档案建立与台账管理文档格式.docx
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(监控录像档案)
三.是规避风险的主要途径之一。
四.是开展物业研究的基本统计素材五.反应物业管理水平,评价物业质量并综合反应物业管理状况。
六.是行业趋势,是各项评优的组成部门。
(市优、国优)
档案管理的原则
一、安全至上原则:
p
p
防火、防盗、防湿、防虫;
专管(专人收集、专人管理)
统一制度、统一标准、统一规范,集中收集不同部门、不同业务(各领班各自分管)
业务门类不同,分类方法不同
二、集中分散原则:
三、业务对应原则:
四、规范管理原则:
避免特立独行、标新立异、自搞一套。
五、指标评价原则:
量化目标考核重要指标。
六、切实可行原则:
不刻意作假。
档案建立流程
优质档案的来源
第一步、档案收集
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没有规范完整的物业资料,就不会有规范完整的物业档案,更谈不上整理;
保管就失去意义了,利用价值当然就大打折扣。
档案的来源:
详见右图
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定义:
按照有关规定、通过例行的接受制度和专门的征集办法,将分散在各部门、个人手中和散失在其他地方的档案有组织有计划保存在一个地方。
收集要求:
常年累计、持久;
制度化和规范化,及时并不断更新。
齐全完整,保质量。
精简准确,并能反应企业的业务活动。
第二部、档案整理
(一)
归档文件书写要工整、清晰,不用普通圆珠笔、铅笔或复写纸等不耐久的记录材料。
(二)文件收集是否齐全完整,底稿、附件是否装订在一起;
一次会议、一项工作、一个事由(或问题)
的文件是否全部归档。
(三)归档年度是否分清,跨年度文件是否分清;
(四)归档文件保管期限划分是否准确,几种保管期限的文件是否混在一起;
第三步:
装订
1、装订前,对破损的文件进行修复以延长其寿命。
修复主要针对一些有孔洞、残缺或折叠处已被磨损的文件进行修补。
2、复制字迹模糊或易褪变的文件。
一般采用复印的方式进行复制。
比如传真件字迹耐久性差,须复制后才能归档。
3、去除易锈蚀的金属物,如订书钉、回形针等。
4、装订的方法采用三种:
一种是10页以内用胶水粘贴,第二种是40页以内用钢夹固定,三种是40页以上用“三孔一线”装订。
要求:
装订文件封面制作规范档案封面.doc
第四步:
编号
编号是编目工作的起点和基础,通过编号,使归档文件在全宗中的位置得以固定,并为后续的编目工作以及将来查找利用时提供实体条件。
第五步:
编制目录
它是归档文件整理工作的重要内容之一,也是其他各种编目工作的起点和基础。
编目必须按照分类、排列的结果、逐类、逐件编制目录,以系统、全面的提示归档文件的全貌。
第六步:
装盒
装盒要求
归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒,与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致,保证检索到文件条目后能对应地找到文件实体。
档案利用完毕后归档时,同样要注意将其按件号顺序装入相应档案盒中。
统一文件盒脊设置档案盒标识.doc
备考表
备考表置于盒内文件之后,项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。
盒内文件情况说明:
填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
整理人:
负责整理归档文件的人员姓名。
检查人:
负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
日期:
归档文件整理完毕的日期。
备考表制作
备考表.xls
档案管理
推行计划
1、表单的内容讨论定稿
2、推行计划永康项目管理部肿瘤项目管理部:
:
3.25----4.
4.6----4.
儿保项目管理部:
117医院项目管理部:
公司各部门:
4.11----4.
4.16----4.
自行优化、4月中旬完稿。
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- 关 键 词:
- 档案 建立 台账 管理