公文写作与处理复习资料二.docx
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公文写作与处理复习资料二
下行文及其行文方式
含义:
下行文是指上级领导机关或业务主管部门对所属下级机关或业务部门的一种行文。
根据发文的不同目的和要求,下行文可分为以下三种行文方式:
含义:
上行文是指下级机关或业务部门向所属上级领导机关或业务主管部门的一种行文。
根据发文机关的实际工作需要,上行文又可以分为以下三种行文方式:
由于发生特殊紧急的情况,发生战争或严重自然灾害(如地震、水火灾害等),逐级上报将会延误时机、造成损失的问题;
经多次请示直接的上级机关,长期没有得到解决的问题;
上级机关交办的并指定越级直接上报的问题;
对直接上级机关进行检举、控制的问题;
直接上下级机关或领导之间有争议而无法解决的问题;
询问与联系极个别的、必要的具体问题等。
平行文
含义:
平行文是指同级机关、或不相隶属的,没有领导与指导关系的机关、部门、单位之间的一种行文。
使用范围:
不分系统、级别、地区的党、政、军机关以及社会团体、企业、事业单位之间
公文的行文规则
一、注重隶属关系,尊重机关职权
凡不相隶属的机关、部门之间,均不应以领导指导和被领导指导的身份行文。
比如,对不同系统的机关,没有领导指导关系的机关,不能发出命令、指示、决定等领导性文件,也不要发出请示、报告等请求给予领导指导的文件。
二、大力精减文件,严格控制发文数量和范围
各级机关的行文都必须本着精减的原则,严格控制发文的数量和范围。
根据公文内容确定发文范围。
在具体工作中,要注意解决那种当“收发室”,简单地照抄照转的层层转发文件的问题,还要防止“一文多发”,重复发文的现象发生。
这样做,既可减少发文的数量,节省开支,又可以消除各级领导同志的案牍之苦,有助于克服官僚主义,提高办事效率。
三、在一般情况下,党政机关不得越级行文
党政机关要严格控制越级行文,除非确有特殊情况,一般以不越级为宜,以免打乱正常的领导隶属关系和工作业务联系。
在特殊情况下的越级行文,必须同时抄报越过的上级机关,以便于上级机关了解情况或协助其办理有关事项,因为各级机关都是有一定分工和管辖权限的。
四、牵涉到几个部门的问题,部门之间要先协商一致或经上级裁决,然后向下行文
各部门之间对有关问题未经协商一致,或未经上级裁决,一律不得各自向下行文。
五、行文必须正确确定主送机关和抄送机关
机关的行文应当分清主送机关和抄送机关。
向上级机关的行文,或者要求对方机关办理答复的公文,应当主送一个机关,以便收文机关能及时迅速地进行处理。
六、主送机关与公文文种要相互呼应
七、关于联合行文的问题
一般说来,同级机关、部门或单位可以联合行文。
例如,同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文;政府与同级党委、军队机关可以联合行文、政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文;政府部门与各级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。
联合行文的各机关或部门必须是同级的,不同级别的机关或部门不能联合行文,即使是那些在人、财、物等方面握有一定实权的机关或部门,也不能与级别高的机关或部门联合行文。
联合行文对于共同贯彻执行有关方针、政策或兴办某些事业,是非常有利的。
几个平行机关或部门联合行文,应将相对应的各机关都列为主送机关,以便于共同处理或贯彻执行。
联合行文应当确有必要,且单位不宜过多。
八、关于“请示”的行文问题
凡请示的公文应当一文一事,一般只写一个主送机关。
请示的公文,应当按正常的办文程序上报上级机关,由秘书部门统一办理。
除领导直接交办的事项外,“请示”不得直接送领导者个人。
九、关于各级党政机关办公厅(室)的行文问题
各级党政机关的办公厅(室)向下直接行文,必须把握好职权范围和授权范围。
十、经批准公开发布的公文,应视为正式公文依照执行
经过批准在报刊上全文发布的公文,应当视为正式公文依照执行,发文机关可不再行文。
这种在报刊上发布的法规性公文,可由发文机关印制少量文本,供存档备查。
命令(令)概述与特点
命令,简称令,是领导机关颁发的具有强制执行性质的指挥性公文。
1.适用范围
《办法》规定:
命令(令)“适用于依照有关法律公布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员;撤销下级机关不适当的决定”。
2.历史发展
秦始皇统一中国后,规定皇帝下颁的文书称为“制”和“诏”。
可见,就行政系统而言,国家最高领导人、国务院及其所属部委、乡级以上地方各级人民政府,有权发布命令。
3.特点
命令是体现国家领导机关意志的重要下行公文,它具有以下三个主要特点:
◆权威性
一是发布命令的必须是具有乡以上级别的国家权力机关的执行机关,不具备这一级别,或不是执行机关,都无权发布命令。
二是命令的内容重要且具有不可更改性,处理一般性的公务不宜使用命令这一文种,命令一旦发出,非十分特殊的情况,不能轻易更改,“朝令夕改”是工作的大忌。
◆指挥性
◆强制性
1.命令(令)的类型命令(令)的类型很多,主要根据它的使用范围和作用来确定,如公布令、行政令、嘉奖令、任免令、动员令、戒严令、通缉令、特赦令等等,最常用的是下面三种:
公布令、行政令、嘉奖令
2.命令(令)的写作必须根据宪法、法律规定的权限范围发布命令。
(二)要注意各类型命令写作的共同点和不同点。
(三)语言要准确、凝炼、庄重、有力。
(一)必须根据宪法、法律规定的权限范围发布命令。
宪法严格规定发布命令机关的范围、以及命令的内容。
写作时要严格按照这些规定办事,不得不分级别,不分事情的大小,滥发命令。
(二)要注意各类型命令写作的共同点和不同点。
命令的内容单一,一般一文一事。
命令的结构由标题、编号、正文、签署四部分组成
标题:
发文机关+事由+文种或发文机关+文种
编号:
单独编号或者一般公文使用的发文号
正文:
不同的类型有不同的写法
签署:
包括署名和日期。
中华人民共和国主席令
第7号
《中华人民共和国高等教育法》已由中华人民共和国第九届全国人民代表大会常务委员会第四次会议于1998年8月29日通过,现予公布,自1999年1月1日起施行。
中华人民共和国主席江泽民
1998年8月29曰
《中华人民共和国高等教育法》(略)
为了适应国民经济发展的需要,进一步健全我国货币制度,方便流通使用和交易核算,现决定:
一、责成中国人民银行自一九八七年四月二十七曰起陆续发行一套新版人民币。
新版人民币面额,主币有……六种;辅币有……三种。
二、新版人民币与现行人民币的比率为一比一,即新版人民币一元和现行人民币一元等值,其余类推。
三、新版人民币发行后,与现行人民币混合流通,具有同等的价值尺度和流通、支付、贮藏手段的职能。
任何单位或个人,均不得以任何理由拒收其中任何一种人民币。
四、新版人民币各种券别的发行时间,责成中国人民银行陆续通告周知。
五、凡破坏新版人民币发行或借发行新版人民币之机从中渔利、扰乱金融市场者,均依法惩处。
对上述违法行为,全国人民均有权向当地人民政府和司法机关检举揭发。
行政令的正文一般由命令原由、命令事项、执行要求三部分组成。
Eg:
正文第一段是命令原由,准确扼要地说明此命令发布的必要性和重要性。
第一段之后分条列举的前四条是命令事项,把发行新版人民币的有关事项都讲清楚了。
最后一条即第五条是执行要求。
例如《国务院、中央军委关于授予钱学森同志“国家杰出贡献科学家”荣誉称号的命令》(1991年10月14日)的正文是这样的:
钱学森同志是我国著名科学家。
他早年在空气动力学、航空工程、喷气推进、工程控制论等技术科学领域作出许多开创性的贡献。
一九五五年九月,在毛泽东、周恩来等老一辈无产阶级革命家的关怀下,他冲破重重阻力……
为了表彰……授予钱“国家杰出贡献科学家”的荣誉称号。
国务院号召广大科技工作者同志向钱学习……
科技技术是第一生产力,是推动经济和社会发展的强大力量。
各级领导干部要……
嘉奖令的正文一般由先进事迹、嘉奖内容、号召三部分组成。
先进事迹应放在正文的最前面,扼要清晰地说明受嘉奖人最主要的功绩,以证明此人确实值得嘉奖。
Eg:
钱学森同志的嘉奖令
议案的概述与特点
1.议案概述
议案,是有议案提出权的机构或人民代表,向同级人民代表大会或其常务委员会,提请审议事项的建议性公文。
1993年11月,国务院办公厅在修订后发布的《国家行政机关公文处理办法》中,首次将“议案”列为国家行政机关法定公文文种,规定:
“议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审诉事项。
”
可以提出议案的,是国家权力机关的有关机构及人员以及人民代表。
总括而言,议案是一种特殊的公文,它是供各级人民代表大会和各级人民代表大会常务委员会在开会期间审议使用的一种书面文件。
2.议案的特点
行文关系及办理程序的法定性 议案的提出者和受理者,法律或法规已作了明确规定。
没有获得通过的议案,没有任何法定效力。
行文内容的单一性和可行性 议案的内容必须单一,即一个议案提请审议一个事项。
不具可行性的事项,不能作为议案提出。
议案的类型与写作
1.议案的类型
由职能机构提出的议案 职能机构主要指国家权力机构的办事或执行机构,如全国人大主席团、全国人大常委会、全国人大各专门委员会、国务院、中央军事委员会、最高人民法院、最高人民检察院等。
由人民代表提出的议案 人民代表在会议期间,可集体或联名向大会提出议案。
经会议专门机构研究后,有些可以作为正式议案,交大会审议,有些则作为建议、批评和意见,交有关部门处理。
2.议案的写作
议案的写作要注意什么问题呢?
(一)提出的问题重要且已具备解决的条件。
(二)要注意提出的权限和时限。
(三)要注意行文格式和办理程序。
(简答)
标题由提议案人、议案内容、文种三部分组成,中间一般要加“提请审议”、“提请审议批准”、“提请审议决定”等字样。
如《中央军委提请审议〈关于军队保卫部门行使刑事侦查权有关问题的决定(草案)〉的议案》、《国务院关于提请审议批准中华人民共和国和也门共和国领事条约的议案》。
(多选)
国务院关于提请审议《中华人民共和国标准化法(草案)》的议案
全国人民代表大会常务委员会:
为了加强标准化的工作,促进技术进步和技术交流,提高社会经济效益,维护国家和人民的利益,适应社会主义现代化建设的需要,国家技术监督局等部门经过广泛调查研究,反复讨论修改,拟定了《中华人民共和国标准化法(草案)》。
这个草案,已经国务院常务会议讨论通过,现提请审议。
国务院总理李鹏
一九八八年六月二十三日
《中华人民共和国标准化法(草案)》(略)
◆议案的正文要说明提出议案的理由及具体内容,内容如涉及条文、方案、计划等等的,要将有关条文等同时送上。
◆议案的签署,提议案人可以是机关,也可以是机关首脑。
签署的日期是议案提出的日期。
◆议案的办理运作程序和一般公文有所不同,所以议案没有发文号。
(单选)
决定
1.决定概述
决定是党政机关对重要事项或重大行动作出决策和安排的指导性公文。
2.适用范围
《办法》规定:
“决定适用于对重要事项或者重大行动作出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
”
《条例》规定:
“决定用于对重要事项作出决策和安排。
”(单选)
3.发展历史
决定作为公文文种,最早见于1931年11月中国共产党中央执行委员会第一次全体会议通过的《地方苏维埃政府暂行组织条例》之中,以后时废时用。
(多选)
4.决定的特点
内容重要 决定一般都不是由个人作出的,而是由领导集团或权力机构针对重要事项或者重大行动,集体研究讨论后作出的安排和部署,因而其内容重要。
政策性强 决定涉及的问题重大,它公布后,对下级机关和人民群众的活动有指导、导向作用,因而政策性极强。
有约束力 决定对有关人员具有约束力,它的执行是带强制性的。
5.决定的类型
指挥型 《全国人民代表大会常务委员会关于严惩严重危害社会治安的犯罪分子的决定》(1983年9月2日第六届全国人民代表大会常务委员会第二次会议通过)、《中共中央关于学习〈邓小平文选〉第三卷的决定》(1993年11月2日)
个案型 《国务院关于授予赵春娥、罗健夫、蒋筑英全国劳动模范称号的决定》(1983年2月12日)是表彰先进的,目的是让全国职工和知识分子向他们学习;《国务院关于大兴安岭特大森林火灾事故的处理决定》(1987年6月6日)
知照型 人大常委会关于人大全体会议何时在何地召开的决定
6.决定的写作
(1)决定的标题,由决定机构、决定事由、文种三部分构成,在标题下面用括号标出作决定的日期,有的还标明由什么会议通过。
(2)决定的正文
◆指挥型的决定,一般由决定理由、决定事项、执行要求三部分组成。
◆个案型的决定,一般由个案事实分析(即决定理由)、决定事项、期望要求三部分组成。
◆知照型的决定,只要把需要“广而告之”的决定事项一一列出就可以了。
(3)决定的文字,要准确、鲜明、简洁,以便于领会和执行。
决议
1.决议的概念
决议是经领导机构主持召开的会议通过的对重要事项进行决策部署的指导性公文。
2.适用范围
《条例》规定:
“决议用于经会议讨论通过的重要决策事项。
”
3.决议的特点
表达群体意志 决议是会议的产物,会议是一种群体活动,只有半数或三分之二以上的与会者举手或投票赞成,才能形成决议。
不履行表决手续,决议就不能产生。
有权威性和约束力 决议是经一定的手续产生的,它对与会者和有关人员具有权威性和约束力,任何个人不能随意改变决议。
4.决议的类型
决策部署型 如《中共中央关于加强社会主义精神文明建设若干重要问题的决议》(1996年10月10日中国共产党第十四届中央委员会第六次全体会议通过)
结果公布型 如《第九届全国人民代表大会第一次会议关于最高人民法院工作报告的决议》(1998年3月19日通过),全文只有一句话:
“第九届全国人民代表大会第一次会议批准任建新院长作的《最高人民法院工作报告》。
”
5.决议和决定的异同
决议和决定都是下行的指挥性公文,在内容方面接近,侧重于对重要事项的决策;在文字表述方面,风格也一致,都要求准确、鲜明、简洁。
形成的程序不完全一样 决议必须由会议通过,而决定可以由会议作出,也可以由领导机构在职权范围内作出。
内容的范围不尽相同 决议多半针对全局性问题作出决策,决定既可解决全局性问题,也有不少用以解决具体事项。
发布形式略有不同 决议以会议名称发布,决定也可以会议名称发布,但多半以机关名称发布。
指示
指示是上级机关对下级机关指导工作的公文。
2.适用范围
《条例》规定:
“指示用于对下级机关布置工作,提出开展工作的原则和要求。
”
3.指示的特点
针对性 各级党政机关的日常工作,有方针政策、法律法规作依据,一般不需要上级机关发指示。
只有在下级机关的工作碰到困难或出现偏差时,在上级机关有某些意图要下级领会、贯彻时,上级机关才会主动发出指示。
所以,指示的针对性都是很强的。
在一般情况下,不应滥发指示。
原则性 用“指示”指导工作,主要是指明工作要求、工作原则,防止在方针政策上出现偏差,至于具体的工作方法,要发挥下级机关的主动性和创造性,不宜包办代替。
4.指示的类型
涉及全局问题,带普遍性的指示 如:
《政务院关于各级政府工作人员保守国家机密的指示》(1950年2月16日政务院第二十次政务会议通过,1950年2月24日发布)
涉及局部问题,带特殊性的指示 如:
《农业部关于充实农业技术推广站、加强农业技术推广工作的指示》(1982年6月15日)
5.指示的写作
◆指示的标题一般由发文单位、事由、文种三部分组成。
文种一般用“指示”二字,如果有些工作特别紧急,则可用“紧急指示”。
◆指示的正文一般由指示根据、指示事项、执行要求三部分组成。
中共中央关于坚持“少宣传个人”的几个问题的指示
(1980年7月30日)
各省、市、自治区党委,各大军区、省军区、野战军党委,中央各部委,国家机关各部委党组,军委各总部、各军兵种党委,各人民团体党组:
三中全会决定要“多歌颂工农兵群众,多歌颂党和老一辈革命家,少宣传个人”。
随后在五中全会通过的《关于党内政治生活的若干准则》第二条就此作了一些正式规定。
实践证明,这个方针是正确的,三中全会以来执行这个方针总的说来是有成绩的。
意见
1.意见概述
意见,是党政机关对重要事项发表的对工作有指导性质的文件。
《条例》和《办法》都规定:
“意见用于对重要问题提出见解和处理办法。
”
2.意见的类型
◆直接指导型
◆批转执行型
3.意见的写作
◆标题。
一般也是发文单位加事由加文种。
如《国务院办公厅转发人事部等部门关于培养跨世纪学术和技术带头人意见的通知》(1995年4月28日)
◆正文。
注意分条叙述。
意见可以用于上行文、下行文和平行文
◆作为上行文:
上级机关应对下级机关报送的“意见”作出处理或给予答复。
◆作为下行文,文中对贯彻执行有明确要求的,下级机关应遵照执行,无明确要求的下级机关可参照执行。
◆作为平行文,提出的意见供对方参考。
公告通告
1、含义
公告是机关、团体向公众宣布重要事项的告知性文件。
通告是机关、团体在一定范围内公布事项的告知性文件。
2.公告、通告的特点和差异
发布的公开性 公告的范围广于通告,通告有地区性
事项的重要性 公告公布比较重大的事情
操作的严肃性 公告一般由国家各级政权机构发布,涉及地方法规的,必须由省级以上人民代表大会批准,一般机关团体,不能随意发布公告。
历史发展
1951年中国共产党,关于法令性的事项用“布告”
民国时期(公告、布告、通告)
3.公告、通告的类型
涉及法定事项的公告、通告 在宪法、法律、法规赋予的权力范围内,有关机构可以发布公告、通告,规定一些事项,有关人员必须遵守。
知照性公告、通告 这类公告、通告发布的目的,只是让群众或者有关人员知道,并不需要大家去遵守或者执行。
4.公告、通告的写作
◆符合权限,一事一告。
◆内容明确,语气庄重。
◆注意格式。
标题
发文单位加事由加文种 《中共中央、全国人大常委会、国务院关于宋庆龄副委员长病情的公告》、《民航总局、公安部关于民航安全问题的通告》
发文单位加文种 《中华人民共和国全国人民代表大会公告》、《广州市交通局通告》
事由加文种 《关于不再追诉去台人员在中华人民共和国成立前的犯罪行为的公告》、《征地通告》
只有文种 如《公告》、《通告》。
公报
1.公报概述
公报是公开发布重要决定或重大事件的告知性文件。
《条例》规定:
“公报用于公开发布重要决定或者重大事件。
”
2.公报的类型
会议公报 一般用以公布党的重要会议召开的情况及会议所作的决定 如1997年9月19日公布的《中国共产党第十五届中央委员会第一次会议公报》
统计公报 发布国民经济和社会发展各方面情况的统计数字 如中华人民共和国国家统计局、第一次全国基本单位普查办公室发布的《关于第一次全国基本单位普查结果的公报》
外交公报 涉及两个或两个以上国家的政府、政党、团体等在会谈或交往后发表的文件,主要公布会谈各方的观点及取得的共识 中美《联合公报》
3.公报的写作
(1)会议公报因发布目的的不同而有不同的写法。
◆如果目的是公布会议结果,如作了什么决定,选举了什么人员等,那只要简明扼要说明最后结果就行了。
如果目的是传达会议精神,那就要根据会议内容,作较详细的分析阐述,夹叙夹议是最常用的写作手法。
(2)统计公报必须由国家各级统计部门或国家指定的机构发布,任何机构不得随意发布全国性、地区性的统计数字。
例如《中华人民共和国国家统计局关于1995年国民经济和社会发展的统计公报》中关于“交通和邮电”的部分:
交通邮电业继续得到较快发展,全年完成增加值3236亿元,比上年增长百分之九点五,通信能力增强,运输紧张状况有所改善。
各种运输方式完成的客货运输周转量如下:
1995年比上年增长%
(3)外交公报涉及对外关系,其发布应遵循法定的审批手续和途径。
其内容涉及各方的观点和承诺,行文要十分准确和庄重。
通知的概述
通知概述
通知是向特定受文对象告知或转达有关事项或文件,让对象知道或执行的公文。
《办法》规定:
“通知适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文;传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项;任免人员”。
《条例》规定:
“通知用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。
”
从两个文件的规定可以看出,通知是一种使用面极广、以下行为主也可以平行的公文文种。
通知的产生
通知产生于民国时期。
通知的主要用途是:
1.上级机关对下级机关通知应该知道或者办理的一般事项用通知;
2.发布某些行政法规或者对下级机关工作有所指示,按照内容不适宜于用命令或者指示发布的,用通知发布;
3.国务院和各部、各委员会以及地方各级人民委员会的秘书工作部门,转达它的领导机关的会议通过的文件和领导上的指示用通知;
4.平行机关和不相隶属的机关之间互相通知需要知道的事项用通知。
通知的类型:
发布性通知 用于发布行政规章制度及党内规章制度 如《中共中央关于印发〈中国共产党纪律处分条例(试行)的通知〉》(1997年2月27日)
批转性通知 用于上级机关批转下级机关的公文(如请示、报告等)给所属有关人员,让他们周知或执行 如《国务院批转国家语言文字工作委员会关于废止〈第二次汉字简化方案(草案)〉和纠正社会用字混乱现象请示的通知》(1986年6月24日)
转发性通知 用于转发上级机关和不相隶属机关的公文给所属有关人员,让他们周知或执行 《广东省人民政府转发国务院关于调整机关、事业单位工作人员工龄津贴标准的通知》(1992年1月12日)
指示性通知 用于上级机关指示下级机关如何开展工作。
指示性通知的作用相当于“指示”,对下级具有强制性约束力。
《国务院关于进一步解决干部夫妻两地分居问题的通知》(1989年12月8日)
任免性通知 用于任免和聘用干部 ——
事务性通知 用于处理日常工作中带事务性的事情,常把有关信息或要求用通知的形式传达给有关机构或群众。
通知的写作
(一)标题
◆标题多采用“发文单位加事由加文种”或“事由加文种”两种形式
◆批转性、转发性通知,标题中应标明“批转”、“转发”字样,并要列出原发文单位和原文件名称。
如果原文件是通知,则可省略一个“通知”字样,不必写成“转发……关于……的通知的通知”。
◆简单的事务性通知,标题也可只写“通知”二字。
(二)正文
◆发
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