前台管理规定Word格式.doc
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前台管理规定Word格式.doc
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“您好!
XXXXXXXX”。
5、电话接转标准用语:
“请稍候”或“请稍等”。
6、电话接待礼貌用语:
“对不起,XXX现在不在,请您稍后打来或请您留言,我能否替您转告”。
7、内线电话标准接转用语:
我是前台XXX”。
8、接打电话的声音必须清晰、柔和,精神饱满,不得含混不清、懒散或粗鲁无礼。
9、不得长时间占用外线接听电话,如遇特殊情况应接转至分机上继续接听。
不得使用总机拨打电话,拨打电话时一律使用分机。
10、要爱惜使用电话,听筒要轻拿轻放,拨打电话时摁键动作轻柔。
11、公司副总裁的电话可直接转至副总裁秘书那里由副总裁秘书来处理。
12、遇有特殊情况或把握不准的问题时,可将电话转至行政人事中心最高负责人那里处理,行政人事中心最高负责人不在时可转至副总裁秘书处处理。
13、遇有推销或其他与业务无关的电话时予以礼节性婉拒。
三、来访接待
1、当有客人进入公司时,前台秘书必须主动起身并面带微笑问候客人:
您好!
2、客人说明来访意图后,前台秘书必须以明确手势指引客人至公司的相关业务部门。
3、任何客人来访时,前台接待必须起身主动热情问好,在问清客人来意后,请客人至公司会客区域等候,然后用电话联络被访者是否接待,在得到允许后指引客人至被访者处。
4、对于被访者不接待的客人应予以婉拒。
四、收发工作
1、负责公司所有信件、报刊等物品的收发工作,公司如建立图书室或读书角的情况下,要兼负责图书、杂志的借阅登记手续工作。
2、必须做到对公司的报刊、杂志等订阅情况了如指掌,每天在接到报纸后,按订阅部门进行分类、整理,然后在文件报刊登记本上进行登记。
3、主动将相关部门的文件、报纸、刊物送至各部门办公室,并请相关接收人员签字确认。
4、负责前台传真文件的收、发工作,在进行登记后负责分送至有关部门,并请相关接收人员进行签字确认。
5、对由前台发送的特快专递、快件以及其他等信件进行登记后负责发送。
6、前台报纸、杂志接收后负责码放在报刊、杂志架上,同时负责定期更新。
五、其它责任
1、阻止一切未经许可的来访者进入公司办公区域。
2、经事先预约的人员需问明来访者姓名、事由,经前台登记并与被访者确认后方可进入办公区域(有本公司员工陪同者除外)。
3、保持前台环境清洁、随时将客户休息桌椅及沙发等家具摆放整齐。
4、随时整前台的报刊、报架,将报纸、书刊码放整齐。
5、在会议室召开会议时,负责协助行政向与会者提供饮水服务。
6、维护、保养前台绿植,及时婉转地劝阻在前台吸烟的客人。
7、负责公司饮用水的订水工作,在饮用水尚余2桶前联络送水公司,以保证各部门的饮水需求。
8、保持前台的环境清洁,及时清理客人丢弃的水杯及其他杂物。
9、每天早晨负责查看复印机的纸张情况,对不足的纸张及时领取、添加,以保证各部门人员的复印。
10、负责公司出差人员机票、火车票的统一办理。
11、如公司发放员工餐卷的情况下,需负责员工餐卷的发放工作。
12、如公司前台摆放饮料机时,要负责饮料机的上货及费用结算工作。
行政人事中心
2008年3月18日
前台秘书岗位说明书
职位名称
前台秘书
职位编号
所属部门
职位定员
1人
直接上级
行政人事中心总监
职位体系
员工职系
直接下级
工资级别
1500-1800
直接管理人数
无
岗位目的
负责管理公司前台的日常行政工作
一、工作内容
1、负责公司前台日常行政管理工作,包括电话接听、客户引导、书刊资料架清理、员工餐券、报刊订阅及收发、传真机/打印机的清洁、信件收发、消防安全、公司6S检查监督、前台办公区的环境、饮料机上货、地面、桌椅、饮水机清洁等行政日常工作;
2、负责来访客户的接待与引导工作,解答客户问题,做好到访客户的人数统计;
3、负责前台办公环境的维护,员工行为仪表的保持,随时提醒、记录、并于当日下班时出具6S管理统计表及环境检查表;
4、负责前台保洁工作的随时检查及提醒工作;
5、协助行政主管负责办公设施及办公用纸的管理;
6、协助人事主管进行引领面试、整理面试结果等工作;
7、协助行政主管进行内部电话表的每周更新工作;
8、负责新入职员工参加培训后的“培训总结”、“培训资料”、“培训考核结果”的收集与整理;
9、负责参与公司文化活动的策划、筹备及组织工作;
10、做好公司、部门的外联协调沟通工作,并保持良好的工作关系;
11、协助本部门进行相关资料的打印和整理,以及其他文书工作;
12、完成部门经理交办的其他工作。
二、工作细化
1、每日准确接转来电,做好与外部的电话沟通;
2、每日按时(当日报纸送齐后)给各部门发送报纸;
3、每日对公司来访客人进行统计;
4、公司办公设备的维护,如发生故障应及时通知行政主管或联系厂家解决;
5、定期做好饮用水的检查工作,如将要用完时,及时与供应商做好订水补充,并做好结款工作;
6、每周一负责员工餐券的发放,需请部门经理签字确认后,方可发放,并做好统计、对帐工作;
7、收发传真,并及时通知相关人员领取,同时做好领取记录;
8、联系快递公司,收取快件;
9、对前台日常保洁的监督及公司环境的日常维护工作;
10、协助行政主管进行员工日常考勤及行为规范的检查工作;
11、协助人事主管进行引领面试的工作。
12、协助相关部门做好复印各种文件、资料的工作;
13、自动售货机如缺货时,要及时通知行政主管购买、补充;
14、协助行政主管负责各部门员工、领导出差的订票任务;
三、权限与责任
1、权限
1)对前台工作流程与制度的建议权;
2)对考勤及员工行为规范的管理有建议权;
3)对公司办公用品、日常行政管理、环境卫生的管理有建议权;
2、责任
1)对电话接转的质量及标准负责;
2)对前台环境的维护负责;
3)对公司报刊、杂志的准确发送负责;
4)对办公机器、设备的维护负责;
5)对复印、打印、传真的纸张使用负责;
6)对订票与后勤工作的及时性与准确性负责;
7)对饮用水的保障负责;
8)对前台的安全、卫生负责;
9)对日常接待服务质量负责;
10)对公司行政工作有提醒和监督的责任。
与上级的沟通方式:
接受行政人事中心总监、行政经理、行政主管的书面及口头指导
关键业绩指标
指标项目
量化目标
指标权重
1、
差错率及投诉次数
0次
20%
2、
前台工作流程管理
100分
3、
客户满意度
4、
考勤及行为规范的监督及其他制度的执行
5、
行政人事中心总监的评价
10%
6、
行政工作服务满意度,行政经理的评价
岗位资格要求:
l教育背景:
职高以上学历
l经验:
1年以上相关服务工作经验
l形象良好,亲和力强,声音甜美,反应敏捷。
岗位技能要求:
l专业知识:
接受过相关服务规范、礼仪培训。
l能力与技能:
有较好的语言表达、沟通能力。
职业发展:
晋升行政主管
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