1011集团重大活动接待工作流程000Word下载.docx
- 文档编号:18669470
- 上传时间:2022-12-31
- 格式:DOCX
- 页数:17
- 大小:144.60KB
1011集团重大活动接待工作流程000Word下载.docx
《1011集团重大活动接待工作流程000Word下载.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《1011集团重大活动接待工作流程000Word下载.docx(17页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
及时通知到所有参与接待人员。
7.
明确客人到访的具体时间,乘坐何种交通工具,出发、抵达和离开的时间。
飞机航班需精确到“分”,火车需精确到车次及到达的准确时间,根据对方客人的职务安排合适的车辆;
小车须精确到出发地、路线、车型、牌号,是否有专职司机?
司机有多少?
8.
通过各种方式尽可能地了解客人及客人单位的有关信息,以便与客人交流。
必要时组织材料汇报领导。
9.
根据客人人数及职位预定不同档次的客房及用餐标准,重大活动应提前取出房卡并登记相关信息。
根据领导要求联系协议酒店,根据不同档次的需求安排酒店挂账或费用自付,重要客人需摆放鲜花、香烟、水果、集团宣传材料及礼品。
非常重要的客人要增加几瓶饮用水。
10.
预定客房时要到房间查看,尽量选择朝阳房间,考虑房间周围是否有噪音。
根据来访人员的级别、单位、性别、职务等合理安排房间,各个房间尽量集中并在同一个楼层,特殊情况下,可分散入住,其它应本着方便的原则预定,预定时应多订几间客房,以备对方人员有变动;
重要客人,预定房间后要亲自去检查;
对不符合上述条件的应立即更换或报送相关领导。
如房间安排出现问题应及时与酒店客户经理或其上级经理联系,必要时要对其施加压力,妥善解决。
11.
制作接站牌,交给相关驾驶员。
每辆车配备标准的接站牌,由驾驶员自行保管。
12.
根据客人来访人数,安排接待用车,提前通知驾驶员,告知活动行程,安排驾驶员工作。
尽量提前告知驾驶员航班信息,让其有充分的时间打印接站牌信息、洗车、加油、修理、保养等工作。
极为重要客人来访,要与当地警方联系,尽可能安排警车开道。
13.
用集团指定的格式制作欢迎词,将欢迎词发送大堂电脑,告知开始及结束时间,让LED大屏幕在指定时间内显示欢迎词。
要提前一天将欢迎词内容和播放时间通知大堂,并在客人到之前进行确认。
如有几组客人分批到访,要与前台及时沟通,做好欢迎词的切换。
14.
用大厦电梯边的电视循环播放鸿泰宣传片。
要提前联系物业公司,确保当天循环播放视频,根据国内外客户不同,明确播放宣传长片或短片、中文或英文。
15.
查看贵宾电梯能否使用,重要客人要乘坐贵宾电梯,秘书应随身携带VIP卡。
要提前一天通知会议客服,安排好会议室和电梯口服务人员。
查看其它电梯是否存在维修情况,重要客人需安排专人提前打开电梯门。
16.
如果客人需要到别的单位进行参观学习的,要事先联系有关单位,报总裁工作部主任批准后,安排好交接等相关工作。
明确对方接待单位负责人,充分与其交流,并随时落实日程安排。
17.
如果来访事项比较重要,可对外宣传,报领导批准后,应提前联系好相关媒体单位,做好新闻报道和宣传工作。
相关媒体同样需要接待,应提前统一宣传的重点、角度和力度等有关信息。
(二)会前安排:
18.
客人来之前应告知物业公司,准备好有关证件按照车牌号予以放行,客人的工作证应该由活动牵头部门到一楼大堂总服务台登记领取,客人进入办公大楼必须统一佩戴工作证。
活动当天,根据客人人数提前到办公楼一楼领取“鸿泰大厦工作证”。
提前把来访客人的信息告知物业公司,紧急情况可直接告诉西门警卫员和前台人员,应尽快确保客人快速通过门禁。
19.
客人到访之前,应与对方保持联系,了解路上情况及准确的到达时间,及时报送领导掌握。
如对方初次来访,对青岛路线不熟悉的,要主动与相关人员提供准确路线,必要时根据接待规格可派人去接。
20.
根据活动规格,可安排相关人员陪同司机接站,结合实际情况,至少提前20分钟到达目的地等候。
如活动行程未定,接上客人之后应尽量确定行程安排。
需事先告知集团领导对方客人到访的时间。
21.
接上客人之后,路上应保持与总裁工作部主任(或现场负责人)联系,给我方领导留出充足的时间到指定的地点迎接客人。
此项工作需接站人随时掌握路况信息,选择最佳线路行驶,尽量保持领导刚下楼,客人即到集团总部。
22.
如行程安排为,客人先入住酒店,则将客人送到酒店稍事休息,并告知稍后的行程安排。
通知我方领导就餐时间、地点等相关信息。
23.
告知客人全部活动日程安排,如客人要求调整,要立即通知领导及有关部门进行准备。
及时、详细了解到变更情况并及时通知到所有接待人员。
24.
根据客人和我方接待人员的人数确定接待室和会议室。
提前确定客人是否会参观调度大厅(铁军国外项目),并做好相关准备工作。
25.
安排接待室。
联系物业公司准备水果、点心、茶水、咖啡,并告知需用时间。
26.
安排会议室,通知物业公司准备鲜花、盖杯、毛巾、水果等,按照会议室工作标准摆放好,准备好以后需现场检查。
检查细节包括会议室空气质量(保证清新空气)、卫生(桌面及地面)、提前联系信息人员调试电脑、取消桌面屏保,调至欢迎词界面。
27.
根据来访目的提前准备汇报材料,用带有集团LOGO的背景制作PPT欢迎词(集团宣传片需备用)。
制作好PPT拷贝至笔记本,禁止使用U盘播放。
28.
使用公用电脑把需要的资料拷贝完毕,调试到与显示器结合的最佳状态。
检查每一台显示器的升降功能、画面清晰度(根据电脑型号将屏幕分辨率调至最佳结合状态)、音频、视频、图像、投影是否正常,背面电视通常为关闭状态。
29.
检查所有麦克、投影设备及升降系统是否正常。
重要位置的设备要重点调试、检查。
30.
让物业公司准备网线、数据线及其它设备。
必要时会登陆集团网页查看信息。
31.
制作带集团LOGO的桌签,与集团领导名片按照商务礼仪摆放到位。
重要客人的桌签应按照摆放在门口对面的一排中间位置,如两个中间位置应摆在右侧;
凡是与会议有关的我方领导尽量准备桌签,以备急用。
32.
根据会议需求、针对客户情况一同摆放集团宣传画册、笔记本、纸、铅笔(签字笔)。
摆放应整齐划一,保证会场桌面整洁。
33.
若其他部门牵头组织的接待活动,秘书应当主动与该部门加强沟通。
搭接顺畅,维护集团形象。
34.
客人到达预定地点下车时,秘书应主动为客人开启车门,同时介绍集团领导。
客人到达和离开时,要及时联系前台或者通知会服人员联系前台打开门禁,控好VIP电梯,如客人较多,应多控一部电梯。
35.
进电梯时,秘书要遵循商务礼仪,为客人扶住电梯门,找合适的位置开电梯,下电梯也要扶住电梯门。
秘书应先进入电梯方便操作。
36.
秘书应主动引导客人进入接待室,按照预定流程进行简单交流。
礼貌周到,引导有序。
37.
摄录、拍照等有关人员应及时到场。
提前通知有关人员,用充分的时间抓拍出最精彩的镜头。
38.
通知我方人员提前到达会议地点。
通知时间要比客人抵达时间早5分钟。
39.
进一步确定就餐的人数,预定就餐地点。
应尽量选择与来访者下榻的宾馆较近的饭店安排就餐,到客厅查看设施及其他条件是否与身份相符,条件差的酒店应及时与领导汇报。
40.
根据客人民族、性别、年龄、口味、南方及北方、国内及国外等,结合酒店特色,按照确定的人数,进行点菜。
点菜时,必须要有符合我方重要领导口味的菜,并根据客人的喜好、口味等因素点菜;
如时间宽裕,菜单应打印一份交给领导确定。
41.
重要领导用餐要提前联系酒店制作桌签,完成桌签制作后要到现场核实信息是否有误,摆放次序是否正确。
严格按照我方的风俗习惯、座次摆放桌签(领导特殊交代除外)。
42.
重要客人用餐时,要根据领导安排提前自备酒水和香烟。
先用自备酒水和香烟,如领导提出要求可用酒店的(开瓶费应先与酒店协商好,避免服务员在客人就坐后造成不愉快场面)。
43.
备好礼品。
根据领导要求准备礼品。
(三)会议过程:
44.
按照最终确认的接待方案议程进行,秘书应负责会议内容的全过程记录,会后根据会议情况整理、上报责任人归档。
记录齐全,形成纪要或文稿。
45.
随时注意所有设备是否正常运转。
凡是使用一层大会议室、二十一层智能会议室召开重要会议时,会服、信息中心及物业公司都必须派人在服务间等候处理应急事件。
包括设备调整、空调温度调整、室内绿植情况、窗户情况等。
46.
根据会议情况设立会议签到处。
准备会议签到簿,重要活动要有专人负责。
47.
按照桌签摆放位置,由秘书负责引导参会人员中重要客人就座。
48.
就座后,会议主持人宣布会议开始。
所有工作人员应一律就坐或退出
49.
如果观看集团宣传片。
应于会前至少播放一遍,确保播放流畅、无误。
50.
参会的集团领导向客人做集团的介绍。
如客人没有准备电子版的资料,集团领导介绍完后不使用显示器,秘书应安排会服人员把所有显示器全部下降隐藏。
51.
来访客人中重要领导讲话。
记录齐全完整。
52.
双方领导做深入交流。
随时督促会服人员及时添水。
53.
拍摄及录像在此时应完成最佳的领导个人发言抓拍镜头。
拍摄场景角度要全面,每个镜头至少拍摄两遍。
54.
根据活动性质,领导安排,择地留影,会后将照片通过电子邮件或其它方式邮寄到客人手中,若时间允许,应在客人离开前将照片冲洗送给客人。
了解邮寄地址或邮箱,如提交冲洗好的照片,应用鸿泰专用信封统一封装。
55.
根据会议内容迅速整理出新闻,经总裁工作部主任审核后,及时挂到集团网站。
新闻稿质量过硬,新闻上挂及时,不能超过一天
56.
寻找合适的时间与客人协商次日行程。
根据活动情况,印发会务指南的活动需严格按照指南执行。
57.
随时掌握会议时间,安排好车辆,确保车辆能够随时出发。
重要客人、重大活动要留有机动车辆。
(四)会议结束:
58.
会议结束,提前告知酒店客人大约抵达时间。
重要活动要在酒店设立会务组,接待10人以上的团体应在酒店设立24小时服务的会务组。
59.
时间充足可以先送客人回房间稍事休息,尽量与客人商量次日行程是否需要调整。
根据活动情况,行程调整通常由领导与对方沟通确认。
60.
如没有计划安排,提前考虑第二天行程安排。
次日活动内容,应参考当天接待流程。
61.
用餐结束后,根据领导指示,适当安排一些文化娱乐活动。
需请示领导,通知相关陪同人员,备好机动车辆。
62.
活动行程结束后,若时间比较充足,根据领导指示,可适当安排客人游览青岛景观。
要提前了解游览当天的天气情况,准备好瓶装水、照相机、伞,重要客人还要准备湿巾、急救药品等。
根据领导安排,将准备好的礼品赠送客人。
63.
退房后,如时间允许,要检查客人住宿的房间,是否遗留物品?
如果是个人物品,经领导同意后,应尽快归还客人。
及时与酒店客服人员及客人沟通。
64.
安排车辆送达指定机场(火车站)或其它目的地。
重要活动,需根据集团领导指定的人员,安排好车辆一同送行。
(五)餐饮安排:
65.
根据客人级别及重要程度,请示主任确定需要预定的酒店。
了解信息要全面。
66.
确定公司哪位领导参加。
明确到人。
67.
联系酒店,确定餐饮预定。
明确告知需求时间、用餐人数,要求酒店提前列出菜单,考虑客人的民族、宗教等喜好和禁忌。
68.
将餐饮预定信息汇报给相关领导及我方参加人员,并通知领导专车司机及参与接待的其他司机。
根据参加人数提前通知接待司机做好车辆准备。
69.
准备餐饮用烟、酒水。
协议酒店自带香烟和酒水。
70.
组织参加人员前往酒店或预定地点用餐。
出发时,电话通知客户经理准备茶水,并将凉菜上桌。
71.
根据酒店上餐速度,催促酒店工作人员尽快上菜。
过程中,应根据用餐情况及喜好,随时增加或调整菜单内容。
72.
宾主互相敬酒过程中,催促酒店工作人员准备面食及果盘。
正常程序进行完后开始。
73.
通知酒店工作人员准备签字账单。
在非协议酒店需提前到服务台结算。
74.
通知酒店工作人员清点酒水,并将剩余酒水送至前往的接待车辆。
同时,通知参与接待人员接收剩余酒水。
75.
用餐结束,组织人员返回。
确保每一位就餐人员人身安全。
(六)接待结束:
76.
与酒店结算有关账目,整理汇总,提交领导审核。
费用详单账目清晰。
77.
做好会议工作总结,寻找工作差距,加以改进,重大活动的工作总结要在总裁工作部内部共享。
及时全面,成绩和不足总结到位。
三、会议客服接待规格划分
会议客服日常接待较多,接待规格和参加人员级别参差不齐,按照不同规格提供不同服务的原则,将日常的接待分类如下,仅供参考:
会议级别
会议性质(参加人员)
对应服务项目
备注
VIP1
政府高官、集团上级领导视察;
由集团董事长、总裁出面接见的极重要客户
茶水、矿泉水、香巾、纸、笔、画册、桌签、宣传片、大堂和会议室欢迎词、横幅、果盘、礼品、鲜花、红地毯、大堂和电梯及会议室门口迎宾
投影设施灵活处理
VIP2
由集团领导出面接见的签字仪式
茶水、矿泉水、香巾、纸、笔、画册、桌签、签字笔、鲜花、红酒、高脚杯、大堂和会议室欢迎词、横幅、背景音乐、果盘(视情况而定)、互赠礼品(视情况而定)、红地毯(视情况而定)、大堂和电梯及会议室门口迎宾
VIP3
由集团董事长、总裁出面接见的重要客户
茶水、矿泉水、香巾、纸、笔、画册、桌签、宣传片、大堂和会议室欢迎词、横幅、礼品、果盘(视情况而定)、大堂和电梯及会议室门口迎宾
A类
集团股东会、董事会、总裁办公会
茶水、矿泉水、香巾、果盘(视情况而定)、纸、笔、计算器、激光笔
B类
集团专题会议;
集团领导参与的各种会议
茶水、纸、笔、计算器、激光笔
C类
有部门负责人参与或有外来人员(非重要人士)参加的
茶水
D类
部门内部会议
开门即可
根据会议类型选择智能会议室或普通会议室。
四、接待工作商务礼仪
(一)关于会议主席台座次的安排
(1)主席台必须排座次、放桌签,以便领导对号入座,避免上台之后互相谦让。
(2)主席台座次排列,领导为单数时,主要领导居中,2号领导在1号领导左手位置,3号领导在1号领导右手位置;
领导为偶数时,1、2号领导同时居中,2号领导依然在1号领导左手位置,3号领导依然在1号领导右手位置。
(3)对上主席台的领导能否届时出席会议,在开会前务必逐一落实。
领导到会场后,要安排在休息室稍候,再逐一核实,并告之上台后所坐方位。
如主席台人数很多,还应准备座位图。
如有临时变化,应及时调整座次、名签,防止主席台上出现名签差错或领导空缺。
还要注意认真填写名签,谨防错别字出现。
主席台人数为奇数时
主席台人数为偶数时
(二)关于宴席座次的安排
宴请客人,一般主陪在面对房门的位置,副陪在主陪的对面,1号客人在主陪的右手,2号客人在主陪的左手,3号客人在副陪的右手,4号客人在副陪的左手,其他可以随意。
以上主陪的位置是按普通宴席掌握,如果场景有特殊因素,应视情况而定。
中餐桌
西餐桌
(三)签字仪式的座次安排
签字双方主人在左边,客人在主人的右边。
双方其他人数一般对等,按主客左右排列。
(四)关于乘车的座次安排
小轿车1号座位在司机的右后边,2号座位在司机的正后边,3号座位在副驾驶座(如果后排乘坐三人,则3号座位在后排的中间)。
中轿主座在司机后边的第一排,1号座位在司机正后边临窗的位置。
(五)会议室座次安排与主席台安排相同
长条桌
注:
A为客方席,B为主方席
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 1011 集团 重大 活动 接待工作 流程 000