第五章 会计核算软件的操作要素Word下载.docx
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第二节账务处理模块基本操作
账务处理模块包括初始化、凭证处理、查询和期末处理、
一、系统初始化
(一)设置操作员及权限
1.设置操作员包括增加、删除操作员。
一般由系统管理员在“系统管理”中增加或删除操作员,并赋予操作员初始密码。
2.操作员的权限赋予方法有两种:
①立即赋予;
②在权限下面设置
(二)建立新账套
通常通用会计软件如用友、金蝶等都允许设置多和账套,一个用友软件中可以设置(1~999)个账套。
【金蝶和用友差不多的,基本操作一样】
可以设置000账套,但是不能做报表。
(三)设计会计期间
会计期间一般应从公历1月1日开始,到12月31日结束,称为会计年度,除此以外我国的会计期间还包括月度、季度。
(四)设置记账本位币
记账的本位币应为人民币,所有的外币都应该全部折算为人民币进行核算。
(五)设置会计科目
1.科目编码
各级科目编码必须唯一,而且必须按照级次建立,先建立上级科目,然后才可以在上级科目下级添加下级科目。
如某级科目没有明细科目,那么这级科目就是末级科目。
2.科目名称。
科目名称是指本级科目的名称,通常可以用汉字、英文字母、数字等表示,但不能为空。
3.科目类型。
科目类型是指会计制度中规定的科目类型,根据2007年新会计制度科目要求,分为资产、负债、权益、成本、损益。
【五大类,考试也可能出现六大类】
4.余额方向。
根据会计科目的性质确实该科目的余额方向是借方或者是贷方。
5.辅助核算。
系统一般提供部门核算、个人往来核算、客户往来核算、供应商往来核算、项目核算等五种辅助核算供选。
6.其他核算。
“银行账”、“日记账”外币核算、数量金额核算等。
(六)设置辅助核算项目【了解】
(七)设置外币币种及汇率
账套主管可以增加、修改或删除外币的名称、汇率。
(八)录入科目初始数据
原始数据的输入分为两种情况:
一种是在年初启用系统的输入(年初余额)。
另一种是在年中启用系统时输入的。
(期初余额、累计借方发生额、累计贷方发生额)。
年初启用系统需要输入的初始数据即是年初余额;
如果年中启用系统,则不仅需要输入启用月份的期初余额,还需要输入从年初到启用月份的累计借方发生额和累计贷方发生额。
录入期初余额和累计借贷发生额时,应当从最末级科目录入。
如果科目有辅助核算,还应输入各辅助账的期初余额。
期初余额录入完成之后,应当试算平衡。
期初余额试算不平衡的,本期不能记账。
【判断】
(九)设置凭证类别【了解】
通常会计核算软件提供五种分类方式:
1.记账凭证。
2.收款、付款、转账凭证。
3.现金、银行、转账凭证
4.现金收款、现金付款、银行收款、银行付款、转账凭证。
5.自定义凭证类别。
不同类型的凭证在编制时对会计科目有时应的限制,通常包括以下五种限制:
1.借方必有:
此类凭证借方至少有一个限制科目有发生额。
2.贷方必有:
此类凭证贷方至少有一个限制科目发生额。
3.凭证必有:
此类凭证无论借方还是贷方至少得有一个限制科目有发生额。
4.凭证必无:
此类凭证无论借方还是贷方都不得有一个限制科目有发生额。
5.无限制:
此类凭证可任意使用所有合法科目无任何限制【通用凭证】
(十)定义结算方式
内容包括:
结算方式编码、结算方式名称以及票据管理标志。
二、日常财务处理操作
(一)录入记账凭证
录入的记账凭证在审核之前可以任意修改或删除
(二)审核凭证(制单人不是审核人员)
凭证审核之后就不能够修改或删除,只有反审核之后才能对凭证进行修改和删除。
(反审核就是取消审核)
只有经过审核的凭证才能记账。
(三)凭证记账
凭证记账在电算化会计核算软件中是一个功能按钮,它的作用是对未记账凭证做标记,使之成为已记账凭证,同时将来记账凭证数据更新科目余额文件。
根据会计制度的要求,已记账的凭证不允许删除或修改,只能采取补充凭证或者冲销凭证的方法加以更正【多项】
(结账每月一次,记账可每月多次记账)
(四)凭证查询
.查询输出形式可以是屏幕输出,也可以是纸质打印输出。
1.总账的查询
2.明细账的查询
3.日记账的查询
4.其他账簿的查询
三、结账
结账功能是计算和结转各个会计科目本期发生额和期末余额,同时结束本期的账务处理工作。
1.结账之前必须完成必要的摊、提、结转工作,并依次将这些凭证审核记账。
2.如果本期还要尚未记账的凭证,则不允许结账。
3.如果账务处理模块之外的其他核算模块没有结账,则账务处理模块不能结账。
4.上月未结账,下月的凭证可以录入,但不能记账。
5.上期末结账,则本期不能结账。
6.结账后,不能再录入已结账期间的记账凭证。
7.每期只能结账一次,结账之前应当做好数据备份。
四、编制会计报表(结账前,结账后备份数据是正确的)
根据《企业财务会计报告条例》分为年度、半年度、季度和月度财务会计报告,并且规定资本负债表、利润表和现金流量表是会计核算工作中需要编制的基本报表。
(一)报表编制的流程
包括报表格式的设置、报表公式的设置,报表的编制、报表的输出。
报表的格式分为表头、表体和尾尾。
【多项】
表头的设置,即报表的栏目;
表体的设置,即网状单元格;
表尾的设置,即表格线以下进行辅助说明的部分。
(二)报表的分析与报表维护【了解】
报表模块一般对报表提供两种分析方法:
图形分析法和视图分析法。
图形分析法是将报表中选定的数据用图形的方式显示出来,使得用户对数据有更加直观的认识。
视图分析法是从一张报表或是多张报表中抽取所需的数据,更新生成一张新表的方法。
UFO报表文件的拓展名是rep
第三节其他会计核算软件功能模块的操作
一、工资核算模块基本操作
工资核算模块主要用于编制职工工资表、分配工资费用、设计工资发放、工资费用统计分析。
(一)初始设置
1.建立工资账套
是整个工资核算系统正确运行的基础。
2.基础信息设置
(1)部门设置
(2)人员类别的设置
(3)工资类别的设置
(4)工资项目设置
(5)定义工资项目计算公式(工资项目中的计算公式)
(6)人员档案设置
(7)工资费用分配定义:
每月分配工资费用时系统会自动生成机制凭证并传输到账务处理模块【即总账】
(二)日常业务处理
1.工资输入及工资表的自动计算
(1)工资数据录入。
分为变动数据录入和不变动数据录入
(2)工资计算是根据录入的工资数据和定义的计算公式,系统会自动完成工资计算。
2.个人所得税扣缴
是根据《中华人民共和国个人所得税法》对个人所得征收的一种税种。
会计软件都能根据用户自定义的各级纳税基数和各段的所得税率,自动生成相应的计算公式计算个人所得税
3.银行代发工资
由银行代行发放职工工资。
4.凭证处理
财务部门根据工资费用分配表,将工资费用根据用途进行分配,并编制转账凭证,供账务处理模块使用【即总账系统】
5.工资分摊
是指对本期的工资费用进行分配,以及计提各种经费。
6.月末结转
是将当月数据经过处理后结转至下月。
每月工资数据处理完毕后均可进行月末结转。
【账务处理模块即总账系统,所有子系统都要转入总账系统】
二、固定资产核算模块基本操作
固定资产核算模块的功能是完成企事业单位固定资产日常业务的核算和管理,生成固定资产卡片,按月反映固定资产的增加、减少、原值变动及其他变动,并相应地增减变动自动生成凭证及账簿,同时还能定期自动计提折旧,并自动生成折旧分配凭证转入账务处理模块进行账务处理。
包括固定资产参数设置、固定资产原始卡片的录入等内容。
1.基础设置
(1)选项设置
(2)部门档案设置
(3)部门对应折旧科目设置
对应折旧科目是指折旧费用的入账科目,资产计提折旧后必须设定折旧数据应归入哪个成本或费用科目。
(4)资产类别设置
(5)增减方式设置:
增减方式包括增加方式和减少方式两类。
增加方式有:
直接购买、投资者投入、捐赠、盘盈、在建工程转入、融资租入等六种;
减少方式有:
出售、盘亏、投资转出、捐赠转出、报废、毁损、融资租出等七种。
(6)使用状况设置:
在用、季节性停用、经营性出租、大修理停用、不需用、未使用等。
【一般固定资产没有特殊情况是在用】
(7)折旧方法设置:
平均年限法、工作量法、年数总和法、双倍余额递减法等。
(8)卡片项目设置:
如原值、资产名称、使用年限、折旧方法等基础项目。
(9)卡片样式设置
2.原始卡片录入
固定资产原始卡片输入的内容包括固定资产编号、固定资产名称、类别编号、使用部门名称、增加方式、使用状况、使用年限、折旧方法及币种等。
(二)日常操作
1.固定资产增减变动输入
(1)固定资产增加输入。
增加的固定资产:
作为新卡片录入,系统可以根据固定资产增加方式的不同而自动生成机制凭证并且保持后传到账务处理系统。
(2)固定资产减少。
固定资产在使用过程中,由于毁损、出售、盘亏等各种原因而减少,此时要作固定资产减少处理。
固定资产核算模块提供资产减少的批量操作。
2.固定资产卡片管理
卡片管理是对固定资产核算模块中所有卡片进行综合管理,通过卡片管理可完成卡片修改、卡片删除、卡片打印、卡片查询等。
(1)查询卡片
(2)修改卡片
(3)删除卡片
(4)打印卡片固定资产卡片可打印输出,既可打印单张卡片,也可批量打印卡片。
3.固定资产变动管理【多项】
固定资产在使用过程中,可能会调整卡片上的某些项目,这种变动要求留下记账凭证,制作的记账凭证称为“变动单”。
固定资产的变动包括原值变动、部门转移、使用状况变动、使用年限调整、折旧方法调整、净残值(率)调整、工作总量调整、累计折旧调整、资产类别调整等。
其他项目的修改,如名称、编号、自定义项目等的变动等可直接在卡片上进行。
(1)原值变动
(2)部门转移固定资产在使用过程中
(3)使用状况变动
4.其他调整
固定资产核算模块可以对各项资产每期(每月一次)计提一次折旧,并自动生成折旧分配表,任何制作转账凭证,保存后传入账务处理模块保存。
(1)工作量输入
(2)计提本月折旧
(3)折旧清单
(4)折旧分配表。
有两种类型:
类别折旧分配表和部门折旧分配表。
【我们一般采用部门折旧分配表】
(5)制单与对账。
制作记账凭证可以采取“立即制单”或“批量制单”两种方式实现。
固定资产核算模块可对其产生的凭证进行查询、修改和删除等操作。
系统在执行难月末结转时会自动对账一次,并给出对账结果。
(6)账表管理
1分析表:
四种分析表:
部门构成分析表、价值结构分析表、类别构成分析表、使用状况分析表等【多项】
2统计表;
固定资产原值一览表、固定资产到期提示表、固定资产统计表、评估汇总表、评估变动表、盘盈盘亏报告表、逾龄资产统计表等各种形式的统计表。
3账簿系统:
固定资产明细账、(部门,类别)明细账、固定资产登记薄、固定资产总账等。
4折旧表:
系统提供了(部门)折旧计提汇总表、固定资产及累计折旧表、固定资产折旧计算明细表、固定资产折旧清单表等。
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