公文管理规范.docx
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公文管理规范
目录
目的1
范围1
定义1
职责1
程序1
公文管理遵守的相关文件5
涉及表格6
行文样式6
1目的
为使公文处理工作进一步规范化、制度化、科学化,参照《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》(GB/T9704-1999),结合实际情况,特制订本规定。
2范围
本程序适用于中翔实业集团有限公司(以下简称中翔实业)公文的处理,子公司不在本规定管理范畴。
3定义
公文管理是指公文的撰写、办理、整理(立卷)、归档等一系列相关联、衔接有序的工作。
4职责
4.1行政人事中心是公文处理的归口管理机构,负责公司公文的统一收发、分办、传递、草拟、立卷、归档和销毁,并指导各中心、各职能部门的公文处理工作。
4.2各中心负责本部门内部公文的统一发放、传递、草拟、立卷、归档和销毁,各部门应当设专人负责公文处理工作。
5程序
5.1公文种类
5.1.1常用的公文种类主要有:
5.1.1.1决定、决议
a)对重要事项或重大行动做出安排用“决定”;
b)经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项用“决议”。
5.1.1.2指示:
对下布置工作,阐明工作活动的指导原则用“指示”。
5.1.1.3布告、公告、通告
a)公布应当普遍遵守或周知的事项用“布告”;
b)宣布重要事项,用“公告”;
c)在一定范围内公布应当遵守或周知的事项用“通告”。
5.1.1.4通知:
发布规章和行政措施,转发上级、同级和不相隶属关系单位的公文,批转下级单位的公文,要求下级单位办理和需要周知或共同执行的事项用“通知”。
5.1.1.5通报
表彰先进,批评错误,传达重要情况用“通报”。
5.1.1.6报告、请示
a)向上级单位汇报工作、反映情况、提出建议用“报告”;
b)向上级单位请求指示、批准用“请示”。
5.1.1.7批复:
答复请示事项用“批复”。
5.1.1.8函:
相互商洽工作,询问和答复问题,向有关主管部门请求批准等用“函”。
5.1.1.9会议纪要
a)传达会议议定的事项和主要精神,要求与会单位及有关单位共同遵守、执行的用“会议纪要”;
b)会议决定事项如涉及机构、编制、经费、人事任免、表彰、工资福利、重大项目的审批等事项,以及政策性强,涉及面广,需要共同执行的,须用与之相适应的其他文种行文。
5.1.1.10意见:
对某一重要问题提出设想、建议和安排用“意见”。
5.1.1.11规定、办法、细则
a)制定发布规章、行政措施和其他规范性文件用“规定”或“办法”;
b)为施行公司规章和行政措施所采取的措施用“细则”或“办法”;
c)规章和行政措施的名称不得取名“条例”。
5.2发文格式
5.2.1行文格式参照《公文格式规范》执行。
5.3行文规则
5.3.1行文应当确有必要,注重效用。
5.3.2各部门依据职权可以相互行文和向上级分管领导行文,除以函的形式商洽工作、询问和答复问题外,一般不得对外正式行文。
5.3.3各部门可以联合行文;
5.3.4属于各部门职权范围内的事务,应当由各部门自行行文或联合行文。
联合行文应当明确主办部门。
5.3.5“请示”应当一文一事;一般只写一个主送人(或部门),需要同时送其他人(或部门)的应当用抄送形式。
5.3.6“报告”不得夹带请示事项。
5.4发文处理
5.4.1发文分为对内发文和对外发文。
对内发文的对象为集团公司各中心。
对外发文的对象包括各级政府、相关部委、客户、合作伙伴等。
5.4.2发文处理一般包括拟稿、会签、审核、签发、印发等程序。
5.4.2.1拟稿
需由集团公司发文的,由发文部门按照《公文格式规范》要求草拟好送审稿,经发文部门负责人签字后,由集团公司董事长助理审批、董事长签发,公司行政人事中心登记、编号统一发文。
各部门发文由发文部门按照《公文格式规范》要求草拟好文稿,并登记、编号,送部门负责人签字。
发文部门草拟公文时应做到:
a)公文内容不得与国家法律、法规、政策和公司的制度、规定相抵触;
b)情况确实,观点明确,条理清楚,文字精练,书写工整,标点准确,篇幅力求简短;
c)人名、地名、数字、引文准确。
日期应写具体的年月日。
若引用公文应先引标题,后引发文字号,并加括号。
使用简称时,一般先用全称,并注明简称。
使用英文字母缩写时,应先用中文全称,并注明英文缩写;
d)结构层次序数清晰;
e)必须使用国家法定计量单位;
f)公文中的数字,除成文时间、部门结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语等必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数码。
5.4.2.2会签
集团公司发文会签由行政人事中心组织,部门发文会签由主办部门组织。
发文凡涉及多个部门的应由相应部门负责人会签。
5.4.2.3核稿
公司发文在送董事长签发之前,必须经董事长助理核稿。
对不符合行文要求的文稿应及时退回修改或重办。
核稿时应在原稿上保留修改笔迹,以备存档备查。
核稿的重点是:
a)是否需要行文;
b)有关部门、单位是否已协商、会签;
c)提出的要求、办法和措施是否明确具体、切实可行;
d)公文内容、文字表述、文种使用、公文格式等是否符合本办法的有关规定。
5.4.2.4签发
a)以集团公司名义对外发文时,发文部门负责人校对,分管总监核对,董事长助理签批意见后,报董事长批示签发;公司对内发文直接由分管总监签发。
b)各部门发文直接由部门负责人签发。
5.4.2.5印发
经董事长签发后的公文由行政人事中心负责印发。
文稿印制前,拟稿人应对稿样进行校对并签字,董事长助理应对审批、签发手续及附件材料等进行复核。
印制完毕的文件由集团公司负责用印,行政人事中心发放。
经部门领导签发后的部门公文由发文部门负责印发。
5.5收文处理
5.5.1收文处理指对收到的公文的办理过程,一般包括签收、登记、拟办、批办、承办、催办、回复等程序。
a)签收、登记。
外单位发至来的公文由行政人事中心主管文员签收、分类、登记。
其他职能部门收到的公文若需集团公司领导批阅的,必须统一由行政人事中心主管文员签收,各部门不得自行呈报;
b)拟办。
行政人事中心总监对登记后的公文签署拟办意见后,报董事长助理签批承办部门,若需董事长签批的,由董事长助理呈送
c)批办。
集团公司领导在批示公文时,应明确批示主办部门和协办部门。
对具体请示、报告的批复应签署明确意见。
需公司其他领导阅知的,可进一步批转其他领导;有时间限制的公文应注明具体办理时限;
d)承办。
主办部门收到交办的公文后应当及时处理,不得延误、推诿。
紧急公文应当按时限要求及时办理,确有困难的,应当及时予以说明。
协办部门应积极协助、配合主办部门完成公文办理任务;
e)催办。
行政人事中心负责对公文进行催办,并及时向分管领导反馈催办结果。
公文催办原则为:
紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办;
f)回复。
主办部门完成办文后应及时将办文结果回复行政人事中心;
g)传文。
凡集团公司领导阅示的公文,由行政人事中心主管文员组织传阅,有关部门均不得积压,也不得横传。
5.5.2对收到的公文传真件,按照以上收文程序办理。
5.6公文归档及管理
5.6.1公文办完后,由行政人事中心主管文员负责及时将公文定稿、正本和有关材料(包括音像)整理立卷。
5.6.2对于不用归档的文件,由行政人事中心总监签字后,至少由两个人共同负责销毁文件,不得单独处理。
5.6.3每季度行政人事中心主管文员将公文立卷完毕后移交档案室归档。
6公文管理遵守的相关文件
6.1《公文格式规范》
6.2《保密管理制度》
6.3《公文编号》
7涉及表格
7.1发文登记表
7.2收文登记表
7.3公文借阅登记表
7.4公文借阅申请表
7.5收文批阅单
7.6公文发文呈批表
7.7公文销毁审批表
8行文样式
8.1上行文行文格式
8.2一般公文行文格式
8.3公司信函行文格式
8.4部门公文行文格式
8.4会议纪要行文格式
8.5公司传真格式
公司信函格式
云南中翔实业集团有限公司函
中翔××函﹝﹞号
会议记要格式
云南中翔实业集团有限公司
会议纪要
XX〔XXXX〕×号签发人:
部门公文格式
云南中翔实业集团有限公司
主送(报):
文件编号:
抄送(报):
行文部门:
主题词:
拟稿人:
行文日期:
签发人:
密级:
□秘密□机密□绝密
紧急情况:
□平急□加急□特急
会签意见:
传真格式
云南中翔实业集团有限公司传真
地址:
中国.云南.昆明市青年路387号华一广场16楼邮编:
650021
收件单位(CO):
发件部门(DEP):
收件人(TO):
发件人(FM):
电话(TEL):
签发(APPR):
传真(FAX):
日期(DATE):
抄送(CC):
电话(TEL):
页数(TOTALPAGES):
传真(FAX):
紧急请审阅请批注请答复请传阅
上行公文格式
001机密★20年
特□急
云南中翔实业集团
XXXX中心
XX〔XXXX〕×号签发人:
□×××
XXXX关于×××的××
×××××:
□□××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
一、××××××××××××××××××××××××
(一)×××××××××××××××××××××××
1、×××××××××××××××××××××××××
(1)××××××××××××××××××××××××
①×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
□□附件:
1.××××××××
2.××××××××
(XXXX印章)
××××年×月×日□□□
□□(联系人:
×××,电话:
×××)
注释:
1、××××,××××××
2、××××,××××××
三、版记,四个要素
主题词:
××□××□××
□抄送:
×××,×××,×××。
□XXXXXXXXXX年×月×日印发□
下行文、平行文公文格式
001机密★20年
特□急
云南中翔实业集团
XXXXXX文件
XX〔XXXX〕×号
XXXXXX关于×××的XX
×××××:
□□×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
一、××××××××××××××××××××××××
(一)×××××××××××××××××××××××
1、×××××××××××××××××××××××××
(1)××××××××××××××××××××××××
①×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××首先,(一是)××××××××××××××××××××××其次,(二是)××××××××××××××××××××××第三,(三是)×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
□□附件:
1.××××××××
2.××××××××
(XXXX印章)
×××年×月×日□□□
注释:
1、××××,××××××
2、××××,××××××
三、版记,四个要素
主题词:
××□××□××
□抄送:
×××,×××,×××,×××,×××,×××,
□XXXX中心XXXX年×月×日印发□
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