数001-999唯一
帐套路径采取默认
[会计期间设置]可以更改结帐日期
第二步:
单位信息单位名称必须要输入
第三步:
核算类型行业性质一旦选择不能修改
第四步:
基础信息
[完成]—[可以创建帐套了么]—[是]
第五步:
分类编码方案
例如:
102银行存款
10201工行存款
3-2-2表示一级科目是三位数,最多可以设置999个一级科目;表示针对每一个一级科目,最多可以设置99个二级科目
3-2-2表示只可以增加的三级
第六步:
系统启用
注意:
系统启用会计期间要大于或等于帐套启用会计期间
如果说建帐时不进行系统启用,可以进入企业门户,在[设置]页签—基本信息—系统启用(只能以帐套主管的身份注册进入企业门户)
四)财务分工[权限]—[权限]—选择帐套和会计年度—选择操作员—[修改]—选择明细权限,在其前调勾—[确定]
二、企业门户
启动和注册:
双击桌面[企业门户]图标
一)基础设置[设置]页签
1、凭证类别的设置[基础档案]—[财务]—[凭证类别]
2、会计科目的设置[基础档案]—[财务]—[会计科目]
1)会计科目的增加修改删除
2)会计科目的指定:
[基础档案]—[财务]—[会计科目]—[编辑]—[指定科目]—选择现金总帐科目—在待选科目栏中选择101现金—点击“〉”—使现金科目由待选科目变为已选科目—银行总帐科目指定过程同上
注意:
1)查询现金、银行日记账必须进行指定科目。
(只需指定一次即可)
2)当该科目有余额或发生额时,不易增加下级科目
3)删除科目要自下而上删除
4)科目一旦使用,是不能删除的
3、期初余额的录入[业务]页签—[财务会计]—[总帐]—[设置]—[期初余额]
1)各种颜色余额栏录入余额的方法:
白色余额栏
末级科目
单击直接录入
蓝灰色余额栏
非末级科目
不用录入,系统根据下级科目余额自动计算
浅黄色余额栏
辅助核算科目
双击点增加录入.
2)年初建账与年中建账录入余额的区别:
年初建账
余额栏为一栏式
只需录入年初余额
年中建账
余额栏为四栏式
需录累计借、贷方发生额及本月初余额
年初余额不用录入,由系统自动计算
注意:
1)期初余额录入完成后,一定要试算并对账,如果不平是不能记账的
2)红字余额的录入:
用负号录入
3)修改余额:
在错误余额处直接录入正确的即可
4)删除余额:
点中要删除的余额后按数字零键即可
5)凭证记账后,期初余额变为浏览只读状态(不可修改)
二)日常处理
1、换人[系统]—[重注册]—更换操作员
2、填制凭证
1)凭证编号方式的更改
以帐套主管的身份注册进入企业门户—[财务会计]—[总帐]—[设置]—[选项]—选择凭证页签—选择凭证编号方式:
系统编号或手工编号—[编辑]—[确定]
2)制单日期:
不能超前建帐日期,不能滞后系统日期
3)常用摘要的设置:
在填制凭证界面把鼠标指向摘要栏—点击参照按钮—[增加]—输入摘要的编码和名称
4)科目的录入:
直接录入科目编码、点击参照按钮选择科目、使用助记码
5)如果借贷方存在差额,点击回车键摘要自动复制(和上一行一致)
6)点击“=”自动倒挤借贷方差额
7)如果连续增加凭证,点击[增加]按钮
([增加]按钮的作用:
自动保存当前凭证以及增加下一张凭证)
8)填制凭证时需要新增科目:
把鼠标指向科目名称栏—点击参照按钮—[编辑]直接进入会计科目界面—[增加]即可增加科目
前提:
[系统管理]—[系统]—[注册]—操作员admin—[权限]—[权限]—选择操作员—[修改]—选择公用目录设置—在“财务—会计科目”前调勾
9)赤字控制:
当科目的最新余额出现负数的时候系统会给与提示
参数设置:
帐套主管的身份注册进入企业门户—[财务会计]—[总帐]—[设置]—[选项]—选择凭证页签—在“赤字控制”前调勾
10)在填制凭证时,按空格键可以调整金额借、贷方向,按“-”号显示红字/蓝字金额
11)查看科目的最新余额:
选择科目—[余额]/[查看]—[查最新余额]
12)凭证草稿的保存和引入:
[制单]—[凭证草稿的保存]—没有录完的凭证保存
如果继续录完整[制单]—[凭证草稿的引入]
注意:
系统中只可以保存一张草稿
13)[放弃]/[插分]/[删分]
14)生成常用凭证:
[填制凭证]—[制单]—[生成常用凭证]—输入常用凭证代号和说明
调用常用凭证:
(不点[增加]按钮时)
[填制凭证]—[制单]—[调用常用凭证]—输入常用凭证的代号—[保存]
3、修改凭证
1)未审核未出纳签字的凭证可以直接修改:
[填制凭证]—[查询]—找到需要修改的凭证,由制单人本人来修改
2)如果已经审核或已经进行出纳签字,先取消出纳签字,取消审核在[填制凭证]中找到该张凭证进行修改
4、删除凭证
1)在[填制凭证]界面—[制单]—[作废/恢复],凭证即已被作废;
2)在[填制凭证]界面—[制单]—[整理凭证]—选择凭证期间—[确定]—在[删除?
]项下双击或者点“全选”--出现Y后—点[确定]—提示“是否整理凭证断号?
”—点“是”后,则该张凭证以后的所有凭证都自动往前串号(如果不想串号,则点“否”。
可以用手工编号:
点设置—选项—凭证页签—选择手工编号)
3)查询空号的方法:
A、当凭证编号方式采用系统编号时:
[业务]页签—[财务会计]--[总帐]—[设置]—[选项]—凭证页签—在“自动填补凭证断号”前调勾—[编辑]—[确定]
B、当凭证编号方式采用手工编号时:
[业务]页签—[财务会计]—[总帐]—[凭证]—[填制凭证]—[查看]—[显示空凭证号]
5、查询凭证
未记账的凭证1)[填制凭证]—[查询]/[上张][下张]
2)[查询凭证]—[全部凭证]/[未记账凭证]
记账的凭证[查询凭证]—[全部凭证]/[已记账凭证]
6、审核凭证
执行审核:
[总账]—[凭证]--[审核凭证]—[审核凭证]—[确定]—[确定]—点[审核]
注意:
制单人与审核人不能是同一人
凭证已经标错的,是不能审核的
凭证一旦审核,是不能够修改和删除的,只有取消审核后才可以修改,删除(以审核人的身份进入企业门户,在[凭证]—[审核凭证]找到需要取消审核的凭证—[取消]—换成制单人的身份注册进入企业门户—[凭证]—[填制凭证]找到需要修改的凭证,直接修改即可)
审核人—在[审核凭证]里审核凭证、取消审核
制单人—在[填制凭证]里填制、修改、删除凭证
7、记账
[凭证]—[记账]—[选择记账范围]—[下一步]—[记账报告]—[下一步]—[记账](第一次记账系统会自动弹出期初余额试算表)
注意:
1)凭证未审核,不能记账
2)如果上个月没有结账,本月不允许记账,否则会提示“无可记账凭证”
3)凭证都已经记完账,不允许再记账的,否则会提示“无可记账凭证”
4)凭证记账之后,期初余额变为浏览只读状态,不可以修改增加
5)凭证记账后,只可以通过[查询凭证]来查看凭证(选择已记账凭证)
8、查询帐表教材145-149页
三)总帐期末处理
1、转账定义:
(期间损益转账定义—初始设置)
[期末]—[转账定义]—[期间损益]—在本年利润科目栏中输入本年利润科目—[确定]
转账生成(月末处理)前提:
所有凭证均已记账
[期末]—[转账生成]—选择结转月份—选择结转类型(期间损益结转)--[全选]—[确定]—注意制单日期—[保存]在凭证左上方有红字标示“已生成”字样--[审核]—[记账]
2、对账:
[期末]—[对账]—在对应月份“是否对账”栏下双击—出现“Y”—[对账]
3、结账:
[期末]—[结账]—[下一步]—[对帐]—[下一步]查看月度工作报告—[下一步]—[结账]
注意:
1)已经结账的月份不能在填制凭证
2)还有未记账凭证的月份不能结账
3)每月对帐正确后才能结账
4)如果和其他系统联合使用,在其他系统均已结账后总账才可以结账
5)年底结账时先进行数据备份后再结账
3、逆操作
步骤
功能
操作
人员
1
取消结账
点[期末]—[结账],选中要取消结账的月份,按Ctrl+shift+F6,输入口令
账套主管
2
取消记账
1).点[期末]—[对账],按Ctrl+H,激活恢复记账前状态
账套主管
2).[凭证]菜单—[恢复记账前状态]—恢复到最近一次或月初
3
取消审核
点[凭证]—[审核凭证]—[确认]—[确定],找到相应的凭证—点[取消]
审核人本人
4
修改凭证
点[填制凭证],可以直接修改错误凭证中的任何内容。
本人或他人
5
删除凭证
在填制凭证界面,点[制单]—[作废],再点[制单]—[整理凭证]
说明:
每月结账后,进入下一个月份,从填制凭证开始工作,不需再录入余额,余额由系统自动转到下一个月份。
第二月及以后各月的操作步骤:
填制凭证—审核凭证—记帐—转账—对账—报表—备份—结帐
4、引入一般情况下不要做引入,只有在数据丢失或被破坏的情况下才引入
[系统管理]—[系统]—[注册]—操作员admin(账套备份)/账套主管(年度备份)--[账套]—[引入]—找到备份文件uferpact.lst—[打开]—经过一段解压缩—提示账套引入成功
5、删除账套:
[系统管理]—[系统]—[注册]—用户名admin—[账套]—[输出]---在“删除当前输出账套”前调勾—[确认]---经过一段压缩拷贝的过程—选择备份目标—“真要删除该账套么”—[是]
6、修改密码:
1设置密码:
[系统管理]—[权限]—[用户]—[增加]—输入口令和确认口令
2修改密码:
(操作员)
1)[企业门户]注册界面—在“密码”栏输入正确密码—在“改密码”前调勾—[确定]
输入新口令以及确认新口令—[确定]
2)[系统管理]—[权限]—[用户]—选择操作员—[修改]—重新输入口令和确认口令—[修改]
3)admin设置密码
7、修改账套
操作:
双击[系统服务]—双击[系统管理]--[系统]—[注册]—选账套主管、账套号和会计年度—[确定]--点[账套]—[修改],可以修改单位名称、会计期间以及编码级次等。
注意:
1)只有账套主管才有权利进行修改账套:
可以修改单位名称、会计期间、编码级次等(科目没有被使用的才可以修改科目编码级次)。
2)系统预置的科目编码原则不允许被修改
3)修改账套时不能修改行业性质、账套号、启用会计期。
8、系统管理员与账套主管的区别
功能
系统管理员admin
账套主管
1.建立新账套(第一年)
√
×
2.建立年度账(第二年以后)
×
√
3.结转年度数据
×
√
4.修改账套
×
√
5.增加、注销用户
√
×
6.给操作员赋权
√
√
7.指定账套主管
√
×
8.清除异常任务和单据锁定
√
×
9.查看上机日志
√
×
10.账套输出和引入
(备份和恢复)
所有年度账套
本年度账套
四)新年度建账流程
1、完成上年度工作(2005年12月份结账)
作好数据的备份工作。
2、将系统时间调整为新年度日期(2006年1月)
3、以账套主管身份注册“系统管理”模块(会计年度为2005年)
4、[年度账]-[建立](默认新年度为2006年)
5、注册总账填制凭证,但不审核记账(会计年度为2006年)
6、待完成2005年调整且2005年12月份结帐后
[系统]—[注册]—选择账套主管—选择2006年—[确定],进入新年度账。
7、[年度账]-[结转上年数据]―结转总账
8、如果要调整某科目的结构,需进入“总账”模块的[期初余额]界面先把余额表打印出来,在删除此科目余额后,再修改科目,完成之后重新录入余额。
专题:
备份
1、数据自动备份流程(网络版用户在服务器的系统管理模块进行自动备份)
1)创建备份的文件夹:
双击[我的电脑]—双击E:
\盘符(建议用最后一个盘符进行备份)—[文件]—[新建]—输入文件夹的名称为用友备份
2)[系统管理]-[系统]—[设置备份计划]—[增加]—输入计划编号、计划名称(例如:
财务数据备份),备份类型默认为账套备份—发生频率可以选择为每天—开始时间可以自行设定(例如:
为16:
00,这样每天下午4点时系统可以自动备份)--有效触发时间为2小时—保留天数为7天--双击选择备份路径为E:
\用友备份—选择需要备份的账套号—[增加]
3)注意备份的文件不能双击打开,除特殊情况外不要做账套数据引入。
4)测试备份数据是否成功的方法:
将备份输出的账套文件—复制—粘贴,如果粘贴成功表示此备份成功
2、手工备份流程:
(网络版用户在服务器的系统管理模块进行手工备份)
1)创建备份的文件夹:
双击[我的电脑]—双击E:
\盘符(建议用最后一个盘符进行备份)—[新建]—[文件夹]—输入文件夹名称(例如:
财务数据备份)—再双击打开财务数据备份文件夹—[新建]-[文件夹]—输入文件夹名称是帐套号(例如:
001帐套)--重复以上操作建立文件夹如下:
财务数据备份/001帐套/2005年/10月
2)[系统管理]—[系统]—[注册]—操作员admin—[账套]—[输出]—选择账套号—等待—选择备份目标为备份的文件夹双击打开(注意文件夹口一定为敞开)
四)财务处理流程
模块 步骤
启动
注册(第一次以系统管理员admin的身份进入)
系统管理设置操作员
建立账套
财务分工
总账参数设置
初始基础设置(会计科目、部门、职员、项目)
录入期初余额
填制凭证
总账日常出纳签字(此项为可选的控制流程)
审核凭证
记账
转账(转账定义—转账生成—保存—审核—记账)
月末试算并对账
结账
三、报表取数
1、第一个月利用模板出报表
[企业门户]—[业务]页签—[财务会计]—[UFO报表]—[文件]—[新建]—[格式]—[报表模板]---选择行业性质和财务报表—切换到数据状态—[数据]—[关键字]—[录入]—[保存]
报表不平的原因:
1)帐套是否注册正确
2)总帐系统的凭证是否都已经记帐
3)行业性质的选择是否和建帐时所选择的行业性质一致
4)公式是否设置正确
2、第二月及以后月份报表取数
双击上月保存的报表—输入操作员编号,密码,选择账套,输入操作日期—在“数据”状态—[编辑]—[追加]—[表页]—输入页数—点击“第2页”—[数据]—[关键字]—[录入]—[保存]
- 配套讲稿:
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- 关 键 词:
- 总帐 报表 操作手册