第一章 信息系统和管理Word格式文档下载.docx
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1993年又开始实施以金桥工程、金关工程、金卡工程和金税工程为代表的一系列“金”字号国民经济信息化工程。
目前信息系统在管理中的应用已从单项业务的信息管理,迅速向综合的管理层和决策层的信息管理发展,应用水平日趋提高。
二、信息的概念
信息化表面看起来是信息技术的推广应用,但实质是使信息——这一信息社会的主导资源充分发挥作用。
可以说推广信息技术是手段,真正利用信息是目的,信息化则是实现目的的过程。
那么,我们自然要问,什么是信息?
对于“信息”这个概念,不同的学科有不同的解释。
我们认为,信息(1nformation)是关于客观事实的可通讯的知识。
首先,信息是客观世界各种事物的特征的反映。
客观世界中任何事物都在不停地运动和变化,呈现出不同的特征。
这些特征包括事物的有关属性状态,如时间、地点、程度和方式等等。
信息的范围极广,比如气温变化属于自然信息,遗传密码属于生物信息,企业报表属于管理信息,等等。
其次,信息是可以通讯的。
信息是构成事物联系的基础。
由于人们通过感官直接获得周围的信息极为有限,因此,大量的信息需要通过传输工具获得。
最后,信息形成知识。
所谓知识,就是反映各种事物的信息进入人们大脑,对神经细胞产生作用后留下的痕迹,人们正是通过获得信息来认识事物、区别事物和改造世界的。
信息的概念不同于数据。
数据(Data,又称资料)是对客观事物记录下来的,可以鉴别的符号。
这些符号不仅指数字,而且包括字符、文字、图形等等。
数据经过处理仍然是数据。
处理数据是为了便于更好地解释。
只有经过解释,数据才有意义,才成为信息。
可以说信息是经过加工以后、并对客观世界产生影响的数据。
例如行驶中汽车里程表上的数据不一定成为信息,只有当司机需要观察里程表上的数据以便作出加速或减速的决定时,才成为信息。
同一数据,每个人的解释可能不同,其对决策的影响可能不同。
决策者利用经过处理的数据作出决策,可能取得成功,也可能得到相反的结果,这里的关键在于对数据的解释是否正确,因为不同的解释往往来自不同的背景和目的。
信息可以从不同角度分类。
按照管理的层次可以分为战略信息、战术信息和作业信息;
按照应用领域可以分为管理信息、社会信息、科技信息等;
按照加工顺序可分为一次信息、二次信息和三次信息等;
按照反映形式可分为数字信息、图像信息和声音信息等。
信息具有以下性质:
1.事实性。
“事实是信息的中心价值,不符合事实的信息不仅没有价值,而且可能价值为负,既害别人,也害自己。
”
2.时效性。
信息的时效是指从信息源发送信息,经过接收、加工、传递、利用的时间间隔及其效率。
时间间隔愈短,使用信息愈及时,使用程度愈高,时效性愈强。
3.不完全性。
关于客观事实的信息是不可能全部得到的,这与人们认识事物的程度有关系。
因此数据收集或信息转换要有主观思路,要运用已有的知识,要进行分析和判断,只有正确地舍弃无用和次要的信息,才能正确地使用信息。
4.等级性。
管理系统是分等级的(如公司级、工厂级、车间级等),处在不同级别的管理者有不同的职责,处理的决策类型不同,需要的信息也不同。
因而信息也是分级的。
通常把管理信息分为以下三级:
(1)战略级。
战略信息是关系到上层管理部门对本部门要达到的目标,关系到为达到这一目标所必需的资源水平和种类以及确定获得资源、使用资源和处理资源的指导方针等方面进行决策的信息。
如产品投产、停产,新厂厂址选择,开拓新市场等。
制定战略要大量地获取来自外部的信息。
管理部门往往把外部信息和内部信息结合起来进行预测。
(2)战术级。
这是管理控制信息,是使管理人员能掌握资源利用情况,并将实际结果与计划相比较,从而了解是否达到预定目的,并指导其采取必要措施更有效地利用资源的信息。
例如,月计划与完成情况的比较,库存控制等。
管理控制信息一般来自所属各部门,并跨越于各部门之间。
战术级也称为管理级。
(3)作业级。
作业信息用来解决经常性的问题,它与组织日常活动有关,并用以保证切实地完成具体任务。
例如,每天统计的产量、质量数据,打印工资单等。
5.变换性。
信息是可变换的,它可以由不同的方法和不同的载体来载荷。
这—特性在多媒体时代尤为重要。
6.价值性。
管理信息是经过加工并对生产经营活动产生影响的数据,是劳动创造的,是一种资源,因而是有价值的。
索取一份经济情报,或者利用大型数据库查阅文献所付费用是信息价值的部分体现。
信息的使用价值必须经过转换才能得到。
鉴于信息寿命衰老很快,转换必须及时。
如某车间可能窝工的信息知道得早,及时备料或安插其他工作,信息资源就转换为物质财富。
反之,事已临头,知道了也没有用,转换已不可能,信息也就没有什么价值了。
“管理的艺术在于驾驭信息”,就是说,管理者要善于转换信息,去实现信息的价值。
现代社会的特点之一,是管理信息量的增长速度十分惊人,有所谓“信息威胁”之说,这是指人类面临要处理的信息量大到难以应付的地步,以至造成混乱的结果。
例如,一年内全世界发表的化学论文多达数万篇,如果没有计算机,要想从中找到一篇需要的文章内容就会像大海捞针。
信息的爆炸性增长造成了信息挑战和信息威胁。
面对这种情况,应用计算机等信息设备辅助作业是迎接信息挑战的惟一出路。
三、信息的度量
不同的数据资料中包含的信息量可能差别很大:
有的数据资料包含的信息量多一些,有的则少一些,甚至空洞、噜嗦,不包含信息量。
数据资料中含信息量的多少是由消除对事物认识的“不确定程度”来决定的。
在获得数据资料之前,人们对某一事物的认识不清,存在着不确定性,获得数据资料之后,就有可能消除这种不确定性。
数据资料能消除人们认识上的不确定性。
数据资料所消除的人们认识上“不确定性”的大小,也就是数据资料中所含信息量的大小。
那么,信息量的大小如何衡量呢?
信息量的大小取决于信息内容?
消除人们认识的不确定程度,消除的不确定程度大,则发出的信息量就大;
消除的不确定程度小,则发出的信息量就小。
如果事先就确切地知道消息的内容,那么消息中所包含的信息量就等于零。
我们可以利用概率来度量信息。
例如,现在某甲到1000人的学校去找某乙,这时,在某甲的头脑中,某乙所处的可能性空间是该学校的1000人。
当传达室告诉他:
“这个人是管理系的”,而管理系有100人,那么,他获得的信息为100/1000=1/10,也就是可能性空间缩小到原来的1/10。
通常,我们不直接用1/10来表示信息量,而用1/10的负对数来表示,即—log1/10=logl0。
如果管理系的人告诉他,某乙在管理信息系统教研室,那么他获得了第二个信息。
假定管理信息系统教研室共有10位老师,则第二个信息的确定性又缩小到原来的100/1000*10/100=10/1000。
显然:
—logl00/1000+(—log10/100)=—logl0/1000。
只要可能性范围缩小了,获得的信息量总是正的;
如果可能性范围没有变化,—log1=0,获得的信息量就是零;
如果可能性范围扩大了,信息量变为负值,人们对这事件的认识就变得更模糊了。
信息量的单位叫比特(bit,是二进位制数字Binarydigit的缩写)。
一比特的信息量是指含有两个独立均等概率状态的事件所具有的不确定性能被全部消除所需要的信息。
在这种单位制度下,信息量的定义公式可写成:
H(x)=—∑P(Xi)log2P(Xi)i=],2,3,…,n
这里Xi代表第i个状态(总共有n个状态),P(Xi)代表出现第i个状态的概率,H(x)就是用以消除这个系统不确定性所需的信息量。
例如硬币下落可能有正反两种状态,出现这两种状态的概率都是1/2,即:
P(Xi)=0.5
这时,H(x)=—[∑P(X1)log2P(X1)+∑P(X2)log2P(X2)]=—(—0.5—0.5)=1比特。
同理可得,投掷均匀正六面体骰子的H(x)=2.6比特。
值得注意的是,计算信息量的这一公式恰好与热力学第二定律中熵的公式相—致。
从分子运动论的观点来看,在没有外界干预条件下,一个系统总是自发地从有序到无序的力‘向发展,在这过程中,系统的熵的变化总是增加的。
因此熵是系统的无序状态的量度,即系统的不确定性的量度。
但是,信息量和熵所反映的系统运动过程和方向相反。
系统的信息量的增加总是表明不确定性的减少,有序化程度的增加。
因此,信息在系统的运动过程中可以看做是负熵。
信息量愈大,则负熵愈大。
熵值愈小,反映了该系统的无序程度(混乱程度)愈小,有序化程度愈高,信息度量表述了系统的有序化过程,由此我们可以给出更广泛的信息含义:
信息是任何一个系统的组织性、复杂性的度量,是有序化程度的标志。
第二节信息系统的概念及其发展
一.系统和信息系统
(一)系统的概念
系统是由处于一定的环境中相互联系和相互作用的若干组成部分结合而成并为达到整体目的而存在的集合。
系统按其组成可分为自然系统、人造系统和复合系统三大类。
血液循环系统、天体系统、生态系统等属于自然系统,这些系统是自然形成的。
所谓人造系统,是指人类为了达到某种目的而对一系列的要素作出有规律的安排,使之成为一个相关联的整体。
例如计算机系统、生产系统和运输系统等。
实际上,大多数系统属于自然系统和人造系统相结合的复合系统,而且许多系统有人参加,是人—机系统。
例如信息系统看起来是一个人造系统,但是它的建立、运行和发展往往不以设计者的意志为转移,而有其内在规律,特别是与开发和使用信息系统的人的行为有紧密的联系。
了解自然系统的运行规律及人与自然系统的关系是建立和发展信息系统的关键。
系统的特征包括:
集合性、目的性、相关性、环境适应性等特征,下面对这些特征逐一讨论。
1.整体性。
一个系统至少要由两个或更多的可以相互区别的要素或称子系统所组成,它是这些要素和子系统的集合。
作为集合的整体系统的功能要比所有子系统的功能的总和还大。
2.目的性。
人造系统都具有明确的目的性。
所谓目的就是系统运行要达到的预期目标,它表现为系统所要实现的各项功能。
系统目的或功能决定着系统各要素的组成和结构。
3.相关性。
系统内的各要素既相互作用,又相互联系。
这里所说的联系包括结构联系、功能联系、因果联系等。
这些联系决定了整个系统的运行机制,分析这些联系是构筑一个系统的基础。
4.环境适应性。
系统在环境中运转。
环境是一种更高层次的系统。
系统与其环境相互交流,相互影响,进行物质的、能量的或信息的交换。
不能适应环境变化的系统是没有生命力的。
(二)信息系统的概念
信息系统是一个人造系统,它由人、硬件、软件和数据资源组成,目的是及时、正确地收集、加工、存储、传递和提供信息,实现组织中各项活动的管理、调节和控制。
组织中各项活动表现为物流、资金流、事务流和信息流的流动。
“物流”是实物的流动过程。
物资的运输,产品从原材料采购、加工直至销售都是物流的表现形式。
“资金流”指的是伴随物流而发生的资金的流动过程。
“事务流”是各项管理活动的工作流程,例如原材料进厂进行的验收、登记、开票、付款等流程;
厂长作出决策时进行的调查研究、协商、讨论等流程。
“信息流”伴随以上各种流的流动而流动,它既是其他各种流的表现和描述,又是用于掌握、指挥和控制其他流运行的软资源。
“在一个组织的全部活动中存在着各式各样的信息流,而且不同的信息流用于控制不同的活动。
若几个信息流联系组织在一起,服务于同类的控制和管理目的,就形成信息流的网,称之为信息系统。
”“一个组织的信息系统可以是企业的产、供、销、库存、计划、管理、预测、控制的综合系统,也可以是机关的事务处理、战略规划、管理决策、信息服务等等的综合系统。
信息系统包括信息处理系统和信息传输系统两个方面。
信息处理系统对数据进行处理,使它获得新的结构与形态或者产生新的数据。
比如计算机系统就是一种信息处理系统,通过它对输人数据的处理可获得不同形态的新的数据。
信息传输系统不改变信息本身的内容,作用是把信息从一处传到另一处。
由于信息的作用只有在广泛交流中才能充分发挥出来,因此,通信技术的进步极大地促进了信息系统的发展。
广义的信息系统概念已经延伸到与通信系统相等同。
这里的“通信”不仅指通讯,而且意味着人际交流和人际沟通,其中包括思想的沟通、价值观的沟通和文化的沟通。
“广义的资讯(沟通)系统强调‘人’本身不但是一个重要的沟通工具,还是资讯意义的阐释者:
所有的沟通媒介均需使资讯最终可为人类五官察觉(sense)与阐释(interpret),方算是资讯沟通媒介。
”这里资讯就是信息。
二、信息系统的类型
按照处理的对象,可把组织的信息系统分为作业信息系统和管理信息系统两大类。
(一)作业信息系统
作业信息系统的任务是处理组织的业务、控制生产过程和支持办公事务,并更新有关的数据库。
通常由以下三部分组成:
1.业务处理系统。
业务处理系统的目标是迅速、及时、正确地处理大量信息,提高管理工作的效率和水平。
如产量统计、成本计算和库存记录等。
2.过程控制系统。
主要指用计算机控制正在进行的生产过程。
例如炼油厂通过敏感元件对生产数据进行监测,并予以实时调整。
3.办公自动化系统。
这是以先进技术和自动化办公设备(如文字处理设备、电子邮件、轻印刷系统等)支持人的部分办公业务活动。
这种系统较少涉及管理模型和管理方法。
(二)管理信息系统
管理信息系统是对一个组织(单位、企业或部门)进行全面管理的人和计算机相结合的系统,它综合运用计算机技术、信息技术、管理技术和决策技术,与现代化的管理思想、方法和手段结合起来,辅助管理人员进行管理和决策。
管理信息系统不仅是一个技术系统,而且同时又是一个社会系统。
三、信息系统的发展
计算机在管理中应用的发展与计算机技术、通讯技术和管理科学的发展紧密相关。
虽然,信息系统和信息处理在人类文明开始就已存在,但直到电子计算机问世、信息技术的飞跃以及现代社会对信息需求的增长,才迅速发展起来。
第一台电子计算机创始于1946年,50多年来,信息系统经历了由单机到网络,由低级到高级,由电子数据处理到管理信息系统、再到决策支持系统,由数据处理到智能处理的过程。
这个发展过程大致经历了以下几个阶段:
(一)电子数据处理系统(ElectronicDataProcessingSystems,简称EDPS)
电子数据处理系统的特点是数据处理的计算机化,目的是提高数据处理的效率。
从发展阶段来看,它可分为单项数据处理和综合数据处理两个阶段:
1.单项数据处理阶段(20世纪50年代中期到60年代中期)。
这一阶段是电子数据处理的初级阶段。
主要是用计算机部分地代替手工劳动,进行一些简单的单项数据处理工作,如工资计算、统计产量等。
2.综合数据处理阶段(20世纪60年代中期到70年代初期)。
这一时期的计算机技术有了很大发展,出现了大容量直接存取的外存储器。
此外一台计算机能够带动若干终端,可以对多个过程的有关业务数据进行综合处理。
这时各类信息报告系统应运而生。
信息报告系统是管理信息系统的雏形,其特点是按事先规定要求提供各类状态报告:
(1)生产状态报告:
如IBM公司生产计算机时,由状态报告系统监视每一个元件生产的进度,它大大加快了计划调度的速度,减少了库存。
(2)服务状态报告:
如能反映库存数量的库存状态报告。
(3)研究状态报告:
如美国的国家技术信息服务系统(NTIS)能提供技术问题简介、有关研究人员和著作出版等情况。
(二)管理信息系统(ManagementInformationSystems,简称MIS)
20世纪70年代初随着数据库技术、网络技术和科学管理方法的发展,计算机在管理上的应用日益广泛,管理信息系统逐渐成熟起来。
管理信息系统最大的特点是高度集中,能将组织中的数据和信息集中起来,进行快速处理,统一使用。
有一个中心数据库和计算机网络系统是MIS的重要标志。
MIS的处理方式是在数据库和网络基础上的分布式处理。
随着计算机网络和通讯技术的发展,不仅能把组织内部的各级管理联结起来,而且能够克服地理界限,把分散在不同地区的计算机网互联,形成跨地区的各种业务信息系统和管理信息系统。
管理信息系统的另一特点是利用定量化的科学管理方法,通过预测、计划优化、管理、调节和控制等手段来支持决策。
(三)决策支持系统(DecisionSupportSystems,简称DSS)
20世纪70年代国际上展开了MIS为什么失败的讨论。
人们认为,早期MIS的失败并非由于系统不能提供信息。
实际上MIS能够提供大量报告,但经理很少去看,大部分被丢进废纸堆,原因是这些信息并非经理决策所需。
当时,美国的MichaelS.ScottMarton在《管理决策系统》一书中首次提出了“决策支持系统”的概念。
决策支持系统不同于传统的管理信息系统。
早期的MIS主要为管理者提供预定的报告,而DSS则是在人和计算机交互的过程中帮助决策者探索可能的方案,为管理者提供决策所需的信息。
由于支持决策是MIS的—项重要内容,DSS无疑是MIS重要组成部分;
同时,DSS以MIS管理的信息为基础,是MIS功能上的延伸。
从这个意义上,可以认为DSS是MIS发展的新阶段,而DSS是把数据库处理与经济管理数学模型的优化计算结合起来,具有管理、辅助决策和预测功能的管理信息系统。
综上所述,EDPS、MIS和DSS各自代表了信息系统发展过程中的某一阶段,但至今它们仍各自不断地发展着,而且是相互交叉的关系。
EDPS是面向业务的信息系统,MIS是面向管理的信息系统,DSS则是面向决策的信息系统,DSS在组织中可能是一个独立的系统,也可能作为MIS的一个高层子系统而存在。
管理信息系统是一个不断发展的概念。
20世纪90年代以来,DSS与人工智能、计算机网络技术等结合形成了智能决策支持系统(IntelligentDecisionSupportSystems,简称IDSS)和群体决策支持系统(GroupDecisionSupportSystems简称GDSS)。
又如,EDPS、MIS和OA技术在商贸中的应用已发展成为电子商贸系统(ElectronicBusinessProcessingSystem,简称EBPS)。
这种系统以通讯网络上的电子数据交换(ElectronicDataInterchange,简称EDI)标准为基础,实现了集订货、发货、运输、报关、保险、商检和银行结算为一体的商贸业务,大大方便了商贸业务和进出口贸易。
此外还出现了不少新的概念,诸如总裁信息系统、战略信息系统、计算机集成制造系统和其他基于知识的信息系统等,有关内容将在本书第十、十一章介绍。
第三节
信息系统和管理
一.当代管理环境的变化
20世纪80年代以来,信息越来越被人们重视,成为企业的重要财富和战略性资源。
这与当代管理环境的重大变化紧密相关。
(一)经济全球化的出现
“信息使空间变小,距离对经济活动的约束日益弱化。
经济活动的国内和国外的界限变得模糊起来。
知识无国界,作为主要经济资源的知识,必然导致经济活动突破国界而成为全球活动。
”实际情况是,现在世界上一些经济发达国家的经济已在很大程度上依赖于国际贸易,例如美国对外贸易的进出口份额已占其商品和服务产品的25%以上。
日本和德国的这个数字更大。
今天成功的企业都依赖于其全球运作的能力。
世界性销售网点的建立,需要依靠信息系统来跟踪订货、货运和结算,进行世界范围内的协调和管理,实现各子公司、销售网点与总公司以至供应商之间全日24小时的通讯联系。
由于出现了全球性的商业系统,顾客可以查到世界市场上商品的价格信息和质量信息,因此企业间的竞争进一步加剧。
这种管理环境的变化使那些得不到信息系统支持的企业愈来愈难以生存。
(二)知识经济时代的来临
世界经济正面临新的经济改革,不少国家的经济从工业经济转向基于知识和信息的服务经济(KnowledgeandInformation-basedServiceEconomy),即一个以知识为基础的经济时代已经来临。
知识经济直接依赖于知识和信息的生产、扩散和应用。
明显的例子是现在以软件为产品的微软公司的产值已超过美国三大汽车公司产值的总和。
软件的发展,网络的产生,虚拟技术的应用,正在使企业资产中无形资产的比例不断增加。
知识经济的来临将对我们的生产方式、生活方式、思维方式、管理决策产生重大影响,企业管理将从生产向创新转变,其经济效益将越来越依赖于知识和创新。
一个企业要生存和发展,就必须依靠信息系统的支持,用动态的观点来研究面临的新问题。
这就是为什么,在经济发达国家的许多服务行业(如金融、保险和房地产等)甚至将70%以上的投资都用于发展信息技术。
二、信息系统和管理的关系
管理的任务在于通过有效地管理好人、财、物等资源来实现企业的目标,而要管理这些资源,需要通过反映这些资源的信息来管理。
每个管理系统都首先要收集反映各种资源的有效数据,然后,再将这些数据加工成各种统计报表、图形或曲线,以便管理人员能有效地利用企业的各种资源来完成企业的使命。
所以,信息是管理上的一项极为重要的资源。
信息对于管理之重要在于“管理就是决策”。
11J管理工作的成败,取决于能否作出有效的决策,而决策的正确程度则取决于信息的质和量。
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- 第一章 信息系统和管理 信息系统 管理