企业招标采购策划与实例分析.docx
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企业招标采购策划与实例分析
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企业招标采购质量提升与风险防范
企业招标采购策划与实例分析
摘要我国国有企业采购活动以招标方式为主。
企业招标采购质量与生产经营紧密相关,乃相当系到企业的久远进展和市场生存。
宝华招标对外开展企业招标采购治理咨询效劳,将招标采购质量提升作为企业招标采购治理的核心目标。
招标策划是企业招标采购质量提升的有效手腕,招标策划分为搜集资料、确信招标目标、竞争性分析和制定招标方案等四个时期。
招标策划是编制招标文件的基础,招标文件对招标质量有重要阻碍。
招标项目实施进程中应当防范技术、商务和合规性风险。
我国国有企业采购活动以招标方式为主,企业招标采购的内容包括:
工程建设,生产、维修和保护所需物资,日常办公、经营治理相关的货物和效劳等。
招标采购质量与企业固定资产投资、生产经营紧密相关,乃至阻碍企业的久远进展和市场生存。
宝华招标在对外提供企业招标治理咨询进程中,致力于有效改良企业招标采购质量。
以下就企业招标质量提升进行探讨和分析。
一、招标策划是招标质量提升的基础
招标采购相较一样采购进程加倍复杂、涉及面更广。
第一,招标采购追求企业经济、技术和社会效益综合最优。
第二,招标采购活动具有政策性、标准性特点,必需依照招标文件规定的流程和规那么实施。
第三,招标采购受到众多外部因素制约,全进程同意招标人、招标代理机构和评审专家等相关关连人、行政监督部门及社会公众监督。
招标策划是指在招标投标活动启动之前,为了使招标项目取得成功,企业依照采购需要和市场环境,计划招标项目实施方案和招标目标实现途径。
企业只有通过充分前期预备和安排,有预见性地实施各项工作,正确处置可能碰到各类问题和风险,才能确保招标项目优质、高效地完成。
二、招标策划的作用
一、有利于内部沟通、协同工作
招标投标活动需要企业内、外部多个部门和单位协同工作。
招标策划依照招标采购的需要,制定针对性沟通机制和治理流程,降低各方的利益冲突、扯皮推诿和重复劳动发生的可能性。
在招标策划统一安排下,相关部门和单位依照职责分工和质量、进度要求,通过合作方式完成招标采购各项复杂工作。
二、增进投标人之间充分竞争
第一,企业在招标策划进程中,能够进一步挖掘和邀请优质供给商参与投标。
第二,制定合理的招标条件和评标方法,使得投标人的竞争处于同一路跑线、激发投标踊跃性。
第三,人为制造或增强充分竞争的环境,促使投标人在庞大竞争压力下提供最优技术方案和投标价钱。
3、确保招标项目实施严谨、周密
通过全面、认真地招标策划,招标项目能够形成详细的实施和操作方案。
依照招标策划分工协作,有利于各责任单位编制针对性强、细致严谨的技术、商务和招标文件,杜绝招标操作中的低级错误和工作疏漏,并为后续中标合同签定、合同履行奠定良好基础。
三、招标策划实施进程
一、确信招标策划参与各方
企业参与招标策划的各方包括:
利用单位、采购治理部门、技术治理部门和招标机构,别离负责招标项目的需求分析和商务、技术、招标等方面的专业支撑。
采购治理部门负责招标项目合同的签约和执行,是招标策划的责任单位。
关于投资风险大、灵敏度高的招标项目,除上述各方之外,企业的法律事务、内控审计和纪检监察部门也参与招标策划。
重大项目的招标策划,需要企业主管领导直接参与决策进程。
二、招标策划流程
①搜集资料
搜集内容:
潜在投标人名单及其经营、业绩情形,与企业历史关系等;招标采购内容不同档次产品的技术指标和性能、各产品历史价钱、市场供求关系;其他企业同类项目招标采购结果;
搜集途径:
历史招标信息,设计院等咨询机构,专业网站,与各供给商技术交流,行业内专业机构或专家咨询,同类项目考察调研等。
②确信招标目标
经济目标:
在预算约束下,在合理的前提下,尽可能地降低采购价钱、缩短采购时刻,并测算中标价钱价钱区间和采购周期范围。
技术目标:
依照标的物当前及尔后利用需求,确信技术规格、性能、参数等最低和最高的招标采购技术要求。
社会目标:
符合企业进展战略和国家产业政策,符合企业承担社会责任和环境爱惜义务等。
合规性目标:
招标采购组织和决策进程符合国家、企业相关法规、政策和制度,招标投标活动坚持“公布、公平、公正”和老实信誉的原那么。
③竞争性分析
对潜在投标人数量、档次(规模、技术和装备情形、业绩)和参与竞争可能性进行分析。
分析内容包括:
市场同类产品档次和价钱水平,潜在投标人参与竞争的意愿,可能增进投标竞争的方式。
通过竞争性分析,可采取相关方法增进竞争或避免恶性竞争。
④制定招标方案
招标方案包括:
确信招标组织形式、招标方式、标段划分等;确信招标文件核心内容,如评标方式、资格条件、技术要求、商务条款、分项报价表格式等;制定招标项目治理打算,包括:
工作分工、进度打算、汇报事项、风险操纵等。
3、增强招标策划治理、提升整体招标质量
企业招标采购经办人员业务水平不同,致使招标采购质量良莠不齐。
增强招标项目前期预备工作,由资深专家负责招标策划、经办人员负责招标业务操作,为经办人员招标业务操作提供指导、整体提升企业招标质量,幸免具体事务性工作浪费稀缺的专家资源。
四、招标策划案例
宝华招标受某大型钢铁企业委托,组织耐火材料集中招标采购。
本次招标策划如下:
一、资料搜集
资料搜集范围:
耐材采购历史数据(包括历史采购价钱、数量和总额)、耐材市场行情、现有供给商供货实绩和国内外最新技术进展等信息和资料。
另外,还包括该企业生产现场的耐材技术要求、图纸等相关资料,
二、确信招标目标和竞争性分析
耐材是钢铁生产进程中重要辅材,该企业每一年耐材采购金额超过3亿元。
招标人希望通过本次集中招标,达到降低耐材采购本钱、优化耐材供给治理的目标,并初步形成耐材采购管控体系和标准的招标采购操作流程。
招标项目团队全面梳理和分析该企业各类耐材的类别划分、技术要求、采购模式、历史价钱、供给商范围和市场情形,并据此制定招标策划方案。
二、招标策划方案
①扩大单项招标金额。
通过规模效应降低采购本钱,将原先30个采购合同归并为19标段组织招标采购,并将供给年限由一年扩大为三年。
②区域承包方式供货。
承包期内,耐材厂商一揽子负责热工设备的耐火材料设计、供给、砌筑、保护、下线等系列工序,确保生产稳固、产品质量合格。
承包商按企业钢产量结算费用。
③设置最高限价和标底。
由于各标段竞争程度不同,为了确保降低采购本钱,各标段均设置最高限价。
另外,考虑到我国耐火材料供给商众多、市场竞争异样猛烈的情形,设置标底作为价钱评审参考,可避免低价恶性竞争、保证企业生产稳固和平安。
④新供给商考察。
关于不熟悉的厂商进行业绩考察,并将考察结果作为关键评审因素。
3、招标结果
本次耐材集中招标成效显著,中标金额相较历史合同金额节约资金超过4000万元,中标厂商均为企业认可的合格供给商。
五、招标文件是招标质量的保证
一、招标文件的作用
招标文件详细描述了招标采购技术、商务要求,是约束参与各方招标投标行为的标准性文件。
招标文件是招标策划的延伸和细化,其内容应与招标策划维持一致。
招标策划内容是制定招标文件的基础,是招标文件核心内容。
招标策划结果决定招标文件编制质量,招标文件好坏对招标项目质量有决定性阻碍。
二、招标文件编制治理
为了确保招标文件编制质量和水平、避免显现遗漏和错误,招标文件编制治理应当遵循“先技术、后商务”和“先需求、后规那么”的原那么,具体进程如下:
①由利用单位编制招标技术文件初稿,确信招标项目的大体要求、招标范围和技术标准。
利用单位在专业技术方面存在能力不足时,能够委托技术治理部门或设计单位编制招标技术文件。
②在招标技术文件基础上,由采购治理部门编制招标商务文件,要紧工作为确信通用合同条款、起草专用合同条款等。
③招标机构依照招标项目需要,选择相应招标文件模板,将招标技术文件、商务文件整合形成招标文件初稿。
招标文件初稿整合进程中,招标机构应当编制评标方式、投标人须知、投标文件格式等专业性文件。
④招标文件初稿编制完成后,招标机构应当组织利用单位、技术治理部门和采购治理部门对招标文件进行审核。
招标文件审核通事后方可对外发出。
3、招标文件模板
招标文件模板文件包括投标人须知、合同条款、招标技术文件、评标方法、投标文件格式等。
招标文件模板对改良招标采购质量有明显成效。
第一,企业将法规、制度要求和一些好的做法固化在模板中,有利于招标采购知识、体会的积存和传承。
第二,利用模板有利于提高招标文件标准化程度、提高文件编制和审核效率。
第三,通过推行招标文件模板,可将企业招标质量的治理思想和要求渗透到招标项目的具体实施环节。
六、招标项目风险防范
招标实施进程中面临着各类各样的风险,它们将对招标质量产生各类不利阻碍、乃至致使招标失败。
招标项目应当防范技术、商务和合规性三类风险。
1、技术风险防范
①信息保密
需要保密的信息包括:
招标策划、交流内容和交流打算,其他投标人参与和技术交流情形,招标项目相关人员和部门信息等。
关于招标工作体会不足、保密意识不高的人员,应当增强保密培训、避免相关信息无心泄露。
②技术交流误差
技术交流进程中,出于职业适应,技术人员喜爱就具体技术细节进行评判和对照、乃至发表指导意见。
企业应当提示相关人员不该指导投标方案或进行评判,避免造成投标人参与踊跃性下降或对招标技术要求明白得误差等不利后果。
企业应当始终向投标人强调,招标技术要求以招标文件为准。
③技术评审准确性
在招标投标活动中,技术评审的依据是投标文件及其补充文件等书面资料,由评审专家依照自己专业知识和体会进行判定和评判。
技术评审受限于投标文件编制的指向性和评审人员主观判定,往往造成技术评审与投标实际产生误差。
可从两方面提高技术评审的准确性和靠得住性:
第一方面,引入实物评审因素。
技术评审时采取实物封样方式或实物测试方式,评审人员依据现场实物比较结果或第三方出具检测报告进行评审,确保评审结果加倍准确和更具说服力。
第二方面,增强业绩评审比重。
技术评审内容一样包括:
资格资质、技术方案、装备情形、技术指标、人员情形和业绩等评审因素。
与其他评审因素相较,业绩评审具有明显优势。
第一,业绩评审因素具有客观、真实的特点,评标时不受人为因素、主观态度阻碍。
第二,业绩指标间接反映了其他技术评审因素,业绩良好的投标人通常拥有较好的技术方案、生产装备、人力资源和资格资质。
为了提高评审成效、充分发挥业绩评审的优势,能够从多维度进行业绩评审,包括:
比较各投标人整体业绩数量或金额,对投标人业绩依照不同技术指标、用途或时刻分项评审,评审项目负责人业绩情形等。
2、商务风险防范
①邀请招标中投标人资格和技术水平良莠不齐、水平不在同一档次,致使投标竞争不充分、招标成效较差。
防范方法包括:
邀请同档次厂商参与竞争,评标以价钱为要紧评标因素、增进价钱竞争,潜在投标人信息严格保密等。
②公布招标中,投标人数量众多,资质、水平、价钱不同性大,由于事前规定资格资质条件、评标方式预见性不足,可能致使最终招标结果不睬想。
防范方法包括:
邀请更多合格厂商参与投标竞争,评审时对技术指标、投标价钱处于合理范围之外的投标人进行甄别和分析,关于不熟悉投标人进行实地考察和历史履约情形调研。
3、合规性风险防范
相关政策法规对招标投标操作进行了详细、具体的规定,任何违规操作都将致使招标项目受到投诉、质疑,乃至致使招标项目失败。
①开标组织
需要杜绝的行为包括:
投标截止时刻以后同意投标文件,开标前未对投标文件进行密封检查,有效投标人少于3个直接开标。
投标迟到风险防范:
开标前一周内及时与潜在投标人沟通是不是投标;开标前一天提示投标人相关投标事项;投标人对电子招标投标不熟悉的,能够到招标机构现场进行操作;采纳传统招标方式,开标时刻应考虑交通顶峰等特殊情形;开标现场延迟投标截止时刻的,应当经所有投标人签字确认。
②评标进程
评标委员会组成:
评标人员与投标人无利害关系;评标委员会组成比例符合规定;非评标委员本人不得签署评标表格;评标委员会组成人员和招标工作人员名单保密、避免投标人干扰评标工作。
评标资料和评标进程注意事项:
评标资料不得带离评标场所;评标进程信息不得对无关人员透露;评标委员会成员不能私下接触投标人、不得指导投标人澄清;不得同意投标人主动提出的澄清、说明;无关人员在场时,不得议论评标有关内容等。
③定标进程
定标进程中信息外泄可能后果有:
投标人干扰招标人决策;投标人招标结果的细节提出质疑和异议;预中标人的签约风险(阻碍后续合同细节谈判)。
定标进程风险防范:
经办人员提高保密意识,评标报告流转和审签人员信息不得告知无关人员;评标工作参与人员不得对外透露相关信息;评标报告、评标支撑文件对无关人员保密;中标或不中标情形及理由,应当以正式渠道由招标机构对外沟通。
④合同订立
合同签定应当以招标文件与投标文件为准,在不实质性违抗这两个基础性文件前提下,可就合同细节进行补充和完善。
相关合同细节补充和完善,应当在招标结果对外发布之前,以投标文件澄清的形式要求投标人确认。
不然,在招标结果信息公布后,招标人较难从投标人处取得有利自己的妥协。
⑤资料治理
投标文件属于投标人专有知识产权,仅供招标人在当次招标项目中利用。
即便招标项目已经完成,招标人和参与招标工作相关人员也应注意投标文件资料保管和信息保密,避免产生没必要要的法律纠纷。
需要在招标项目终止后继续利用投标文件的,应当在招标文件明示利用方式和利用范围。
招标质量提升始终是企业招标采购的核心目标和首要关注问题。
宝华招标将不断总结体会、勇于实践,以提升招标质量为抓手持续改良企业招标治理咨询的效劳质量和水平。
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