供应部工作职责和工作标准Word格式文档下载.docx
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1.3公司其它辅助材料、低值易耗品、零星物资的采购及固定资产的购置不适用本制度。
(由公司另行制定)
2.供应商管理与评审规定
2.1物资采购实行归口管理制。
由供应部负责公司经营主要原材料采购供应商的管理与评审。
(设置供应商台帐与供应商业绩评价表,见附表)
2.2供应商的资料收集内容应包括:
企业资质(营业执照及经营范围、税务登记证、企业代码证,生产或销售、铁路公路运输许可证、进出口业务许可证、质量保证体系、)等有效证件。
2.3供应商的信誉度调查内容应包括:
企业注册资金规模,经营规模和经营业绩,银行信誉度,供货产品质量和合同履约率。
2.4供应商的考核与评价内容:
合同签订与合同履约率、供货质量、供货时间、供货方式是否达到合同规定要求、售后服务是否及时,结算是否及时和适宜。
2.5供应商的评价采用分合同批次考核与年度综合考评相结合的办法,实行动态考核,综合评定,优胜劣汰的管理方式。
3供应部采购合同管理
3.1供应部负责物资采购的人员必须充分掌握公司经营产品的相关专业知识,《合同法》的有关规定,严格执行公司《合同管理与评审办法》,确保合同在法律上的合法性,标的内容的完整性,引用标准的准确性,数量金额的一致性,运输与验收方法的适宜性,追溯与纠纷处理的有效性。
3.2供应部依据公司经营计划和库存原材料的可用量,编制物资采购供应计划,经报批后组织采购,在采购初始运作阶段,应充分掌握市场信息,把握市场价格行情变化情况,进行多方询价、比价、在与供应商在意向性基础上达成采购协议后,必须与供货方签订合同,合同内容应包括合同编号、时间、地点、双方的单位名称、地址、联系方式、银行开户行账号、标的物名称、规格、产品标准(国际标准、国家标准、行业标准等)、计量单位、数量、交货时间、单价、总价、验收标准和验收方法、包装状态、运输方式、合理损耗的计量方式、运费及税率、付款方式及结算开票内容、合同执行过程中发生纠纷的解决方式、违约经济责任等必备条款,外贸合同的起草和签订同时还应按《联合国国际货物销售合同公约》《联合国国际货物销售合同适用法律公约》标准和法律规定。
3.3合同文本起草后,应认真逐条逐项进行复核,防止差错,并附《合同评审表》一同交有关部门和领导会签,适宜后由法定代表人及授权委托人签字后,方可加盖公司合同专用章,经对方签字盖章后生效(包括电子合同与传真合同在合同文本上要注明有效字样),对方负责起草的合同,供应部经办人员收到后,亦应按上述规定办理。
4.合同的保管、建账与管理
4.1合同签订生效后,合同正本及评审表由供应部专人保管,合同复印件同时转财务部一份建账备查。
4.2供应部应根据合同供货单位和主要内容分类按规定格式建立《合同执行台账》、《合同汇总台账》。
并及时就合同执行情况进行顺序登记。
4.3合同属公司商业秘密,在管理上要求按合同编号、日期、供货单位顺序排列,不得丢失、损坏、外传、非有关人员查阅必须经过公司领导批准,使用电脑建账的要加设密码,注意备份。
5.合同执行期的业务流程与规定
5.1由供应部业务员按合同付款规定要求,正确填制支付款请领凭证,由部长确认,公司财务总监审核,董事长批准后,转财务部办理付款手续,承兑汇票的邮寄按财务部规定的《承兑汇票邮寄流程》,由业务员与财务出纳员共同负责地址填写,邮件胶封检查适宜后办理特快专递手续,供应人员自带信汇、承兑付款时,一定要随身携带,妥善保管,确保资金安全。
5.2在付款的同时,按照相关凭证内容,填写《合同台账》,《应付、预付账款台账》,次日以电子邮件《应付账款日报表》的形式上报公司财务及有关部门和领导,报表要求内容完整,数据准确,上报及时。
5.3承兑汇票付款后及时向对方索取收款收据,收据收到后及时送交财务部进行核实和挂账。
待发票来到后,再由经办部门办理发票入账手续冲账。
5.4根据合同与已付款情况,做好与供方之间的联系和沟通,全面掌握和控制到货、接货、验货和发货情况,发现异常时要及时报告,及时处理。
5.4.1铬矿及高碳铬铁采购采用港口堆场/车板交货方式的到货、接货、验货和发货控制。
5.4.1.1在货物到达时,公司驻港口办事处人员应根据货代公司的放货指令,及时到达指定地点跟进检查与供应商或货代及港口商检部门联合进行商品检验的取样、检验工作,取样时要严格按取样标准(水分、品位及其他合同规定理化项目组分的检验)规范操作,切实履行职责,同时根据实际工作需要自行取样送检。
5.4.1.2公司驻港口办事处人员应及时将放货指令和取样看货信息及时用传真件反馈给公司供应部,供应部根据合同相关条款进行确认无误后,以计划的形式向公司驻港口办事处人员下达提发货指令,存在差异时,由供应部向供方提出复议并向公司驻港口办事处人员发出停点待验通知,并迅速解决。
5.4.1.3公司驻港口办事处人员在接到公司提发货指令后,及时与供方联系,并取得供方货代与港口仓库保管联系电话,组织发货的前期准备工作。
5.4.1.4经铁路运输时由公司驻港口办事处人员联系指定货运代理公司申请车皮计划,并提交到站地点。
收货单位、货物品名,货物数量,上站后及时申请过磅、正确填制货物运单,进行装车委托,进行水分取样并送商检化验,装车完毕后,及时收取铁路大票、领货凭证、轨道衡磅码单、水分检验证书,邮寄到公司,由公司供应部会同物流分公司或公司驻西铁办事处共同组织接货。
5.4.1.5港口出货采用汽车运输方式的,由公司驻港口办事处人员联系货运信息部(对方资质及信誉度调查),签订运输合同后,以委托出库单形式通知港口库房,并监督和配合库房组织装车(监督检查车辆、司机手续、空车过磅,货物包装,重车过磅,货物捆绑苫盖)适宜后放行,并将发货信息,车号、吨位数、件数、司机姓名、联系电话、运费单价等及时报告公司供应部,由供应部组织相关部门接货。
5.4.1.6高碳铬铁从供应厂家提货的根据合同规定的条款,由供应部组织适宜的方式进行发货前的产品质量确认,数量和时间的保证和运输方式的确认,(部分内容可依照5.4.1.4、5.4.1.5相关条款执行)
5.5货物的入库接受,根据合同相关条款内容,采购人员必须严格按照要求办理物资入库手续,具体要求如下:
5.5.1铁路运输原材料的接受,由供应部配合物流分公司凭相关的铁路大票和领货凭证及委托书到货场接货并组织短倒运输到指定地点,由物流分公司接车人员正确填制到站地点、接货时间、车皮号、品名、数量、货场实际收货数量、承运汽车和司机信息,并通知库房或驻厂办事处人员,根据合同及相关到货和接货凭证办理入厂、入库手续,填写入库单,(合同及协议规定由供货方现场共同取样化验和确认数量的应通知供货方人员到场)并立即按公司《河口库房管理规定和程序要求》《委托加工管理规定和程序要求》及《质量检验控制程序》规定取样送检,进行水分和品位化验,并要求按时限将磅码单,化验单、入库单和运费清单上报公司供应部。
5.5.2公路运输原材料的接受,由供应部根据供货方提供的运输收货信息,组织相关人员进行跟踪落实并按原材料到货地点接货,接货时严格按照收货单、质量证明书进行复验,重车过磅、空车回磅、包装件数,净重、并组织卸货,合理堆放,办理入厂、入库手续,填写入库单,通知化验室按取样标准提取样品进行品位、水分及其它理化指标的检验。
取样时每个批次的货物必须由驻厂办事处专人陪同化验室人员取样后制两份样,留存的一份样品应由化验室人员封袋后加盖化验室公章,以便出现质量问题时作为复样的依据。
并按要求将每月磅单、化验单、入库单和运费清单按时间顺序分类整理后于次月三号前上报公司供应部。
5.6接货过程中不一致品的处理程序
5.6.1数量差异的处理,接货时经收货时发现货物包装破损、铅封缺失、过磅磅差超过合同规定的差额部分(合同一般为3‰),接货人员要及时将以上情况上报公司供应部请求协调处理,严禁或迟报和隐匿不报,实行谁经办谁负责的制度,出现相关的问题公司将严肃追究经办当事人,并按要求将入库物资分类堆放后标注清楚,由供应部门与供方公司以及货代公司发货人员及时进行联系,落实问题,界定责任,全过程控制要严格加以控制,各环节严禁出现工作脱节。
5.6.2质量差异的处理,接货时驻厂办事处及河口仓库与供应部门及时核对化验结果,若货物的品位、水分及相关的理化指标出现质量差异在规定的范围以外(铬含量±
0.3%、水分±
0.5%),相关经办人员要及时上报公司供应部门予以协调解决,会同供应部门及时对该批货物留存认可的化验样品进行复样,避免公司出现重大损失,合同规定由双方共同取样的在货物到达时由双方或三方共同取样,样品封存和样品仲裁样要按规定办理。
5.6.3货物在流转过程中,供应部要对物流全过程进行控制,控制方法有实地检查、电话或传真及网上报表核实,因为公司物资的可追溯性因时效关系,处理过程操作难度较大,计划员和统计员要切实执行制度规定,严禁玩忽职守。
6.原料结算与凭证管理程序
6.1供应部根据采购合同与实际收货情况,对照供货方出具的质量证明文件和发货明细清单,对照收货记录和质检报告等资料,汇总整理收货台账,依据合同条款和结算程序,在合同执行完毕时,同步做出结算清单与对方结算,结算清单由供应部计划员和统计员共同填制后,由部长审核并报总经理批准,盖章后传真供方,对方无异议后盖章后传回生效,结算单复印件与合同共同装订,结算单同时转公司财务部,由财务部对付款及结算情况进行控制与检查(对方发来的结算清单亦按上述程序确认)。
6.2采购原料经委托加工方式转往加工厂家时的结算
6.2.1铬矿转为加工高碳铬铁时,由供应部与加工厂家签订高碳铬铁加工合同,按合同规定的原料质量和数量折算规定,以及加工费单价(加工合同复印件同时转财务部、销售部),按合同顺序号建立供货台账,对供货情况进行适时监控(特别是铬含量与干基重量),按合同执行情况,定期与加工厂家进行结算,做到数量、品位、折算系数三一致,双方签字认可后,将合同执行情况汇总,并转公司财务部备案。
6.2.2高碳铬铁转为硅铬合金的产品加工,根据公司销售部与加工厂家的供应公司和销售公司签订的委托加工合同,(合同复印件由销售部提供),高碳铬铁由公司供应部直接提供给加工厂家的,按库房或购货厂家出库单,由公司驻厂办实地接货并办理入厂入库手续,收货及验收规定按5.5.1和5.5.2条款执行,结算程序按6.2.1条款执行。
6.2.3高碳铬铁由公司铬矿经委托加工方式二次转供生产硅铬合金的,由供应部会同销售部门共同与加工厂家进行二次结算,结算的方式与方法按6.2.1条款执行。
6.2.4铬矿与硅铬合金经委托加工转为中、低微铬合金产品的铬矿供应,由供应部根据销售部的委托加工合同(复印件),按合同规定的铬矿品位,铬铁比含量及状态理化指标和配比要求,进行组织,供货时间、验货标准、结算程序和结算方法按6.2.1条款执行。
6.2.5结算时因供方或加工厂家发票、结算依据尚未齐全及财务报表的时限要求,对结算数据尚未齐全的部分原材料可采取暂估入账的方式,其方法必须依据供货合同和批次原材料的近似理化指标进行合理暂估入库,暂估入库应由供应部统计员和计划员共同填制,部门负责人签字后转财务部,财务部确认后据此挂账,待实际结算后再由供应部提供相应确认资料后,财务再进行账务调整冲销。
6.3原材料运输费用及杂费的结算与凭证的管理程序
6.3.1原材料运输费用及杂费在供应部工作中费用支出占有相当大的比例,因此要引起高度重视和严格控制,根据合同签约的收货地和收货数量,合理编制和采取适宜的运输方式计划报批。
6.3.2收货采取铁路运输方式的,由供应部和经评审的铁路货物运输公司签订货物运输合同,规定承运方式(敞车、盖车、集装箱等),到站时间,收货地点、标准和单价、总价,付款方式和违约责任,(运输合同复印件转财务部一份),及时与其进行联系,进行收货控制和检查,专用线和集装箱收货的由驻厂办及供应部人员组织接货和验收,在合同执行完毕,根据实际接货情况由供应部与货运代理公司进行结算,并将结算单与合同一并装订附在采购合同后,结算单复印件转财务部一份,经认证后凭发票结算。
6.3.3经汽车进行短倒接货的,由供应部给公司物流分公司及时下达收货通知,由物流分公司安排人员、调度车辆(签订货运合同),按时间要求到指定货场接货,由物流分公司提供相关接货报表经供应部认定后,结算方式由物流分公司按照公司制定的物流运输定价表与承运方严格按货运合同相关条款和进行发票实际结算。
6.3.4原材料通过汽车运输方式的,包到价的按合同的履约方式处理,(一票结算、两票结算),由供应部在合同执行完毕,根据实际接货情况由供应部与对方进行结算,并将结算单与合同一并装订附在采购合同后,结算单复印件转财务部一份,经认证后凭发票结算。
6.3.5原材料通过汽车运输自提方式的,供应部按照合同从对方厂自提实际数量和对方结算,合同执行完毕将结算单与合同一并装订附在采购合同后,结算单复印件转财务部一份,经认证后凭发票结算。
7物资采购纪律
7.1实行采购质量责任制。
采购人员对所采购物品的质量负有全面责任。
如因失职而采购伪劣产品,采购人员应负经济责任。
禁止采购人员收受回扣。
如有收受回扣,一经查证,除全额追缴回扣款项外,将视情节轻重进行严肃处理。
7.2发票入账及付款程序
7.2.11采购物资进厂后,采购人员必须严格按照要求办理物资入库手续,具体要求如下:
7.2.2.原材料入库、入厂,根据合同及相关到货和接货凭证办理入库手续,填制手工或打印电子入库单,入库信息录入电脑,并及时上报公司有关部门。
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