企业账款管理制度.docx
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企业账款管理制度
企业账款管理制度
一、暂借账款管理制度
第一章总则
第一条为提高公司资金使用效益,减少资金占用,特制定本制度。
第二章管理范围
第二条暂借款是指因特殊用途的临时性借款,包括:
(1)差旅费借款。
(2)零星购物借款。
(3)其他临时性借款。
第三章款程序和标准
第三条因公出差。
(1)需借支差旅费时,应填貨请款单,注明预借金额。
(2)经各级主管审查、审核、签批
(3)到财务部领款。
(4)财务部以请款单为借款依据、报销差旅费审核依据。
第四条零星购物借款。
(1)由采购部门作出书面采购计划。
(2)经各级主管审查、审核、签批。
(3)到财务部领款。
(4)财务部以采购请款单为借款依据。
第五条一般零星购物借款。
般零星购物借款限额为元,驾驶员、采购主管可领取定额借款(备用金),定额标准由各部门经理拟定报总经理批准。
第六条个人临时性借款。
(1)一般不予借给,特殊情况经批准可借给;有借款尚未还清者,一律不准再借。
(2)借款人填借款单,注明个人用途
(3)经各级主管签批。
4)到财务部以请款单作为借款还款依据。
第七条个人借款一般不超过其2个月工资额,超过时须有公司担保人。
第八条暂借款可使用现金、支票或汇票支付,视不同情况和公司财务规定确定。
对经常性借款人员,经批准可办理信用卡。
第九条暂借款还款、报销期限。
(1)对出差人员,在返回公司5天内报销差旅费。
2)对领用备用支票、汇票结算的采购,使用后5天内报销3)对领用备用金的部门、个人,定期(不定期)报销。
(4)对个人借款,最长不超过2个月还款。
第十条借款人应按规定期限及时报销或还款。
第四章监督和处罚
第十一条借款人应严格按照借款用途使用借款,不得挪作他用;否则,按情节轻重追究责任。
第十二条财务部门应定期、不定期清理暂借款。
对逾期未还、未报者,发送报销催办单通知当事人;仍未改进者,扣除工资和采取其他措施。
第五章附则
第十三条本制度由财务部解释、修订,经总经理批准颁行。
二、问题账款管理办法
第一章总则
第一条为维护本企业与业务人员的权益,减少坏账损失,特制定本办法。
第二条本办法所称的“题账款”系指本公司营业人员于销货过程中(含演示与试用)所发生的被骗、被倒账、收回票据无法如期兑现或部分货款未能如期收回等情形的案件。
第三条因销货而发生的应收账款,自发票开立日起,满××个月尚未收回,亦未按企业规定办理销货退回者,视同问题账款
第二章问题账款的处理
第四条间题账款发生后,销售部门应于メ×日内,据实填妥“问题账款报告书”,并附相关证据、资料等,依序呈请销售经理查证并签注意见后,呈报营销总监并转请法律顾问协助处理。
第五条问题账款报告书上的基本资料栏,由销售会计填写;账款发生经过、处理意见及附件明细等栏,由经办销售业务员填写。
第六条法律顾问应于收到报告书后日内,与经办业务员及销售经理、财务部经理了解情况,了解情况后拟定处理方案,呈请营销总监批示。
第七条“问题账款”发生后,经办业务员未依规定期限提出报告书请求协助处理者,法律顾问可不予受理。
逾××天仍未提出者,该“问题账款”应由经办业务员负全额赔偿责任。
第八条销售会计未主动填写报告书的基本资料或销售经理疏于督促其及时报告,应连带受行政处分。
第九条经核定由经办销售业务员先行赔偿的“问题账款”,法律顾问应寻求一
切可能的途径继续处理。
若事后追回产品或货款,应通知财务部于追回之日起メX天
内,依比率一次退还原经办业务员。
第三章坏账的处理
第十条销售业务员全权负责自己经手赊销业务的账款回收。
第十一条销售业务员应定期或不定期地对客户进行访问(电话或上门访问,每季度不得少于次)。
第十二条销售业务员访问客户时,如发现客户有异常现象,应自发现问题之日起×日内填写“题客户报告单”,并建议应采取的措施,或视情况填写“坏账申请书”呈请批准。
第十三条符合下列条件之一的,可以由财务部确认为坏账。
(1)因债务人死亡,以其遗产清偿后仍然无法收回
(2)因债务人破产,以其破产财产清偿后仍然无法收回。
(3)债务人较长时期(超过×年)未履行偿债义务,并有足够证据表明无法收回或收回的可能性极小。
第十四条销售业务员提交坏账申请书时,应将客户的名称、负责人姓名、营业地址、电话号码等填写清楚,并将申请事实及理由做简明扼要的叙述,经销售经理、营销总监批准后,连同账单或差额票据转交财务部处理。
第十五条财务部负责定期对应收款项进行全面检查,预计各项应收款项可能发生的坏账,对于没有把握能够收回的应收款项,应当计提坏账准备。
第十六条计提坏账准备的范围、提取方法、账龄的划分和提取比例,由财务经理负责草拟意见,经总经理批准,并按照法律、行政法规的规定报有关各方备案
第四章附则
第十七条本办法由财务部、销售部共同制定,解释权归财务部。
第十八条本办法自颁布之日起实施。
三、货款回收管理制度
第一条未收款。
当月货款未能于次月5日以前回收者,自即日起至月底止,列为“未收款
第二条催收款。
未收款未能于前项期限内回收者,即转列为“催收款”
第三条准呆账。
经销店有下列所述情形者,其货款列为“准呆账”。
(1)经销店已宣告倒闭或虽未正式宣告倒闭,但其迹象已渐明显的。
(2)经销店因他案受法院查封,货款已无清偿可能的。
(3)支付货款的票据一再退票,而无令人可相信的理由,并已停止出货1个月以上的。
(4)催收款迄今未能解决,并已停止出货1个月以上的。
(5)其他货款的回收明显有重大困难的情形,经签准依法处理的。
第四条未收款的处理。
(1)当月货款未能于次月5日以前回收的,财务部应于每月10日以前将其明细列交营业部核定。
(2)前项情形,该辖区经理级主管应于未收款期限内监督下属解决。
第五条催收款的处理。
(1)未收款未能依上列(未收款的处理第二款)解决,以致转为催收款者,该经理级主管应于未收款转为催收款后5日内将其未能回收的原因及对策书面提交副总经理,转呈总经理核示。
(2)货款经列为催收款后,副总经理应于30日内监督下属解决。
第六条准呆账的处理。
(1)准呆账的处理乃以营业单位为主办,根据法律程序,由法务部另以专案研究处理。
(2)移送法务部配合处理的时机:
准呆账第一、第二两款的情形,应于知悉后即日送法务部配合处理。
第三、第四款的情形,营业单位应依催收款的处理规定先行解决;处理后未能有结果,认为有依法处理的必要,再签移法务部依法处理。
(3)正式采取法律途径以前的和解,由法务部会同营业部前往处理。
(4)法律程序的进行,由法务部另以专案签准办理,并随时转营业单位协助有关事项。
第七条准呆账的检。
准呆账移送法务部后,由法务部呈请董事会定期召集营业、企划、财务等单位召开检会,检案件的前因后果,以为前车之鉴,并检査有关人员是否失职。
四、应收票据管理制度
第一条为确保公司权益,减少坏账损失,特制定本制度,以资遵行。
第二条各营业部门应翔实办妥客户征信调查,并随时调查客户信用的变化(可利用机会通过A客户调查B客户的信用情况),填入征信调查表相关栏内(政府机关、国有企业、信用良好的民营大企业及风险低的小金额或现金交易客户应不受此限)。
第三条营业部门最迟应于出货日起60日内收款。
超过上列期限者,财务科应就其未收款项详细列表,通知各营业部门主管转为呆账,并自责任人奖金中扣除。
嗣后收回票据时再行冲回(政府机关、国营事业及民营大企业等定有其内部付款程序者,应依其规定)。
第四条营业部『门所收票据,自销售日起至票据兑现日止,以120天为限。
超过上列期限者,财务科即依查得资料,就其超限部分的票据编制明细表,通知营业部门加收利息费用,利息概以月息、×分计算。
第五条赊售货品收受支票时,应注意下列事项。
(1)发票人有无权限签发支票。
(2)非该商号或本人签发的支票,应要求交付支票人背书。
(3)查明支票有效的绝对必要记载事项如文字、金额、到期日、发票人盖章等是否齐全。
(4)所收支票账号,号码越少表示其与该银行往来期越长,信用较为可靠(可直接向银行查明或请财务科协办)。
(5)所收支票账户与银行往来的期间、金额、退票记录情况(可直接向付款银行查明或请财务科协办)。
(6)支票上文字有无涂改、涂销或更改。
(7)支票不能修改(如大写金额),可更改者是否在更改处加盖原印鉴。
(8)支票上的文字记载(如禁止背书转让字样)。
(9)支票是否已逾到期日一年(逾期一年失效)。
如有背书人,应注意支票提示日期是否超过、第六条的规定。
(10)尽量利用机会通过A客户注意B客户支票(或客票)的信用。
第六条本公司收受的支票提示付款期限,最迟应在到期日后6日内予以处理。
第七条所收支票已缴交者,因客户存款不足或其他因素要求退回兑现或换票时,营业单位应填具票据撤回申请书,经部门主管签准后,送财务科办理。
营业部门取回原支票后,必须先向客户取得相当于原支票金额的现金或担保品,或新开支票,方可将原支票交付,但仍须依上列规定办理。
五、应收账款管理办法
第一条目的。
为保证及时回收账款,防止坏账的发生,减少收账费用及财务损失,提高资金周转效率,特制定本办法。
第二条定义。
企业应收账款是指企业在赊销、提供劳务后的应得收入,或者其他应收款项。
它是企业流动资产的组成部分,在企业与欠款人之间形成权债务关系。
第三条应收款的范围。
应收款包括应收账款、应收票据、其他应收款项和预付账款。
第四条管理部门。
应收账款的管理部门为财务部。
第五条信誉调查。
(1)赊销商品前,销售人员应对客户作信用调查,并报告销售主管。
赊销金额在万元以上的,应由总经理决定是否赊销。
(2)赊销产品时可以要求客户提供相应的担保。
如果是财产抵押担保,对抵押物应当办理登记。
第六条应收账款报告。
(1)应收账款实行每月向主管经理报告一次制度。
各单位于每月日将上一个月的应收账款情况报财务部,由财务部汇总后报公司主管经理。
(2)应收账款报告的内容包括欠款单位、欠款数额、欠款时间、经办人、是否发出催债书面通知等。
第七条催款责任
(1)财务部对到期应收账款,应当书面通知该账款的经办人,由经办人负责催讨账款。
(2)经办人应当每旬向财务部报告一次催款情况。
应收账款到账后,应当及时销账
第八条问题账款的处理
(1)对于欠账人赖账不还的,应当在诉讼时效期间内依据合同规定向法院提起诉讼或者向仲裁委员会提起仲裁。
采取法律手段催讨欠款的,由财务部提出方案,报公司经理会议决定。
(2)因经办人的责任导致应收账款超过诉讼时效而丧失胜诉权的,由经办人承担
法律责任。
第九条坏账准备金。
公司按期对应收账款和其他应收款提取坏账准备金。
当应收账款被确认为坏账时,应根据其金额冲减坏账准备金,同时转销相应的应收账款金额。
第十条坏账准备金的提取比例。
账期
比例
6个月至1年
5%~10%
1~2年
10%~30%
2~4年
30%~50%
4~5年
50%~100%
5年以上
100%
第十一条业务员收款
(1)业务员收到货款后,应于当日填写收款日报一式四份,一份自留,三份交财务部。
(2)收取支票的,业务员应当审核支票记载的金额、发票人的图章、发票的年月日、付款地等项目是否齐全、清晰,金额是否大写。
如果支票不符合规定,应当要求对方更换。
(3)业务员对于应收账款的回收负有责任的,逾期收款扣除相应的工作业绩:
超过30日的,扣除该票金额20%的业绩超过60日的,扣除该票金额40%的业绩超过90日的,扣除该票金额60%的业绩;超过120日的,扣除该票金额809%的业绩;超过140日的,扣除该票金额1009%6的业绩
第十二条问题账款的内部处理程序。
(1)问题账款是指本公司营业人员于销货过程中所发生的被骗、被倒账、收回票据无望、无法如期兑现全部或者部分货款的情况。
(2)问题账款发生后,该单位应在2日内据实填妥问题账款报告书,并检附有关证据资料等,依程序呈请单位主管审查并签注意见后,转呈法律顾问处协调处理。
(3)法律顾问处在收到报告后,应于2日内与经办人、单位主管会商处理办法,经总经理批准后,法律顾问处派人协助经办人处理。
(4)问题账款发生后,单位未在2日内报法律顾问处处理的,逾期15日仍未提出的,由单位自己负责处理。
第十三条本办法自发布之日起施行。
六、应收账款对账制度
第一章目的
第一条为明晰客户的应收账款,减少不必要的账款纠纷,保护公司的资产安全,特制定本制度。
第二章对账程序
第二条对于需要对账的客户,由销售人员向应收会计人员提出提供对账单请求。
第三条会计人员应及时从财务系统内导出客户对账单提供给销售人员,同时做好已发出对账单的记录,以备核销和查询。
第四条销售人员收到客户对账单后,向客户邮寄、传真或者以其他方式(电子邮件等)传送对账单。
第五条客户收到对账单并确认余额或者未确认余额但列明异议情况后,以邮寄、传真或者以其他形式传递到公司财务部。
第六条如果向该客户发出对账单后一个月没有回复,则会计应通知销售人员下个月继续对账。
如果该客户连续三个月没有回复对账单,销售人员应该将该笔对账业务转交销售部负责催办人员或者法务人员,由该专人负责通过电话等形式高频率督促该客户回复对账结果。
对于账期超过一年并且有连续三次未收到对账单回单的账款,销售人员必须亲自到客户处对账。
如果销售人员没有上门对账而且发生了坏账,则相关销售人员要承担相应经济责任。
第七条应收会计收到对账单回单后,核销已发出对账单记录,将汇单装订保存备查。
如果对账单回单有异议,则财务人员应该和销售人员及物流人员共同寻找差异原因。
第八条如果对方对余额有异议,要求提供明细账,或者对账单回单没有提供对方的明细账情况,会计应告知客户,会发送账目不相符月份的明细账。
第三章对账单内容和使用说明
第九条对账单内容。
包括对账单标题,客户名称,币种,对账期间,客户公司地址、电话、电子邮件和联系人,公司地址、电话、传真、电子邮件和会计姓名。
如下表所示:
第十条应收账款余额。
如果该客户的对账情况较好,则只需提供余额。
第十一条应收账款明细。
每笔客户订单号码、发票号码、商品名称、发货单号码、数量、金额、账款到期日期、对方销账凭证银行水单编号、客户会计核销记号栏。
如果与客户的余额对不平,或者该客户长期对账情况不佳,则应收会计要提供从余额对不平会计期开始的应收账款明细账。
第十二条告知客户。
如果余额与客户的应付账款不符合,请将客户应付公司账款的明细账附在公司对账单的背面发回公司。
如果公司已经向客户提供应收明细账,则请客户在不相符明细记录的客户会计核销记号栏中打上差错标记并写上差异金额。
xx公司应收账款对账单
客户名称:
××公司地址:
联系人:
电话:
传真:
电子邮件:
×公司地址:
会计:
电话:
传真:
电子邮件:
贵公司××期间交易信息如下,请贵公司详细核对后于两周内回复。
谢谢。
截止××年××月××日,贵公司有×××元账款尚未向我公司支付。
如果确认,请在此处签名或盖章。
如果有异议,请在此处列明,或在对账单背面附上贵公司的应付账款明细账。
×公司公章
如果不符,请列明不符金额:
第四章对账单确认形式
第十三条在公司对账单上签字或者盖章后,邮寄或者传真回公司。
第十四条如果公司曾以电子邮件文档形式发出对账单,客户的回复电子邮件(必须含有客户邮件地址),也可以作为确实形式。
第十五条对于客户仅仅在对账单上签名或者电话告知销售人员后由销售人员代签的,公司会计要以电话方式抽重要客户和对账情况不佳的客户的对账结果。
第五章对账周期
第十六条一般半年一次(含审计一次),对于会计力量较弱的客户做到四个月
第十七条对于新发生业务或者业务往来较少的客户,原则上在收账期未到期前不发出对账单。
第十八条账期超过一年的应收账款项目和超过应收账款信用额度预警线的客户要每月对账。
第六章附则
第十九条在对账的实际操作中,遇到需要特殊处理的情况(如预计的索赔损失超过了应收款余额),需要征得财务和销售领导人的同意。
第二十条本制度每隔一定时期针对实际情况修订。
七、应收账款催收制度
第一条成立清收应收账款的专门组织。
原款项经办人、部门领导或单位负责人应为该款项的当然责任人,应参加清收小组或积极参与清收工作原经办人仍在本单位但已不从事营销工作的,应安排其参与该款项的清收工作;原经办人已离开本单位的,接手人应承担该款项的清收工作,成为该款项的责任人。
第二条清收小组成员原则上应专职从事应收账款的清理催收工作。
清收小组成员按客户(或地域等)进行分工,并分解落实清理回收的目标任务。
该任务要以签订责任制的形式固定下来,以明确清收小组各成员的职责。
第三条严格考核、奖罚分明。
严格按照清收计划按月进行考核评比,做到奖罚分明。
各单位应每月向本单位董事会汇报清收完成进度。
各单位可根据款项金额的大小、逾期账期的长短、风险程度的高低等情况,按回收的每笔款项金额提取一定比例的奖励基金,对收款人员进行奖励(也可与这些成员的个人利益直接挂钩)。
第四条账款应催回而未能催回给公司造成损失的,应在决定经办人年终奖金数额时予以经济上的处罚(一般可为个人奖金总额的50%~100%),视情节性质,必要时还可对其工资部分进行扣减处罚。
第五条对未如期完成清收任务的单位与个人,扣减单位负责人与责任人全年奖金总额的20%~50%对因破产、资不抵债或丧失法人资格形成的坏账,应搜集、提供法院作出的破产终结裁定书、财产评估结算分配报告等资料报董事会,经批准后方可核销;对已核销的坏账,若能部分收回或全额收回,则可按回收金额50%左右的比例予以奖励。
八、呆账管理工作制度
第一条本公司为处理账,确保公司在法律上的各项权益,特制定本制度。
第二条公司应对所有客户建立“客户信用卡”,并由业务代表依照过去半年内的销售实绩及信用的判断拟定其信用限额(设立抵押的客户,以其抵押标的担保值为信用限额),经主管核准后,转交会计人员善加保管,并填在该客户的应收账款明细账中。
第三条信用限额系指公司可赊销货品给某客户的最高限额,即客户的未到期票据及应收账款总和的最高限。
任何客户的未到期票款都不得超过信用限额,否则应由业务代表及业务主管、会计人员负责,并负所发生倒账的赔偿责任。
第四条为适应市场,并配合客户的营业额变化,可由业务代表呈请调整客户的信用限额,每年分两次,第一次为6月30日,第二次为12月31日,核定方式如第二条。
第五条业务代表所收受支票的发票人非客户本人时,应交客户以店章及签名背书,经主管核阅后缴交出纳。
若因疏忽所招致损失,则由业务代表及主管各负一半赔偿责任。
第六条各种票据应按记载日期提示,不得因客户的要求不提示或迟延提示,但经公司主管核准者不在此限。
催讨换延票时,原票尽可能留待新票兑现后再返还票主。
第七条业务代表不得以其本人的支票或代替其他支票充缴货款,如经发现,除应负责该支票兑现的责任外,以侵占货款名义依法追究其责任。
第八条公司收到退票资料后,倘退票支票为客户本人属发票人时,则公司主管应即督促业务代表于一周内收回票款。
倘退票支票有背书人时,应即填写支票退票通知单,一联送背书人,一联存查,并进行催讨工作。
因违误所造成的损失,概由公司主管及业务代表共同负责。
第九条公司催收票款,在一个月内经催告仍无法达到催收目的,其金额在万元以上者,应即将该案移送法务室依法追诉。
第十条催收或经诉讼案件,有部分或全部票款未能收回者,应取得公安机关证明、邮局存证信函及债权凭证、法院调解笔录、申请调解的裁决凭证、破产宣告裁定等其中任何一种证件,送财务部做冲账准备。
第十一条没有核定信用限额或超过信用限额的销售而招致倒账,其无信用限额的交易金额由业务代表负全数賠偿责任。
超过信用限额部分,若经会计或主管阻止,全数由业务代表负责赔偿;若会计或主管未加阻止,则业务代表赔偿80%,会计及主管各赔偿10%。
超过信用限额达20%以上的倒账,除由业务代表负责赔偿外,对公司主管视情节轻重予以惩处。
第十二条业务代表应防止而未防止或有勾结行为的以及客户没有合法营业场所或虚设账号的,不论信用限额如何,全数由业务代表负赔偿责任。
送货签单因业务代表的疏忽而遗失以致货款无法回收者亦同。
第十三条设立未满半年的客户,其信用限额不得超过人民币万元,如违反规定而发生呆账,由业务代表负责全额赔偿。
第十四条各业务主管、业务代表于其所负责的销售区域内,容许呆账率(即实际发生呆账金额除以全年销售额的比率)设定为全年的5%。
第十五条对各业务主管、业务代表每年发生的呆账超过允许呆账率的惩处。
(1)超过5‰、未满6‰,警告一次,减发年终奖金10%。
(2)超过6‰、未满8‰,通报批评一次,减发年终奖金20%。
(3)超过8‰、未满10‰,记小过一次,减发年终奖金30%。
(4)超过10‰、未满12‰,记小过两次,减发年终奖金40%。
(5)超过12‰、未满15‰,记大过一次,减发年终奖金50%。
(6)超过15‰,立即调离本岗位,不发年终奖金。
若中途离职,于其任期中的呆账率达到上列程度时,减发奖金的比例以离职金计算。
第十六条对各业务主管、业务代表每年发生的呆账率低于5%时的奖励。
(1)低于5‰(不含)、高于4‰(含),嘉奖一次,加发年终奖金10%。
(2)低于4‰、高于3‰,嘉奖两次,加发年终奖金20%。
(3)低于3‰、高于2‰,记小功一次,加发年终奖金30%
(4)低于2‰、高于1‰,记小功两次,加发年终奖金40%
(5)低于1‰、记大功一次,加发年终奖金50%。
若中途离职,不予计算奖金。
第十七条对各业务主管、业务代表以外人员的奖励,以其每年所发生的呆账率低于允许呆账率时实行。
(1)低于5‰(不含)、高于4‰(含),加发年终奖金5%。
(2)低于4‰、高于3‰,加发年终奖金10%。
(3)低于3‰、高于2‰,加发年终奖金15%。
(4)低于2‰、高于1‰,加发年终奖金20%。
(5)低于1‰、加发年终奖金25%。
第十八条业务部门因倒账催讨回收的票款,可作为其发生呆账金额的减项。
第十九条法务室依第九条接受办理的呆账,依法催讨收回的票款减除诉讼过程的一切费用的余额,其承办人员可获得如下奖金:
(1)受理后6个月内催讨收回的,得20%的奖金
(2)受理后1年内催讨收回的,得10%的奖金。
第二十条依第十条已提列坏账损失或已从呆账准备金冲转的呆账,业务人员及稽核人员仍应视其必要性继续催收,其收回的票款,催收回者可获得30%奖金。
第二十一条本制度的呆账偿款项,均在该负责人员的薪资中自确定月份开始逐月扣赔,每月的扣赔金额由其主管签呈核准的金额为准。
第二十二条本制度经总经理核准后实行,修改时亦同。
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