房地产行政管理制度.docx
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房地产行政管理制度.docx
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房地产行政管理制度
房地产项目
行
政
管
理
制
度
二0一二年三月(暂行)
目录
第一章行政办公室管理组织架构
第二章行政办公室部门职责和目标
第三章行政办公室管理制度
第一节人力资源管理制度
第二节公司印章管理制度
第三节办公用品管理制度
第四节接待费用管理制度
第五节差旅费补贴管理制度
第六节车辆、司机管理制度
第七节员工宿舍管理制度
第八节员工食堂管理制度
第九节应急事件协调管理制度
第四章附则
档
案
管
理
第一章行政办公室管理组织架构图
行政办公室
人
力
资
源
管
理
司
机
车
辆
管
理
固
定
资
产
管
理
IT
管
理
行
政
事
务
管
理
档
案
管
理
第二章行政办公室部门职责和目标
第一条部门工作概述
负责公司的行政管理和日常事务,建立与完善公司行政管理制度,控制和减低办公成本,
协助项目公司行政工作,当好公司高层的参谋,协调本部门与公司其他部门的工作,参与
公司和政府有关部门进行的业务联系,加强对各项工作的督促和检查,促进公司各项工作
正常开展的规范化管理。
第二条部门主要工作职责和范围
(一)建立与完善公司的行政管理制度,配合和指导公司各部门的行政管理工作。
(二)负责公司的行政管理和日常事务工作,保证公司各部门的日常运作,合理调度公司资源,保证公司资产的完好与安全,负责保持工作环境清洁,为员工提供最理想办公环境。
(三)负责公司来往电文的处理和文书档案的管理工作,建立公司档案库,统一公司文档的格式、发放、管理,协助各部门的文件查阅工作,定期对各部门归档文件进行抽查,及时收集和编制档案目录。
(四)负责对会议、文件决定的事项进行催办、查办和落实。
(五)负责公司印章的管理,保证公司印章的使用安全。
(六)负责来访客户的接待工作,维护公司的企业形象。
(七)负责制定采购程序、流程,维持公司办公用品的品牌统一。
(八)负责公司各部门所需的办公用品和其它需求物品的采购工作,严格执行采购流程,保证采购物品的验收、入库登记与管理,建立物资设备帐目,定期对公司的库存进行盘点核定。
(九)负责公司车辆管理,确保车辆的整洁和正常运转。
(一十)完成公司领导交办的各项工作。
第三章行政办公室管理制度
第一节人力资源管理制度
第一条总则
(一)为进一步完善人力资源管理制度,根据国家有关劳动人力资源法规、政策及公司章程之规定,制定本制度。
(二)公司执行国家有关劳动保护法规,在劳动人力资源部门规定的范围内有权自行招聘员工,全权实行劳动工资和人力资源管理制度。
第二条人力规划与选聘
(一)根据组织机构设置原则及企业发展目标规划人力资源配置。
选聘的原则是适人适岗、公开公正、任人唯贤。
(二)招聘程序:
各部门根据工作需要向行政办公室报送招聘计划,经研究审批后,由行政办公室拟定招聘事项,准备考核材料,成立考核小组对应聘人员进行综合考评筛选。
(三)应聘人员须提交以下证明材料:
身份证、毕业证书、职称证书、技能证书、获奖证书等复印件(原件核对后还本人),手书个人简历,近期免冠照片二张,体检表,最后服务单位离职证明及对所应聘工作岗位的书面认识。
(四)公司员工一律实行聘用制,招聘合格须进行1-3个月试用期(特定岗位可延长到六个月)。
试用期经本部门专业考核及综合素质测评合格,并及时将试用期间的表现、业绩进行整理、反馈,以决定是否按期、提前或滞后转正;试用期间若发现被试用人不合格应及时通知相关部门及单位,以便及时做出调整;试用合格且试用期满,由行政办公室发放《员工转正申请表》并按规定办理转正手续
第三条职员离(退)职管理
(一)员工因个人原因需离(退)职的应按规定申请时间提前填写《员工离(退)职申请表》并
按照其中的内容,逐一办理及移交手续。
(二)业务、销售岗位人员的离(退)职须提前一个月向公司书面提出;管理人员、重要岗位人员、特殊岗位人员的离退职必须提前三个月申请,直至公司录用适合的人员到位并办理交接后方可离职;
(三)经培训的人员不满一个月提出离(退)职或试用一周内的人员提出离(退)职原则上不予结算工资;离(退)职的员工一经办理完整离职手续后,应即行离开公司。
第四条职员培训
(一)为使职员胜任本职岗位工作,提高职员素质及业务技能,公司对新聘的员工、在职员工进行必要的培训。
全体员工必须珍惜机会,认真学习,积极交流,以提高自身的综合素质及社会实践能力。
(二)培训内容:
新聘员工岗前培训,政策信息了解,项目开发前或是开发过程中所需的知识和技术培训,管理模式培训及定期进行职工素质提高的培训,培训采取集中授课、讲座、开会研讨、模拟演示等灵活机动的方式进行。
(三)培训工作由行政办公室牵头安排组织,有计划分阶段地进行,培训对象必须守课堂纪律,不旷课,不迟到,不早退,踊跃参加课堂讨论。
(四)每一阶段的培训结束都将进行考试、考核、评价,将作为年终的员工考核的依据之一。
对师资、教学方法及员工学习成果进行跟踪评估,及时改进教学方法。
(五)公司的培训制度与员工的职业生涯规划相结合,促进公司和个人的共同发展,创建优秀的员工队伍,建立学习型组织。
第五条考核与评估
(一)考核的目的首先是员工聘岗聘职、收入分配、选优评先、岗位调整、教育培训、职位晋升等前提依据,其终极目的是为了不断提高员工的职业能力和改进工作绩效,提高员工在工作执行中的主动性和有效性。
是检验员工上岗工作能力、业绩、工作态度与协作精神,考核原则遵循公正、科学、合理的原则。
(二)职员考核分为:
聘用考核、培训考核、年度考核、晋职考核。
考核工作由行政办公室组织牵头,各部门负责人协助并实施落实。
(三)考核实行经济责任制与岗位责任制相结合,以完成本岗位职责规定为标准,被考核对象必须提交本人工作总结(或本职报告),从工作实绩、工作态度及工作能力等方面如实进行客观公正的评价。
(四)考核结果为优秀、称职、基本称职、不称职四个级别。
1、优秀:
快速有效地完成本职工作,不断钻研业务以提高办公效率,并对项目管理经常性提出建议性可行性意见。
能提高工程质量、降低成本费用者。
对本职工作业务表现出卓越才能,品德优良者视为优秀。
2、称职:
主动及时完成本岗位职责的规定,并能主动为其他部门提供服务者,担任临时任务,能如期完成,并能达到预期目标者视为称职。
3、基本称职:
基本能完成本岗位责职规定的视为基本称职。
4、不称职:
不能完成本岗位责职,未能符合工作要求的视为不称职。
(五)考核工作流程:
个人自评→上一级主管考评→隔级主管考评→考评小组综合考评→总经理评定→反馈评定结果→报董事会。
(六)绩效考核要素:
1、工作态度:
核心价值观、责任心、服从意识、敬业精神、协调合作、团队精神;
2、工作能力:
职务执行情况、创新能力、专业技术能力、协调能力;
3、工作业绩:
目标完成情况、创新情况、完成率、质量、成本、时效、超额;
4、执行制度:
遵守制度、规定、程序、标准、批复(决定、意见、通知等)情况。
(七)考核注意事项:
1、考评小组成员必须公正、客观的评价每位员工,不可以带有个人偏见和私心;
2、考核小组的工作人员注意保密制度,考评结果未经总经理、董事长评定,决不允许泄露;
3、考核小组的工作人员应做好各项考核的准备工作以及备好相应表格等。
第六条奖惩制度
(一)职员奖励形式分为:
通报表扬、奖金鼓励、荣誉称号及晋级晋职。
(二)职员有下列情况给予奖励:
1、改进管理,提高效率,节约成本效益显著的,按时效比例给予奖励;
2、对项目管理提出建议性意见,效果显著的给予奖励;
3、长期遵守纪律,有带动性作用的,对公司贡献较大的给予奖励;
4、年度考核达到优秀给予荣誉称号与奖励;
5、管理突出,成绩显著的给予晋职。
6、保护公共财产,防止或者挽救事故有功,使公司和员工利益免受损失的给予奖励;
(三)职员处罚形成为:
警告、罚款、记过、辞退。
(四)职工有下列情况给予处罚:
1、违纪违规行为给予警告处分;
2、服务态度不好受到投诉的,工作相互推诿的给予警告处分,重者辞退;
3、月考核不称职扣发基本工资的50%,连续四次不称职的给予辞退;
4、给公司造成重大经济损失、严重损坏公司形象及荣誉的,一律给予开除,并根据事态的严重性及责任大小承担相应赔偿。
(开除的员工只能结算60%基本工资,不享受相关补贴);
5、不胜任本职工作、无进取心、不负责的、又无法调换其他岗位工作的,给予辞退;
7、警告记过再犯的给予辞退。
第七条人力资源档案管理
(一)人力资源档案必须真实体现职员在公司聘用期内的工作表现,包括:
员工登记表、培训记录、考核档案、奖罚调整记录、工资变动情况、个人总结、聘用合同、体检、任职文件等。
(二)人力资源档案由行政办公室收集分类归档保管,并为职员进行其他活动出示证明。
(三)人力资源档案的个人记录材料作为职员提薪晋职的一项重要依据。
第八条工资福利及津贴标准
(一)职员工资按照人力资源管理制度规定执行。
公司员工实行基本工资+岗位工资+绩效工资+出勤奖及各项相结合的薪资制度,并享受公司提供的其他福利待遇,如:
过节费、生日补贴、结婚祝贺金等。
(二)职工在学习培训期间工资照发。
(三)职员依法享有加班工资及节假日值班津贴。
1、加班工资计算标准:
基本工资÷26天×加班天数(加班小时)
2、加班有关规定:
①、因个人原因而在当日工作时间内没有完成工作,所延长的工作时间不算加班。
②、在出差期间不计算加班工时。
③、员工在法定的工作时间外因工作需要被安排加班时,不得拒绝。
④、所有需要支付加班工资的员工均需填写加班条。
在公司写字楼加班的,进、出公司必须签到,作为计算加班工时的依据,否则加班无效,加班后应将加班条交由部门经理签字确认;在外加班的工时,按公司部门经理签字确认的工时计算。
⑤、部门经理对员工加班情况应进行检查,如有敷衍或未达预算效果时,不视作加班。
3、休息时间单次加班累计超过2小时以上的在合适时间安排补休或补假。
(四)通讯补贴:
1、总经理手机话费按电话单实报实销。
2、副总经理手机话费每月按照电话单报销上限为400元。
3、部门经理(负责人)每月按照电话单报销上限为200元。
4、员工手机话费每月按照电话单报销上限为100元。
5、驾驶员或是采购员手机话费每月按照电话单报销上限为200元。
高管、部门经理、司机需24小时开机,普通员工24点之前需开机待命;若因关闭通讯工具造成工作延误,取消当月电话津贴;为确保部分岗位在人事变动后的业务顺利开展,由项目部统一配置电话卡。
(五)工程部专项补贴:
工程部户外作业人员防暑降温补贴:
每年发放3个月(7、8、9月),具体额度届时酌定。
(六)请假制度:
1、公司目前遵照国家规定劳动作息时间休息。
具体作息时间公司将根据时间进行统一调整,届时以通知为准。
超过正常休息日,确有急事,需要办理请假手续。
因特殊情况不能事先办理请假手续的,应按规定权限向核准人电话或口头请假,事后到岗一天内履行补假手续,逾期以缺勤论处。
2、病事假:
一般员工请假1天以内,部门经理批准;请假2天以内直属分管副总经理批准;3天以上(含3天)总经理批准;部门副经理以上的请假,一律提前上报总经理批准。
事假应扣当天工资。
未请假准假的,一律视为旷工。
3、婚假:
7天带薪假期,超出部分按事假计。
4、产假:
女员工正常产假为六十天至九十天,产假薪资以其月基本工资的80%结算,于其回岗后次月领薪日一并发放(需事先向公司领导表明产假结束后回岗公司的意愿)。
5、丧假:
指直系亲属(父母、配偶、子女):
省内3天、省外5天,超出部分按事假计。
6、年假:
在不影响正常工作的情况下,凡在公司工作满一年以上且继续在公司工作的员工,第二年起每年度可享受带薪年假。
年假最长为10天。
工作满一年者,年假为5天;工作满二年者,年假为6天;以此类推,在本项目工作满5年及以上者,年假为10天。
项目对工作满5年以上员工给予物质奖励的同时并颁发特别贡献奖。
7、元旦、春节、妇女节、清明节、劳动节、端午节、中秋节、国庆节均按国家法定带薪休假。
第九条工作时间
(一)根据国家劳动法规定及公司项目经营情况,实行每周6天工作制,每周具体上班时间公司将视实际情况而定(一般每周六、日定为员工轮休日)。
上下班时间依季节变动以行政办公室通知为准。
(二)工作时间不准喧哗谈天,不准串门看小说、杂志,不得上网玩游戏、看电视电影等,不得外出购物游逛。
工作之余应加强知识学习及政策理论的提高。
第十条考勤管理
(一)公司实行每周正常上班6天。
(二)具体作息时间根据工作的实际需要按夏令冬令作息时间安排执行,届时以行政办公室通知为准。
(三)法定节假日如:
元旦、劳动节、国庆节、春节等休假时间依照政府有关规定及地方实际情况执行。
(四)员工必须按每日作息时间准时上下班,亲自打卡、不得迟到、早退和中途擅自离岗。
1、迟到:
凡在上班时间后到达工作岗位的视为迟到。
早退:
凡在下班时间前15分钟之内离开工作岗位的视为早退。
2、旷工:
凡在上班时间60分钟以后到达工作岗位的,在下班时间前60分钟之前离开工作岗位的,以及其他无故不到工作岗位的,都视为旷工。
未按正常手续办理请假或病假,返回后未能及时补交病假原始单据,或假期已满未按时返回,或上班时间擅离其工作岗位者,将视为旷工行为。
有旷工行为者,视情况扣发当日或2日全额工资。
(五)作息时间内因公事外出应事先告知部门经理,回来后应补做出勤登记;作息时间内因私事外出,应经部门经理准假后办理请假手续,请假条由行政办公室保存,月末交考勤人员统计。
(六)考勤人员应在每月的5日前将上月考勤汇总表及附件(如:
请假条等)送至行政办公室经理核定,并将核定的考勤情况计入员工月实发薪资。
第二节公司印章管理制度
第一条印章是公司经营管理活动中行使职权,明确公司各种权利义务关系的重要凭证。
为了保
证印章使用的合法性、严肃性和可靠性,有效地维护公司利益,杜绝违法行为的发生,
特制定本管理制度。
第二条印章种类
(一)重要印章:
涉及公司重大权利义务的印章,包括:
1、公章及与公章配套使用的校对章;
2、工程专用章;
3、财务类印章(包括财务专用章、发票专用章、税号章、法人章、网银U盾);
4、销售合同类印章(包括销售合同专用章、与销售合同专用章配套使用的骑缝章、
更正章)。
(二)普通印章:
不涉及公司重大权利义务的,仅在一定的范围内针对特定对象使用的印
章。
包括:
1、拆迁管理专用章;
2、动拆迁专用章;
3、董事私章。
第三条印章的刻制
(一)公司各类印章的刻制均须由申请部门填报《印章刻制申请表》。
(二)普通印章的刻制必须经行政总监核准后由行政办公室刻制并办理登记手续。
重要印章刻制需经董事长批准。
(三)印章的刻制统一由公司行政办公室凭公司介绍信办理。
第四条印章的管理部门
(一)公司财务印章、法人印章由董事长授权财务部专人保管。
(二)其他印章由公司行政办公室统一保管。
(三)各印章保管人须经公司办妥授权手续后方可行使职权。
(四)各重要印章保管人在印章的管理职责上受公司分管行政副总督导,对公司负责。
(五)印章保管人离职或调任时,必须将印章及相关文件资料一并归还公司,办好移交手续。
(六)印章保管必须安全可靠,须加锁保存,重要印章必须存放在保险柜。
(七)印章的保管人(见附表)。
第五条印章的使用
(一)所有使用印章的文件必须签署日期,完整登记《印章使用登记表》(见附表二),未签署日期的文件,印章保管人有权拒绝用印。
(二)所有印章使用须经使用部门主管、副总、总经理多方签字方可使用。
(三)重要印章原则上不许带离印章保存地,对确需将印章带出使用的,应事先在《印章使用登记表》上注明,载明原因,经行政总监、总经理或者董事长批准后由两人以上(印章保管人必须参加)共同携带前往;印章使用完毕后,印章保管人必须及时、安全地将印章带回公司,并作好印章出入库登记工作(注明出入库时间并经确认签署)。
(四)普通印章带出管理地,原则上需要两人同时前往;用印完毕后,印章保管人必须及时、安全地将印章带回公司并做好相关登记。
(五)严禁在空白的信笺、介绍信、合同上用印。
(六)印章保管人外出,包括各类假期等情况(指一个工作天以上),须将印章移交给印章保管人直属上级代管,移交时须程序办理签收手续。
(七)印章在代管期间的使用仍须严格按照本规定执行。
第六条印章的停用处理
(一)有下列情况,印章须停用:
1、机构名称改变;
2、上级部门通知改变印章图样;
3、印章使用损坏;
1、印章遗失或被窃,声明作废。
(二)停用印章要提出处理办法,并报经董事长批准,及时将停用印章封存或销毁,建立印章上交、存档、销毁的登记档案。
第七条法律责任
(一)印章保管人必须严格依照本规定使用保管或封存印章,不得擅自或越权使用。
(二)印章保管人违反本规定使用印章,由公司对违纪者视情节轻重予以处分直至解除劳动关系。
如因此致使公司财产损失的,违纪者还须承担经济责任,情节严重的,移送司法机关处理。
第三节办公用品管理制度
第一条为了使办公用品的使用消耗控制在一个合理的范围内,培养员工有序、节俭的工作作风,结合以往实际耗用的情况,制定本细则。
第二条员工日常办公用品的范围界定
(一)员工日常办公用品是指员工在日常工作中所需使用的各种文具与耗材。
(二)行政办公室可根据员工的实际使用需求,结合市场价格的实际情况,对员工日常办公用品的范围、品种与价格作相应的修改。
第三条员工日常办公用品领用的数量限定
(一)易消耗的物品(如签字笔、胶水等)按员工个人名义领取,员工应按自己的实际需要申领,不要浪费。
(二)不易消耗的物品(如剪刀、订书机等)按部门名义领取,岗位人员多的部门每月的消耗应控制在人民币100元以内。
(三)办公耗材类物品(如碳粉、硒鼓等)由行政办公室统一负责,费用列入公共部位办公用品的消耗中进行计算。
第四条员工日常办公用品领用特殊情况的申请
(一)员工如因工作的特殊需求而需申领计划外的办公用品,应当提交领用申请,经本部门经理签署后,交由行政总监审核批准后予以办理。
(二)部门经理级别以上员工如需申领计划外的办公用品,如中高档签字笔等,由所属员工提交领用申请,经所需人签署后交行政副总经理审核后送总经理批准予以办理,费用由行政办公室列入公共部位办公用品消耗中统一核算。
第五条员工日常办公用品的使用保管
(一)新员工在正式入职后的第一天,行政办公室会按照新进员工的办公用品配置标准发放新员工办公用品,对于发放的办公用品,新员工应妥善保管。
(二)对于不易消耗物品中的个人使用物件,如打孔机、剪刀、订书机等办公用品,员工应妥善保管,如有遗失,将不会予以补发。
(三)对于不易消耗物品中的个人使用物件,如打孔机、剪刀、订书机等办公用品确因使用年限较长,确实影响工作的情况下,可至行政办公室申请予以更换,并应提供所损物品以旧换新。
(四)对于不易消耗物品由行政办公室在具体操作中负责掌握与解释不予获发的理由。
(五)员工在离职时,应将不易消耗物品归还行政办公室。
第六条办公用品的总体控制
(一)行政办公室对员工办公用品的领用负有合理控制的责任,对员工申领应当认真审核,对于不合理的申领应当及时与申请人沟通,并做相应的调整。
(二)各部门对办公用品的消耗应当起积极的管理作用,对本部门内的办公用品使用情况可采取本部门员工相互调节的方法,争取不浪费,合理使用办公用品资源。
第七条附件:
办公用品领用登记表
第四节接待费用管理制度
第一条公司有关客户、供应商、融资方以及其他外部关系者的交际费、接待费和招待费(以下简
称“接待费”)的申请、批准、记帐、结算等,均遵照按本规定的办理。
第二条本规定所指接待费,包括以下所列各项费用开支项目:
(一)会议费;
(二)研讨费;
(三)招待费;
(四)交际费;
(五)典礼费;
(六)捐赠。
第三条使用接待费注意事项:
(一)必须注意接待费支出项目与接待用途目的一致。
公司的营业、采购、融资及其他经营,有其客观的目的性,任何接待上的开支不得背离经营上的目的与要求。
(二)接待费用开支,必须本着最小支出、最大成果的原则,充分考虑和认清每一次接待的目的和接待的方法,合理接待,有效使用经费开支。
第四条接待原则:
(一)事前审批原则:
所有接待事项,接待人员须根椐具体情况,提出接待申请,未经批准的接待费用不得报销。
(二)勤俭节约原则:
接待工作既要热情周到、礼貌待客,又要节约,有效使用经费开支,杜绝奢侈浪费。
第五条接待用品管理:
实行接待用品统一购领制度,各部门根据实际需求提出申请,报总经理审批后由行政办公室统一采购,再由各部门负责人申请领用。
第六条接待的目的按下列原则分类:
(一)招待新交易伙伴关系户;
(二)庆祝合作关系的建立;
(三)销售收入提高后的致谢;
(四)出访时的请客;
(五)来访时的招待;
(六)接纳各种建议后的致谢;
(七)达到各种目的后的致谢;
(八)重要的节日或庆典。
第七条接待按对象、目的以及场合,分为以下三档。
(一)A档(特别重要和重大的接待);
(二)B档(比较重要和重大的接待);
(三)C档(一般的接待)。
第八条接待场所根据接待档次确定,分为“高”“中”“低”三类场所。
(一)高(适合于A档接待规格),主要指高级的饭店、餐馆、美食中心;
(二)中(适合于B档接待规格),略低于“高”档水平的中高档餐馆;
(三)低(适合于C档接待规格),主要指大众用餐场所。
第九条招待用餐标准。
(一)接待公司关联单位来人原则上在公司食堂就餐,如确需在外就餐按50元/人标准执行。
(二)公司宴请关联单位按每人每餐100元以内的标准执行。
(三)如有特殊情况,需报公司总经理批准。
第十条在接待工作结束后3天内,必须到财务部门结算,如果没有收据或开支凭证,一切费用由该
员工承担。
超过规定时间不予报销。
第五节差旅费补贴管理制度
第一条根据公司实际情况,进一步规范公司员工因公外出差旅费补贴暂行规定。
第二条住宿费报支标准
(一)住宿费报支标准(元/天.人)
1、公司领导(董事长、总经理、副总)按实报销,住五星或四星酒店;部门经理及其他人员按住三星酒店(标准房)或三星以下酒店标准报销。
2、地区标准备注:
直辖市、经济特区、省会城市、沿海城市住宿标准:
四星酒店400元/标准间,三星酒店300元/标准间,三星以下酒店250元/标准间(北京、上海、深圳地区,住宿标准可上调100元/标准间);其它地区住宿标准:
四星酒店350元/标准间,三星酒店250元/标准间,三星以下酒店200元/标准间。
3、由公差地点单位负责安排住宿的不予报销住宿费用。
4、因公务外出考察2人以上、费用5000元以上,需填写《因公考察申请单》报总经理
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