建设项目档案管理规定Word文档下载推荐.docx
- 文档编号:20859553
- 上传时间:2023-01-26
- 格式:DOCX
- 页数:14
- 大小:30.02KB
建设项目档案管理规定Word文档下载推荐.docx
《建设项目档案管理规定Word文档下载推荐.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《建设项目档案管理规定Word文档下载推荐.docx(14页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
(七)负责组织对各部门、各项目组相关人员进行档案管理业务知识培训。
第七条各部门、项目组文件及档案管理职责:
(一)负责本部门涉及文件、资料接收、登记、分发、存档、管理等工作。
(二)在下达项目计划任务书、签订合同、协议的同时,应明确建设项目文件归档
范围及要求,并及时通知设计管理部档案管理人员。
(三)检查建设项目施工进度和质量的同时,对该项目施工单位交工技术文件的编制、整理、审定工作进行检查。
(四)负责对承包商、监理单位等项目竣工文件进行检查、审核,确保其完整、准确、系统,并组织归档前的整理及归档工作,按档案管理要求向XX公司档案室归档。
(五)建设项目工程竣工验收之前,应及时通知XX公司档案室申请档案专项验收。
(六)安排专人定期向设计管理部档案管理进行资料归档。
第三章建设项目档案管理
第八条为确保档案资料的完整、准确、系统、安全和有效利用,档案资料必须实行集中统一管理的原则。
设计管理部档案管理全面负责所有与建设项目有关的档案资料的管理工作。
第九条职能部门、项目组各派一名人员负责本部门业务工作活动中形成的各类文件材料的收集、整理,并按要求在文件形成后每月25日向设计管理部档案管理移交,并做好移交清单(见附表4-2)。
第十条建设项目文件的归档要求建设项目项目前期文件、项目竣工文件、项目竣工验收文件归档范围,执行中国石油天然气股份有限公司《关于印发〈中国石油天然气股份有限公司建设项目档案管理规定〉的通知》(石油办字〔2006〕244号)中的“建设项目文件归档范围和保管期限表”,建设项目归档文件范围、保存期限、归档份数及收集责任部门,具体见附表1“大庆石化XX建设项目资料归档范围及收集责任单位一览表”。
归档若合同另有规定时,按合同执行。
第十一条设计管理部档案管理要经常与各部门、项目组沟通,建立“建设项目开工项目档案登记表”,及时了解项目进展情况,对项目资料管理人员进行备案登记,附表2“XXXX建设项目开工项目档案登记表”。
第十二条实行工程总承包的建设项目,由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、整理,并提交工程总承包单位汇总;
由建设单位分别向几家承包单位发包的,由各承包单位负责收集、整理其承包项目的全部文件;
监理单位负责收集、整理项目监理文件。
第十三条建设项目文件归档程序
(一)施工单位、工程总承包单位完成施工文件及竣工图的编制、整理后,应将其提交监理单位、项目组、质量监督站、XX指挥部验交办依次审核,审核单位要对案卷的完整、准确、系统情况和案卷质量进行审核,在“交工技术文件审核汇签表”(附表3)中签字确认,并加盖本人名章及单位公章,向XX公司档案室归档。
(二)对于无监理、无质量监督站的建设项目,施工单位完成施工文件及竣工图的编制、整理后,应将其提交项目组进行审核,项目经理要对案卷的完整、准确、系统情况和案卷质量进行审核,在“交工技术文件审核汇签表”(附表3)中签字确认,同时在监理单位、质量监督站两栏中说明情况,并签字确认。
(三)监理单位完成监理文件的编制、整理后,应将其提交项目组,由项目组对监理文件的完整、准确、系统情况和案卷质量进行审核,并在案卷封面“监理文件”(附表6-3)上签名确认,监理单位按石化公司档案管理要求向XX公司档案室归档。
第十四条建设项目文件的归档时间要求
(一)项目前期文件在前期阶段结束时归档。
(二)基础设计文件、详细设计文件、设计审查会议纪要等随时归档。
(三)项目管理文件由各部门、项目组收集、整理,定期向设计管理部档案管理移交。
(四)总承包(施工)单位按照工程承包合同规定的内容、要求及设计文件、施工图等,完成承担的全部建筑安装工程,在工程交接后三个月内将装订成册的交工技术文件正本、副本提交给监理单位、指挥部项目组、质量监督站、指挥部验交办和XX公司档案室对其完成审核、签章确认工作。
(五)交工技术文件的份数为纸质版一般不少于三份,纸质版文件正本必须保证全部资料是原件,正本和一份副本交建设单位,另一份副本由设计、施工、采购等承包单位自行保存,各参建单位应有一份工程中间交接证书、工程交接证书正本。
副本中随机资料及合格证部分可以采用复印件,其他部分仍应为原件,不得复印。
(六)监理文件应与承包商施工文件同期归档。
(七)工程项目建设中形成的电子文件应由文件形成部门适时刻录成光盘保存、归档,电子文件的编号、整理、归档与纸质文件对应一致。
第十五条建设项目档案的移交要求
(一)组卷单位向档案部门移交归档案卷时,交工技术文件、竣工图、监理文件需填写“工程交工资料移交目录”(附表4-1,附表4-3),一式四份;
XX指挥部的各部门、各项目组需填写“XX指挥部建设项目归档文件移交清单”(附表4-2),一式两份,明确档案移交的内容、案卷数、图纸张数等,并履行相关的签字手续,经交接双方核对无误后签字,作为移交凭证各执一份保存,同时提交电子版移交目录。
(二)凡应归档的竣工文件,在归档前,必须先按“交工技术文件审核汇签表”(附表3)的要求,经各有关单位对竣工文件的完整、准确、系统进行全面审核签认后,方可归档,否则档案管理部门不予接收。
第十六条建设项目竣工档案管理应当纳入合同管理和项目管理中,实现合同、项目过程控制管理。
(一)项目在签订设计、施工及监理合同(协议)时,应当设专门条款,根据建设项目文件归档范围,明确工程建设承包商、供货商、监理单位及参与本项目建设的其它单位应提交项目档案(包括电子文件)的名称、内容、版本、套数、费用、时间、质量要求及违约责任,以及对提交文件的整理、归档责任。
合同(协议)会签单必须有档案部门对这一条款的签署意见。
(二)在合同(协议)中明确竣工档案保证金,保证金或费用预留条款必须经设计管理部档案管理审核,签订合同(协议)的各部门及项目组负责实施。
(三)每一合同付最后一笔款项时,必须到设计管理部档案管理签署意见。
档案管理根据合同(协议)对工程建设承包商、供货商、监理单位及参与本项目建设的其它单位提交的档案资料检查、验收,合格后,签署同意付款的意见,财务部门才能履行付款手续。
第十七条建设项目档案验收依据中国石油建设项目档案验收规定进行。
第十八条凡未按规定要求时间交付交工技术文件,由设计管理部档案管理下发“大
庆石化XX建设项目档案催交通知单”(附表5),并且施工单位在接到通知单后,仍没有按照规定时间交付交工技术文件的,或交付交工技术文件内容与工程施工实际不符而造成损失的,应由编制单位及相关人员承担主要责任,审核单位及有关人员承担相应责任。
第四章建设项目档案归档要求
第十九条建设项目归档文件的基本要求:
(一)归档的工程技术文件必须完整、准确、系统、规范。
(二)完整:
是指能够记录和反映建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决
策、计划、勘测、设计、施工、设备安装、调度、试生产及验收的全过程。
(三)准确:
是指真实记录和准确反映建设过程和竣工时的实际情况,图物相符、数据可靠、签署完备。
(四)系统:
是指按照文件形成规律,保持各部分之间的有机联系,分类科学、组卷合理。
(五)规范:
是指归档文件的编制质量、整理、组卷、卷内文件的排列、案卷编目、装订等符合要求。
第二十条建设项目归档文件的编制要求
(一)建设项目归档文件的质量要求
1.字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签认手续完备。
竣工文件中若需有执业资格的人员(如监理工程师、岩土工程师、建筑师、结构师、建造师、造价师、试验员、检测人员、调试人员等)签名时,应本人签字后再加盖执业资格章;
其他人员应本人签字。
2.不得使用易褪色的书写材料(如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等)书写、绘制;
凡为易褪色材料(如复写纸、热敏纸等)形成的文件,应附一份复印件。
加盖印章应使用红色快干印油,以防止印油对资料的渗透污损。
3.复印、打印文件的清晰及牢固程度应符合设备标定的质量要求。
打印文件必须使用激光打印,并使用原装正版墨盒。
不得使用再生墨盒及喷墨打印机、针式打印机打印。
4.凡应归档的管理及竣工文件原则上归档原件,否则需加盖证明其真实性的印章和签字。
5.文字材料一般按A4(297mm×
210mm)幅面编制。
(二)施工文件的编制要求
1.按照施工管理部门确定的具体内容、格式、编制要求等进行编制。
2.炼油化工建设项目施工文件的编制,执行中国石油天然气股份有限公司《炼油化工建设项目竣工验收手册》(2008年简称《手册》)。
3.民用和工业建筑(含建筑给排水、照明、暖通、空调、钢结构等建筑安装)、市政工程类施工使用的表格(包括建筑质量检测、试验表格)等项目施工文件的编制,执行《黑龙江省建筑工程资料管理标准》(DB23/1019-2006)。
4.电力、铁路、公路等项目施工文件的编制,按国家相关标准和行业规定执行。
5.金属管道安装工程质量评定执行《工业金属管道工程质量检验评定标准》
(GB50184-93)
6.管道绝热工程质量评定执行《工业设备及管道绝热工程质量检验评定标准》
(GB50185-93)
7.仪表安装工程执行《石油天然气建设工程施工质量验收规范自动仪表工程》
(SY4205-2007)
8.电气安装工程执行《石油天然气建设工程施工质量验收规范电气工程》
(SY4206-2007)
9.设备安装工程执行《石油化工设备安装工程质量检验评定标准》(SH3514-2001)。
(三)竣工图的编制要求
1.竣工图是项目竣工文件的重要组成部分,工程总承包(施工)单位在项目竣工时必须编制竣工图,应使用最终版施工图编制。
(1)竣工图必须用全新的施工图制作,不得有污损、残破。
(2)竣工图应包括所有的施工图,其中也包括目录中“重复利用”部分列出的国家、行业部委及设计单位的标准图、通用图,“重复利用”图必须与相关竣工图一同组卷。
(3)竣工图按专业编制,并配有详细编制说明和目录。
(4)竣工图要做到与设计变更、隐蔽工程记录和工程实际情况“三对口”。
(5)凡按施工图施工没有变更的,可加盖“竣工图章”,作为竣工图。
(6)凡施工中有部分变更的施工图,可在原图上用绘图墨汁或碳素墨水进行修改,修改部位加盖“竣工图核定章”,全图修改后加盖“竣工图章”。
(7)凡结构形式、工艺、平面布置改变,以及其它重大改变及图面变更面积超过
35%的,应重新绘制竣工图,并加盖“竣工图章”。
(8)编制竣工图时对施工图的变异应坚持“十改”、“七不改”,(见《手册》)。
2.竣工图的更改方法
(1)文字、数字更改一般是杠改;
线条更改一般是划改;
局部图形更改可以圈出更改部位,在原图空白处重新绘制。
(2)利用施工图更改,应在更改处注明更改依据文件的名称、编号和条款号。
“竣工图核定章”样式(尺寸40mm×
15mm):
根据号变更通知单第条修改
15
40
(3)无法在图纸上表达清楚的,应在标题栏上方或左边用文字说明。
(4)图上各种引出说明应与图框平行,引出线不交叉,不遮盖其他线条。
(5)有关施工技术要求或材料明细表等有文字更改的,应在修改变更处进行杠改。
当更改内容较多时,可采用注记说明。
(6)新增加的文字说明,应在其涉及的竣工图上作相应的添加和变更。
3.竣工图章的使用
(1)“竣工图章”按《手册》的规定,其规格为80mm×
60mm,上部有“竣工图”字样,并包括编制单位名称及其编制人、技术负责人签署栏及编制日期等内容。
编制单位
竣工图
编制人
技术负责人
编制日期
监理单位
监理人
10×
4
60
252530
80
(2)图章内各相关责任人栏应由本人手签,监理人应本人签字后加盖执业资格章。
(3)竣工图章中的“编制单位”必须是同建设单位有合同关系的单位。
(4)竣工图章中的编制单位、监理单位名称可以采用刻章方式,应与施工合同或监理合同中的单位名称一致。
(5)竣工图章尺寸应符合规定要求,采用不易褪色的红色快干印油加盖在每页图纸标题栏附近空白处。
(6)未实行监理的建设项目,其竣工图章中的“监理单位名称”、“监理人”填写“/”(斜杠)。
4.竣工图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》(GB/T10609.3-1989)的要求折叠,幅面为A4大小、手风琴式,图面向里,且标题栏显露在右下角。
(四)监理文件的编制要求
1.监理文件包括:
监理工作依据性文件;
监理工作文件。
具体内容见附件1:
大庆石化XX建设项目资料归档范围及收集责任单位一览表
2.监理文件应按项目——专业——文种——时间组卷。
如监理大纲、监理规划、监理细则等依据性文件组成一卷,监理简报、监理备忘录、监理例会纪要、监理旁站记录、开(停、复)工令、进度款支付等应分别组卷。
如项目小文件少,可以将上述文件组成一卷,但应分类排列。
3.监理单位应设立统一的发文规范,每一个文种的文件要有统一的编号,归档的文件编号应当连续完整。
4.监理文件内封面格式采用(附表6-3),然后为卷内目录(附表7-1)、正式内容,最后为备考表。
5.监理文件的编页方法与交工技术文件相同:
即内封面、卷内目录、备考表都不编页,仅有监理文件的正文才编页。
第二十一条建设项目归档文件的整理要求
(一)组卷原则、方法及排列顺序要求
1.组卷要遵循施工文件、竣工图、监理文件的形成规律和成套性特点,保持文件的有机联系;
分类科学,组卷规范合理;
法律性文件手续齐备,符合档案管理要求。
2.施工文件、竣工图、监理文件应分别组卷。
卷内文件一般文字材料在前,图纸在后。
3.施工文件按照已划分的单位工程为基本单元进行组卷,若形成的文件较多,可按子单位工程、文件类型(文种)等分别组成若干案卷。
施工综合管理文件可按单项工程组卷。
4.监理文件按单项工程并结合专业、文种组卷。
5.各部门及项目组形成或收到的有关建设项目的前期文件、设备技术文件、施工文件、生产试运行文件及竣工验收文件,应根据文件的性质、内容分别按阶段、装置或者单位工程整理。
勘察、设计单位形成的基础材料和项目设计文件,应按装置和专业整理。
商务、采购合同及合同管理文件按年度、合同号进行整理;
会计档案的整理、组卷执行财政部、国家档案局1998年8月21日发布的《会计档案管理办法》。
设备、技术、工艺、专利及商检索赔文件应由承办单位整理;
现场使用的译文及安装、调试形成的非标准图、竣工图、设计变更、试运行及维护中形成的文件、工程事故处理文件由承包商整理。
6.案卷及卷内文件不重份;
同一卷内有不同保管期限的文件。
该卷保管期限从长。
卷内文件一般文字在前,图样在后;
译文在前,原文在后;
正件文在前,附件在后;
印件在前,定(草)稿在后;
批复在前,请示在后;
结论性文件在前,依据性文件在后;
发文在前,转发件在后;
通知在前,补充通知在后。
7.施工文件的排列顺序
(1)炼油化工建设项目施工文件的排列顺序,执行《手册》交工技术文件的排列顺序。
(2)《手册》中未涵盖的其它民用和工业建筑类施工等项目施工文件的排列顺序,执行《黑龙江省建筑工程资料管理标准》的排列顺序。
(3)电力、铁路、公路等项目施工文件的排列顺序,可按有关部颁发的相关规定执行。
8.竣工图按单项工程、单位工程并分专业按原设计图纸目录、编号顺序排列组卷。
不允许把不同专业的图纸组成一个案卷。
(1)某一案卷图纸较多时,可视情况分别组成若干分(册)卷,各卷的题名相同,但落尾书写为(×
/×
)。
例如:
XX装置XXX区工艺管道安装(1/4)
XX装置XXX区工艺管道安装(2/4)
竣工图总目录放在第一分册中,在目录的备注栏中标明从哪张图纸“见第二、第三、……分册”,并在第二、第三、……分册中编制该分册“卷内目录”。
(2)案卷中的设计变更通知单必须按照专业编制“设计变更通知单明细表”
(SY01-015)。
(3)工程采用工程总承包管理模式的,由总承包单位组卷。
由总承包单位发包的,总承包单位汇总,施工单位在填写“编制单位”时,将总承包单位列在前面,具体施工单位列在后面。
另外,分包情况应该写在“工程说明”中。
工程直接由建设单位发包的,各施工单位分别组卷。
9.监理文件的排列顺序,可参照《中国石油天然气股份有限公司建设项目文件归档范围和保管期限表》及《建设工程监理规范》(GB50319—2000)。
(二)案卷编目要求
1.卷内文件页号的编写
(1)卷内文件排列后,凡有书写内容的页面均应编写页号,要逐页用HB铅笔从1
开始标注页号。
(2)页号编写位置:
单面书写文件在其右下角(距右20mm,距下15mm);
双面书写文件,正面在其右下角(距右20mm,距下15mm);
,背面在左下角(距左20mm,距下15mm);
图纸的页号编写在右下角,或标题栏外右上方。
(3)成套或印刷成册的文件,已有页号并连续、不中断的不必重新编写页号;
没有页号的文件,从首页“1”开始编起;
若文件前面有页号、后面没有页号的,后面的页号可从前面页号的最后一位起接着连续编写(总页号=已有页号+连续编页号)。
(4)各卷之间不连续编写页号,各卷页号应从“1”开始编起。
(5)案卷的外封面、内封面、卷内目录(原有目录除外)及卷内备考表不编写页号。
2.案卷外封面的编制
(1)案卷题名,应简明、准确揭示卷内文件的内容。
主要包括项目名称、代字、代号及结构、部件、阶段的代号和名称等;
项目名称应与批准的原立项、设计(包括代号)相符;
归档外文资料的题名及主要内容应译成中文。
案卷题名全长不得超过45个汉字。
例:
单项工程名称+单位工程名称+专业名称
(2)立卷单位,应填写文件组卷部门或项目负责部门。
施工文件、竣工图的立卷单位一般填写施工单位;
EPC/PC项目立卷单位填写总包
单位;
监理文件的立卷单位填写监理单位。
立卷单位要求填写单位全称(以公章为准)。
(3)起止日期,文字卷、图纸卷填写该单位工程的开、竣工日期;
结算资料卷填写结算资料首页上的编制日期。
格式如:
文字卷填写2008.02.21~2008.04.14
(4)保管期限,应由建设单位档案管理部门依据有关规定填写组卷时划定的保管期限,可参照附表1;
当卷内文件保管期限不同时,以该卷文件保管期限最高的那份文件期限为准,填写该卷的保管期限。
(5)案卷外封面宜采用宋体书写。
3.案卷内封面的编制
(1)施工文件、竣工图、监理文件组卷必须有案卷内封面,案卷内封面排列在卷内目录之前。
施工文件的内封面见(附表6-1),竣工图内封面见(附表6-2),监理文件内封面见(附表6-3)。
(2)在交工技术文件内封面右上角,加盖“正本”或“副本”印章,均采用红色
印泥加盖。
其图章式样如下(单位为毫米):
正本
10
20
(4)内封面填写说明a)“项目名称”应以批准的项目初步设计文件中的项目名称为准。
b)单项(位)工程名称的填写,按照计划部或监理单位、项目组和承包商共同确定的单项工程、单位工程及编号填写。
c)竣工结算资料案卷中,无需使用“案卷内封面”。
4.卷内目录的编制项目前期文件、监理文件、项目竣工验收文件的“卷内目录”采用《科学技术档案
案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2000)规定的格式(见附表7-1),排列在卷内文件之前。
(1)序号,应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序,一个文件一个号。
(2)文件编号,应填写文件文号、编号或图纸的图号,或设备位号、项目代号。
例如:
炼化项目施工文件编号可填写《手册》交工技术文件中的分类编号。
(3)责任者,应填写文件形成部门或主要责任者。
文字卷填写文件的编制单位或主要责任者;
图纸卷填写竣工图的编制单位。
(4)文件题名,应填写文件材料标题全称,或拟写文件题名。
(5)日期,应填写文件形成日期,以8位阿拉
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 建设项目 档案 管理 规定