合肥研究院经济业务报销控制流程.docx
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合肥研究院经济业务报销控制流程.docx
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合肥研究院经济业务报销控制流程
附件1
经济业务报销审批流程控制文档
编制部门
财务资产处
流程编码
hfyjy-bx-zlc-01
流程目的
规范经济业务报销审批流程
流程层次
4
主管领导
匡光力
适用范围
研究院范围内
流程节点
工作内容
工作标准(要求)
责任人
实施证据
制度依据
1
对1万元以内(不含1万,下同)经济业务进行审批,对1万元以上的经济业务进行审核
1、审核经济业务的真实性、合理性、相关性;
2、三人以下课题组经费开支应由中心、室领导审批;三人及以上课题组长的签批权,中心、室领导授权;
3、各级负责人本人经办的支出事项不得自行审批,也不得交由其他人经办,自行审批,必须由其他平级负责人或上一级领导审批。
(下同)
4、经济业务报销必须由相关业务的审批责任人进行审批,XX,不得由他人代签。
(下同)
课题负责人
(中心/室领导、行政部门负责人)
报销单、借款单等审核审批记录
《中国科学院合肥研究院财务报销及借款管理规定》
2
对1-5万元的经济业务进行审批
1、对经济业务的真实性、合理性、相关性审查;
2、审批课题负责人经办的经济业务。
中心(室)领导、行政部门负责人
报销单、借款单等审核审批记录
3
对5-100万元的经济业务进行审批
对经济业务的真实性、合理性、相关性审查。
原则上分管财务院(所)长[分管院(所)长]
报销单、借款单等审核审批记录
4
对100-500万元的经济业务进行审批
对经济业务的真实性、合理性、相关性审查。
院(所)长
报销单、借款单等审核审批记录
5
对500万元以上的经济业务进行审批
对经济业务的真实性、合理性、相关性审查。
院长
报销单、借款单等审核审批记录
附件2
差旅费报销流程控制文档
编制部门
财务资产处
流程编码
hfyjy-bx-01
流程目的
规范差旅费的管理及使用
流程层次
3
主管领导
匡光力
适用范围
研究院范围内
流程节点
工作内容
工作标准(要求)
责任人
实施证据
制度依据
1
填制《出差报告单》
根据科研及工作任务的需要,提出出差申请,申请内容包括出差人员、工作任务、出差地点、交通工具及计划时间等。
出差人
出差报告单
1、《中国科学院合肥物质科学研究院差旅费管理办法》
2、《中国科学院合肥研究院财务报销及借款管理规定》
2
审批《出差报告单》
结合科研及工作任务的需要,判断出差的必要性。
课题负责人、部门负责人
出差报告单
3
填制报销单及整理报销单据
1、报销单必须注明出差人员、事由、行程、时间;
2、报销会议差旅,必须提供会议通知;
3、外地差旅,需提供往返车票,特殊情况需作出说明;
4、机票必须附登机牌;
5、差旅费一事(次)一报,报销附出差报告单;
6、涉及需证明经济业务的事项,需证明人签字证明经济业务的真实性;
7、超标准乘坐交通工具应按规定批准。
出差人
报销单、借款单、出差报告单、原始单据
4
履行相应的经济业务报销审批流程(执行经济业务报销审批流程控制文档)
审查经济业务真实性、合理性、相关性。
相关审批责任人
报销单等审核审批记录
5
财务审核(合法合规性审核)
1、审核票据是否合规,金额是否准确。
包括原始凭证是否合规,差旅补助是否符合标准,是否填列出差人员、差旅事由、差旅时间等,是否存在会议(培训)通知未明确的会务费及培训费支出,是否夹带餐饮票据等;
2、超标准乘坐交通工具是否经过审批;
3、出差报告单、会议通知、登机牌以及相关解释说明是否齐全,内容是否真实;
4、行程与任务是否相关,与出差报告是否相符;
5、是否有大量连号出租车发票;
6、是否存在自我审批;
7、是否符合预算控制要求。
会计
审核记录
6
出纳付款
对报销单付款的相关内容进行审核。
出纳
付款记录
差旅费报销流程——主要风险关键控制文档
流程节点
工作内容
主要风险
关键控制
控制措施
责任人
实施证据
2
审批《出差报告单》
出差事项的真实性、必要性、相关性、合理性。
1、审批人、证明人和经办人职责的分离;
2、不同额度执行不同的审批流程。
1、结合科研及工作任务的需要,判断出差的必要性;
2、审查经济业务真实性、合理性、相关性;
3、严格执行经济业务报销审批流程,回避自我审批。
课题负责人、部门负责人
出差报告单审批记录
4
履行相应的经济业务报销审批流程(执行经济业务报销审批流程控制文档)
相关审批责任人
报销单等审核审批记录
5
财务审核(合法合规性审核)
1、虚构事项、用假发票套取经费;
2、出差时间较长无相关事由;
3、无原始单据,报销出差补助及交通费。
1、审核原始凭证合规性、合法性;
2、审核经济业务真实性、合理性、相关性。
1、认真审核原始凭证的真伪;
2、差旅费一事(次)一报;
3、机票必须附登机牌;
4、无原始单据,报销出差补助及交通费需详细说明事由并经相关人员证明,领导签批;
5、出差时间较长与任务的相关性;
6、行程与任务是否相关,与出差报告是否相符;
7、是否有大量连号出租车发票;
8、是否存在自我审批;
9、是否符合预算控制要求。
会计
审核记录
附件3
公务接待费报销流程控制文档
编制部门
综合处、财务资产处
流程编码
hfyjy-bx-02
流程目的
规范公务接待费的管理及使用
流程层次
3
主管领导
匡光力
适用范围
研究院范围内
流程节点
工作内容
工作标准(要求)
责任人
实施证据
制度依据
1
填制公务招待(用餐)审批单
1、填制公务招待(用餐)审批单,需注明来访单位、来访人数、陪客人数、公务招待事项、招待标准及金额。
要求填写完整,内容真实;
2、公务招待安排在研究院内部场所需填制《公务招待(用餐)审批单》或登记《研究院公务招待具体情况表》,其中“经办人”应为具有签单权限的单位负责人或经其授权的本单位招待人员。
经办人
公务招待(用餐)审批单
1、《中科院合肥物质科学研究院公务招待管理暂行规定》
2、《中国科学院合肥研究院财务报销及借款管理规定》
2
审批公务招待(用餐)审批单
1、对公务接待的真实性和标准进行审查;
2、各研究所(中心、循环院)要经本单位分管领导或授权负责人审批,研究院机关和信息中心由研究院分管领导或授权负责人审批,科学岛服务中心、科技学校由本部门主要负责人审批。
审批人
公务招待(用餐)审批单
3
实施招待
1、公务招待一般安排在研究院内部场所进行;
2、根据情况确需在院外进行的,要遵循简约、俭朴的要求,从严控制次数和规模;
3、公务招待用餐不上高档酒店,不上高档菜肴,不上高档酒水,不上香烟。
提倡自助餐或份餐,但也要注意节俭。
经办人
实际招待记录
4
填制报销单及整理报销单据
报销单、发票和《公务招待(用餐)审批单》(院内场所招待可使用《研究院公务招待具体情况表》)齐备。
经办人员
报销单
5
履行相应的经济业务报销审批流程(执行经济业务报销审批流程控制文档)
审核经济业务真实性、合理性、相关性。
相关审批责任人
报销单审核审批记录
6
财务审核(合法合规性审核)
1、审核票据是否合规,金额是否准确;
2、招待费是否超出审批单的标准;
3、不得有香烟、高档菜肴,高档酒水;
4、报销单应附《公务招待(用餐)审批单》或《研究院公务招待具体情况表》;
5、不得有个人餐费发票;
6、是否存在自我审批;
7、是否符合预算控制要求。
会计
审核记录
7
出纳付款
对报销单付款的相关内容进行审核。
出纳
付款记录
公务接待费报销流程——主要风险关键控制文档
流程节点
工作内容
主要风险
关键控制
控制措施
责任人
实施证据
2
审批公务招待(用餐)审批单
公务招待事项的真实性、必要性、相关性、合理性。
1、审批人、证明人和经办人职责的分离;
2、不同额度执行不同的审批流程。
1、对公务接待的必要性和标准进行审查;
2、审核经济业务真实性、合理性、相关性;
3、各研究所(中心、循环院)要经本单位分管领导或授权负责人审批,研究院机关和信息中心由研究院分管领导或授权负责人审批,科学岛服务中心、科技学校由本部门主要负责人审批;
4、严格执行经济业务报销审批流程,回避自我审批。
审批人
公务招待(用餐)审批单审批记录
5
履行相应的经济业务报销审批流程(执行经济业务报销审批流程控制文档)
相关审批责任人
报销单审核审批记录
6
财务审核(合法合规性审核)
虚构事项、用假发票套取经费。
1、审核原始凭证合规性、合法性;
2、审核经济业务真实性、合理性、相关性。
1、审核票据是否合规,金额是否准确;
2、招待费是否超出审批单的标准;
3、不得有香烟、高档菜肴,高档酒水;
4、报销单应附《公务招待(用餐)审批单》或《研究院公务招待具体情况表》;
5、不得有个人餐费发票;
6、是否存在自我审批;
7、是否符合预算控制要求。
会计
审核记录
附件4
会议费报销流程控制文档(培训费参照执行)
编制部门
综合处、科研规划处、财务资产处
流程编码
hfyjy-bx-03
流程目的
规范会议费的管理及使用
流程层次
3
主管领导
匡光力
适用范围
研究院范围内
流程节点
工作内容
工作标准(要求)
责任人
实施证据
制度依据
1
填制《合肥研究院举办科研学术类会议审批表》、《主办(承办)院外工作会议申请表》、会议通知或申请报告
1、举办科研学术会议的单位,在会议日前至少两周,将会议书面申请和《合肥研究院科研学术类会议审批表》送交研究院科研规划处审核;
2、主办(承办)院外工作会议应在举办会议前填报《主办(承办)院外工作会议申请表》;
3、科研业务及行政类会议在举办会议前需提供会议通知或申请报告。
经办人
《合肥研究院举办科研学术类会议审批表》、《主办(承办)院外工作会议申请表》、会议通知或申请报告
1、《中科院合肥物质科学研究院管理行政类会议管理暂行办法》
2、《中科院合肥物质科学研究院科研学术类会议管理暂行办法》
3、《中国科学院合肥研究院会议费管理办法》
4、《中国科学院合肥研究院财务报销及借款管理规定》
2
审核《合肥研究院举办科研学术类会议审批表》、《主办(承办)院外工作会议申请表》、会议通知或申请报告
1、对会议的必要性、真实性进行审核;
2、科研学术会议由科研规划处负责人审核;主办(承办)院外工作会议由主办(承办)单位、部门负责人审核;科研业务类会议由科研管理部门负责人审核;行政类会议由部门负责人审核。
科研规划处负责人、主办(承办)单位(部门)负责人、科研管理部门负责人
《合肥研究院举办科研学术类会议审批表》、《主办(承办)院外工作会议申请表》、会议通知或申请报告审核记录
3
审批《合肥研究院举办科研学术类会议审批表》、《主办(承办)院外工作会议申请表》、会议通知或申请报告
1、对会议的必要性、真实性进行审查;
2、举办科研学术会议,经科研规划处审核后报院主管领导批准;主办(承办)院外工作会议,经分管院领导和主要院领导批准;
3、科研业务及行政类会议由分管领导批准。
院(所)主管领导
《合肥研究院举办科研学术类会议审批表》、《主办(承办)院外工作会议申请表》、会议通知或申请报告审批记录
4
编制会议经费开支预算表
会议主办或承办单位应凭会议批件,在会议开始前填写《会议经费开支预算表》,详细说明会议名称、召开的理由、主要内容、会议时间、参会人数、所需经费及列支渠道等。
经办人
会议经费开支预算表
5
审核会议经费开支预算表
1、中心(室)负责人对会议规模及会期进行审核;财务管理部门对经费开支渠道以及预算的标准进行复核;科研管理部门对相关内容进行复核;
2、行政类会议涉及经费安排的,参照执行。
中心负责人,财务部门负责人及主管,科研管理部门负责人
会议经费开支预算表审核记录
6
审批会议经费开支预算表
对会议经费开支预算表进行审查,审查内容的真实性、合理性、相关性。
主管院(所)领导及二级机构主要负责人
会议经费开支预算表审批记录
7
会议实施
1、会议应尽量使用单位内部的宾馆、招待所、会议室和车辆;
2、确需在院外召开的,原则在四星级以下(含四星)饭店、宾馆召开;
3、会议应精简高效,严格控制会议数量、会期、规模,注重会议质量和效率;
4、不得安排高档套房;会议用餐严格控制菜品种类、数量和份量,安排自助餐,严禁提供高档菜肴,不安排宴请,不上烟酒;会议会场一律不摆花草,不制作背景板,不提供水果、点心;
5、不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观;严禁组织高消费娱乐、健身活动;严禁以任何名义发放纪念品;不得额外配发洗漱用品。
经办人
会议原始单据以及过程记录(参会人员签到表等)
8
填制报销单及整理报销单据
报销单、发票、会议批件、会议通知、会议预算表、参会人员签到表、费用明细结算票据等凭证齐备。
经办人员
报销单
9
履行相应的经济业务报销审批流程(执行经济业务报销审批流程控制文档)
审核经济业务真实性、合理性、相关性。
相关审批责任人
报销单审核审批记录
10
财务审核(合法合规性审核)
1、审核票据是否合规,金额是否准确;
2、会议费是否超预算;
3、是否有高档菜肴和烟酒;
4、是否有花草、背景制作、水果、点心等费用;
5、会议费报销是否提供会议批件、会议通知、会议预算表、参会人员签到表、费用明细结算票据等凭证;
6、应严格按规定审核会议费开支,对超范围、超标准开支的经费不予报销;
7、是否存在自我审批;
8、是否符合预算控制要求。
会计
审核记录
11
出纳付款
对报销单付款的相关内容进行审核
出纳
付款记录
会议费报销流程——主要风险关键控制文档(培训费参照执行)
流程节点
工作内容
主要风险
关键控制
控制措施
责任人
实施证据
3
审批《合肥研究院举办科研学术类会议审批表》、《主办(承办)院外工作会议申请表》、会议通知或申请报告
1、会议事项的真实性、必要性、相关性、合理性;
2、重点关注以会议费名义,变相报销其他经济活动支出;
3、增加会议天数和人数,变相提高会议总经费控制标准。
1、审批人、证明人和经办人职责的分离;
2、不同额度执行不同的审批流程;
3、会议的过程记录。
1、对会议的必要性、真实性进行审查;
2、举办科研学术会议,经科研规划处审核后报院主管领导批准;主办(承办)院外工作会议,经分管院领导和主要院领导批准;
3、科研业务类会议由分管领导批准。
院(所)主管领导
《合肥研究院举办科研学术类会议审批表》、《主办(承办)院外工作会议申请表》、会议通知或申请报告审批记录
5
审核会议经费开支预算表
1、中心(室)负责人对会议规模及会期进行审核;财务管理部门对经费开支渠道以及预算的标准进行复核;科研管理部门对相关内容进行复核;
2、行政类会议涉及经费安排的,参照执行。
中心负责人,财务部门负责人及主管,科研管理部门负责人。
会议经费开支预算表审核记录
7
会议实施
1、会议应尽量使用单位内部的宾馆、招待所、会议室和车辆;
2、确需在院外,原则在四星级以下(含四星)饭店、宾馆召开;
3、会议应精简高效,严格控制会议数量、会期、规模,注重会议质量和效率;
4、不得安排高档套房;会议用餐严格控制菜品种类、数量和份量,安排自助餐,严禁提供高档菜肴,不安排宴请,不上烟酒;会议会场一律不摆花草,不制作背景板,不提供水果、点心;
5、不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观;严禁组织高消费娱乐、健身活动;严禁以任何名义发放纪念品;不得额外配发洗漱用品。
经办人
会议原始单据以及过程记录(参会人员签到表等)
9
履行相应的经济业务报销审批流程(执行经济业务报销审批流程控制文档)
严格执行经济业务报销审批流程,回避自我审批。
相关审批责任人
报销单审核审批记录
10
财务审核(合法合规性审核)
1、虚构事项、用假发票套取经费;
2、会议标准是否符合规定。
1、审核原始凭证合规性、合法性;
2、审核经济业务真实性、合理性、相关性。
1、审核票据是否合规,金额是否准确;
2、会议费是否超预算;
3、是否有高档菜肴和烟酒;
4、是否有花草、背景制作、水果、点心等费用;
5、会议费报销是否提供会议批件、会议通知、会议预算表、参会人员签到表、费用明细结算票据等凭证;
6、应严格按规定审核会议费开支,对超范围、超标准开支的经费不予报销;
7、是否存在自我审批;
8、是否符合预算控制要求。
会计
审核记录
附件5
设备购置费报销流程控制文档
编制部门
财务资产处
流程编码
hfyjy-bx-04
流程目的
规范设备购置费的管理及使用
流程层次
3
主管领导
匡光力
适用范围
研究院范围内
流程节点
工作内容
工作标准(要求)
责任人
实施证据
制度依据
1
填写《合肥研究院器材订货请购单》
1、申请人在提出请购前应先进行市场调查,查询价格、供货商、产品质量等信息;
2、采购申请需说明必要性,且注明货物的名称、规格、数量、单价及金额等;
经办人
《合肥研究院器材订货请购单》
1、《中国科学院合肥研究院经济活动内部控制规范(试行)》
2、《中国科学院合肥物质科学研究院采购及外协管理暂行办法》
3、《中国科学院合肥物质科学研究院政府采购管理暂行规定》
4、《中国科学院合肥物质科学研究院固定资产管理办法》
5、《中国科学院合肥研究院财务报销及借款管理规定》
2
审核《合肥研究院器材订货请购单》
1、采购货物申请报资产及科研管理部门进行审核,审核采购的必要性、价格的合理性、供应商的资质及信誉、经费来源等;
2、属政府采购的,未列入政府采购预算及追加预算的采购项目,不得实施采购。
资产及科研部门主管人员
《合肥研究院器材订货请购单》审核记录
3
审批《合肥研究院器材订货请购单》
主管领导或者部门负责人对上述相关内容进行审查,审查内容的真实性、合理性、相关性,并根据授权批准的权限进行审批。
主管领导或者部门负责人
《合肥研究院器材订货请购单》审批记录
4
按照采购程序确定供应商
1、询价、招标,确定供应商;
2、属政府采购的,按政府采购的规定执行。
相关部门经办人员
询价、招标等记录
5
签订合同
1、一次向供方采购设备,金额大于(含)5000元时应签订《采购合同》或协议,明确品名、规格、数量、金额、质量要求、技术标准、验收条件、违约责任及供货期限等;
2、审核合同的正确性、完整性、有效性。
委托代理人
合同审核、审批、签订记录
6
实施采购
按采购合同需付进度款的,填借款单到财务办理借款,借款审批同报销审批流程(提供采购合同及请购单)。
经办人
借款单、采购合同文本、请购单记录
7
设备验收及入库
1、资产及相关部门按验收的相关规定及流程现场验收,并填写《中科院合肥物质科学研究院进货检验、复核记录单》及《器材购进/安装验收单》(10万元及以上),且办理设备的入库手续,填制《合肥物质科学研究院设备、材料直发单》或《入库单》;
2、设备验收入库应查验合格证明等资料的完整性、有效性。
资产部门主管人员及相关专业人员
《中科院合肥物质科学研究院进货检验、复核记录单》、《器材购进/安装验收单》、《合肥物质科学研究院设备、材料直发单》或《入库单》记录
8
填制报销单及整理报销单据
报销单、购货发票、《合肥研究院器材订货请购单》、《采购合同》、《中科院合肥物质科学研究院进货检验、复核记录单》、《器材购进/安装验收单》(10万元及以上)、《合肥物质科学研究院设备、材料直发单》或《入库单》等。
经办人
报销单及附件记录
9
履行相应的经济业务报销审批流程(执行经济业务报销审批流程控制文档)
审核经济业务真实性、合理性、相关性。
相关审批责任人
报销单审核审批记录
10
财务审核(合法合规性审核)
1、审核票据是否合规,金额是否准确;
2、相关附件是否齐全;
3、经济业务是否真实,程序是否合规;
4、是否存在自我审批;
5、是否符合预算控制要求。
会计
审核记录
11
出纳付款
对报销单付款的相关内容进行审核
出纳
付款记录
设备购置费报销流程——主要风险关键控制文档
流程节点
工作内容
主要风险
关键控制
控制措施
责任人
实施证据
3
审批《合肥研究院器材订货请购单》
1、采购必要性;
2、预算相符性。
1、采购事项的真实性、必要性、相关性、合理性;
2、采购程序及合同签订的规范性。
3、审批人、证明验收人和经办人职责的分离。
4、不同额度执行不同的审批流程。
5、验收岗位的职责是否履行到位。
6、采购的过程记录是否完整。
根据《项目任务书》、预算文件以及调整报告等资料判断。
主管领导或者部门负责人
《合肥研究院器材订货请购单》审批记录
4
按照采购程序确定供应商
1、属政府采购的,未按政府采购相关规定执行;
2、招标程序不规范;
3、非招标采购方式的,未按规定的程序执行。
1、加强采购方式以及采购过程的审查;
2、加强使用部门人员和招标业务人员的素质培训,严格执行招投标管理办法;
3、监察审计等相关管理部门进行招标全过程的监督。
相关部门经办人员
询价、招标等记录
5
签订合同
1、供应商的资质和信誉是否符合要求;
2、合同条款是否合理合法。
专业技术人员和合同主管部门进行严格审核,必要时请法律顾问把关。
委托代理人
合同审核、审批、签订记录
7
设备验收及入库
验收过程草率,流于形式。
1、加大检查的力度,严格按照相关制度规定进行验收活动;
2、监审等部门加强监督管理;
3、实物查验、合格证明等资料收集。
资产部门主管人员及相关专业人员
《中科院合肥物质科学研究院进货检验、复核记录单》、《器材购进/安装验收单》、《合肥物质科学研究院设备、材料直发单》或《入库单》记录
9
履行相应的经济业务报销审批流程(执行经济业务报销审批流程控制文档)
审批控制流程执行不到位。
严格执行经济业务报销审批流程,回避自我审批。
相关审批责任人
报销单审核审批记录
10
财务审核(合法合规性审核)
虚构事项、用假发票套取经费。
1、审核原始凭证合规性、合法性;
2、审核经济业务真实性、合理性、相关性。
1、审核票据是否合规,金额是否准确;
2、相关附件是否齐全;
3、经济业务是否真实,程序是否合规;
4、是否存在自我审批;
5、是否符合预算控制要求。
会计
审核记录
附件6
材料费报销流程控制文档
编制部门
财务资产处
流程编码
hfyjy
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- 合肥 研究院 经济 业务 报销 控制 流程