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商务信函的格式范文)理解。
当涉及数据或者具体的信息时,如时间、地点、价格、货号,等等,要用语精确,使交流的内容更加清楚,这更有助于加快商务活动的进程。
(三)态度真诚性
商务信函要能够充分体现真诚、礼貌。
不管说什么,都要带着诚意去说。
把写好的商务信函拿起来读一遍,确保如果此时对方正在电话中与你通话,他一定能够感受到你的自然、真诚和礼貌。
这里所说的礼貌,并不是简单用一些礼貌用语,而是体现了一种为他人考虑,多体谅对方心情和处境的态度。
(四)主旨单一性
商务信函具有纯粹的业务性,一般要求专文专事,内容集中单一,围绕公务,突出主旨。
(五)格式规范性
商务信函结构类似于一般的书信,有称呼、有正文、有署名。
外贸商务函、电的写作则必须依照国际惯例,用英语或对方国家所使用的语言书写,在文法和书写格式上也要符合对方的语言规范和习惯。
(六)地位平等性
商务信函是两个平等法人之间的往来文书,反映双方平等、互惠互利的关系。
商务信函的写作应相互尊重,以礼相待。
(七)要求时限性
商务信函是在商务活动的每个环节中形成的,每封信函都是一定时限内的双方意愿的明确表达。
因此,接收对方的信函后必须及时回复。
目前,信函的传递越来越多地使用图文传真、电子邮件等快速传递形式,以适应这一特点的需要。
商务信函一般由三部分组成:
信头、正文、信尾。
(一)信头
信头即信函的开头,由发信人名称及地址、标题、函号、称谓、收信人地址和单位等组成。
1发信人名称及地址
发信人名称及地址一般写明发信人企业单位名称及详细地址。
还包括电话号码、电报挂号、专用电码、电传、传真、网址等商务联系信息。
2.标题
作为商务信函,它与一般的普通信件不同,只要不是企业单位个人与个人之间的交流,商务信函一般可以有标题。
标题位置在信文首页卜方,居中书写,其内容是标明事由。
事由要求
概括出函件的主旨、中心,使收信人通过标题就对信文的主要内容有大致的了解。
常见的商务信函标题有以下两种形式:
(1)由事由加文种名称“函”构成,如“关于要求承付打印机货款的函”、“推销函”、“订购函”、“索赔函”等。
(2)先写“事由”二字,加冒号提示,然后直接标写该信函的内容,如“事由:
机动车索赔”。
3函号
函号即编号,分为对方编号和己方编号。
在外贸业务信函的信头上注明编号,可保证信函便于管理和查阅。
函号位置一般出现在标题右下方或信头的左上方。
常见的有两种形式:
一是仿效行政公文发文字号的格式,采用“x函〔xxxx〕x号”或(xxxx)“函第x号”的形式;
二是采用直接编号的形式,如“第x号”。
4称谓
称谓是对收信人或收信单位的称呼,一般写受文者的尊称,这是商务信函必须的一项。
其位置一般在标题或函号的左下方,单独占行,顶格书写,后面用冒号。
书写时有以下两种称谓:
(1)泛指尊称。
“尊敬的”后加称谓并加冒号,如“尊敬的先生”、“尊敬的女士”等。
尊称中可以使用职务,如“尊敬的办公室主任”、“尊敬的财务部部长”、“尊敬的销售部经理”等。
(2)具体称谓。
即具体指名道姓的尊称。
在姓名后面加称谓语。
这类称谓一般用于写信人与收信人彼此认识或者非常熟悉的情况。
因为这种称谓能够体现写信人与收信人之间的情感与密切关系。
称谓可用泛称中的“先生”、“女士”等,也可以使用职务,如“尊敬的办公室石主任”、“尊敬的财务部张部长”、“尊敬的销售部王经理”等。
5.收信人地址、单位
收信人地址、单位要写明收信人企业单位名称及详细地址。
(二)正文
正文是商务信函的主体,叙述商务往来联系的实质问题。
正文写作要求内容单纯,一文一事,文字简明,事实有据,行文礼貌。
1问候语
问候语也即应酬语或客气语。
开头的问候语是商务信函必不可少的,即发信人对收信人打招呼的礼貌问候语。
一般用一两句尊敬的客气话表示,如“您好”,“近来生意可好,效益颇高”等。
如果是初次联系,可使用“久仰大名,未亲雅教”等词语。
如果是回函,可使用“惠书敬悉,不胜感激”等词语表示感谢来函。
2主体
主体是商务信函正文的核心内容,是发信人要说明的事项。
不同的商务信函的内容是不同的。
一般包括以下两个内容:
(l说明发函缘由。
直截了当、简明扼要地说明发函的目的、根据、原因等内容;
复函则要引叙对方来函要点,以示复函的针对性。
(2)说明发函事项。
主体表达信函的中心内容,一般是根据发函缘由详细地陈述具体事项,或是针对所要商洽的问题或联系事项,阐明自己的意见。
要求语气要平和,问题要明确,事实要清楚,表达要明白。
如商洽函的正文主体包括商洽缘由、商洽内容、意愿要求三部分;
询问函的正文主体包括询问缘由、询问事项两部分;
答复函的正文主体包括答复缘由、答复内容两部分;
商品报价函的正文主体包括产品的价格、结算方式、发货期、产品规格、可供数量、产品包装、运输方式等。
如果正文主体内容简单,逻辑上可采用篇、段合一式结构,如果正文主体内容较多,逻辑上可采用分段式结构。
3结尾语
正文结束以后,一般用精练的语言将主体所叙之事加以简单概括,并提出本函的有关要求,强调发函的日的。
如请求函的结尾语是“拜托之事,承望协助解决为盼”,希望回函的结尾语是“不吝赐函,静候佳音”等。
结尾语视发信人与收信人的关系以及信函的内容而定,要求恰当得体。
(三)信尾
信尾部分包括四部分内容。
1祝颂语
所有的商务信函都要写明祝颂语。
祝颂语分为祝者自身的请候语和收信人的安好语两部分:
(1)请候语,在正文结束后空两格书写。
常用的有“敬祝”、“顺颂”、“恭祝”
等。
(2)安好语,一定另起一行顶格书写,以表示对对方的尊重。
常用的安好语有“商棋”、“金安”、“生意兴隆”等。
2签署
签署即发信人的署名或签名、用印。
商务信函的署名可根据企业的要求或发信人的意见而定。
有的企业署名以单位名称加盖印章的方式;
有的企业要求发信人直接签名,以示对信函的内容负责。
个人签名一定要由发信人亲手所签。
3日期
日期一般是发信具体时间。
商务信函因为涉及商务业务往来,务必写明发信日期。
一般采用以下三种形式:
(1)公文日期形式。
即在信函签署下方用汉字小写写明发信日期,如xxxx年八月十八日。
(2)阿拉伯数字形式。
即在信函签署下方用阿拉伯数字写明发信日期,如20XX年8月18日。
(3)国际标准简写法形式。
即在信函签署下方用阿拉伯数字标记年、月、日,在一位数的月、日前加“0"
,如20XX年08月18日。
无论哪种写法,日期务必写全,以便存档备查。
如20XX年08月08日,不能写成“08年08月08日”。
4附件
附件是随函附发的有关材料,如报价单、发票、确认书、单据等。
如果需要标注附件的,在信函签署的下方可以标注附件。
如果附件是两个以上的,要分别标注附件一、附件二等。
范文:
道歉函
xx市兴达贸易有限公司:
贵公司20xx年x月x日函收悉。
函中所诉20xx年1月7日《购买电脑桌合同》中,所收的35套黄花牌电脑桌部分出现接口破裂一事,深表歉意,此事已引起我方高度重视,现已就此事进行调查。
经有关邵门查实:
我厂生产的xxxx型黄花牌电脑桌,出厂时,经质检部门检验全部为优质产品。
函中所提的部分电脑桌出现接口破裂,是由于我方工人在出仓时搬运不懊造成的。
衬贵公司的损失,我公司再次深表歉意,并请贵公司尽快提供电脑桌受损的详细数字及破损程度,以及公证人证明和检验证明书,我介司将以最快的速度按实际损失给予无条件赔偿。
对此,我们将引以为戒,查找工作中存在的问题和不足,制仃改正措施杜绝此类事件的发生。
希望能够得到责公司谅解,继续保持良好的贸易往来关系。
候复
xx市光明家具有限公司
20xx年8月9日
本文来源于:
http:
///article/sort07/sort053/info-3417.html
篇二:
商务邮件范例以及格式注意事项
一、事务邮件:
x经理/总:
您好!
非常荣幸能够代表我公司与您联系。
我是xxxx公司的xxx(职位)的xxx(姓名),今天将您所感兴趣的我司产
品报价及相关介绍发送给您,请您查阅!
如果邮件中有任何不清楚的地方或者您需要我们提供任何帮助,请您联系我,电
话:
*********,或联系xxx(该客户的具体主管以上负责人)手机号:
xxxx。
恭祝商祺!
xxx
二、问候邮件:
例一:
在这个阳关灿烂的日子里,祝您身体健康,心情愉快!
(在这个特别的日子里,为您送上最真挚的祝福,祝您:
生日快乐!
工作顺利!
)
xxx公司xx敬上例二:
生活是一种态度,拼搏奋斗之间自由来去,才是生活的真谛!
生活是一种心境,慢慢体会了才会有温馨浪漫的甜蜜……今晨阳光灿烂,空气清爽怡人,我愿将这人间最美的时刻送给您。
祝您生活愉快,事业蒸蒸日上!
xxx公司xx敬上例三:
一份真诚,能胜万两黄金;
一缕温暖,能抵万里寒霜;
一句真心的问候,送来我最美好祝愿:
忙碌的日子不要忘记照顾自己的身体,祝您身体健康,工作顺利!
xxx公司xx敬上例四:
新年好!
值此20XX新年来临之际,xxxx(公司)向贵公司表示最衷心的感谢和最诚挚的祝福,
感谢您长期以来对我们的支持和信任!
在过去的一年中,我们的团队在您的支持、鼓励、批评下得到了一定的成长。
未来的中国是服务的王国,得服务真谛者得天下!
你我携手共同为车主创造出体验更加温馨、融洽、激情的消费天空。
您的标准就是我们努力的方向。
在私下直言批评的是我们的真朋友!
请提高您对我们的标准!
让我们共同携手创造明天、后天!
我们的团队还很幼稚,需要指点、批评、鼓励等各种成长的“营养素”,这是您赐予我们最有价值的礼物。
愿我们成为您生命中的礼物,虽然不期而至闯入您的世界,但从此为您打开全新的一扇窗——那一片天空下,生命真挚而温暖,彼此尊重、呵护,彼此温暖。
这是我们共同的愿景,这是我们共同的理想!
新春来临,万象更新,xxxx全体员工衷心祝愿贵公司大展宏图、事业兴旺!
顺祝春节愉快,身体健康,阖家欢乐!
xxxx公司
三、感谢信:
感谢您长期以往对我司的支持与信任,
注意:
一、关于主题
1.一定不要空白标题。
2.最好写上来自**公
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