常用机关应用文写作详解.docx
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常用机关应用文写作详解
常用机关应用文写作
◆几种常用机关应用文
◆机关应用文写作需要注意的问题
◆几种常用机关应用文
■一、简报
■二、工作总结
■三、工作汇报
■四、调查报告
简报就是以具体的事例、简洁的文字、灵活的形式,及时、迅速地向上级反应情况、汇报工作,对下级或平级指导工作,通报状况的一种汇报性、指导性和交流性的文书。
(一)简报的类型
(二)如何撰写简报
(一)简报的类型
■1、工作简报
■2、专题简报
■3、会议简报
1、工作简报
■是为了推动日常工作而写的简报,也是简报中最常见的一种形式。
它的任务是及时反应工作进展状况,交流工作中取得的经验或指出工作中存在的问题,为上级领导和下级工作人员及时了解、掌握工作情况服务。
写好工作简报对于及时了解工作进展状况、交流经验、推动工作具有十分重要的作用。
如党政机关内部信息,包括情况反映、信息摘要、内部参考、工作通讯、工作动态等。
2、专题简报
■是针对某项工作、任务、活动而写的专项简报,它与工作简报的差别是前者面向全局,有较强的广泛性;而后者面向单一目标,有较强的针对性。
专题简报的编写是伴随着某项工作、任务、活动的开展而进行的,工作、任务、活动宣告结束,简报的编写也就停止,因而,它比工作简报更看重时效性。
如“三讲”简报、先进性教育简报、学习实践科学发展观活动简报、风情节活动简报、五大连池风景名胜名申遗和名镇建设简报,等等。
3、会议简报
■是在会议期间为了反应会议情况而写的简报。
它可以是一次性的,也可以是连续性的。
其内容主要包括:
会议的开、闭幕情况,会议期间的报告、讲话、决议、讨论发言、会议动态等重要状况。
会议简报是专为会议服务的,会议结束了,简报也就停办。
因此,它具有很强的阶段性。
如党代会简报、人代会简报、政协会简报,等等。
(二)如何撰写简报
■◥选材要准
■◥速度要快
■◥主题鲜明
■◥文字简洁
◥选材要准
■简报不能有事就报,它要注意从党委、政府的中心工作和单位的阶段性工作出发,围绕上级领导的兴奋点、上级机关关注的焦点,在众多的事件中选取那些最有指导意义、最容易引起重视或者必须引起上级足够重视的情况、问题、经验等,予以全面的、实事求是的报道。
◥速度要快
■简报最重要的特性就是新闻性。
这就要求简报的编写要快,对于工作中、活动中、会议中出现的新动向、新经验、新问题,编写者要及时迅速地予以捕捉,并用最快的速度予以报导。
否则,失去了新闻性、时效性,简报指导意义就会降低,甚至完全失去应有的作用。
◥主题鲜明。
■每一篇简报都有一个主题,这个主题根据要反映的内容,可以是正面的,也可以是负面的,但是一定要鲜明、生动、有特色。
一般来说,简报的题目要首先承担反映主题的任务,不仅要反映出文章的主要内容,表达出文章的中心思想;还要准确精练,不落俗套,能够吸引读者眼球,给人以深刻的印象。
因此,简报的题目就是简报的眼睛,需要精心酝酿。
◥文字简洁
■简报的一个“简”字,代表了简报的另一个基本特性,就是要简单、简洁、简明扼要。
为了体现这一特征,撰写人在编写简报时,首先,要注意选材精当,不求面面俱到,要一事一报,围绕一件事情、一个内容进行阐述。
其次,要对事物作出高度的概括,一篇简报短则百八十字,长则千把字,至多不超过两千字。
第三,要语言平实,通俗易懂,直截了当,不要用文言,且尽量不用或少用修辞手法。
篇幅过长、文字过繁的做法,使不适于简报的编写的。
二、工作总结
■
(一)日常工作总结
■
(二)活动总结
■(三)会议总结
(一)日常工作总结
■一般由过去完成的工作和下步工作打算两部分内容组成。
前一部分内容一般又分为两部分。
一部分是成绩,另一部分是做法。
也有的用做法带成绩,穿插叙述。
(二)活动总结
■是在活动结束时的总结,有的是书面总结,有的是总结讲话。
(三)会议总结
■会议总结是在会议结束时的总结,一般为总结讲话。
三、工作汇报
■工作汇报一般由两部分组成,一部分汇报过去的工作,另一部分是下步工作安排。
特殊的也有不汇报下步工作安排,只汇报需要帮助解决的问题。
■写工作汇报一定要把握好两点:
■1、谁汇报
■2、向谁汇报
◤为什么一定要把握“谁汇报”?
■把握好这方面,也就把握好了汇报的角度。
◤2、为什么要把握“向谁汇报”?
■把握好这方面,也就把握了汇报的内容。
首先要摸清谁听汇报?
其次要摸清听汇报的意图是什么:
■如果领导专门督促检查工作而来。
■如果是按照惯例新领导上任伊始视察工作而来。
■如果领导已经来过一次或多次。
四、调查报告
■调查研究就是深入实际了解实情,探究事物的本质和规律,形成并加深对客观事物科学认识的过程。
■调查,是指人们通过各种方法和手段了解和掌握客观事物的各种实际情况。
■研究,是指通过对调查所获得各种实际材料的科学地分析和归纳,从而得出正确的结论。
四、调查报告
■马克思在《资本论》写作的准备过程中,马克思研究过1500多种书籍和档案文件,从浩如烟海的文献资料中摘录了大量的资料,写了数十本的笔记。
■毛泽东一生都高度重视调查研究,无论是实践还是理论都是堪称全党的楷模。
第一次国内革命战争时期,他进行了中国社会各阶级的分析和湖南农民运动的考察。
第二次国内革命战争时期,他在井冈山作了宁冈、永新调查,后来又搞了兴国调查、东塘调查,赣西南土地分配情况的调查,还有长冈乡、才溪乡的调查。
1937年到延安后,他把以上的调查汇编成了著名的《农村调查》,这是我国革命史上最早的调查研究的文献。
抗日战争时期,他进行了游击战争战略调查研究、整顿党风文风的调查。
解放战争时期,他又进行了解放区减租减息方面的调查、土地革命政策的调查。
建国初期,他进行了合作化和社会主义高潮方面的调查研究。
1956年,毛泽东在作《论十大关系》报告前,集中用43天,听了30多个部门的汇报。
四、调查报告
⏹调查报告是调查研究活动的重要成果。
按内容分可分为:
■▽情况调研
■▽问题调研
■▽经验调研
(一)情况调研
■要全面反映工作情况,包括成绩、问题和加强改进工作的对策建议。
(二)问题调研
■要侧重反映存在的问题、提供解决问题的建议。
(三)经验调研
■主要是突出某地某部门某项工作取得的主要经验,有的在调研报告最后,写出具备普遍指导意义的启示。
◆机关应用文写作需要
注意的问题
一要注意把握好材料的角度
■◣要考虑是站在下级的角度还是站在上级的角度
■◣要考虑是站在本地本部门角度还是站在上级部门的角度
◣要考虑是站在下级的角度还是站在上级的角度
■在起草工作总结、工作汇报和领导在上级机关组织召开会议上的发言材料、向上级领导和上级有关部门请示时,都要站在下级的角度,全面总结工作一个时期内的成绩、做法及存在的问题、下步工作打算及需要上级帮助解决的困难,后两方面内容根据工作需要而定。
如果是起草领导讲话、文件、通知,就要站在上级的角度,重点是提要求、做总署。
◣要考虑是站在本地本部门高度还是站在全局的高度
■如果写工作总结、工作汇报一定要站在本地本部门的角度。
■如果是上级机关征求下级机关的意见、建议,或下级机关代上级机关起草专业性较强的材料时,下级机关一定要站在上级机关的高度或是根据材料的需要站在全市、全省、全国的高度。
二要注意把握好材料的对象
■即材料要面向哪一级组织、单位或者哪一个领导
■●要有所侧重
■●要知道轻重
■●要富于变化
●要有所侧重
■如果是国家有关部委或省有关领导来,我们汇报工作时就要侧重汇报该领导主抓的相关工作。
■前面讲到的时任国务委员的陈至立(现任全国妇联主席)来我们要侧重汇报教育、科技、文化、体育工作。
■中央政治局常委、中央精神文明建设指导委员会主任李长春来,我们要侧重汇报宣传思想政治工作。
■省委常委常委、时任我省副省长(现任哈尔滨市委书记)的盖如垠来,我们要侧重汇报工业、交通、安全生产等工作。
■省委常委、宣传部长衣俊卿来,我们要侧重汇报宣传思想工作。
■省委常委、副省长孙尧来,我们要侧重汇报科技、商务、旅游等工作。
●要知道轻重
◆在汇报的内容上把握好轻重
◆在汇报和语言风格上把握好轻重
●要知道轻重
◆在汇报的内容上把握好轻重
⏹有些领导来能解决我们一些困难和问题。
我们要不要提、怎么提非常重要,关键要看上级领导来的目的是什么。
Ø督促推进工作来的(准确到位、理由充分、有理有力有节)
Ø按照惯例来视察工作的
⏹问题不能提多,应有选择地提,适可而止:
——上级领导确实有能力帮助解决的提
——确实是需要上级领导帮助解决的提
◆在汇报和语言风格上把握好轻重
⏹以领导在上级机关召开的会议上的发言材料为例,汇报工作:
◎既要步步为营、不折不扣把成绩说清楚,把上级领导关注的热点汇报好。
◎也要谦虚谨慎、藏锋不露,以免引起其它地方、部门领导的反感。
●要富于变化
■不仅语言上要富于变化,内容上也要富于变化。
■2008年4月和6月省委书记吉炳轩曾经两次到黑河视察工作,第一次到了北安,第二次到了黑河。
黑河市委作了两次工作汇报,这两次汇报的内容却有很大不同。
三要注意语言的运用
■▼不要用过于张扬、华丽和浪漫的语言
■▼不要用太形象性的语言
■▼不能象一壶凉白开索然无味、波澜不惊
■▼要在朴实无华中蕴含深刻的思想性,体现精湛的艺术性
四要注意少用助词
■主要指“的、地、得”结构助词和“了、着”时态助词
■少用这些助词既可以很好地表达内容,又可以使材料显得凝练简洁。
五要注意标题句式要大致统一
■对于大多数的机关应用文来说,如工作总结、工作汇报、决定、意见、报告,等等,同一层次标题尽量选用同一种句式,同一种语言风格,同样数量的语句。
■领导讲话例外,一般不采用“八股”式的形式,特别是非正式场合的讲话,或者较小范围内的讲话,要灵活、朴实、清新、自然。
有的文中不立标题,有的即使立题也比较灵活,句式、风格、数量可能都会不同。
六要注意灵活掌握文字的繁简
七要注意数据的可靠性和内容的真
实性
■★一定要注意采用数字的真实性
■★二要注意内容的准确性
八要注意运用分析、比较、概括、提炼的方法说明问题
■用数字进行比较说明,可以让情况看起来清晰明了、简单易懂。
■同样的工作由不同的人去总结,就会产生不同的效果。
²概括提炼的好,会让工作增色不少;
²概括提炼的不好,会显得业绩平平。
九要注意勤学习、多积累、常实践
■实践出真知,实践出才干。
机关应用文的写作和写其它文章一样,要坚持不懈地练基本功,并在实践中自觉地总结经验教训,虚心向别人学习,取长补短,持之以恒。
这样就能练出过硬的真功夫。
结束语
当一个人用工作去迎接光明
光明很快就会来照耀他——冯学峰
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