商务信函的写作特点Word文件下载.docx
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商务信函的写作特点Word文件下载.docx
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多用一些简单明了的语句,用我/我们做主语,这样才能让我们的信函读起来热情,友好,就象两个朋友之间的谈话那样简单,自然,人性化。
想象一下,如果您由于无法准时交货而在电话上跟您的合作伙伴表示歉意时,您会怎么说?
我想您会说“Iamsorrywecannotdeliverthegoodstoday”。
既然在电话中您会这样说,为什么在信件中要改成“Itisregrettedthatgoodscannotbedeliveredtoday”?
放弃这种所谓的“生意腔”吧,让您的信也象谈话那样简单,自然,人性化。
语气语调
由于您写的信函都是有其目的性的,所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目的。
在写之前先不妨仔细考虑一下,您写这封信函是想达到一个什么样的目的,您希望对收信人产生一种怎样的影响呢?
是歉意的,劝说性的,还是坚决的,要求性的。
这完全可以通过信函中的语气语调来表现。
真诚
不管是生活中的交往还是生意上的合作,真诚是最重要也是最基础的,所以您的信函也必须能够充分体现您的真诚。
不管说什么,都要带着您的诚意去说。
把写好的信函拿起来读一遍,确保如果此时对方正在电话中与您通话,他一定能够感受到您的自然和真诚。
直接
跟您一样,您的合作伙伴们每天都要阅读大量信函文件。
所以,信函一定要写得简明扼要,短小精悍,切中要点。
如果是不符合主题或者对信函的目的不能产生利益的内容,请毫不留情的舍弃它们。
因为这些内容不仅不能使交流通畅,反而会混淆视听,非但不能让读者感兴趣,反而会让他们恼火,产生反感。
礼貌
我们这里所说的礼貌,并不是简单用一些礼貌用语比如yourkindinquiry,youresteemedorder等就可以的。
而是要体现一种为他人考虑,多体谅对方心情和处境的态度。
如果本着这样的态度去跟别人交流,那么就算您这次拒绝了对方的要求,也不会因此失去这个朋友,不会影响今后合作的机会。
特别要注意,当双方观点不能统一时,我们首先要理解并尊重对方的观点。
如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时,请表现一下您的高姿态,您可以据理力争,说明您的观点,但注意要讲究礼节礼貌,避免用冒犯性的语言。
还要提醒一点,中国人有句话叫做“过犹不及”。
任何事情,一旦过了头,效果反而不好。
礼貌过了头,可能会变成阿谀奉承,真诚过了头,也会变成天真幼稚。
所以最关键的还是要把握好“度”,才能达到预期的效果。
简洁
就象前面提到的,要用简洁朴实的语言来写信函,让您的信函读起来简单,清楚,容易理解。
用常见的单词,避免生僻或者拼写复杂的单词。
一个单词可以表达,就不要用词组。
多用短句,因为短句更容易理解。
少用“and”,“but”,“however”,“consequently”这些让句子变得冗长的连词。
在同一封信函里,不要使用多个相同含义的单词。
比如,您前面写了“goodshavebeensent”,那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如“forward”“dispatch”等。
因为这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。
精确
当涉及到数据或者具体的信息时,比如时间,地点,价格,货号等等,尽可能做到精确。
这样会使交流的内容更加清楚,更有助于加快事务的进程。
针对性
请在邮件中写上对方公司的名称,或者在信头直接称呼收件人的名字。
这样会让对方知道这封邮件是专门给他的,而不是那种群发的通函,从而表示对此的重视。
当然,如果您无法确定收信人的名字,那就在称呼一栏里写“DearSirs”or“DearSirorMadam”。
语言朴实
前面我们说过,商务信函不需要用华丽的词句。
根据西方的语言习惯,他们更愿意使用简练而朴实的语言。
所以当我们跟西方人进行商务沟通时,也要尽量避免华丽复杂的词句。
比如“Welookforwardtoabrightandgloriousfutureofcooperation”,就不如直接写成“Wehopetohavetheopportunitytoworktogetherwithyouinthefuture.”,这样才更加符合西方人的语言习惯。
回复迅速及时
给买家的回复,千万要迅速及时。
因为买家通常只看最先收到的几封回复,从中去选择合适的供应商。
如果您的回复不够及时,就可能因为抢不到先机而失去商机。
标题
这一点是特别针对写电子邮件的。
也许很多人都没有意识到,事实上,E-mail的标题是很重要的一个部分,您的邮件给对方的第一个印象就是通过标题来完成的。
如果标题没有内容,看起来象群发的垃圾邮件的话,很多买家就会直接删除。
比如这样的标题“Howareyou?
”,“Canweworktogether?
”,建议您改成“Proposal:
BrightIdeasImports--ZhejiangTextile‘sPartnershipOpportunity”或者“Introduction:
OurProductOfferingsforBrightIdeasImports.”这样您的邮件会显得更加专业。
校对
写完之后,一定要检查。
最基本是要确保拼写和语法正确,然后检查一下您所提供的事实,数据等是否有错。
我们都会犯错,但即使在您的信函里有一个极小的失误,也可能会破坏您在沟通方面的可信度,并使人对您表达的其他信息投下怀疑的阴影。
建议用信用证付款
20May2000
Kee&
Co.,Ltd
34RegentStreet
London,UK
DearSirs:
Wewouldliketoplaceanorderfor500Irina262electrictypewritersatyourpriceofUS$300each,CIFLagos,forshipmentduringJuly/August.
Wewouldliketopayforthisorderbya30-dayL/C.ThisisabigorderinvolvingUS$150,000and,sincewehaveonlymoderatecashreserves,tyingupfundsforthreeorfourmonthswouldcauseproblemsforus.
Wemuchappreciatethesupportyouhavegivenusinthepastandwouldbemostgratefulifyoucouldextendthisfavourtous.Ifyouareagreeable,pleasesendusyourcontract.Onreceipt,wewillestablishtherelevantL/Cimmediately.
Yoursfaithfully,
TonySmith
ChiefSeller
——先生:
本公司欲以贵公司报价条件,以每台300美元价格(拉哥斯到岸价),订购500台伊琳娜262型号电动打字机,于七至八月装运。
是项交易款额高达150,000美元,本公司只是适量现金储备,占用资金三、四个月将造成麻烦,故建议以三十日有效期的信用证付款。
承蒙贵公司一向照顾,若能继续给予优惠,本公司感激不忘。
如同意上述建议,烦请赐寄合约,即开立信用证。
销售部主任
托尼.斯密思谨上
2000年5月20日
错运货物的回复
Thankyouforyourletterof20Mayregardingyourorderno.645.
Wearesorrytolearnthattherewasamix-upinyourorder.Wearenowsendingtheconsignmenttoyoubyairfreight.Itshouldbewithyouwithinaweek.
Thenecessarydocumentationwillbesentunderseparatecover.
Pleaseholdthegoodswhichwerewronglyshippedforcollection.
Weofferoursincereapologiesforthedelay.Shouldyouhaveanyfurtherproblems,pleasedonothesitatetocontactusimmediately.
五月二十日有关第645号定单的来信收到。
得知错运货物,本公司感到抱歉。
正确的货物已安排空运,应于一周内运抵。
有关文件将加函寄上。
烦请暂存错运给贵方的货物。
如有任何疑问,欢迎与本公司联络。
对于是次错失,谨再次表示歉意。
唛头要求
WeenclosethecountersignedcopyofcontactNo.250of3April2000for360balesofprintedcottons.
Theletterofcreditisonitswaytoyou.
Pleasemarkthebaleswithourinitials,withthedestinationandcontractnumberasfollows:
KT
LONDON
250
Thiswillapplytoallshipmentsunlessotherwiseinstructed.
Pleaseadviseus
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