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3.2.5负责审阅档案分类方案、归档范围和对各类档案鉴定和销毁工作~并报上级审查备案。
3.2.6认真履行组织协调职能~全面完成公司各项档案管理工作。
3.3各部门职责
3.3.1各部门配备兼职档案人员~收集和保管本部门的档案。
公司档案实行统一领导、统一管理、统一制度。
3.3.2档案专兼职人员需热爱档案事业、忠于职守、遵纪守法。
经过档案专业培训~获得档案管理资格上岗证书~具有相应的档案专业知识和业务能力。
3.4各部门负责人职责
3.4.1学习档案管理工作的标准、公司档案管理制度和办法~关心本部门档案~指导本部门的档案工作的开展~督促做好本部门档案的立卷归档工作。
3.4.2顾全大局~带头向档案室移交和捐献反映本公司工作有价值的文件材料~不留作私用。
3.4.3支持本部门兼职档案员的工作~协调好本职工作与档案工作的关系~解决实际问题~创造条件做好本部门档案整理工作~随时督促按规定做好文件材料的归档工作。
3.4.4发现档案工作存在问题~与兼职档案员联系~并及时向档案部门提出意见和建议~搞好部门档案工作。
4.总则
4.1档案是国家和企业的宝贵财富~任何单位和个人都有维护档案完整和安全的义务~有权对违反档案法律、法规的行为进行抵制和处理。
4.2企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和~是反映企业各项活动的重要史料~是企业的一种资源~各级领导应重视档案管理工作。
4.3档案工作是企业管理的一项重要基础工作~应切实加强对档案工作的领导~把档案工作摆上议事日程~列入本公司的工作计划、纳入目标管理责任制。
4.4专兼职档案管理人员要不断提高专业管理水平~使档案管理做到完整、齐全、真实、准确~做到案卷质量高、编目清楚、书写工整~帐、物、卡一致~做到底数清、情况明。
4.5档案管理应贯彻执行国家和行业的有关法规和制度~档案的分类编号办法应遵循国家档案局和电力行业档案分类编号方法规定的原则~并结合企业的实际情况。
4.6各类档案应按总目录、全引目录、分类目录及底图目录~并满足现代化管理的需要~逐步利用计算机进行编目和检索。
档案著录、案卷格式要符合国家有关标准。
5.文书档案的归档
5.1归档范围
5.1.1公司自身形成的~反映本公司主要工作活动的文件材料~包括重要的会议材料~包括会议通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议简报、会议记录、会议纪要等。
5.1.2各种工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表及简报等。
5.1.3干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。
5.1.4上级单位颁发、转发的针对本公司工作或本公司须遵循、贯彻的文件材料。
5.1.5下属单位或部门报送的需办理的~具有查考价值的文件材料。
5.1.6同级机关和非隶属单位颁发的本公司需执行的文件材料~以及与本公司联系、协商工作的重要来往文件。
5.1.7公司下属单位或各部门反映其基本面貌和经营状况的具有保存、查考利用价值的文件材料,
5.1.8本公司职工因公外出参观、学习、考察和参加各种会议~收集获得的具有保存、查考价值的文件材料。
5.1.9对外签订的合同、协议书等文件材料。
5.1.10.信访工作材料。
5.2归档要求
5.2.1凡在工作中形成的~或上级单位颁发需要贯彻执行的~具有保存价值的文件材料~分别由相关职能部门负责收集齐全~并分类整理~按规定时间移交本单位档案室归档。
5.2.2各部门在工作中形成并办理完毕~且对今后工作等有参考价值的文件、材料~由各部门收集~分类整理~按规定时间移交档案室归档。
5.2.3各级领导或其它人员外出参加各种会议带回的与公司有关且有保存价值的文件材料~应提交档案室负责整理、归档。
5.2.4公文归档应根据办文的规定时限及时收集办结文件~如对工作人员尚
未办理完毕、或办理完毕尚未及时退回的~公文管理人员应予催办或催退~促使文件尽快办理完毕并退回。
5.2.5归档时间:
一般的文件材料应在次年第一季度内向档案室移交,各种会议形成的文件材料~应在会议结束后由主办部门整理齐全归档。
5.3整理立卷
5.3.1整理原则:
遵循文件的形成规律~保持文件之间的有机联系~区分不同价值~分类立卷~使之能正确地反映本单位各部门的各项工作活动情况。
5.3.2案卷标题:
归档的文件材料的案卷标题要简明~依据归档文件的内容而定~以充分表示档案内容性质为原则~并要有一定范畴~不能笼统含糊。
5.3.3整理方式:
1,文书档案按照《******公司档案分类与编号实施细则》编制档号~并且按年度——大类排列案卷。
2,各职能部门要做好文书档案平时立卷工作~将应归档文件材料的种类、份数及每份文件的底稿、附件和与文件有关的批示等附属材料~收集齐全、完整。
3,在次年的三月份~按照归档文件材料的保存价值确定保管期限~组成相应的案卷~向档案室移交~不同保管期限的文件材料应分开立卷。
4,公司内部几个部门共同办理的文件~由主办部门立卷。
5,不同年度的文件一般不得放在一起立卷~跨年度的请示与批复~可放在复文年立卷,未作批复的~放在请示年立卷,跨年度的规划~放在规划期的第一年立卷,跨年度的总结~放在总结期最后一年立卷。
6,卷内文件应按下述要求排列:
批复在前~请示在后,正文在前~附件在后,印件在前~审定稿在后,其他文件材料依其形成规律或特点合理组织立卷。
7,案卷内文件材料均以有书写内容的页面~按照排列顺序依次编写页号。
单面书写的文件材料在其右上角编写页号,双面书写的文件材料~正面在其右上角~背面在其左上角编写页号。
案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编页号。
8,归档的每一案卷均应填写《卷内目录》~每一案卷的卷尾均应放臵《卷内备考表》~用以填写本卷需要说明的有关情况及立卷人、检查人姓名、完成时
间等。
9,案卷封面应按规定逐项填写清楚。
案卷题名要简明、概括、准确地提示卷内文件材料的内容。
10,卷内文件要去除金属物~对尺寸较小,按A4型纸为标准,、破损的应进行托裱~宽大的张页应折叠整齐~装订线外有字迹的张页应加宽边。
案卷采用三点一线的装订方法~并保持右边、底边整齐。
5.4文书档案的借阅和利用
5.4.1借阅档案,包括文件、资料,必须在档案借阅登记簿进行登记~秘密级以上的档案文件须分管领导批准后方能借阅。
5.4.2案卷不许借出~只能在档案室查阅~未归档的文件及资料可借出~但必须登记~借阅期限不得超过两星期~到期必须归还~如需再借~须办理续借手续。
5.4.3孤张、孤本的图纸、资料、文件、图片、胶片一律不外借。
特殊情况经分管领导同意可在阅览室内查阅。
归还时由借阅人员和档案人员当面验收。
5.4.4借阅档案人员必须爱护档案~不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影~不得转借或损坏。
否则~按违反保密制度追究当事人责任。
5.4.5借阅档案交还时~必须当面点交清楚~无误后再办理归还手续~以防丢失如发现遗失或损坏时~须立即报告上级领导。
5.4.6外单位借阅档案~应持单位介绍信~并经本单位分管领导批准后方能借阅~但不能将档案带出档案室~属有偿使用的资料按规定收费。
5.4.7外单位摘抄卷内档案~须经本单位分管领导同意~对摘抄的材料要进行审查、盖章。
5.4.8员工退休、调离时~应将所借档案资料一并归还。
员工离职单上无档案室人员查验签字的~人事行政部将不予办理调离(退休)手续。
5.4.9外单位实习人员借阅图纸、资料等~需经有关领导同意~持介绍信和工作证办理借阅手续~并收取适当数量的押金~实习结束离开前~必须如数归还
所借阅的技术资料方可退回押金。
5.4.10档案人员要积极主动地开发与利用档案~进行档案信息的加工与整理~除编制必要的档案目录外~还应根据利用者借阅的规律和特点~编制重要文件目录~专题目录、电脑检索等档案检索工具等~为读者提供良好的服务。
6.电子文件的归档
6.1归档范围
6.1.1包括项目管理和工程设计等活动中形成的电子文件以及一切可采用光盘存储的电子文件、图像文件、图刊文件、数据文件、文本文件及计算机程序等。
6.1.2为生成CAD电子文件而使用的软件产品或软件说明~以保证电子档案的完整性。
6.2归档要求
6.2.1归档的电子文件由项目经理负责组织、整理、编辑项目管理过程中形成的电子文件的归档工作。
设计总工程师负责组织、整理、编辑工程设计电子文件的归档工作~各专业主设人负责本专业电子文件的收集、整理与移交工作。
6.2.2工程设计过程中形成的电子文件应以工程项目为单元。
同一工程的同一专业的电子文件在归档时应集中在同一个文件夹内~并应附本文件夹所含卷册文件夹的清单~专业文件夹命名方式为:
工程检索号,含设计阶段号,,专业代字,工程名称,同一卷册的电子文件应集中在同一个文件夹内~卷册文件夹命名方式为:
卷册检索号,卷册名称,卷册文件夹中文件命名须与图纸检索号一致。
如一份电子文件含多张图纸时~应在文件名中作出标示。
如下所示:
,,,,,施工总J,,,,,,,,,,,,,,,,,,宝应秸杆说明及卷册目录,,,,
专业文件夹名称卷册文件夹名称文件名称
6.2.3项目管理过程中形成的招投标、施工管理、工程监理等方面的电子文件~应以项目为单元。
同一项目的电子文件归档时应集中在一个文件夹内~并应
附本文件夹所含文件的清单。
6.2.4归档的电子文件应为项目管理和设计产品的最终版本~并应与其配套的纸质文件内容保持一致。
6.2.5归档时间与手续:
项目管理的电子文件应在各实施阶段结束后一个月内移交档案室。
工程设计的电子文件应在各设计阶段结束后一个月内移交档案室。
电子文件归档~应填写《电子文件移交清单》,见附表1,~移交的电子文件经档案管理人员验收合格~并在移交清单上签字后方为移交完毕。
移交清单一式两份~双方各留一份备查。
6.3电子档案的标签制作
6.3.1电子档案标签内容应包括:
编号、套别、名称、密级、保管期限和软硬平台等。
6.3.1.1编号:
归档项目电子文件的光盘编号~由档案类目号、项目代号、电子文件类别代码、光盘序号组成。
其形式及填写方法如下:
X?
XXXXX?
X?
X
光盘序号
电子文件类别代码
工程项目代号,含设计阶段代号,
档案类目号
1,档案类目号按档案分类方案执行。
2,工程项目代号指设计工程检索号~与纸质文件保持一致。
3,电子文件类别代码用字母表示。
其中:
G—图形文件I—图像文件D—数据文件T—文本文件P—计算机程
如遇到一个光盘存储一种以上类别的电子文件时~应将所包含的类别都分别填写上。
4,光盘序号是光盘排列的顺序号~由阿拉伯数字组成。
6.3.1.2套别:
归档电子文件套号~用大写英文字母A或B表示。
A表示封存保管,B表示查阅利用。
6.3.1.3名称:
归档项目名称~与纸质文件保持一致。
6.3.1.4密级:
盘内存储的电子文件的最高密级。
6.3.1.5保管期限:
盘内存储的电子文件的最长保存时间。
6.3.1.6软硬平台:
识别或运行光盘内电子文件的软、硬件环境。
6.3.2电子文件经整理写入光盘后~档案管理部门应按工程项目填写《电子档案登记表》,见附表2,。
6.4电子文档的检测与维护保管
6.4.1电子档案应两年进行一次有效性、安全性检查~检查载体有无划伤~是否可用~是否清洁~检测在指定的环境平台上能否正确读出电子文件。
6.4.2如发现光盘损坏或出现问题~应及时拷贝。
如软、硬件平台发生改变~则应及时转换。
6.4.3归档后的电子档案光盘不得擦洗、划刻、触摸盘片裸露处~不得弯曲、挤压、摔打盘片~防止盘片沾染灰尘和污垢~避免阳光直接照射。
6.4.4归档后的电子档案光盘应远离热源、酸碱等有害气体和强磁场。
环境温度为14?
~16?
~相对湿度为45%~60%。
6.5电子档案管理要求
6.5.1档案管理部门要执行电子档案归口管理的职责~按照电子档案管理要求~严格执行管理制度。
6.5.2档案管理部门对已经结束的工程设计项目的电子文件应及时刻入光盘~并制作电子档案光盘标签。
6.5.3.存储电子文件的光盘应使用不可擦除型光盘~放入盒中保存。
6.5.4存储电子档案的光盘至少一式两套~一套封存保管,A,~一套供查阅利用,B,。
A、B两套电子档案应分开保管。
6.6电子档案的利用与统计
6.6.1归档后的光盘不外借~只能以拷贝或网上传输的形式提供利用~利用者应履行审批登记手续~填写《电子文件利用审批表》利用者不得私自复制、拷贝、修改或转借他人。
6.6.2对已归档的电子文件如需进行更改~更改人员应填写《电子文件更改审批表》档案管理人员应将更改情况及时填写《电子文件更改记录表》~并应随
时保持A、B两盘内容一致。
6.6.3档案管理部门应及时按年度对电子文件归档情况、电子档案的更改、管理、保护、利用等情况进行统计~并纳入档案统计项目。
7.科技档案的归档
7.1归档范围
7.1.1基建、扩建工程中可行性研究~有关厂地地质勘测、气象、水文~招标、投标文件~初步设计~工程费用、工程管理等技术文件。
7.1.2国内、国外设计图纸、资料以及设备图纸、设备说明书、所有开箱技术资料。
7.1.3基建施工整个过程中的全部技术档案~包括图纸、技术文件资料、安装记录、事故处理报告、工程验收书及整套设备启动试运转总结等。
7.1.4各类技术标准、质量标准~以及现场运行、检修、试验等规程和运行系统图。
7.1.5全厂性试验、运行日志、重要的运行分析报告、运行技术措施等技术资料。
7.1.6较大的技术革新或技术改造方案、科研成果、专题总结、试验报告等技术性资料。
7.1.7大修技术措施、总结、技术监督报告、经济技术指标年报等资料。
7.1.8来往的电传(如工地日志、设计变更、会议纪要等)及重要文件的原稿。
7.1.9所订阅的科技杂志~应按年度装订成册~作为科技资料保存。
7.2归档要求
7.2.1工程管理部和相关职能部门应督导基本建设工程~在基建投产移交时~对上述归档范围的基建档案进行分类整理~由基建单位向生产单位移交并办理相关手续~并由生产单位归档。
7.2.2生产单位各种设备(系统)如有变更~技术人员要按设备(系统)异动管理制度的规定及时修改、补充有关资料和图纸~并按时归档。
7.2.3凡是列入计划的更改科技项目~在验收和上报成果时要通知档案室人员参加验收和审核。
档案材料不齐全的项目~不能上报竣工和科研成果。
7.2.4归档卷内要有卷内目录和备考表~备考表要注明档案的价值、份数和存在的问题。
7.2.5档案人员在接收档案时~应认真验收~按移交清单、卷内目录逐卷检查清点~并及时登记编号、填写目录、入库保存。
7.2.6归档时间:
各相关部门应在次年第一季度内对上述各种科技资料进行收集并归档,各种会议形成的科技文件材料~应在会议结束后由主办部门整理齐全移交本单位档案室进行归档。
7.3整理立卷
7.3.1为了便于科技档案的查找和利用~对于国外图纸、外文资料和国内科技档案均按国家有关行业档案管理标准进行分类编号~检索工具应有总目录、分类目录和分类卡片等。
7.3.2对破损的外文资料、技术文件、图纸等科技档案要及时修补~防止损坏和丢失。
7.3.3在生产、基建、技术改造与更新中形成的图纸(包括底图、修改)~应统一归口编号和存档。
归档的底图与蓝图必须分开保管~并分别登记造册。
归档的图纸(包括底图)幅面大小~必须符合国家制图规定的尺寸标准。
图纸必须有制图、校核、审定和批准者签名。
8.声像档案的归档
8.1归档范围
8.1.1反映公司重大工程项目、科研技术和生产建设成就的声像材料。
8.1.2反映公司重要历史活动~建设工程奠基基地原貌~地上、地下建筑基础~重大设施、设备安装施工阶段概貌、工程竣工落成的声像材料。
8.1.3国家级领导人和著名人物以及上级机关领导检查、视察本公司或参加集团有关公务活动所形成的声像材料。
8.1.4公司主要领导人员参加有关重要公务活动和重要外事活动所形成的声像材料。
8.1.5公司召开的董事会及其它各种重要会议所形成的声像材料~出席上级机关召开的重要会议和参加其它重要活动过程中形成的声像材料。
8.1.6公司荣获国家、省、市级机关授予的奖状、奖旗、奖杯、牌匾及荣誉证件等由此形成的声像材料。
8.1.7公司或集团重要表彰、庆祝及其它具有纪念意义的集会活动形成的声像材料。
8.1.8公司重大事件、事故、遭受自然灾害及其他突发事件的声像材料。
8.1.9在市级以上新闻单位发表或播放的声像材料。
8.1.10其它反映公司主要职能活动和工作成果的声像材料。
8.1.11其他单位形成的与公司有关的重要声像资料。
8.2归档要求
8.2.1声像档案一般由照片(含底片)和录音带、录像带、摄像带、数码光碟等声像制品以及文字说明两部分组成。
8.2.2文字说明的部分包括事由、时间、地点、人物、背景、摄制者等六个要素~由相关的归档部门按以下要求编写:
1,综合运用六个要素~概括地揭示影像材料所反映的全部信息。
2,文字简洁、语言通顺~一般不超过200字。
3,摄像时间用阿拉伯数字表示。
年、月、日用“.”隔开。
4,总说明和分说明:
一般应以照片的自然张为单元编写说明~一组(若干张)联系密切的照片应加总说明。
8.2.3声像资料应接收原版、原件~特殊情况下也可接收复制件~但内容要真实~底片与照片、原件与影像、复制品要相符~规格力求一致~照片应无污迹、水斑等污染现象。
8.2.4声像制品包装盒外要贴上标签~写明内容、讲话人、录音(像)的日期、盘数和编号、带长、时间等。
8.2.5归档时间
1,声像档案资料应在形成后一个月内~随档案室其他载体形态的档案同时归档~如有特殊情况可以适当延长归档时间。
2,部门的照片、底片半年移交一次~录音带、录像带、光碟一年移交一次。
8.3整理立卷
8.3.1声像档案的整理由摄录人员负责~档案部门协助~并遵循有利于保持其档案的有机联系~有利于保管~便于利用为原则。
8.3.2照片整理
1,照片的分类一般应在卷宗内按年代—问题进行分类~同属一类的照片按时间顺序编号~同时填写其底片号。
分类保持前后一致~不能随意变动。
2,照片和说明一同整理和存放~将照片与说明一起固定在芯页上并组成案卷。
(3)照片档案代号为“Z”~按“声像代号—照片代号—总顺序号”编制档号,录音档案代号为“Y”~按“声像代号—录音代号—总顺序号”编制档号,录像,光盘,档案代号为“X”~按“声像代号—录像代号—总顺序号”编制档号。
4,文字说明基本内容包括:
事由、时间、地点、人物、背景、作者,摄制者,等,文字说明要准确揭示档案材料的内容~概括反映内容~标注项目正确齐全。
5,照片的底片应单独整理和存放~底片应放入底片袋内保管~底片袋的右上方要标明底片号~并按底片号顺序将底片插入底片册。
8.3.3声像资料制品要按年代、问题分类~按内容编号。
同一内容几盘的应视为一个案卷~编一个案卷号~然后每盘再集中编排序号。
8.3.4声像档案归档前要进行检查~对已被污损的要进行必要的技术处理。
8.4声像档案的利用
8.4.1借用声像档案需办理借用登记手续~由借用部门负责人签字~方可借阅~并如期归还。
8.4.2照片,底片,和声像档案的原版一般不得借出档案室外~如有特殊需要~经分管领导批准后~方可限期外借。
利用率高的声像档案可将复制件外借。
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