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填制《存货采购计划》。
对于零星存货采购,应在存货采购前提出采购计划,填制《材料请购单》。
第八条无采购计划或者未按规定权限审核批准的,不得进行采购,财务部不得支付货款。
第九条存货购进范围
1、《东方希望集团主要饲料原料质量要求及收货标准》中列明的原料;
2、总部配方中使用的原料;
3、总部指定的原料;
4、总部各部门规定的存货采购范围;
5、其他经批准采购的存货。
上述范围之外的和由总部统一购进的存货,各公司不得擅自购进。
购进非常用饲料原料的,应向总部技术部报批,经批准后方可购买。
第十条采购责任部门
1、主要原料、辅助原料、预混料、包装物、燃料等由原料部负责购买;
2、生产设备修理用备品配件、机物料和低值易耗品等由生产部负责购买;
3、检验用品及材料由品管部负责购买;
4、产品合格证、产品标签、产品说明书、宣传资料等由相关部门进行设计、制作样本,由办公室统一组织印刷;
5、办公用品、劳动保护用品、低值易耗品及其他材料物资由办公室负责购买。
第十一条采购活动
1、采购计划经审核批准后,由采购责任部门组织实施采购。
2、采购责任部门应做到“货比三家、价廉物美”。
3、采购责任部门组织大批量或者大额存货采购,财务部负责人应参与合同洽谈、签订过程。
原料部应对整个洽谈过程做好洽谈记录,参加洽谈人员应签字确认。
4、采购部门与客户签订的存货采购合同(或者《业务洽谈卡》),应在签订当天及时传送财务部、生产部监督执行。
5、禁止在采购环节发生收受礼品(或者回扣)等利用职权谋取私利的行为。
第三章存货入库
第十二条原辅材料验收入库
(一)原料部根据《存货采购计划》组织采购的原辅料到公司后,原料部应开具《收货通知单》通知收货。
《收货通知单》应加盖原料部业务印章。
门卫凭《收货通知单》进行入门登记和批准入门。
农产品收购可视具体情况确定入门制度。
收货组根据《存货采购计划》和《收货通知单》确认所到原辅料相符后,先进行感官初检。
初检不合格,经品管部书面批准后拒收。
初检合格后,方可进行抽样检验。
抽样检验办法按总部技术部制定的制度执行。
(二)购进原辅料应经品管部进行技术鉴定。
经品管部检验后,由品管部出具检验报告单。
检验报告单应由检验人、复核人和品管部负责人签名,并加盖“检验专用章”。
总部规定应由总部检验的原辅料,应具备总部技术部质检中心的检验报告单。
购进原辅料的技术检验办法,严格按照总部技术部制定的制度执行。
(三)收货组根据品管部负责人签署“同意收货”的检验报告单组织过磅收货。
特殊情况下,应经公司负责人签字同意后方可组织过磅收货。
过磅时,至少应两人在场,分别负责司磅和监磅。
过磅计量后,应出具《司磅单》。
《司磅单》应经司磅人、监磅人和客户(或者客户代理人)签名,并加盖“已司磅计量”章。
电脑打印的司磅记录作为《司磅单》的附件使用。
若电脑打印的司磅记录具备《司磅单》原始凭证的各要素,可直接代替《司磅单》。
(四)经过磅计量后,方可组织卸货。
卸货人员应严格按照收货组指定的货位卸货,且严格按照堆码规则进行堆码。
原辅料堆码应利于盘点计数。
卸货时,收货组人员应在堆码现场进行指挥和复检。
(五)经过磅卸货后,收货组应及时出具《原辅料入库单》。
《原辅料入库单》应经现场验收人员、卸货组组长、收货组组长和客户(或者客户代理人)签名,加盖“已验收入库”章。
(六)收货组和财务部入账的原辅料入库数量一律按扣除超标水分和霉变后的净重量计算。
第十三条外购原辅料的司磅单和入库单的稽核联由收货组在办理完入库手续后半小时之内直接传递到财务部,供财务部进行稽核和监督。
其财务联传递到原料部,供原料部办理货款结算手续。
第十四条收货组应严格按照总部技术部下发的《东方希望集团主要原料质量要求及收货标准》进行收货。
对不符合总部收货标准的原辅料,因生产急需,在未掺假和不影响产品质量的前提下,应报总部技术部审批,经批准后,方可购买和收货。
对于已入库而质量不合格的原辅料,收货组人员应在该批原料垛位挂上“禁用牌”,不得办理入库手续。
第十五条备品配件和机物料验收入库
生产部应指定专门人员对所购备品配件和机物料进行验收,经验收不合格的,不得入库。
经验收合格后,保管人员根据发票和《材料请购单》所列品种及数量进行清点,并及时填制《材料入库单》。
《材料入库单》应由验收人、保管员、经办人等相关人员签名,并加盖“已验收入库”章。
保管员应对新购进备品配件和机物料的价格与前期购进的同质量价格进行对比分析,价格差异较大的,应要求采购人员做出合理解释,并及时上报生产部和财务部,否则不予办理入库。
第十六条包装物由品管部和生产部共同进行质量验收,品管部出具《包装物验收报告单》,经验收人员签字确认,并加盖检验专用章,然后由保管员出具《材料入库单》。
燃料由品管部、收货组和锅炉工共同进行质量验收,由验收人员签署验收意见,收货组出具《司磅单》和《材料入库单》。
产品合格证、产品标签、产品说明书由备品配件库保管员、品管部和办公室共同进行质量验收,经验收合格后,保管员出具《材料入库单》,验收人员应签字确认。
办公用品及低值易耗品由办公室进行验收保管,检验用品及材料由品管部进行验收保管,宣传资料有销售部进行验收保管,经验收合格后,应由保管人员出具《材料入库单》。
以上存货的验收入库,应具备《材料请购单》(或者《印刷申报单》),《材料入库单》均应经保管员、复核人、经办人等签字确认。
其他材料物资的验收入库办法,参照以上相关类型的验收入库办法执行。
第十七条产品验收入库
发货组应坚持合格产品入库,不合格产品坚决不予入库的原则。
即应有品管部检验合格的《产品检验报告单》。
生产车间生产完工的各种合格产品,应在每班下班时(深夜班应在次日晨)办理移交入库手续。
具体由车间主任或各班班长将当班生产的产品按品种、数量移交发货组,由发货组长或相关人员,现场点货入库,生产部监交,及时填制《产品入库单》,并由移交人、接收人、监交人、生产部负责人签字确认。
销售退回的产品,应组织专人进行检验和管理,经销售部、品管部、生产部、财务部和公司负责人审批,具备验收入库手续。
退回的产品除品管部门确定可退回成品库的以外,原则上退入收货组。
第十八条财务部应建立健全存货入库稽核制度。
按日进行存货入库稽核。
第四章存货结算
第十九条原辅料结算程序
1、原辅料货款结算,经原料部核实发票、《司磅单》、《原辅料入库单》、《原料检测报告单》、《业务洽谈卡》(或者《合同》)后,出具《原辅料结算单》。
(此六种原始凭证以下简称“五单一票”)
2、《原辅料结算单》应由原料部结算经办人、售货人(或者货款结算经办人)、原料部负责人签名、审核;
并加盖原料部业务章。
3、公司负责人和财务负责人应根据《存货采购计划》和“五单一票”进行审批和审核,经审批和审核同意后,应在《原辅料结算单》上签字确认。
4、《原辅料结算单》上的原辅料结算数量,按《原辅料入库单》上的数量进行确认;
结算单价根据《业务洽谈卡》(或者《合同》)规定的单价和《原料检测报告单》上的技术指标进行确认。
对于技术指标与总部技术部规定的技术指标、《业务洽谈卡》(或者《合同》)规定的技术指标不符的,应严格按照总部技术部的规定扣价。
5、发票上的数量、单价、金额应与《原辅料结算单》上的数量、单价和金额保持一致。
取得的发票,应符合《中华人民共和国发票管理办法》和《中华人民共和国发票管理办法实施细则》规定。
6、实行先单后款的,会计根据审批的“五单一票”填制记账凭证,出纳员根据记账凭证审核无误后,支付货款;
实行先款后单的,出纳员根据财务负责人审核的“五单一票”原始单据复核无误后,支付货款。
第二十条农产品收购
农产品收购,应符合当地工商行政管理局、粮食局、税务机关和相关部门的规定。
应严格按照税务机关关于农产品收购发票的管理规定开具粮食收购发票。
不得向原料经销商等中间商开具农产品收购发票。
挂牌收购价格,由原料部书面提出,经公司负责人、财务负责人审核批准后执行。
在结算农产品收购货款时,可不提供《业务洽谈卡》;
农产品零星收购500kg以上的,应具备检验报告单;
农产品收购量在500kg以下的,可不化验,但应有感观检测和水分检测结果,且具备检测人签字。
第二十一条包装物、燃料、备品配件、办公用品及其他存货的付款程序,参照以上程序执行。
包装物付款,应具备《原辅料结算单》、《业务洽谈卡》(或者《合同》)、《包装物采购审批表》、《包装物验收报告单》、《材料入库单》和发票。
燃料付款,应具备《原辅料结算单》、《业务洽谈卡》(或者《合同》)、《材料请购单》、《司磅单》、《材料入库单》和发票;
备品配件、办公用品及其他存货的付款,应具备《费用报销单》、《材料请购单》、《材料入库单》(如须过磅计量的还须附《司磅单》)和发票;
第二十二条从集团浓缩饲料厂购进的预混料,可不具备《业务洽谈卡》(或者《合同》)和《原料检测报告单》。
由集团统一购进、统一定价、统一检测的原辅料,可不具备《业务洽谈卡》(或者《合同》)和公司品管部的《原料检测报告单》。
第二十三条存货结算存在争议的处理原则
1、原辅料因存货质量引起结算争议时,实行品管部一票否决制。
首次争议时,由品管部裁决。
再次引起争议时,由品管部复核后将争议情况上报总部技术部作最终裁决。
2、原辅料因非质量因素引起结算争议时,由原料部和财务部在公司负责人指导下协调解决。
不能协调一致时,上报总部市场部裁决。
3、其它材料物资存在付款争议时,由各部门和财务部门在公司负责人指导下协商解决,不能协商一致时,由总部相应主管部门会同总部财务部裁决。
4、因计量或者检验引发的商务纠纷,应严格查明原因,分清责任,给予严肃处理。
对于因公司相关责任人过失造成商务纠纷而发生的复检费、装卸费、差旅费等相关费用,应由相关责任人承担;
对于因供货过失造成商务纠纷而发生的复检费、装卸费、差旅费等相关费用,应由供货方承担。
方
5、因供货方产品质量不合格造成的退货损失(运输费、计量费、装卸费、保管费、合同违约金、另购原料损失等),应由供货方承担。
第二十四条月末,应对已入库未结算的存货进行清理,由采购部门、收货组和财务部共同出具《已入库未结算存货清单》,财务部据以进行估价入账。
下月初,财务部应及时冲销上月末的估价入账存货。
第二十五条财务部应建立健全存货结算稽核制度。
坚持按日进行存货结算稽核。
第五章存货仓储
第二十六条存货仓储管理原则:
按照先进先出原则进行堆码、摆放;
保证存货安全、完整,防止霉烂、变质、虫蛀、鼠咬、短缺和差错现象的发生。
第二十七条原辅料办理了入库手续后,应在两小时之内填、挂《原料囤位卡》,预混料、编织袋等也应按品种挂牌标识。
第二十八条仓库中因各种原因暂时不允许使用的原辅料、预混料、编织袋等存货,保管员应挂上“禁用牌”,防止误取。
第二十九条备品配件仓储管理
1、所有入库备品配件应整齐摆放于货架上或其它固定地点;
货架上物品实行“五五摆放”。
2、库房、货架、货架层及货位应分别编号;
账上各物品统一按其实物所在库房、货架、货架层及货位的编号进行编号,实行“四号定位”管理。
第三十条产品仓储管理
1、产品保管期限:
饲料在库时间一般掌握在2—7天之内。
2、产品应划分品种、规格堆放,同一规格的堆码层数应一致,堆放应整齐、横平竖直、头尾方向一致,以方便发货、计量和盘点。
生产车间产品转运工应按发货组指定货位堆码。
3、对过期变质的产品,应及时办理回机退库手续,严禁对外销售。
第三十一条废旧编织袋和麻袋仓储管理
盛装过原辅料、预混料、饲料的编织袋和麻袋,应由清袋人员按照包装物的种类、大小、质量等级分别打捆,每捆50条,送旧包装库,由编织袋保管员统一管理。
第三十二条对于积压、变质、报废和待处理存货,应单独堆放管理,防止与正常存货混和堆放。
第三十三条其他存货参照以上管理办法进行管理。
第三十四条收货组应建立健全原辅料司磅台账和原辅料日记账;
其他存货均应建立健全相应的存货日记账。
办公室应建立健全低值易耗品日记账。
原辅料台账、原辅料日记账和其他各种存货日记账,应严格按照会计工作基础规范进行启用、登记、保管和移交,严禁刮、擦、涂、改行为。
登记的原辅料台账、原辅料日记账和其他存货日记账,应利于复查、稽核和审计。
第三十五条各仓库应建立健全存货日报表制度,按规定时间编制和报送存货日报表。
编报的存货日报表,应做到账表、表表、表实相符,应保证报表数据的真实性和及时性。
第三十六条保管员调动、换岗、下岗、离职时,应办理财产移交手续,财务部门和相关部门应派人监交,并具备移交清单,经各方签字后,方可办理正式的调动、换岗、下岗、离职手续。
属个人保管(或者使用)的物品,其保管(或者使用)者在移交工作时,应如数移交和具备移交清单,若损失或者短少,应按规定进行赔偿。
第三十七条财务部应对各存货管理单位进行会计业务指导和会计监督,做到账账、账表、账实三相符。
第六章存货出库
第三十八条存货出库由领用部门填开出库单,并注明用途;
经部门负责人审批后,由领用经办人据以到仓库领料(或者提货)。
存货保管员凭审批的出库单(或者发票提货联)按照先进先出原则现场计量发货。
发货后,保管员应在出库单上注明实际发货数量,保管员和领料人(或者提货人)应在出库单(或者发票提货联)上签字确认,并加盖“已发货”章。
存货保管员应对存货出库单的合法性、合理性进行审核,经审核无误后,方可发货。
第三十九条备品配件出库,可由保管员填开出库单,应经领料部门负责人签字审批。
办公用品的领用,由办公室按部门建立领用清单,领用人与保管人应签字确认。
领用清单应用复写纸套写,其中一份作为财务入账依据。
第四十条生产用存货,应由生产部根据产品产量和产品配方确定领用量,保管员应严格按生产需求量发货。
生产领用预混料、包装物、产品标签、产品说明书和产品合格证的数量,应与当班生产的产品数量相对应,其损耗应严格控制在合理损耗范围内。
第四十一条对于已领未使用的存货,应及时清理退库(或者假退库)。
第四十二条产品出库,发货组只能凭财务部开具的签章手续齐备的销售发票提货联或者其他经财务部确认的单据发货,严禁凭其他凭据和个人口头指示发货。
第四十三条对于各种原因形成的已开票未发完的销售产品,应由发货组出具《产品欠料单》给客户。
《产品欠料单》应注明未发销售产品品名、规格、数量、客户、欠料时间、欠料原因等事项,并经发货员、客户和发货组组长签字确认,并加盖发货组业务专用章。
发货组应及时将《产品欠料单》传递到财务部,财务部应及时进行勾对和稽核。
客户下次凭《产品欠料单》提货时,应先经财务部稽核,由稽核人员签字确认,并加盖财务专用章后,客户方可凭其到产品库提货。
第四十四条产品回机,品管部应进行质量鉴定,并出具《产品回机通知单》,经产品主管部门负责人审核和公司负责人审批,由财务部出具出库单,转入收货组作回机料处理。
第四十五条产品翻包换袋,应经销售部(或主管部门)和品管部负责人审批,由财务部出具出库单后,方可进行翻包换袋。
保管员应对翻包换袋后的新品种开具入库单。
第四十六条发货组应建立健全产品发货原始记录。
将产品名称、产品规格及型号、实际发出数量、发货日期、客户名称、发票号码、车辆类型及车牌号码等作详细记录。
发货人员、监发人员和提货人应签字确认。
第四十七条销售发出的产品应进行复磅校核,应建立健全销售产品复磅原始记录,复磅人员应在出门证上签字确认,并加盖“已复磅无误”章。
门卫凭加盖有复磅章的出门证放行。
第四十八条出售废旧物资,保管员应凭财务部开据的出库单(或者发票提货联)发货,门卫凭财务部出具的出门证放行。
第四十九条购进不合格原辅料退货,应由品管部出具退货通知单,经原料部、生产部负责人签字审批后,保管员凭退货通知单发货,门卫凭退货通知单出门联放行。
第五十条财务部应当建立健全存货出库和出门稽核制度。
应坚持按日进行存货出库和出门稽核工作。
门卫应在第二天早晨上班时,将当天货物出门证及《货物出门统计表》报财务部进行稽核。
第七章存货盘点
第五十一条原材料、辅助材料、预混料、燃料、包装物、产品等存货应按月度进行清查盘点;
备品配件、机物料、检验用品及材料、办公用品、劳动保护用品等应按季度进行清查盘点;
其他存货应按年度进行清查盘点。
因工作需要,可进行不定期的突击清查盘点。
公司负责人因调动、辞职等原因离职时,应进行存货清查盘点。
第五十二条公司负责人和财务负责人应组织领导存货清查盘点工作,各主管部门负责人、收发货组、装卸组、财务人员等应参加存货清查盘点工作。
第五十三条存货清查盘点的范围:
1、财产所有权属于公司的存货;
2、寄存在各代销点和办事处的财产所有权属于公司的存货;
3、财产所有权虽不属于公司所有,但寄存在公司内代保管的存货。
第五十四条存货清查盘点前,应充分做好人员动员和工作安排,明确清查盘点的目的、要求和重点等各项准备工作。
第五十五条进行存货清查盘点时,原则上应停止生产和存货流动,以保证清查盘点结果的真实性、正确性和可靠性。
第五十六条存货清查盘点后,应根据账存数和实存数编制《存货清查盘点报告表》,盘点人员、监盘人员和保管员应签字确认,分别报送主管部门、财务部和公司负责人,作为存货清查的原始凭证。
第五十七条存货发生盘盈或者盘亏,应及时查明原因。
合理损耗范围内的,计入生产成本或者当期损益;
合理损耗范围外的,应进行申报审批处理,计入当期损益。
属于责任人造成的损失,应追究责任人经济责任,并进行严肃处理。
金额在5000元以上(含5000元)的存货损失,应报总部财务部审批。
对于应报税务机关审批的,应及时向税务机关报批。
第八章附则
第五十八条本制度所涉及到的原辅料结算单、费用报销单、入库单、出库单、司磅单、收货通知单、产品欠料单、原始记录、存货日记账、存货日报表等由总部统一制作样本,各公司参照执行。
第五十九条本制度所涉及到的原辅料结算单、费用报销单、入库单、出库单、司磅单、产品欠料单等空白票据由财务部统一管理。
各公司应建立健全票据印刷、领用、回收、销号和保管管理制度。
第六十条本制度由总部财务部负责解释。
第六十一条本制度自2003年1月1日起执行。
原《流动资金管理办法》和其他制度中的相关规定同时废止;
凡是与本制度相抵触的,以本制度为准。
东方希望集团有限公司
二00三年一月十四日
附件一
一、存货采购计划程序:
附件二:
原辅料验收入库程序:
附件三:
产品入库程序:
附件四:
销售退回产品入库程序:
附件五:
原辅料结算程序:
附件六:
原辅料出库程序:
附件七:
产品出库程序:
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