文件管理操作制度及标准Word文档格式.docx
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其中包括行文规则、公文审批、公文写作、公文内容、公文格式、拟稿、编号、公文归档、分发、承办、归档等一系列的管理环节。
本标准适用于集团全体员工。
2.规范性引用文件
《文件管理制度》
3.术语解释
3.1公文一般由保密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、总页数、成文日期、印章、附件、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。
3.2主送单位:
集团内部往来公文中,通常指按照集团内部的组织架构设置及职责范围,送交对公文主要内容有受理职责的各单位或集团的各职能部门。
集团与外部往来公文中,通常是指公文的主要受理单位,即对公文负主办或答复责任的单位。
3.3抄送单位:
需要执行或知晓公文的其他单位或部门或董事会、监事会。
3.4发文办理指发出公文的办理过程,包括拟稿、登记、编号、审核、签发、盖章、发出等程序。
3.5红头文件:
带有公司全称的文件格式;
主要用于涉及集团全面综合性、重要性工作的公文、或集团对外发出的公文,具有长期(一年以上)保存价值的文件。
主要用于:
(1)报送的政府性文件、商业性文件、法律文书性文件;
(2)发布规章制度、流程与工作方案;
(3)机构变更或人事任免;
(4)奖惩决定或通报;
(5)重大事项、工程项目的批准;
(6)其它规范性文件;
3.6便函文件:
有企业标识的文件格式;
主要用于工作联系,具有短期(一年)以内保存价值的文件。
(1)具体事项或工作的请示、报告或批复;
(2)需要其他单位配合事宜或提供信息的事项;
(3)各单位之间的经常性业务往来函件;
3.7会议纪要:
具有标准格式,记录、传达相关会议精神的文件。
传达会议信息;
4.行文及公文写作
4.1涉及岗位
全体员工
4.2工作内容/作业程序/要求
4.2.1行文规则
(1)在颁布制度、流程、工作标准,提出工作要求、提交方案、提报工作请示,组织架构调整或人事任免时,以及其他需要作为依据、备查的工作沟通行为应该行文,行文要注重效用。
(2)行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。
(3)集团各职能部门依据部门职权可以互相行文和向各经营单位的相关业务部门行文,可以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项。
(4)属于集团职能部门职权范围内的事务,应当由部门自行行文或联合行文。
联合行文应当明确主办部门。
须经集团审批的事项,经集团同意也可以由部门行文,文中应当注明经集团同意。
(5)属于各职能部门职权范围内的具体问题,应当直接报送主管部门处理。
(6)集团职能部门之间对有关问题未经协商一致,不得擅自向各经营单位行文,如擅自行文,集团应当责令纠正或撤销。
(7)“请示”应当一文一事。
一般只写一个主送单位,如需同时送其他单位的,应当用抄送形式,但不得抄送其下级单位。
“报告”不得夹带请示事项。
(8)除集团领导直接交办的事项外,不得以部门或单位名义向集团领导报送公文。
4.2.2公文审批
(1)以集团名义向外发文,需经主管领导审批后,由总裁或董事长审批。
集团对所属各单位、部门发文,由总裁或主管副总裁审批。
(2)以经营单位名义制发的上行文,由首席经营者或者主持工作的负责人签发。
(3)公文正式印制前,综合管理部或发文的行政部门应当对是否需要行文、行文方式是否妥当、是否符合行文规则和拟制公文的有关要求、审批、签发手续是否完备、附件材料是否齐全、格式是否规范等进行复核。
(4)经复核需要对文稿进行实质性修改的,应按程序复审。
4.2.3公文写作
(1)公文标题
应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文单位:
如使用标准制式的“红头文件”发文机关名称可以省略。
公文标题中除规章制度名称加书名号外,一般不用标点符号。
基本格式为:
(发文机关名称)关于(主题内容)的(文种)
(2)公文文种
公文文种的使用应当根据行文目的、发文的职权和与主送单位的行文关系确定。
集团公文种类主要有:
命令(令)、决定、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。
其主要适用范围如下:
①命令(令):
适用于宣布施行重大强制性行政措施;
嘉奖有关单位及人员。
②决定:
适用于对重要事项或重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销集团各部门和产业集团不适当的决定事项。
③通告:
适用于公布集团各有关方面应当遵守或者周知的事项。
④通知:
适用于批转下级单位的公文,转发上级单位和不相隶属单位的公文,传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。
⑤通报:
适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
⑥议案:
适用于集团各部门和各单位按各自职责范围,就有关方面的工作方案或建议提请集团审议的事项。
⑦报告:
适用于向上级单位汇报工作,反映情况,按照投资管理权限向上级备案的工作,答复上级单位的询问。
⑧请示:
适用于各部门和各单位向集团的请求批示。
⑨批复:
适用于集团答复各部门和各单位请示事项。
⑩意见:
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
函:
适用于不相隶属的部门或单位之间相互商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
会议纪要:
适用于记载、传达会议情况和议定事项,使用专用的格式文件。
(3)主送、抄送单位:
①应当使用全称或者规范化简称、统称。
②各部门或各单位报给集团的公文,主送单位名称应称“集团公司”或“集团”,不能写成“集团领导”或某位领导的名字。
③上行文,求答复审批的文件,主送单位只能是一个。
4.2.4公文内容
(1)符合国家的法律、法规及集团的有关规章制度。
(2)情况属实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。
(3)文字从左至右横写、横排,段落开头空两个字。
(4)人名、地名、数字、引文准确。
引用公文应当先引标题,后引发文字号。
引用外文应当注明中文含义。
日期应当写明具体的年、月、日。
(5)结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“
(一)”,第三层为“1.”第四层为“
(1)”。
(6)应当使用国家法定计量单位。
(7)文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。
使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
(8)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数码。
(9)拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。
(10)公文如有附件,应当注明附件顺序和名称。
4.2.5公文格式
(1)公文一般由保密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、总页数、成文日期、印章、附件、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。
(2)涉及集团秘密的公文应当标明密级和保密期限。
(3)紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。
(4)发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称;
联合行文,主办单位排列在前。
(5)发文字号应当包括单位代字、年份、序号。
联合行文,只标明主办单位发文字号。
(6)行文应当注明签发人。
(7)公文除会议纪要和以电子形式发出的以外,应当由主办单位加盖印章,联合下发的公文,发文单位都应当加盖印章。
(8)成文日期以负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。
(9)页数:
应该注明总页数,正式文件第一页不标明页数。
(10)公文应当标注主题词。
(11)文件的固定格式
①正式文件:
A4纸张,各边距为:
上37、下35、左28、右26,“单位”为毫米,版心尺寸156mm×
225mm;
题目字体为宋体加粗小2号字,居中;
正文用3号仿宋体,每页22行,每行28个汉字(行间距为4.10mm),页码用4号阿拉伯数字。
②便函:
函字号为仿宋3号字,题目下行居中;
收函单位为仿宋3号字,右顶格。
③会议纪要:
“会议纪要”用黑体40号字,粗黑,居标准页眉左下2mm顶格,编号仿宋体小3号字,在会议纪要字下居中,收件人等为黑体小4号字,加粗,顶格,正文部分为仿宋体小4号字。
④文件如需标注秘密等级及保密期限、紧急程度,用3号黑体字,顶格标识在右上角第一行,如需同时标注以上3项,则秘密等级在右上角第一行,紧急程度在第二行。
⑤其他未作说明部分请依据国家行政机关公文通用标准。
5.发文程序
5.1涉及岗位
5.2工作内容/作业程序/要求
5.2.1拟稿
(1)发文应依据国家的方针、政策和法令、上级指示或工作实际需要草拟文件初稿。
文稿必须从公司角度出发,观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点正确,无错别字句现象;
(2)文稿拟就后,拟稿人应填写《文件发布审批单》。
需会签的文稿,交由会签部门会签后,打印清样,交综合管理部审核;
(3)综合管理部根据上级有关指示精神或公司有关规定,对文稿进行审查,登记编号,按权限呈送相关领导审定签发。
5.2.2编号
公文实行分类编号,按红头文件、便函、会议纪要三种单独编流水号。
(1)红头文件编号规则
①文号为:
*中字〔年〕编号。
②涉及部门单项、或专业工作的公文,取职能部门名称中的一个字为文号:
*中(部门首字)字〔年〕编号。
具体如下:
总裁办公室
*中总字〔年〕编号
综合管理部
*中综字〔年〕编号
人力资源部
*中人字〔年〕编号
网络信息部
*中网字〔年〕编号
财务管理部
*中财字〔年〕编号
审计部
*中审字〔年〕编号
证券投资部
*中证字〔年〕编号
采购管理部
*中采字〔年〕编号
法律事务部
*中法字〔年〕编号
发展部
*中发字〔年〕编号
规划设计部
*中规字〔年〕编号
营销中心
*中营字〔年〕编号
商业管理中心
*中商字〔年〕编号
项目管理中心
*中项字〔年〕编号
成本控制中心
*中成字〔年〕编号
③各产业、各单位公文:
*中(单位首字)(地区首字)字〔年〕编号
项目公司
*中项*字〔年〕编号
(2)函
①集团级便函:
便函起草部门名称中的一个字为文号:
*中(部门首字)函字〔年〕编号
*中总函字〔年〕编号
*中综函字〔年〕编号
*中人函字〔年〕编号
*中网函字〔年〕编号
*中财函字〔年〕编号
*中审函字〔年〕编号
*中证函字〔年〕编号
*中采函字〔年〕编号
*中法函字〔年〕编号
*中发函字〔年〕编号
*中规函字〔年〕编号
*中营函字〔年〕编号
*中商函字〔年〕编号
*中项函字〔年〕编号
*中成函字〔年〕编号
②产业集团便函:
*中(单位首字)函字〔年〕编号
**项目公司
*中项吉函字〔年〕编号
(3)会议纪要:
①集团级:
以会议组织者所在部门名称中的一个字为文号:
*中(部门首字)会〔年〕编号
*中总会字〔年〕编号
*中综会字〔年〕编号
*中人会字〔年〕编号
*中网会字〔年〕编号
*中财会字〔年〕编号
*中审会字〔年〕编号
*中证会字〔年〕编号
*中采会字〔年〕编号
*中法会字〔年〕编号
*中发会字〔年〕编号
*中规会字〔年〕编号
*中营会字〔年〕编号
*中商会字〔年〕编号
*中项会字〔年〕编号
*中成会字〔年〕编号
②各产业集团会议纪要:
*中(单位首字)会〔年〕编号
*中项吉会字〔年〕编号
5.2.3公文归档
(1)公文办完后,应当根据集团档案管理和其他有关规定,及时整理(立卷)、归档,个人不得保存应当归档的公文。
(2)归档范围内的公文,应当根据其相互联系、特征和保存价值整理(立卷),要保证归档公文的齐全、完整,能正确反映本单位的主要工作情况,便于保管和利用。
(3)联合办理的公文,原件由主办机关整理(立卷)、归档,其他单位保存复印件。
(4)有关负责人兼任其他职务的,在履行所兼职务职责过程中形成的公文,由其兼职的单位、部门整理(立卷)、归档。
(5)归档范围内的公文应当确定保管期限。
集团级文件按月送集团档案室归档;
各单位按规定需要集团存档的对外发文要按季度送集团档案室归档,内部公文按月自行归档。
(6)拟制、修改和签批公文,书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
6.收文办理程序
6.1涉及岗位
6.2工作内容/作业程序/要求
6.2.1分发
(1)集团综合管理部负责统一接收、审核各单位、部门上报的需要办理的公文。
审核的重点是:
是否符合行文规则;
内容是否符合集团规章制度及其他有关规定;
文种使用、公文格式是否规范。
对不符合本办法规定的公文,可以退呈报单位并说明理由。
(2)凡公文由综合管理部附上“文件处理单”,阅签后根据文件内容,分交承办部门阅办;
涉及几个部门共同办理的文件,签发的第一个部门为主办部门,紧急公文,应当明确办理时限,正常公文按照相应规定的时限处理完毕。
(3)为加速文件阅办,综合管理部应在当天将文件送交承办部门,如关系到两个以上业务部门,应按批示次序依次传阅,最迟不得超过两天(特殊情况例外)。
6.2.2承办
(1)承办单位、部门收到交办的公文后应当及时办理,提出拟办意见,不得延误、推诿。
紧急公文应当按时限要求办理,确有困难的,应当及时予以说明。
对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的,应当及时退回集团综合管理部并说明理由。
阅批文件一般不得超过两天。
如有领导“批示”、“拟办意见”综合管理部应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理。
(2)公文办理过程中遇有涉及其他部门职权的事项,主办部门应当主动与有关部门协商;
如有分歧,主办部门主要负责人要出面协调,如仍不能取得一致,主办部门可以列明各方观点,提出建设性意见,报请上级协调或裁定。
(3)传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,有密级的文件不得带离公司,也不得转借他人阅看。
尚未传达的文件内容不得向外泄露。
阅批后的文件迅速移交综合管理部。
(4)综合管理部对文件负有催办、检查、督促的责任,承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理,不得压放。
如需备查,应按照有关保密规定,经综合管理部同意后,方可复印或摘抄,原件及时归还。
(5)审批公文时,对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期,没有意见的要签署同意、姓名、审阅时间。
(6)承办部门拟定的意见经主管领导审批同意后,应起草公文书面通知发文单位。
对于不重要的事项可以电话通知或以邮件形式告之。
对与其他部门一起协办的事项,在回复的意见中要包括其他部门的意见,并经共同的上级同意后方可发文。
(7)送负责人批示或者交有关部门办理的公文,有关单位、部门要负责催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。
6.2.3归档
(4)有关负责人兼任其他职务的,在履行所兼职务职责过程中形成的公文,由其兼职的部门、单位整理(立卷)、归档。
各单位对外发文按季度送集团档案室归档,内部公文按月自行归档。
7.附则
7.1本操作标准由综合管理部制定并负责解释。
7.2本制度自年月起施行。
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